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Quando você estiver no jogo de consultoria, trate um contrato de consultoria matador como seu copiloto de confiança, que o ajudará a navegar nesta aventura colaborativa.
Quando uma empresa e uma empresa de consultoria (ou um consultor individual) decidem se unir, elas fecham o acordo com este documento bacana chamado contrato de consultoria.
Aliás, todas as relações comerciais operam sob alguns contratos fundamentais. Nada de excepcional no mundo da consultoria.
No entanto, as complexidades inerentes aos serviços de consultoria diferenciam estes acordos de outros contratos de serviços comuns.
Disposições como cláusulas de confidencialidade ou de não concorrência descrevem explicitamente os termos da associação e funcionam como uma bússola que orienta todos durante a expedição de consultoria, garantindo uma navegação tranquila em mares tempestuosos.
O contrato de consultoria deve ser por escrito e incluir vários elementos essenciais, como a natureza dos serviços de consultoria prestados, a estrutura de honorários e a duração do contrato.
Neste guia discutiremos 12 elementos essenciais que recomendamos que você inclua em seu contrato de consultoria. E lembre-se, ao redigir um contrato de consultoria, é fundamental procurar aconselhamento jurídico para garantir que todos os elementos essenciais sejam incluídos.
Primeiro, vamos falar sobre a importância do acordo ao lidar com consultores e os componentes essenciais que qualquer acordo eficaz deve conter.
Você pode alterar esses componentes para melhor se adequar ao seu projeto e utilizá-los como modelo para outro projeto de Consultoria.
Todos os temas considerados durante o processo de RFP e as negociações são formalizados no contrato de consultoria.
Você deve examinar detalhadamente o contrato durante a primeira rodada de negociações (e todas as subsequentes) e fazer os ajustes necessários.
Certifique-se de que o consultor também siga o exemplo. Você descobrirá porque é essencial criar seu contrato de consultoria.
#1. As 4 dimensões principais que um modelo de contrato de consultoria geralmente cobre
a. Declaração de trabalho, o que será feito durante o projeto:
A Declaração de Trabalho é um documento enviado ao cliente que detalha o que será feito durante o seu projeto.
É crucial para ambas as partes em qualquer acordo ou contrato, pois indica claramente quem faz o quê e quando, para que não haja surpresas no futuro com a aproximação dos prazos!
b. Termos e Condições, o que será pago e como:
Os termos e condições deste acordo estabelecem que todos os pagamentos serão feitos da forma indicada no acordo.
c. Regras para entrega, como o trabalho será feito:
A maneira específica como você deseja que seu trabalho seja realizado.
d. Medidas de desvio, o que será feito se houver algum problema:
Em caso de desvio, devem ser implementadas medidas corretivas e preventivas para mitigar quaisquer riscos potenciais.
#2. Declaração de trabalho – Defina suas expectativas
Definir a Declaração de Trabalho (SOW), ou em outras palavras, delinear suas expectativas para o projeto, vem em primeiro lugar na criação do contrato.
O SOW visa garantir que os prestadores de consultoria se comprometam com os resultados e não com os meios. Se o desempenho exceder as suas expectativas, os elementos especificados no contrato servirão como guia.
A declaração de trabalho inclui normalmente:
a. Pontos principais do SOW
- Escopo do trabalho e resultados,
- Cronograma e faseamento,
- Governança e Escalação,
- Resultado esperado e métricas.
Ao trabalhar com um contrato-quadro ou Contrato de Serviço Mestre (MSA), a declaração de trabalho servirá como um contrato de consultoria.
Definirá o trabalho e os termos específicos nas demais dimensões. Os demais termos serão abordados no MSA.
b. Defina o escopo do trabalho
O escopo do trabalho será muito próximo o escopo do projeto definido na RFP e ajustado junto com as discussões com os prestadores de consultoria.
Por exemplo:
“A Companhia contratou o consultor para prestar serviços vinculados ao Programa de Excelência Comercial da Companhia. O consultor ajudará a definir a nova organização para a função de Marketing nos níveis de grupo e unidade de negócios.”
As entregas esperadas associadas ao projeto serão:
- Diagnóstico da organização existente,
- Recomendação da Organização Futura,
- Projeção de impacto de cima para baixo,
- Princípios da Organização para a Função de Marketing,
- Organização Futura por Unidade de Negócios,
- Roteiro de implementação personalizado por unidade de negócios.
Você também pode incluir a RFP e a proposta no anexo do contrato para manter a ênfase nos resultados esperados do projeto.
“O Consultor ajudará a definir a nova organização para a função de Marketing no nível do grupo e da unidade de negócios, conforme descrito mais detalhadamente no Apêndice A (os “Serviços”).”
#3. Especifique o cronograma do projeto
O cronograma deve esclarecer e definir os diferentes prazos, incluindo o faseamento, os marcos e o cronograma dos resultados.
