Seu guia definitivo para controlar os gastos em consultoria

10 de fevereiro de 2022

O cenário financeiro de uma empresa muitas vezes se assemelha a uma vasta tapeçaria, onde os traços mais amplos captam a atenção imediata, enquanto os traços mais amplos captam a atenção imediata. gastos finais em consultoria– um segmento de despesas que, embora aparentemente pequeno, pode acumular-se numa parcela significativa se não for controlado – muitas vezes passa despercebido.

É o caso dos Tail Spend – um segmento de despesas que, embora aparentemente pequeno, pode acumular-se numa parcela significativa se não for controlado.

Como diz o provérbio dinamarquês: “Muitos pequenos riachos formam um grande rio”. Isto é especialmente evidente na consultoria, onde a falta de supervisão dos gastos pode levar à perda de oportunidades e à ineficiência.

À medida que nos aprofundamos na era digital, porém, estamos munidos de ferramentas e estratégias concebidas para destacar estas despesas negligenciadas. As soluções digitais atuais não apenas identificam a cauda, mas também oferecem insights acionáveis para aproveitar o seu potencial.

Neste artigo, apresentaremos algumas estratégias comprovadas para gerenciar e otimizar com eficácia o Tail Spend em consultoria, garantindo que cada detalhe, por menor que seja, contribua para o quadro financeiro mais amplo.

As consequências de negligenciar os gastos finais em consultoria

Embora muitas áreas de despesas empresariais se destaquem, chamando a atenção da administração, as despesas finais muitas vezes ficam em segundo plano. É como um zumbido suave em um escritório movimentado – você sabe que está lá, mas é fácil ignorar.

E é esse descuido que pode ter repercussões significativas. A consultoria é uma área que amplia particularmente esses desafios. Com sua natureza dinâmica, escopos de projetos em rápida mudança e uma infinidade de prestadores de serviços, a cauda na consultoria pode ser ao mesmo tempo ilusória e substancial.

Reconhecer e abordar esta questão não se trata apenas de apertar os cordões à bolsa; trata-se de aproveitar o potencial estratégico e evitar armadilhas. Vamos examinar as consequências de deixar esse rabo abanar o cão dos negócios.

Peso oculto de despesas menores

Assim como às vezes subestimamos as calorias daquelas “pequenas” guloseimas que comemos, as empresas podem calcular mal o verdadeiro peso das despesas menores e não gerenciadas. Tomemos, por exemplo, o domínio frequentemente esquecido dos pequenos projetos de consultoria.

Embora possam parecer inconsequentes quando vistos isoladamente, o seu peso cumulativo pode ser surpreendente. Na verdade, quando consolidados ao nível da empresa, estes custos diminutos podem ascender a impressionantes 25% de gastos com consultoria.

E não vamos deixar de lado a importância dos gastos com consultoria. Dependendo de onde a empresa está inserida no espectro, essas despesas podem representar entre 0,5% e 3% da receita total. Para ser franco: os centavos hoje podem significar resultados financeiros reduzidos amanhã.

Como saber que algo está errado?

Base de fornecedores dispersa: Não há rima ou razão; apenas uma vasta lista que tem uma abordagem “quanto mais, melhor”. Vários fornecedores com capacidades sobrepostas, mas cada um lidando com projetos minúsculos.

Comportamentos de compra descentralizados: é como se cada departamento tivesse sua própria lista de compras, mas ninguém estivesse coordenando para ver se estamos todos indo para a mesma loja para comprar o mesmo item.

Qualificação mínima do fornecedor: Às vezes, depositamos mais fé em um sorriso amigável ou em um hobby compartilhado do que em conhecimentos comprovados e comprovados. Verificações críticas? Às vezes, eles são mais uma reflexão tardia do que uma prioridade.

Gerenciamento de categoria limitado ou inexistente: é o equivalente corporativo a encolher os ombros quando questionado sobre seus fornecedores. Sem relacionamentos estabelecidos, sem listas de fornecedores, falta de acordos mestres de serviços e uma notável ausência de sourcing estratégico.

Avaliação de desempenho esparsa: Nos tornamos colecionadores de projetos sem parar para avaliar a qualidade. É um ciclo de enxágue e repetição sem aprender com lavagens anteriores.

Gasto de cauda de consultoria

Estratégias para otimizar gastos finais em consultoria

Tal como reconhecemos o impacto dos nossos investimentos mais significativos, devemos também estar cientes das despesas menores, muitas vezes ignoradas, que se acumulam ao longo do tempo.

O Tail Spend, com suas complexidades diferenciadas, requer um conjunto diferente de estratégias – aquelas que são especialmente adaptadas para gerenciar e otimizar.

A consultoria, um domínio onde as despesas podem aumentar rapidamente se não forem controladas, serve como uma ilustração perfeita da necessidade de gerir estrategicamente os Tail Spend.

