Comment évaluer les propositions de conseil ? Un guide en 4 étapes

Le processus est-il évaluer les propositions de consultation vous a-t-il déjà semblé un peu comme une relation amoureuse ? Certains attirent immédiatement votre attention, tandis que d'autres… eh bien, disons simplement que vous glisseriez vers la gauche.

Tout comme trouver la solution idéale ne dépend pas de la voiture la plus flashy ou de la ligne de pick-up la plus charmante, choisir le bon cabinet de conseil ne dépend pas de la proposition la plus brillante ou du jargon le plus sophistiqué.

Avant de dire « oui » à un partenaire consultant, vous devez vous assurer qu'il y a plus qu'un simple attrait superficiel. Plongez dans notre guide en 4 étapes sur la façon d'évaluer les propositions de conseil, où nous vous aiderons à distinguer les âmes sœurs consultantes des simples aventures estivales.

Embarquons dans ce voyage romantique (d'accord, professionnel) pour trouver « The One » pour votre projet !

Étape #1 : Créer le bon processus pour évaluer les propositions de conseil

Choisir la bonne proposition de conseil peut faire la différence entre le succès ou la stagnation d'un projet. Pour naviguer dans la mer de propositions et identifier la solution idéale pour votre organisation, une approche structurée est impérative.

Canaliser les propositions : d’excellentes à hors-pistes

Sur un grand projet, votre liste restreinte peut toujours être importante. Donc, si vous souhaitez consacrer suffisamment de temps à chaque possibilité, le canaliser vers les meilleurs choix et mettre de côté le reste du travail, considérez-le comme un entonnoir qui se charge de toutes les propositions.

Vous devriez commencer par les offres les plus prometteuses. Au minimum absolu, ceux-ci répondent à toutes les exigences de votre demande de propositions. Les propositions sont convaincantes et vous avez une idée claire de l’évolution du projet.

Au-dessus de l’entonnoir se trouvent des projets qui ont légèrement déraillé mais qui peuvent encore être récupérés. Ils ont peut-être une justification solide, mais ils ont négligé une étape insignifiante. Vous ne voulez pas éliminer prématurément un trésor potentiel dans le processus.

Les propositions hors sujet ou trop générales apparaissent en haut de l'entonnoir. N’éliminez pas immédiatement toutes les autres idées ; ils sont toujours très importants.

Prenez le temps de prendre vos décisions

Ne vous avancez pas trop. Une fois que vous avez choisi une entreprise et convenu des honoraires, le processus n'est terminé que lorsque vous avez signé un contrat avec elle. Ne vous précipitez pas en rejetant le deuxième coureur.

Ne négligez pas la proposition d'un cabinet de conseil unique avec un concept fantastique mais des capacités de rédaction/présentation médiocres. Il existe peut-être un moyen de mettre en œuvre au moins une partie de la solution dans votre entreprise.

Lorsque vous envoyez une réponse à des prestataires de services de conseil potentiels dont les propositions ont été rejetées, peu importe ce que vous pensez de leur offre la plus récente, ne vous précipitez pas pour couper les ponts. Voici pourquoi : ces consultants peuvent se transformer en d'excellents partenaires ou futurs fournisseurs dans un monde en transformation rapide.

Constituez la bonne équipe pour évaluer les propositions

Vous avez reçu en main les offres qui, à première vue, semblent répondre à vos critères d'éligibilité et à d'autres facteurs clés. Il est temps de passer aux choses sérieuses et de choisir votre équipe d'évaluation.

Qui est susceptible de faire partie de votre équipe d'évaluateurs? Les experts en achats, bien sûr, et la personne en charge du budget conseil, le cas échéant. Vous devez également inclure les principales parties prenantes, telles que le chef de projet et les représentants des fonctions concernées.

Peut-être un ou deux cadres supérieurs qui ont déjà travaillé dans le conseil. Idéalement, le panel d’évaluateurs devrait être composé de personnes ayant participé à la création de la demande de propositions.

La contribution d’une variété de parties prenantes contribue à rendre la procédure d’évaluation impartiale et plus susceptible d’aboutir à la meilleure proposition pour votre projet.

Pensez à inclure un consultant compétent et expérimenté dans l’équipe pour vous accompagner dans l’élaboration d’un processus d’approvisionnement qui vous apportera le plus grand bénéfice possible pour votre entreprise.

