Votre guide ultime pour maîtriser les dépenses résiduelles dans le conseil

Le paysage financier d’une entreprise ressemble souvent à une vaste tapisserie, où les traits les plus larges captent l’attention immédiate, tandis que dépenses résiduelles en conseil– un segment de dépenses qui, bien qu’apparemment mineur, peut s’accumuler jusqu’à atteindre une part importante si rien n’est fait – passe souvent inaperçu.

C’est le cas des dépenses résiduelles, un segment de dépenses qui, bien qu’apparemment mineur, peut s’accumuler jusqu’à atteindre une part importante si rien n’est fait pour le contrôler.

Comme le dit le proverbe danois : « De nombreux petits ruisseaux font une grande rivière ». Cela est particulièrement évident dans le secteur du conseil, où un manque de contrôle des dépenses peut conduire à des opportunités manquées et à des inefficacités.

Cependant, à mesure que nous approfondissons l’ère numérique, nous disposons d’outils et de stratégies conçus pour mettre en lumière ces dépenses négligées. Les solutions numériques d'aujourd'hui identifient non seulement la queue, mais offrent également des informations exploitables pour exploiter son potentiel.

Dans cet article, nous vous présenterons quelques stratégies éprouvées pour gérer et optimiser efficacement les dépenses résiduelles en conseil, en garantissant que chaque détail, aussi petit soit-il, contribue à la situation financière plus large.

Les conséquences de la négligence des dépenses résiduelles dans le conseil

Alors que de nombreux domaines de dépenses des entreprises se démarquent, attirant l’attention de la direction, les dépenses résiduelles se cachent souvent en arrière-plan. C'est comme le doux bourdonnement d'un bureau animé : vous savez qu'il est là, mais il est facile de l'ignorer.

Et c’est précisément cet oubli qui peut avoir des répercussions importantes. Le conseil est un domaine qui amplifie particulièrement ces enjeux. Avec sa nature dynamique, ses portées de projet en évolution rapide et sa myriade de prestataires de services, la queue du conseil peut être à la fois insaisissable et substantielle.

Reconnaître et résoudre ce problème ne consiste pas seulement à resserrer les cordons de la bourse ; il s'agit d'exploiter le potentiel stratégique et d'éviter les pièges. Examinons les conséquences de laisser cette queue remuer le chien des affaires.

Poids caché des petites dépenses

Tout comme nous sous-estimons parfois les calories contenues dans les « petites » friandises auxquelles nous nous adonnons, les entreprises peuvent mal calculer le véritable poids des petites dépenses non gérées. Prenons, par exemple, le domaine souvent négligé des petits projets de conseil.

Bien qu’ils puissent sembler sans importance lorsqu’ils sont considérés isolément, leur poids cumulé peut être stupéfiant. En fait, une fois consolidés au niveau de l’entreprise, ces coûts réduits peuvent représenter la somme énorme de 251 TP4T des dépenses de conseil.

Et ne négligeons pas l’importance des dépenses en conseil. Selon la position de l'entreprise sur le spectre, ces dépenses peuvent représenter entre 0,5% et 3% du chiffre d'affaires total. Pour parler franchement : quelques centimes aujourd’hui pourraient signifier une diminution des résultats financiers demain.

Comment savoir que quelque chose ne va pas ?

Base de fournisseurs dispersée : il n'y a ni rime ni raison ; juste une vaste liste qui a une approche « plus on est de fous ». Plusieurs fournisseurs aux capacités qui se chevauchent, mais chacun gérant des projets minuscules.

Comportements d'achat décentralisés : c'est comme si chaque rayon avait sa propre liste de courses, mais personne ne se coordonne pour voir si nous nous dirigeons tous vers le même magasin pour le même article.

Qualification minimale des fournisseurs : nous misons parfois plus sur un sourire amical ou un passe-temps commun que sur une expertise éprouvée. Des contrôles critiques ? Parfois, ils sont plus une réflexion secondaire qu’une priorité.

Gestion des catégories limitée ou inexistante : c'est l'équivalent en entreprise d'un haussement d'épaules lorsqu'on l'interroge sur vos fournisseurs. Aucune relation établie, aucune liste de fournisseurs, un manque de contrats-cadres de service et une absence notable d'approvisionnement stratégique.

Évaluation clairsemée des performances : nous sommes devenus des collectionneurs de projets sans nous arrêter à en évaluer la qualité. Il s'agit d'un cycle de rinçage et de répétition sans apprendre des lavages passés.

Stratégies pour optimiser les dépenses finales en conseil

Tout comme nous reconnaissons l’impact de nos investissements les plus importants, nous devons également être conscients des dépenses plus modestes, souvent négligées, qui s’accumulent au fil du temps.

Les dépenses résiduelles, avec leurs subtilités nuancées, nécessitent un ensemble différent de stratégies, spécialement conçues pour être gérées et optimisées.

Le conseil, domaine dans lequel les dépenses peuvent rapidement exploser si rien n’est maîtrisé, illustre parfaitement la nécessité de gérer stratégiquement les dépenses résiduelles.