Para abordar este segmento muitas vezes elusivo, apresentamos um conjunto de estratégias que visam não apenas a contenção, mas também a otimização.

Ao aproveitá-los, as empresas podem garantir que mesmo os seus menores gastos estejam alinhados com os seus objetivos financeiros mais amplos, impulsionando a eficiência e revelando valor oculto.

#1. Consolide sua base de fornecedores com cautela

Uma das alavancas utilizadas para gerenciar os gastos é consolidar o número de fornecedores. Algumas empresas aplicaram esta metodologia ao nível da categoria. Os fornecedores devem ser qualificados para uma determinada categoria e o número de fornecedores por categoria é limitado.

O que começa bem pode acabar em um grande fracasso se você não considerar a especificidade da categoria Consultoria, incluindo os gastos finais em consultoria. Se suas subcategorias não forem granulares o suficiente, você poderá acabar com um punhado de grandes balcões únicos.

Aumento de preços mecanicamente, apagando as economias feitas pela limpeza do Tail Spend. Além disso, na busca pela simplificação, existe a possibilidade de ignorar fornecedores mais pequenos e especializados que oferecem um valor único – pode haver apenas uma joia escondida no seu rabo à espera de brilhar.

#2. Gerencie com eficácia a variedade de projetos

Os projetos podem variar imensamente em termos de escopo, duração e propósito. Como tal, um método estratégico para gerir estas iniciativas é segmentá-las em categorias distintas.

Esta abordagem não só traz clareza, mas também garante que cada projeto seja gerido de forma eficiente com base na sua natureza.

Aqui, delineamos cinco categorias principais para ajudar a agilizar seu processo de gerenciamento de projetos:

Projetos únicos: Projetos únicos são o núcleo do seu Tail Spend. Geralmente são projetos pequenos, com escopo claro e pouca probabilidade de continuação. (Pense em diagnóstico ou facilitação de workshop)

Projetos recorrentes: Projetos recorrentes são, na maioria das vezes, projetos de médio porte desenhados com um modelo repetitivo. (Pesquisa Think Pulse, voz do cliente, benchmarking, coaching)

Sequências sem fim: Você certamente já viu um desses grandes projetos projetados em pequenos pedaços para passar despercebido. (Pense em um diagnóstico por planta, qualquer projeto atingindo a fase 4 e mais)

Projetos duplicados: Diversas unidades de negócios ou departamentos podem contratar projetos de pequeno ou médio porte com escopos e metodologias semelhantes. Podem ser realizadas pela mesma ou por consultorias diferentes.

Força de trabalho externalizada: Os consultores também podem ser contratados para contornar regras de RH muito rígidas ou compensar pontualmente a falta de expertise interna.

#3. Use as alavancas certas para lidar com os gastos finais

Para limpar com eficiência seu Tail Spend, você pode usar muitas alavancas, mas a seleção abaixo provavelmente deve lhe dar um bom 80/20.

Reúna dados sobre projetos anteriores

O principal desafio para a maioria das empresas quando enfrentam o Tail Spend é identificar claramente os projetos na Tail e agrupá-los em subcategorias gerenciáveis.

Se a sua organização for descentralizada, você precisará obter o apoio das diferentes partes da organização para garantir que tenha “dados limpos”.

Se você ainda não realizou um análise de gastos, talvez agora seja um excelente momento para lançá-lo. Entreviste os patrocinadores e líderes do projeto para identificar os de alto e baixo desempenho.

Reagrupe o que puder

Projetos recorrentes e duplicados são bons candidatos para gestão estratégica e não devem ser tratados como Cauda.

Que tal um contrato-quadro de coaching ou uma RFP entre unidades de negócios para programas de excelência ou transformação digital?

Desenvolva seu conhecimento do mercado de consultoria local

Uma excelente forma de manter o controle da Cauda sem gastar muito tempo no gerenciamento é ter em mãos uma lista de fornecedores adicionais.

Ao explorar o mercado local de Consultoria, você poderá identificar potenciais fornecedores e desenvolver relacionamentos.

Isso permitirá que você seja reativo quando uma de suas linhas de negócios quiser lançar um projeto único em uma determinada subcategoria.

Ajuste as regras para os projetos finais

Para manter seu Tail Spend razoável e garantir que você não esteja acumulando outra cauda falsa, você precisa configurar fluxos de trabalho com a verificação e equilíbrio ágil correto e perseguir a cauda falsa.

4 maneiras de otimizar o gasto final em consultoria

#4. Lance seu projeto de gastos finais da maneira certa

Estabelecer as bases para um projeto Tail Spend é muito parecido com a preparação para uma expedição significativa: é preciso avaliar as recompensas potenciais, reunir a equipe e elaborar um plano de ação meticuloso.

As etapas descritas abaixo oferecem um roteiro comprovado para garantir que sua iniciativa Tail Spend não apenas decole, mas também agregue valor tangível à sua organização.

