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Lorsque vous êtes dans le jeu du conseil, considérez un contrat de conseil exceptionnel comme votre fidèle copilote, qui vous aidera à naviguer dans cette aventure collaborative.
Lorsqu’une entreprise et un cabinet de conseil (ou un consultant individuel) décident de s’associer, ils scellent l’accord avec ce chouette document appelé contrat de conseil.
D’ailleurs, toutes les relations commerciales fonctionnent dans le cadre de certains contrats fondamentaux. Rien d’exceptionnel dans le monde du conseil.
Cependant, les subtilités inhérentes aux services de conseil distinguent ces accords des autres contrats de services ordinaires.
Des dispositions telles que des clauses de confidentialité ou de non-concurrence décrivent explicitement les termes de l'association et agissent comme une boussole guidant chacun tout au long de l'expédition de conseil, garantissant une navigation fluide à travers des mers agitées.
Le accord de consultation doit être rédigé par écrit et inclure plusieurs éléments essentiels, tels que la nature des services de conseil fournis, la structure tarifaire et la durée de l'accord.
Dans ce guide, nous aborderons 12 éléments essentiels que nous vous recommandons d’inclure dans votre contrat de consultation. Et n’oubliez pas que lors de la rédaction d’un accord de consultation, il est essentiel de demander un avis juridique pour s’assurer que tous les éléments essentiels sont inclus.
Parlons d’abord de l’importance de l’accord lorsqu’il s’agit de consultants et des éléments essentiels que doit contenir tout accord efficace.
Vous pouvez modifier ces composants pour mieux les adapter à votre projet et les utiliser comme modèle pour un autre projet de conseil.
Tous les sujets abordés lors du processus d’appel d’offres et des discussions sont formalisés dans l’accord de conseil.
Vous devez examiner le contrat en détail lors du premier cycle de négociations (et de tous les suivants) et apporter les ajustements nécessaires.
Assurez-vous que le consultant emboîte également le pas. Vous découvrirez pourquoi il est essentiel de créer votre contrat de conseil.
#1. Les 4 dimensions principales qu'un exemple de contrat de conseil couvre habituellement
un. Énoncé des travaux, ce qui sera fait pendant le projet :
L'énoncé des travaux est un document soumis au client qui détaille ce qui sera fait au cours de votre projet.
C'est crucial pour les deux parties dans tout accord ou contrat donné, car il indique clairement qui fait quoi et quand afin qu'il n'y ait pas de surprises plus tard à l'approche des délais !
b. Conditions générales, ce qui sera payé et comment :
Les termes et conditions de cet accord stipulent que tous les paiements seront effectués de la manière indiquée dans l'accord.
c. Règles de livraison, comment le travail sera effectué :
La manière spécifique dont vous souhaitez que votre travail soit effectué.
d. Mesures de déviation, que fera-t-on en cas de problème :
En cas d’écart, des mesures correctives et préventives doivent être mises en œuvre pour atténuer tout risque potentiel.
#2. Énoncé des travaux – Définissez vos attentes
La définition de l'énoncé des travaux (SOW), ou en d'autres termes, la description de vos attentes concernant le projet, vient en premier lors de la création du contrat.
Le SOW vise à garantir que les prestataires de conseil s’engagent sur les résultats plutôt que sur les moyens. Si la performance dépasse vos attentes, les éléments précisés dans le contrat vous serviront de guide.
L’énoncé des travaux comprend généralement :
un. Points principaux de l'EDT
- Portée des travaux et livrables,
- Calendrier et phasage,
- Gouvernance et escalade,
- Résultat attendu et mesures.
Lorsque vous travaillez avec un contrat-cadre ou un accord-cadre de services (MSA), l'énoncé des travaux servira d'accord de conseil.
Il définira les travaux et les modalités spécifiques sur les autres dimensions. Le reste des termes sera couvert dans le MSA.
b. Définir la portée du travail
L'étendue des travaux sera très proche de la portée du projet défini dans la demande de propositions et ajusté au fil des discussions avec les prestataires de conseil.
Par exemple:
« La Société a engagé le consultant pour fournir des services liés au programme d'excellence commerciale de la Société. Le consultant contribuera à définir la nouvelle organisation de la fonction Marketing au niveau du groupe et des business unit.
Les livrables attendus associés au projet seront :
- Diagnostic de l'organisation existante,
- Recommandation de la future organisation,
- Projection d'impact descendante,
- Principes d'organisation de la fonction marketing,
- Organisation future par Business Unit,
- Feuille de route de mise en œuvre sur mesure par Business Unit.
Vous pouvez également inclure la demande de propositions et la proposition dans l'annexe du contrat pour maintenir l'accent sur les résultats attendus du projet.
« Le Consultant contribuera à définir la nouvelle organisation de la fonction Marketing au niveau du groupe et des unités commerciales telle que plus particulièrement décrite à l'Annexe A (les « Services »).
#3. Spécifier le calendrier du projet
Le calendrier doit clarifier et définir les différentes échéances, y compris le phasage, les jalons et le calendrier des livrables.
