Como avaliar propostas de consultoria? Um guia de 4 etapas

Tem o processo para avaliar propostas de consultoria já lhe pareceu algo parecido com namoro? Alguns chamam sua atenção imediatamente, enquanto outros... bem, digamos que você deslize para a esquerda.

Assim como encontrar a combinação perfeita não se trata do carro mais chamativo ou da linha de picapes mais charmosa, escolher a empresa de consultoria certa não se trata da proposta mais brilhante ou do jargão mais sofisticado.

Antes de dizer 'sim' a um parceiro de consultoria, você vai querer ter certeza de que há mais do que apenas um fascínio superficial. Mergulhe em nosso guia de 4 etapas sobre como avaliar propostas de consultoria, onde o ajudaremos a distinguir as almas gêmeas da consultoria das meras aventuras de verão.

Vamos embarcar nesta jornada romântica (ok, profissional) para encontrar 'The One' para o seu projeto!

Etapa #1: Crie o processo certo para avaliar propostas de consultoria

Escolher a proposta de consultoria certa pode ser a diferença entre o sucesso ou a estagnação de um projeto. Para navegar no mar de propostas e identificar a opção ideal para sua organização, é fundamental uma abordagem estruturada.

Canalizando as propostas: de excelentes a fora do caminho

Em um projeto grande, sua lista ainda pode ser importante. Então, se você quiser dedicar tempo suficiente a cada possibilidade, canalize-o até as principais escolhas e deixe de lado o resto do trabalho, pense nele como um funil que carrega todas as propostas.

Você deve começar com os lances mais promissores. No mínimo, eles atendem a todos os requisitos da sua RFP. As propostas são convincentes e você tem uma ideia clara de como o projeto iria progredir.

Acima do topo do funil estão os projetos que saíram um pouco do caminho, mas ainda podem ser recuperados. Talvez tenham uma lógica sólida, mas ignoraram um passo insignificante. Você não quer eliminar prematuramente um tesouro potencial no processo.

Propostas fora do tópico ou excessivamente gerais aparecem no topo do funil. Não elimine imediatamente todas as outras ideias; eles ainda são muito importantes.

Aproveite o tempo para tomar suas decisões

Não se precipite muito. Depois de escolher uma empresa e concordar com os honorários, o processo não será concluído até que você assine um contrato com ela. Não se apresse em rejeitar o segundo candidato.

Não negligencie a proposta de uma empresa de consultoria única com um conceito fantástico, mas com habilidades de redação/apresentação abaixo da média. Pode haver uma maneira de implementar pelo menos parte da solução na sua empresa.

Ao enviar uma resposta a potenciais fornecedores de consultoria com propostas rejeitadas, independentemente de como você se sente em relação à oferta mais recente, não se apresse em cortar relações. Eis o porquê: estes consultores podem transformar-se em excelentes parceiros ou futuros fornecedores num mundo em rápida transformação.

Forme a equipe certa para avaliar as propostas

Você recebeu em mãos as propostas que, à primeira vista, parecem atender aos seus critérios de elegibilidade e outros fatores-chave. É hora de começar a trabalhar e escolher sua equipe de avaliação.

Quem provavelmente fará parte de sua equipe de revisores? Especialistas em compras, naturalmente, e o responsável pelo orçamento da consultoria, se houver. Você também deve incluir as principais partes interessadas, como o líder do projeto e representantes das funções impactadas.

Talvez um ou dois executivos seniores que já trabalharam com consultoria antes. Idealmente, o painel de avaliadores deve ser composto por pessoas que estiveram envolvidas na criação da RFP.

As contribuições de uma variedade de partes interessadas ajudam a fazer com que o procedimento de avaliação pareça imparcial e tenha maior probabilidade de resultar na melhor proposta para o seu projeto.

Considere incluir um consultor competente e experiente na equipe para auxiliá-lo no desenvolvimento de um processo de aquisição que trará o maior benefício possível para o seu negócio.