Pour aborder ce segment souvent insaisissable, nous présentons un ensemble de stratégies qui visent non seulement le confinement, mais aussi l’optimisation.

En tirant parti de ces éléments, les entreprises peuvent garantir que même leurs plus petites dépenses sont alignées sur leurs objectifs financiers plus larges, améliorant ainsi l'efficacité et libérant de la valeur cachée.

#1. Consolidez votre base de fournisseurs avec prudence

L'un des leviers utilisés pour gérer les dépenses est de consolider le nombre de fournisseurs. Certaines entreprises ont appliqué cette méthodologie au niveau de la catégorie. Les fournisseurs doivent être qualifiés pour une catégorie donnée et le nombre de fournisseurs par catégorie est limité.

Ce qui commence bien peut se terminer par un échec retentissant si l'on ne considère pas la spécificité de la catégorie Conseil, y compris les dépenses résiduelles en conseil. Si vos sous-catégories ne sont pas suffisamment précises, vous risquez de vous retrouver avec une poignée de grands guichets uniques.

Les prix augmentent mécaniquement, effaçant les économies réalisées grâce au nettoyage des Tail Spend. De plus, dans la quête de la simplification, il est possible de négliger les petits fournisseurs spécialisés qui offrent une valeur unique – il pourrait bien y avoir un joyau caché dans votre queue qui attend de briller.

#2. Gérer efficacement la variété des projets

Les projets peuvent varier énormément en termes de portée, de durée et d’objectif. En tant que tel, une méthode stratégique pour gérer ces initiatives consiste à les segmenter en catégories distinctes.

Cette approche apporte non seulement de la clarté, mais garantit également que chaque projet est géré efficacement en fonction de sa nature.

Ici, nous délimitons cinq catégories principales pour vous aider à rationaliser votre processus de gestion de projet :

Projets ponctuels : Les projets ponctuels sont au cœur de vos dépenses résiduelles. Il s’agit généralement de petits projets avec une portée claire et peu de chances d’aboutir. (Pensez diagnostic ou animation d’atelier)

Projets récurrents : Les projets récurrents sont, la plupart du temps, des projets de taille moyenne conçus avec un modèle de répétition. (Enquête Think Pulse, voix du client, benchmarking, coaching)

Des suites sans fin : Vous avez certainement déjà vu un de ces grands projets conçus en petits morceaux pour passer inaperçus. (Pensez à un diagnostic par usine, tout projet atteignant la phase 4 et plus)

Projets en double : Plusieurs unités commerciales ou départements peuvent contracter des projets de petite ou moyenne taille avec des portées et des méthodologies similaires. Ils peuvent être réalisés par le même cabinet ou par des cabinets différents.

Effectif externalisé : Les consultants peuvent également être engagés pour contourner des règles RH trop strictes ou compenser ponctuellement un manque d’expertise interne.

#3. Utilisez les bons leviers pour lutter contre les dépenses résiduelles

Pour nettoyer efficacement vos dépenses résiduelles, vous pouvez utiliser de nombreux leviers, mais la sélection ci-dessous devrait probablement vous donner un bon 80/20.

Recueillir des données sur les projets précédents

Le principal défi pour la plupart des entreprises confrontées aux dépenses extrêmes est d'identifier clairement les projets dans les dépenses extrêmes et de les regrouper en sous-catégories gérables.

Si votre organisation est décentralisée, vous devrez obtenir le soutien des différentes parties de l’organisation pour vous assurer que vous disposez de « données propres ».

Si vous n'avez pas effectué de analyse des dépenses, c'est peut-être le moment idéal pour le lancer. Interviewez les sponsors et les dirigeants du projet pour identifier les plus performants et les moins performants.

Regroupez ce que vous pouvez

Les projets récurrents et en double sont de bons candidats pour la gestion stratégique et ne doivent pas être traités comme la queue.

Que diriez-vous d'un contrat-cadre de coaching ou d'un appel d'offres transversal pour des programmes d'excellence ou transformation numérique?

Développez vos connaissances du marché local du conseil

Un excellent moyen de garder le contrôle de Tail sans consacrer trop de temps à la gestion est d'avoir à portée de main une liste de fournisseurs supplémentaires.

En explorant le marché local du conseil, vous serez en mesure d'identifier des fournisseurs potentiels et de développer des relations.

Cela vous permettra d'être réactif lorsqu'un de vos métiers souhaite lancer un projet ponctuel sur une sous-catégorie donnée.

Affiner les règles des projets de queue

Pour maintenir vos dépenses de queue raisonnables et vous assurer de ne pas créer une autre fausse queue, vous devez mettre en place des flux de travail avec le bon contrôle et contrepoids agile et chasser la fausse queue.

#4. Lancez votre projet de dépenses résiduelles correctement

Poser les bases d'un projet Tail Spend, c'est un peu comme préparer une expédition importante : il faut évaluer les récompenses potentielles, rallier l'équipe et élaborer un plan d'action minutieux.