Établir les règles de base pour l’évaluation

Il est essentiel que tous vos évaluateurs soient sur la même longueur d'onde lorsqu'il s'agit de quelques principes fondamentaux :

• Les objectifs de votre projet doivent être répondus dans la proposition gagnante.
• La méthode choisie contribuera à l'atteinte de l'objectif global du projet.
• Les consultants doivent avoir les compétences requises.
• Vous devez choisir des prestataires de conseil qualifiés et adaptés à la culture de votre entreprise.

Convenir de l’approche la plus appropriée en fonction du contexte et de la culture du projet. Vous souhaiterez peut-être utiliser une technique unique, créative, révolutionnaire ou transformatrice dans la stratégie de votre entreprise. Alternativement, vous pourriez préférer une approche éprouvée.

Encouragez l'équipe à évaluer les solutions proposées en termes de résolution de problèmes, de clarté, de cohérence interne et de facilité de mise en œuvre, ainsi que de réflexion hors des sentiers battus.

Étape #2 : Assurez-vous que le cabinet de conseil est éligible

Il y a certaines exigences pour travailler avec votre entreprise. Et un examen préliminaire peut éliminer immédiatement un service de conseil et vous faire gagner du temps.

Sont-ils qualifiés et conformes ?

De nombreuses entreprises ont des restrictions d'enregistrement strictes, qui incluent des contrôles approfondis. Vérifiez si votre entreprise de conseil est déjà enregistrée ou si votre projet bénéficie d'une procédure exceptionnelle.

Cela peut paraître formel, mais le fait qu'ils aient déjà pris le temps de s'inscrire auprès de votre entreprise vous donnera une indication de leur dévouement et de leur capacité à répondre à vos demandes.

Si un consultant soumet une proposition trop tardive, incomplète ou non conforme au format, c'est qu'il a mal compris vos exigences ou qu'il ne veut pas s'adapter à vos méthodes. Dans les deux cas, il y a un problème.

Êtes-vous compatible ?

Embaucher la mauvaise société de conseil pourrait nuire à votre réputation, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation. Assurez-vous que l’éthique de votre fournisseur est conforme à la vôtre.

Les consultants traitent souvent avec diverses entreprises du même secteur et/ou du même emplacement géographique. Même s’ils établissent des murs de Chine pour protéger votre vie privée, vous souhaiterez peut-être vérifier s’il existe un conflit d’intérêts potentiel.

Enfin, avec la mondialisation des projets de conseil, un nombre croissant de clients recherchent des sources extérieures. Il n'est pas rare qu'un cabinet de conseil européen soit choisi pour un projet par un client américain.

Lorsque vous travaillez avec une entreprise qui enverra ses consultants dans vos locaux, assurez-vous qu'elle dispose des autorisations de travail adéquates pour votre pays et votre secteur.

Étape #3 : Vérifiez si la proposition répond à vos besoins

Vous faites appel au cabinet de conseil pour vous aider à atteindre un objectif précis, bien sûr. Vous voulez qu’ils comprennent vos objectifs et vous aident à trouver et à mettre en œuvre une solution.

La proposition répond-elle à votre appel d’offres ?

Une proposition qui ne décrit pas complètement vos besoins implique une connaissance limitée de votre entreprise, une offre précipitée ou générique, ou une combinaison des deux. Sur ce point, il faut être ferme.

Vous voulez être sûr que le consultant répond à vos questions et apporte quelque chose au-delà de la simple répétition de votre appel d'offres. L'offre peut inclure des éléments qui ne semblent pas liés. Plusieurs causes pourraient expliquer cette tendance.

La première alternative est que vous êtes confronté à un problème « à l’emporte-pièce ». Le consultant copie et colle une proposition précédente pour votre projet. La deuxième alternative est que les consultants aient vu un objectif que vous aviez négligé dans votre appel d'offres.

Dans chaque cas, vous devez exiger que le consultant revérifie l’adéquation à vos besoins. Vous devez acheter uniquement ce dont vous avez besoin et rien de plus.

Les livrables vous satisfont-ils pleinement ?

Une fois que vous avez confirmé que les consultants ont compris vos objectifs, vous devez examiner les livrables qu'ils ont proposés dans le cadre de l'offre pour voir s'ils répondront réellement à vos questions.

Il est essentiel de s'assurer que les consultants ont abordé tous les éléments clés de la portée et que vous pouvez comparer l'essentiel des propositions.

Revenez à votre demande de propositions et vérifiez un par un les livrables imprévus. Déterminez ce qui ne relève pas de la portée de l'offre. Parfois, les consultants prennent l’initiative de réorganiser et de regrouper eux-mêmes les livrables. Assurez-vous que tous vos résultats prévus sont toujours en place.