Voici un bon exemple:
« Le Projet sera organisé en deux phases :
La phase 1: Diagnostic de haut niveau – À remettre avant fin août 2019
Diagnostic de l'organisation existante,
Recommandation de la future organisation,
Projection d'impact descendante,
Phase 2: Conception de l’organisation – à livrer avant fin novembre 2019
Principes d'organisation de la fonction marketing,
Organisation future par Business Unit,
Nous avons adapté la feuille de route de mise en œuvre par unité commerciale.
A la fin de la phase 1, l’entreprise décidera du lancement et de la durée de la phase 2. »
Vous pouvez également ajouter le calendrier du projet en annexe comme vous l’avez fait pour l’étendue des travaux. Les services doivent être exécutés selon la planification décrite à l’annexe B (« la planification »). »
#4. Établir un modèle de gouvernance
Dans votre SOW, vous devez décrire la gouvernance du projet qui est essentielle à sa réussite.
Le comité directeur, composé de représentants du client et du cabinet de conseil, assurera la supervision et l'orientation. Le comité se réunira régulièrement, au moins une fois par mois, pour examiner les progrès et prendre des décisions.
Le cabinet de conseil sera responsable de la gestion du projet et de s’assurer qu’il respecte les étapes convenues.
Des indicateurs clés seront utilisés pour suivre les progrès et évaluer le succès. Ces paramètres seront étroitement surveillés par le comité de pilotage pour garantir que le projet est sur la bonne voie.
En définissant clairement les rôles et les responsabilités et en établissant une surveillance suffisante, le projet peut être géré et réalisé avec succès.
Par exemple:
« Le cas échéant, le consultant conservera la composition de l'équipe telle qu'elle était dans « La composition de l'équipe » tout au long de l'accord. Supposons que, pour une raison quelconque.
Un membre de l'équipe de projet est incapable de réaliser les objectifs du projet. Dans ce cas, cette personne sera remplacée sans frais supplémentaires par un autre consultant ayant le même niveau de compétence (ajouté à l'Annexe C).
#5. Définir les directives du processus de remontée d'informations
Chaque entreprise devrait mettre en place une politique de remontée d'informations, car un projet peut rencontrer divers problèmes. Voici quelques suggestions que vous pouvez utiliser si votre entreprise n’en possède pas déjà une.
Quand un problème doit-il être signalé ? Réagir rapidement, c'est lorsque vous constatez que des problèmes essentiels ne sont pas traités et corrigés rapidement.
Les problèmes critiques impliquent des tâches et des activités qui, si elles ne sont pas terminées, pourraient retarder une étape importante du projet, entraîner des dépassements de budget, risquer la date de livraison prévue et violer les accords contractuels avec les clients, entre autres.
Il est de votre devoir en tant que chef de projet d'éliminer tous les obstacles qui peuvent entraîner des retards dans les délais ou des livrables médiocres.
Un processus de remontée des inquiétudes, ou une documentation des préoccupations, doit avoir lieu avant qu'elles ne soient envoyées au gestionnaire responsable, au sponsor du projet et à la haute direction pour résolution.
L'escalade est un élément sain dans l'existence du projet et profite généralement à tous les partenaires, même s'il y a souvent des décisions difficiles à prendre.
#6. Clarifier la manière dont la performance sera mesurée
Comme nous l'avons discuté ci-dessus, le SOW (Scope of Work) doit spécifier les mesures permettant d'évaluer le succès du projet. Pour les services intangibles comme le conseil, vous pouvez définir des objectifs SMART qui servent de ligne directrice pour garantir la qualité de la livraison.
Par exemple:
« Le Consultant et la Société conviennent de se rencontrer régulièrement pour évaluer la performance du projet. Les résultats attendus du projet sont des économies de 20% sur les dépenses marketing.
#7. Définir les conditions commerciales et organiser le renouvellement et la prolongation du contrat
Mentionner la perspective d'une prolongation du contrat pourrait être utile lorsque la portée des travaux n'est pas encore claire.
De même, si le projet est en cours ou comporte plusieurs phases, vous pouvez insérer les conditions de renouvellement dans le projet. Le consommateur doit décider de prolonger ou de renouveler le contrat dans tous les scénarios.
Une fois que vous avez défini ce que le cabinet de conseil était censé faire, vous pouvez passer à la manière dont il sera payé.
L'accord doit préciser comment les consultants seront payés, les montants et les conditions liées aux paiements, ainsi que les conditions de paiement (étapes, livrables, etc.).
Pour les honoraires horaires, indiquez les montants exacts pour chaque type de consultant, le type de plafond, le cas échéant (dur ou souple), et le nombre d'heures pour atteindre le plafond.
Pour un modèle de partage des risques, définissez clairement la rémunération variable, les paramètres sur lesquels le paiement variable est basé et comment ils seront mesurés.
Pour les tarifs forfaitaires, définissez la portée du projet, les livrables attendus ou d'autres facteurs dont le prix peut dépendre.
#8. Définir les conditions de paiement et les taxes applicables
Tous les contrats de conseil définissent naturellement des modalités de paiement. Assurez-vous de négocier des conditions conformes à la politique de votre entreprise. Le contrat indique généralement le prix net (avant taxe de vente).