Les étapes décrites ci-dessous offrent une feuille de route éprouvée pour garantir que votre initiative Tail Spend non seulement décolle, mais apporte également une valeur tangible à votre organisation.

Évaluer la taille du prix

Première étape obligatoire de votre voyage : évaluez les économies potentielles et les améliorations à attendre. Nous avons souligné à plusieurs reprises l’importance de la création de valeur. Vous devez vous assurer qu’il y a plus à gagner avec le projet que ce que vous dépensez.

C'est le bon moment pour commencer à collecter des données sur les différents projets afin d'établir un aperçu solide de vos dépenses en conseil.

En fonction de la maturité de vos pratiques d'approvisionnement, vous pouvez vous attendre à des économies comprises entre 5% et 40% sur vos dépenses finales.

Obtenez l’adhésion des gestionnaires clés

Une chose est sûre : si vos managers ne croient pas en votre projet, celui-ci n'arrivera jamais. Vous devez développer un sentiment d’urgence, ou en d’autres termes, démontrer pourquoi il est essentiel de lancer et de mettre en œuvre le projet maintenant.

Développez une histoire convaincante à raconter à vos principaux responsables et convainquez-les : profitez des réunions rassemblant vos principaux dirigeants pour leur expliquer que les petits ruisseaux font les grands fleuves.

Les efforts déployés par chacun d’entre eux peuvent sembler insignifiants pris séparément, mais dans l’ensemble, ils en valent la peine.

Concevoir le plan de bataille et confirmer les enjeux

Comme tout grand projet, vous devrez définir la manière dont vous allez procéder. Cela signifie avoir une équipe de projet, une gouvernance et un plan de travail clair.

Commencez ensuite à analyser en détail les dépenses de conseil et les performances passées de vos prestataires. Vous pouvez désormais affiner les enjeux levier par levier.

Certains des projets que vous avez menés les années précédentes n’étaient ni stratégiques ni redondants. Vous pouvez probablement retirer la majeure partie de cette partie des dépenses de l’équation.

Regrouper des projets et négocier sur des volumes plus importants peut vous permettre de sécuriser 10 à 30% des coûts.

Identifier et impliquer les dirigeants les plus impactés

Certains de vos Dirigeants seront directement impactés par le projet, notamment ceux qui font régulièrement appel au Consulting.

Grâce à votre analyse des dépenses résiduelles, vous identifierez les individus ou les départements qui dépensent beaucoup sur de petits projets.

Lorsque vous avez identifié les Dirigeants les plus impactés, prenez le temps de les écouter pour comprendre pourquoi ils achètent des Services de Conseil en petites quantités.

Il pourrait y avoir de nombreuses bonnes raisons pour lesquelles ils fonctionneraient de cette façon. Pensez plus loin que l’approvisionnement lui-même. Les racines peuvent provenir de politiques RH strictes, de décisions de gestion locale, de culture régionale, etc.

Formaliser les arguments en faveur du changement et le plan de communication

Prendre du recul. Vous avez créé un sentiment d'urgence au sein de votre équipe de direction, défini votre plan de mise en œuvre et travaillé avec les dirigeants les plus concernés pour concevoir les bonnes solutions.

Vous devez maintenant organiser vos résultats dans un argumentaire de changement bien construit afin de minimiser la résistance au changement et vous assurer de tirer le meilleur parti de vos projets de dépenses résiduelles.

Exploiter le potentiel des dépenses résiduelles : le chemin à parcourir

Toute entreprise colossale a des débuts modestes. Il est essentiel de se rappeler que la durabilité et la croissance à long terme découlent d’une série d’efforts modestes et cohérents. Dans le domaine des dépenses résiduelles en conseil, cette philosophie est vraie.

Commencer par ces gains rapides apparemment discrets ou par les « fruits à portée de main » peut ouvrir la voie à un changement plus vaste et plus systémique.

Ces succès mineurs peuvent également servir d’outils puissants pour influencer les sceptiques et renforcer davantage les arguments en faveur d’une approche plus stratégique de la gestion des dépenses extrêmes.

À l’ère numérique d’aujourd’hui, nous disposons désormais de nombreux outils avancés. Il ne s’agit pas seulement d’ajouter de la vitesse ou de l’automatisation, mais de réinventer la nature même de la façon dont nous gérons les dépenses résiduelles.

L'intégration accélérée ou en libre-service, les modes de marché qui responsabilisent les parties prenantes internes et l'exploitation des fournisseurs de services gérés ne sont que quelques-unes des stratégies de transformation disponibles.

Lorsqu'elles sont efficacement exploitées, ces solutions numériques peuvent regrouper vos dépenses finales et garantir qu'elles sont entre les mains des fournisseurs les plus compétents.

La gestion des dépenses résiduelles n'est pas seulement une tâche opérationnelle : c'est une opportunité. Une opportunité de générer des économies, de gagner en efficacité et de remodeler fondamentalement le paysage des achats de votre organisation.

Le voyage peut commencer par des étapes modestes, mais avec les stratégies et les outils appropriés, il promet un avenir de croissance financière durable et d’efficacité opérationnelle optimisée.