Dans d'autres situations, les consultants fournissent des éléments qui n'étaient pas mentionnés dans la DDP. Examinez comment ils s’intègrent dans vos objectifs clés. Il peut s'agir d'un ajout intéressant ou simplement d'une tentative du consultant d'élargir la portée (et le prix). Si le produit est pertinent, déterminez s'il s'agit d'un incontournable ou d'un agréable à avoir.

Le calendrier proposé et le phasage sont-ils conformes à vos attentes ?

Le calendrier est-il cohérent avec les objectifs de votre entreprise ? Est-ce un problème important si ce n'est pas le cas ? Demandez aux experts d'expliquer pourquoi ils ont raccourci le calendrier.

Les consultants adorent découper un projet en plusieurs phases. Lorsque vous comparez les différentes offres, assurez-vous que chaque phase comporte la même quantité de travail et d'articles. Il n'est pas rare qu'un cabinet de conseil délimite ou sous-évalue la phase initiale afin de remporter le contrat et accumule des dépenses plus importantes dans les phases ultérieures.

Pour les très grands projets (c.-à-d. sélection, acquisition, intégration), nous recommandons d'inclure l'étape et de ne s'engager que pour la première phase dans la demande de propositions.

Les phases suivantes seront traitées dans le cadre d'une deuxième demande de propositions. Cela mettra le lauréat du projet initial sous une pression considérable, l'obligeant à bien performer à chaque phase du projet.

Le projet est-il correctement organisé et doté en personnel ?

Parfois, c'est en raison des différentes responsabilités (et donc de la charge de travail) des consultants par rapport à votre personnel qu'une offre est plus chère qu'une autre.

Comment sera structurée la gestion du projet ? Comment le projet est-il mené au niveau du pilotage ? Quel type d’assistance attendez-vous de vos équipes à chaque phase du processus ?

Par rapport à la charge de travail du projet, l’équipe vous semble-t-elle suffisante ? Et d’un autre côté, est-il possible que l’équipage soit trop nombreux ?

Étape #4 : Souhaitez-vous travailler avec ce cabinet de conseil ?

Avant de finaliser une proposition, il est crucial d'évaluer non seulement le contenu écrit mais également la dynamique du partenariat. Le but ultime est d’assurer une collaboration harmonieuse et efficace.

Aimez-vous cette approche?

N'acceptez pas une proposition simplement parce qu'elle semble bonne sur papier. Vous devez vous sentir à l’aise avec l’approche et être prêt à travailler avec eux.

Examinez l’approche suggérée par le consultant. Est-ce ce que tu voulais ? Est-ce raisonnable ? Est-ce adapté à vos besoins ?

Vérifiez s’il existe des limites potentielles à l’approche suggérée par le consultant. Cette approche favorisera-t-elle une adhésion appropriée ?

Vous voyez-vous travailler avec le consultant ?

Regardez qui sont les membres de l’équipe de consultants et comment vous avez interagi avec eux. Pensez-vous qu’ils s’entendront avec votre personnel et s’adapteront bien ?

Enfin et surtout, vous devez vérifier le leadership de l’équipe projet et sa crédibilité auprès de vos équipes. Quel est le niveau d’ancienneté de l’associé responsable ?

Est-ce qu'il prend la responsabilité du projet ou délègue-t-il cela à quelqu'un de plus jeune ? Quel est le niveau d’expérience de l’équipe projet ? Est-ce que cela fonctionnera avec vos équipes ?

Un rapide tour d'horizon

Il est crucial d’évaluer les propositions de conseil avec un œil perspicace. Et cet examen implique bien plus que simplement passer au crible des pages ; il s'agit d'assurer le succès et la valeur de votre prochain projet.

L'adoption d'une approche systématique pour évaluer ces propositions rend non seulement le processus global d'approvisionnement en services de conseil plus objectif, mais améliore également le résultat.

Oui, l'expertise dans la proposition est primordiale, mais ne l'oublions pas : le conseil tourne autant autour du lien humain que de la connaissance.

La synergie que vous ressentez avec l'équipe de consultants peut être déterminante dans la réussite du projet.

Et voici un petit conseil d'initié : profitez de la phase d'évaluation de la proposition comme d'une opportunité pour gérer le changement et impliquer les hauts dirigeants, avant même le lancement du projet.

Il s'agit essentiellement d'appliquer Gestion de projet 101 à vos efforts de conseil. En bref, soyez stratégique, minutieux et surtout intelligent.