Defina as regras básicas para a avaliação

É fundamental ter todos os seus avaliadores na mesma página quando se trata de alguns princípios fundamentais:

• Os objetivos do seu projeto deverão estar respondidos na proposta vencedora.
• O método escolhido promoverá o objetivo geral do projeto.
• Os consultores devem ter as habilidades necessárias.
• Você deve escolher fornecedores de consultoria qualificados e adequados à cultura da sua empresa.

Combine a abordagem mais apropriada com base no contexto e na cultura do projeto. Você pode querer usar uma técnica única, criativa, inovadora ou transformadora na estratégia da sua empresa. Alternativamente, você pode preferir uma abordagem testada e comprovada.

Incentive a equipe a avaliar as soluções propostas em termos de resolução de problemas, clareza, consistência interna e facilidade de implementação, bem como pensamento inovador.

Etapa #2: Certifique-se de que a empresa de consultoria é elegível

Existem certos requisitos para trabalhar com sua empresa. E um exame preliminar pode eliminar imediatamente um serviço de consultoria e poupar algum tempo.

Eles são qualificados e compatíveis?

Muitas empresas têm restrições de registro rigorosas, que incluem verificações extensivas. Verifique se o seu negócio de consultoria já está registrado ou se o seu projeto se qualifica para um procedimento excepcional.

Pode parecer formal, mas o fato de eles já terem reservado um tempo para se cadastrar na sua empresa já lhe dará uma indicação da dedicação e capacidade deles para atender às suas demandas.

Se um consultor apresenta uma proposta muito tarde, incompleta ou fora do formato, é porque ele não entendeu suas necessidades ou não quer se adaptar aos seus métodos. Em ambos os casos, há um problema.

Você é compatível?

Contratar a empresa de consultoria errada pode prejudicar sua reputação dentro e fora da organização. Certifique-se de que a ética do seu fornecedor esteja alinhada com a sua.

Os consultores frequentemente lidam com uma variedade de empresas no mesmo setor e/ou localização geográfica. Mesmo que eles estabeleçam muros chineses para proteger sua privacidade, você pode querer verificar novamente se há um potencial conflito de interesses.

Finalmente, com a globalização dos projetos de consultoria, um número crescente de clientes procura fontes externas. Não é incomum que uma empresa de consultoria europeia seja escolhida para um projeto de um cliente norte-americano.

Quando você estiver trabalhando com uma empresa que transportará seus consultores para suas instalações, certifique-se de que eles tenham autorizações de trabalho adequadas para seu país e seu setor.

Etapa #3: Verifique se a proposta atende às suas necessidades

Você está trazendo a consultoria para ajudá-lo a atingir um objetivo específico, é claro. Você deseja que eles entendam seus objetivos e o ajudem a encontrar e implementar uma solução.

A proposta está respondendo à sua RFP?

Uma proposta que não descreve minuciosamente as suas necessidades implica um conhecimento limitado da sua empresa, uma oferta apressada ou genérica, ou alguma combinação destes. Neste ponto, você deve ser firme.

Você quer ter certeza de que o consultor responderá às suas dúvidas e contribuirá com algo além de simplesmente repetir sua RFP. A oferta pode incluir elementos que não parecem estar conectados. Várias causas podem explicar esse padrão.

A primeira alternativa é que você está lidando com um problema “padrão”. O consultor está copiando e colando uma proposta anterior para o seu projeto. A segunda alternativa é os consultores terem visto um objetivo que você havia esquecido em sua RFP.

Em cada caso, você deve exigir que o consultor verifique novamente a adequação às suas necessidades. Você deve comprar apenas o que precisa e nada mais.

Os resultados satisfazem você completamente?

Depois de confirmar que os consultores compreenderam seus objetivos, você deve revisar os resultados propostos na licitação para ver se eles realmente responderão às suas dúvidas.

É fundamental garantir que os consultores tenham abordado todos os elementos-chave do escopo e que você possa comparar o núcleo das propostas.

Volte à sua RFP e verifique, uma por uma, se há entregas imprevistas. Determine o que está fora do escopo da licitação. Às vezes, os consultores tomam a iniciativa de reorganizar e reagrupar os resultados por conta própria. Certifique-se de que todas as saídas pretendidas ainda estejam em vigor.