Avalie o tamanho do prêmio

Primeira parada obrigatória da sua viagem: avalie as economias e melhorias potenciais que você pode esperar. Já sublinhamos muitas vezes a importância da criação de valor. Você precisa ter certeza de que há mais a ganhar com o projeto do que aquilo que está gastando.

É o momento certo para começar a coletar dados sobre os diferentes projetos para construir uma visão sólida dos seus gastos com consultoria.

Dependendo da maturidade de suas práticas de compras, você pode esperar economias entre 5% e 40% em seus gastos finais.

Obtenha a adesão dos principais gerentes

Uma coisa é certa: se os seus gestores não acreditarem no seu projeto, isso nunca acontecerá. É necessário desenvolver um sentido de urgência, ou por outras palavras, demonstrar porque é essencial lançar e implementar o projeto agora.

Desenvolva uma história convincente para contar aos seus principais gestores e convencê-los – aproveite as reuniões que reúnem os seus principais líderes para explicar que pequenos riachos geram grandes rios.

Os esforços de todos eles podem parecer insignificantes considerados separadamente, mas no geral valem a pena.

Elabore o plano de batalha e confirme o que está em jogo

Como qualquer projeto grande, você precisará definir como irá proceder. Significa ter uma equipe de projeto, governança e um plano de trabalho claro.

Em seguida, comece a analisar detalhadamente os gastos com consultoria e o desempenho anterior de seus fornecedores. Agora você pode refinar as apostas alavanca por alavanca.

Alguns dos projetos que você liderou nos anos anteriores não eram estratégicos ou redundantes. Você provavelmente pode retirar a maior parte dessa parte dos gastos da equação.

Agrupar projetos e negociar volumes maiores pode permitir que você garanta de 10 a 30% dos custos.

Identifique e envolva os executivos mais impactados

Alguns de seus Executivos serão impactados diretamente pelo projeto, principalmente aqueles que utilizam a Consultoria regularmente.

Através da sua análise Tail Spend, você identificará os indivíduos ou departamentos que gastam muito em pequenos projetos.

Depois de identificar os executivos mais impactados, reserve um tempo para ouvi-los e entender por que estão comprando serviços de consultoria em pequenos volumes.

Poderia haver muitas boas razões pelas quais eles funcionariam dessa maneira. Pense de forma mais ampla do que a aquisição em si. As raízes podem estar em políticas rígidas de RH, decisões de gestão local, cultura regional, etc.

Formalize o Caso de Mudança e o Plano de Comunicação

Dê um passo para trás. Você criou um senso de urgência em sua equipe de alta administração, definiu seu plano de implementação e trabalhou com os executivos mais impactados para projetar as soluções certas.

Agora você deve organizar suas descobertas em um caso bem construído de mudança para minimizar a resistência à mudança e garantir que você capture o máximo valor de seus projetos de Tail Spend.

Aproveitando o potencial de gastos finais: o caminho a seguir

Todo empreendimento colossal tem um começo humilde. É crucial lembrar que a sustentabilidade e o crescimento a longo prazo resultam de uma série de esforços pequenos e consistentes. No domínio dos gastos finais em consultoria, essa filosofia é verdadeira.

Começar com aquelas vitórias rápidas aparentemente imperceptíveis ou com os “frutos mais fáceis de alcançar” pode abrir caminho para mudanças maiores e mais sistémicas.

Estes pequenos sucessos também podem servir como ferramentas poderosas para influenciar os cépticos e cimentar ainda mais a defesa de uma abordagem mais estratégica à gestão de despesas de cauda.

Na era digital de hoje, temos muitas ferramentas avançadas à nossa disposição. Não se trata apenas de adicionar velocidade ou automação, mas de reimaginar a própria natureza de como gerenciamos os gastos finais.

A integração acelerada ou de autoatendimento, os modos de mercado que capacitam as partes interessadas internas e o aproveitamento dos provedores de serviços gerenciados são apenas algumas das estratégias transformadoras disponíveis.

Quando aproveitadas de forma eficaz, essas soluções digitais podem agregar seus gastos finais e garantir que estejam nas mãos dos fornecedores mais competentes.

Gerenciar os gastos finais não é apenas uma tarefa operacional – é uma oportunidade. Uma oportunidade de gerar economia, aumentar a eficiência e remodelar fundamentalmente o cenário de compras da sua organização.

A viagem pode começar com passos modestos, mas com as estratégias e ferramentas certas, promete um futuro de crescimento financeiro sustentável e de eficiência operacional optimizada.

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Helene Laffitte

Hélène Laffitte é CEO da Consulting Quest, uma plataforma global de consultoria focada em performance. Com uma combinação de experiência em Procurement e Consultoria, Hélène é apaixonada por ajudar empresas a criar mais valor por meio de Consultoria. Para saber mais, visite o blog ou entre em contato diretamente com ela.

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