Aqui está um bom exemplo:
“O Projeto será organizado em duas fases:
Fase 1: Diagnóstico de alto nível – A ser entregue antes do final de agosto de 2019
Diagnóstico da organização existente,
Recomendação da Organização Futura,
Projeção de impacto de cima para baixo,
Fase 2: Design da Organização – a ser entregue antes do final de novembro de 2019
Princípios da Organização para a Função de Marketing,
Organização Futura por Unidade de Negócios,
Adaptamos o roteiro de implementação por unidade de negócios.
Ao final da fase 1, a empresa decidirá sobre o lançamento e a duração da fase 2.”
Você também pode adicionar o cronograma do projeto no apêndice, como fez para o escopo do trabalho.” Os Serviços deverão ser executados de acordo com o planejamento descrito no Apêndice B (“O Planejamento”).”
#4. Estabeleça um modelo de governança
Em seu SOW, você deve descrever a governança do projeto, que é essencial para seu sucesso.
O Comitê Diretor, composto por representantes do cliente e da empresa de consultoria, fornecerá supervisão e orientação. O Comité reunir-se-á regularmente, pelo menos mensalmente, para analisar o progresso e tomar decisões.
A empresa de consultoria será responsável por gerenciar o projeto e garantir que ele cumpra os marcos acordados.
As principais métricas serão usadas para acompanhar o progresso e avaliar o sucesso. Essas métricas serão monitoradas de perto pelo Comitê Diretor para garantir que o projeto esteja no caminho certo.
Ao definir claramente funções e responsabilidades e estabelecer supervisão suficiente, o projecto pode ser gerido e entregue com sucesso.
Por exemplo:
“Quando apropriado, o consultor manterá a composição da equipe igual à de “A Composição da Equipe” durante todo o contrato. Suponha, por qualquer motivo.
Um membro da equipe do projeto é incapaz de cumprir os objetivos do projeto. Nesse caso, essa pessoa será substituída sem custo adicional por outro consultor com o mesmo nível de qualificação (adicionado no “Apêndice C”).”
#5. Definir diretrizes do processo de escalonamento
Toda empresa deve ter uma política de escalonamento em vigor, pois um projeto pode encontrar vários problemas. Aqui estão algumas sugestões que você pode usar caso sua empresa ainda não tenha uma.
Quando um problema deve ser escalado? Responder rapidamente é quando você observa que questões essenciais não estão sendo tratadas e corrigidas rapidamente.
Questões críticas envolvem tarefas e atividades que, se deixadas inacabadas, podem adiar um marco significativo do projeto, causar estouros no orçamento, arriscar a data de entrega prevista e violar acordos contratuais com clientes, entre outras coisas.
É seu dever como gerente de projeto eliminar quaisquer barreiras que possam fazer com que as equipes atrasem o cronograma ou forneçam resultados abaixo da média.
Um processo de escalonamento, ou documentação das preocupações, deve ocorrer antes de serem enviadas ao gerente responsável, ao patrocinador do projeto e à alta administração para resolução.
A escalada é um elemento saudável da existência do projecto e normalmente beneficia todos os parceiros, mesmo que muitas vezes haja decisões difíceis.
#6. Esclareça como o desempenho será medido
Conforme discutimos acima, o SOW (Escopo de Trabalho) precisa especificar as métricas para avaliar o sucesso do projeto. Para serviços intangíveis como consultoria, você pode definir objetivos SMART que servem como diretriz para garantir a qualidade da entrega.
Por exemplo:
“O Consultor e a Empresa concordam em se reunir regularmente para avaliar o desempenho do projeto. Os resultados esperados para o projeto são economias de 20% nas despesas de Marketing.”
#7. Definir os termos comerciais e providenciar a renovação e extensão do contrato
Mencionar a perspectiva de uma extensão do contrato pode ser útil quando o âmbito do trabalho ainda não é claro.
Da mesma forma, se o projeto estiver em andamento ou tiver muitas fases, você poderá colocar os termos de renovação no projeto. O consumidor deve decidir se prolonga ou renova o contrato em todos os cenários.
Depois de definir o que a empresa de consultoria deveria fazer, você poderá prosseguir para a forma como ela será paga.
O acordo precisa articular como os Consultores serão pagos, os valores e as condições vinculadas aos pagamentos e quais são as condições para serem pagos (marcos, resultados, etc.)
Para honorários por hora, inclua os valores exatos para cada tipo de consultor, o tipo de limite, se houver (hard ou soft), e o número de horas para atingir o limite.
Para um modelo de compartilhamento de riscos, defina claramente a remuneração variável, as métricas nas quais se baseia o pagamento variável e como serão mensuradas.
Para taxas fixas, defina o escopo do projeto, os resultados esperados ou outros fatores dos quais o preço possa depender.
#8. Defina as condições de pagamento e os impostos aplicáveis
Todos os contratos de consultoria definem naturalmente as condições de pagamento. Certifique-se de negociar termos que estejam em conformidade com a política da sua empresa. O contrato geralmente indica o preço líquido (antes do imposto sobre vendas).