Em outras situações, os consultores fornecem itens que não foram mencionados na RFP. Examine como eles se enquadram em seus objetivos principais. Pode ser uma boa adição ou simplesmente uma tentativa do consultor de ampliar o escopo (e o preço). Se o produto for relevante, considere se é obrigatório ou agradável.

O cronograma proposto e o faseamento estão alinhados com suas expectativas?

O cronograma está consistente com os objetivos da sua empresa? É um problema significativo se não for? Peça aos especialistas que expliquem por que encurtaram o cronograma.

Os consultores adoram dividir um projeto em várias fases. Ao comparar as diversas propostas, certifique-se de que cada fase tenha a mesma quantidade de trabalho e itens. Não é incomum que uma empresa de consultoria reduza o escopo ou subvalorize a fase inicial para ganhar o contrato e acumular despesas maiores nas fases posteriores.

Para projetos muito grandes (ou seja, triagem, aquisição, integração), recomendamos incluir o faseamento e comprometer-se apenas com a primeira fase na RFP.

As fases seguintes serão tratadas por meio de uma segunda RFP. Isso colocará o vencedor do projeto inicial sob considerável pressão, exigindo que ele tenha um bom desempenho durante cada fase do projeto.

O projeto está organizado e com pessoal adequado?

Às vezes, é devido às diferentes responsabilidades (e, portanto, à carga de trabalho) dos consultores e da sua equipe que uma oferta é mais cara que outra.

Como será estruturada a gestão do projeto? Como o projeto é conduzido no nível de direção? Que tipo de assistência você espera de suas equipes em cada fase do processo?

Quando comparada com a carga de trabalho do projeto, a equipe parece ser suficiente? E por outro lado, será possível que a tripulação seja muito grande?

Etapa #4: Você deseja trabalhar com esta empresa de consultoria?

Antes de finalizar qualquer proposta, é fundamental avaliar não só o conteúdo escrito, mas também a dinâmica da parceria. O objetivo final é garantir uma colaboração harmoniosa e eficaz.

Você gosta dessa abordagem?

Não aceite uma proposta só porque parece boa no papel. Você tem que se sentir confortável com a abordagem e estar disposto a trabalhar com eles.

Examine a abordagem sugerida pelo consultor. É isso que você queria? É sensato? É apropriado para suas necessidades?

Verifique se existem limitações potenciais da abordagem sugerida pelo consultor. Esta abordagem apoiará uma adesão adequada?

Você se vê trabalhando com o consultor?

Veja quem são os membros da equipe de consultoria e como você interagiu com eles. Você acha que eles se darão bem com sua equipe e serão uma boa opção?

Por último, mas não menos importante, você precisa verificar a liderança da equipe do projeto e sua credibilidade junto às suas equipes. Qual o nível de antiguidade do sócio responsável?

Ele está assumindo a responsabilidade pelo projeto ou delegando isso a alguém mais júnior? Qual é o nível de experiência da equipe do projeto? Isso funcionará com suas equipes?

Um Arredondamento Rápido

É crucial avaliar as propostas de consultoria com um olhar criterioso. E esse exame envolve muito mais do que apenas folhear as páginas; trata-se de garantir o sucesso e o valor do seu próximo projeto.

A adopção de uma abordagem sistemática para avaliar estas propostas não só torna o processo global de aquisição de consultoria mais objectivo, como também eleva o resultado.

Sim, a expertise na proposta é fundamental, mas não esqueçamos: a consultoria gira tanto em torno da conexão humana quanto do conhecimento.

A sinergia que você sente com a equipe de consultoria pode ser o fator determinante para o sucesso do projeto.

E aqui vai uma pequena dica: use a fase de avaliação da proposta como uma oportunidade para gerenciar mudanças e envolver a alta liderança, mesmo antes do início do projeto.

É essencialmente aplicar Gerenciamento de Projetos 101 para seus esforços de consultoria. Resumindo, seja estratégico, minucioso e, o mais importante, seja inteligente.