Fixez un délai pour l’échéance des paiements. Les conditions standard sont généralement appliquées 30 à 60 jours après l’émission de la facture.
Définissez le moment du paiement, c'est-à-dire hebdomadaire, mensuel, échelonné ou forfaitaire. Pour les projets importants, vous devriez envisager un calendrier mensuel.
Par exemple:
« La Société paiera une redevance de $250 000, hors frais et hors TVA, en 5 tranches de $50 000.
Les frais de déplacement et autres dépenses seront approuvés à l'avance par la société, facturés au prix coûtant dans la limite de $37 500 (15% des honoraires).
Vous pouvez également ajouter la description des frais en annexe.
« Les Services seront exécutés moyennant les frais décrits à l'Annexe D (« Les Frais et Dépenses »). Les prix resteront fermes pendant toute la durée du projet.
Le Prestataire de Conseil pourrait négocier pour établir une pénalité en cas de retard de paiement. Si vous acceptez des pénalités pour retard de paiement, ajoutez une incitation moyennant des frais annuels.
Lorsque vous avez un projet urgent, vous pouvez introduire une incitation pour une livraison anticipée et une pénalité pour une livraison tardive.
Lorsque vous disposez d’un modèle de partage des risques, prenez le temps de détailler l’échéancier des paiements, les montants et les métriques associées.
#9. Confidentialité sécurisée
Tout accord de consultation doit inclure une langue exigeant la confidentialité. Vous ne voudriez pas que le consultant fasse connaître le travail que vous avez effectué sur un projet.
Écrivez-le dans le contrat dans un anglais clair si vous êtes préoccupé par un type particulier d'informations sensibles.
De plus, assurez-vous de bien comprendre les restrictions de l’accord de confidentialité, principalement si vous travaillez à l’international. Chaque culture ou nation a sa vision du secret (ainsi qu’un ensemble unique de réglementations).
En outre, le secret doit être limité dans le temps et dans l’espace. De plus, vous devez accepter l'utilisation d'un tiers dans le projet.
La majorité des sociétés de conseil font appel à des partenaires et sous-traitants. Si un tiers est impliqué dans le projet, vous pouvez demander à en être informé.
Vous pouvez choisir de leur demander de signer un NDA spécifique ou de compter sur le consultant pour garantir que leur sous-traitant respecte le NDA que vous avez tous deux accepté de signer.
#10. Protégez votre propriété intellectuelle
Un autre sujet crucial est celui de la propriété intellectuelle. Le client est propriétaire des documents liés au projet (présentations, rapports, etc.).
La méthodologie et les outils utilisés par l'entreprise de conseil peuvent néanmoins être basés sur le capital intellectuel préexistant que l'entreprise a accumulé au fil des ans.
Dans cette situation, la société de conseil conservera la propriété intellectuelle et le client devra négocier la liberté d’utiliser les résultats.
Les informations obtenues en votre nom au cours du projet, y compris les modèles créés pour le projet, les transcriptions des entretiens, etc., sont votre propriété.
#11. Mettre en œuvre les politiques client
Vous disposez probablement de normes de sécurité strictes si vous travaillez avec des données sensibles, et vous souhaiterez peut-être intégrer ces dispositions dans le contrat.
Plus précisement:
- Traitement des données et des informations (politiques de sécurité de l’information)
- Intégration et vérification de tout consultant présent dans vos locaux et travaillant sur vos données (exigences d'intégration et de vérification des fournisseurs)
- S'assurer que les consultants sont en sécurité dans vos locaux (politiques de santé et de sécurité)
#12. Éliminez les conflits d’intérêts et définissez une clause de non-concurrence
Si le prestataire de conseil collabore déjà avec un rival ou un client sur un projet humanitaire, il peut y avoir un conflit d'intérêts. Même si l'exclusivité est négociable, elle entraîne parfois des coûts plus élevés.
Une liste d'entreprises individuelles ou une description plus générale de vos concurrents peut être incluse dans votre contrat. Vous devez ajouter une clause de non-concurrence si le cabinet de conseil ne souhaite pas travailler avec vos concurrents APRÈS la fin du projet.
Vous devez spécifier des restrictions de durée et de portée appropriées pour les deux clauses. Puisqu’ils sont difficiles à appliquer, ils ne doivent être utilisés que dans des circonstances particulières.
En résumé – Votre chemin vers un accord de conseil qui tue
Pour conclure, permettez-moi de souligner que lorsque vous intégrez ces fils essentiels dans le tissu de votre accord de conseil, vous élaborez une feuille de route solide qui ouvre la voie à un partenariat réussi.
En plaçant votre signature sous la ligne pointillée, vous n'inscrivez pas simplement votre nom, vous entreprenez un voyage dans lequel les deux parties sont profondément engagées à maximiser la création de valeur.
Alors n’hésitez plus, signez cet accord en intégrant ces 12 éléments et lancez-vous dans votre aventure de conseil en toute confiance et avec une voie claire à suivre.
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