Estabeleça um limite de tempo para o vencimento dos pagamentos. Os termos padrão são geralmente aplicados 30 a 60 dias após a emissão da fatura.
Defina o momento do pagamento, ou seja, semanal, mensal, baseado em fases ou montante fixo. Para projetos substanciais, você deve considerar um cronograma mensal.
Por exemplo:
“A Empresa pagará uma taxa de $250.000, sem despesas e IVA, em 5 parcelas de $50.000.
Viagens e outras despesas serão previamente aprovadas pela empresa, cobradas ao custo nos limites de $37.500 (15% das taxas).”
Você também pode adicionar a descrição das taxas no apêndice.
“Os Serviços serão executados pelas taxas descritas no Apêndice D (“As Taxas e Despesas”). Os preços serão mantidos firmes durante a duração do projeto.”
O prestador de consultoria poderia negociar para estabelecer uma multa por atraso no pagamento. Se você aceitar multas por atraso no pagamento, adicione um incentivo para uma taxa anual.
Quando você tem um projeto urgente, pode introduzir um incentivo para entrega antecipada e uma penalidade para entrega atrasada.
Quando você tiver um modelo de compartilhamento de riscos, reserve um tempo para detalhar o cronograma de pagamentos, os valores e as métricas associadas.
#9. Confidencialidade segura
Qualquer acordo de consultoria deve incluir uma linguagem que exija confidencialidade. Você não gostaria que o consultor divulgasse o trabalho que você realizou em um projeto.
Escreva no contrato em inglês claro se estiver preocupado com um tipo específico de informação sensível.
Além disso, certifique-se de compreender as restrições do acordo de confidencialidade, principalmente se você trabalha internacionalmente. Cada cultura ou nação tem a sua visão do sigilo (bem como um conjunto único de regulamentos).
Além disso, o sigilo precisa ser restringido tanto no tempo quanto no lugar. Além disso, você deve concordar com o uso de terceiros no projeto.
A maioria das empresas de consultoria utiliza parceiros e subcontratados. Se um terceiro estiver envolvido no projeto, você poderá solicitar ser notificado.
Você pode optar por exigir que eles assinem um NDA específico ou confiar no consultor para garantir que o subcontratado cumpra o NDA que vocês dois concordaram em assinar.
#10. Proteja sua propriedade intelectual
Outro tópico crítico é a propriedade intelectual. O cliente é proprietário dos documentos relacionados ao projeto (apresentações, relatórios, etc.).
A metodologia e as ferramentas que a empresa de consultoria utiliza, no entanto, podem basear-se no Capital Intelectual pré-existente que a empresa acumulou ao longo dos anos.
Nessa situação, a empresa de consultoria manterá a propriedade intelectual e o cliente deverá negociar a liberdade de utilização dos resultados.
As informações obtidas em seu nome durante o projeto, incluindo modelos criados para o projeto, transcrições de entrevistas, etc., são de sua propriedade.
#11. Implementar as políticas do cliente
Presumivelmente, você possui padrões de segurança rigorosos se trabalhar com dados confidenciais e talvez queira incorporar essas disposições no contrato.
Mais especificamente:
- Tratamento de dados e informações (políticas de segurança da informação)
- Integração e verificação de qualquer consultor presente em suas instalações e trabalhando em seus dados (requisitos de integração e verificação do fornecedor)
- Garantir que os consultores estejam seguros em suas instalações (políticas de saúde e segurança)
#12. Elimine o conflito de interesses e estabeleça uma cláusula de não concorrência
Se o fornecedor de consultoria já estiver colaborando com o rival ou cliente em um projeto compassivo, poderá haver um conflito de interesses. Embora a exclusividade seja negociável, às vezes acarreta custos mais elevados.
Uma lista de empresas individuais ou uma descrição mais geral de seus rivais pode ser incluída em seu contrato. Você deve adicionar uma cláusula de não concorrência se a empresa de consultoria não quiser trabalhar com seus concorrentes APÓS a conclusão do projeto.
Você deve especificar restrições de tempo e escopo adequadas para ambas as cláusulas. Como são difíceis de aplicar, só precisam ser utilizados em circunstâncias únicas.
Resumindo – Seu caminho para um contrato de consultoria matador
Para concluir, deixe-me enfatizar que quando você entrelaça esses fios essenciais na estrutura do seu contrato de consultoria, você está elaborando um roteiro sólido que abre caminho para uma parceria de sucesso.
Ao colocar a sua assinatura abaixo da linha pontilhada, você não está apenas inscrevendo seu nome, você está empreendendo uma jornada, onde ambas as partes estão profundamente comprometidas em maximizar a criação de valor.
Então, vá em frente, feche esse negócio integrando esses 12 elementos e embarque em sua aventura de consultoria com confiança e um caminho claro pela frente.
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