Iniciando sua jornada de aquisição de consultoria: o primeiro passo

Se você está lendo isso, é provável que esteja considerando a perspectiva de aprimorar seu processo de aquisição de consultoria.

Para embarcar nesta jornada de melhoria de aquisição de consultoria, independentemente da medida em que você pretende expandir sua capacidade de aquisição de consultoria, é imperativo iniciar um consultoria análise de gastos e estabeleça seu benchmark inicial.

Inicie sua jornada de aquisição de consultoria

Nas seções a seguir, descreveremos o processo de criação e implementação de uma estrutura eficaz conhecida como “The Consulting Performance Scanner”. Essa ferramenta avalia seus gastos com consultoria por meio de três dimensões principais:

• Quanto você está gastando, quem está gastando e em quê?
• Como as decisões sobre consultoria são feitas desde o início até a seleção?
• Que benefícios você está obtendo de seus projetos e fornecedores?

“O objetivo é transformar dados em informações e informações em insights.” –Carly Fiorina

O objetivo principal deste scanner é fornecer dados organizados, permitindo que você compreenda a trajetória e as tendências de seus gastos com consultoria.

Sua utilidade reside na obtenção de ganhos rápidos, angariando apoio de sua força de trabalho e embarcando em uma jornada de crescimento autossustentável.

Quanto você está gastando, quem está gastando e com o que

Você precisará de dados normalizados de suas diferentes unidades de negócios para ter uma análise relevante. Além disso, a menos que você já tenha um ERP que coleta informações na granularidade certa, você pode querer definir algumas dimensões.

Recomendamos aproveitar a estrutura da organização para entender quem está gastando, identificar comportamentos, estabelecer uma lista de capacidades relevantes para o seu negócio e definir um limite para que as consultorias façam parte da análise.

Como a primeira varredura de suas despesas, o período de observação mais simples geralmente é o ano fiscal anterior. Isso lhe dará uma boa base para fatiar e dividir as informações.

 Dados que você precisa coletar

• Quanto gastamos em consultoria?
• Quem comprou consultoria?
• Que tipo de consultoria eles compraram?
• Quanto tempo duraram os projetos?
• De quem eles compraram?

Fontes para seus dados

• Faturas, ordens de compra
• RFPs
• Informações do fornecedor, RFI
• Entrevistas

 Como organizar seus dados

Depois de coletar os dados, você pode preparar uma visão geral de seus gastos.

• Finanças

Quanto você gastou? Quantos projetos você fez? Qual é a proporção das receitas? Quanto cada unidade / divisão de negócios gastou? Qual é o tamanho do prêmio se você economizar 30%?

• Comercial

Quais são as funções / unidades de negócios que adquirem serviços de consultoria? Quem são os patrocinadores do projeto? Quantas vezes por ano? Quanto eles gastaram? Que tipo de consultoria eles compraram?

• Projetos

Quais foram as capacidades de seus projetos? Qual foi o objetivo principal? Quanto você gastou em diferentes projetos? Quantos projetos eram sequências? Existem tópicos em que você parece gastar demais? Existem tópicos em que você não gasta nada?

• Fornecedores

Quem são seus fornecedores? Qual é o perfil deles? (tamanho, nível de especialização, etc.) Quem são os principais fornecedores? Com quem eles estão trabalhando? No que eles estão trabalhando? Quanto você gastou com cada fornecedor? Quantos projetos eles tinham?

 Como as decisões sobre consultoria são tomadas desde o início até a seleção?

O principal objetivo dos dados é permitir que você entenda o problema e fornecer uma imagem mais clara e baseada em evidências.

“Você pode ter dados sem informações, mas não pode ter informações sem dados.” - Daniel Keys Moran.

Outro ângulo para o scanner é entender como as decisões são tomadas e, em particular, quem toma as decisões e que critérios utilizam.

Esses dados só podem ser coletados passando por todos os projetos em detalhes. Assim como na análise de gastos, organize seus dados de acordo com a estrutura e os recursos do projeto de sua organização.

Sugerimos usar o mesmo limite para excluir projetos muito pequenos e basear suas observações no mesmo período de tempo.

 Dados que você precisa coletar

• Por que eles compraram consultoria?
• Como eles tomaram a decisão?
• Quais validações foram necessárias?
• Quem está pagando? É a mesma pessoa?
• Foi organizada uma competição?
• A aquisição estava envolvida?

Fontes para seus dados

• Fluxo de trabalho de decisão
• Entrevistas

Como organizar seus dados

Com as informações coletadas, você deve ser capaz de entender como os projetos de consultoria são iniciados e lançados.

• Começo

Quem está comprando os projetos? Por que eles compraram? Por que eles trabalham com consultores?

• Colaboração

A aquisição estava envolvida? Se sim, quem foi o ponto de contato? Em que ponto do processo eles estiveram envolvidos? Houve outras partes interessadas envolvidas?

• Tomando uma decisão

Quem está decidindo? Quem está pagando? É a mesma pessoa? Quais foram as validações necessárias? Existe um processo de tomada de decisão diferente com base no tipo de projeto? O tamanho? O patrocinador do projeto?

• Sourcing

Você organizou uma competição? A competição foi relevante? Existe um limite abaixo do qual não há competição? Ou uma unidade que nunca organiza competição?

 Quais benefícios você está obtendo de seus projetos e provedores?

Então agora você sabe quem gasta dinheiro e como eles decidem gastar com uma determinada empresa de consultoria. Porém, você ainda não sabe se esse foi um bom investimento. Geralmente, há algumas dimensões que você deseja avaliar.

A empresa estava qualificada para fazer o trabalho? Eles entenderam o problema que você estava tentando resolver? Eles trabalharam bem com suas equipes? Qual foi o impacto e o retorno do investimento?

Continue a usar as dimensões definidas para a análise de gastos e adicione algumas informações sobre a estrutura da consultoria, principalmente o sócio e / ou o gerente de projeto responsável.

Dados que você precisa coletar

• Quais são as características dos projetos (objetivo, duração, preço)?
• Quem foram os sócios responsáveis pelo projeto?
• A equipe de consultoria entendeu o negócio?
• A equipe de consultoria entregou no prazo, qualidade e custo?
• O talento e a experiência estavam no nível esperado?
• A postura da equipe de consultoria foi adequada?
• O impacto estava no nível esperado?
• Você recomendaria esta empresa de consultoria para outro projeto?

Fontes para seus dados

• Inquéritos internos
• Entrevistas internas
• Propostas
• Documentos e entregas do projeto

Como organizar seus dados

Agora você deve ter em mãos os dados para mergulhar nas finanças e no impacto de seus projetos de consultoria.

• Segmentação e preços

Quais foram os projetos? Qual foi o preço médio? Comprimento? Existem diferenças significativas por capacidade? Por região? Por unidade? Por fornecedor? Quanto você pagou por cada projeto por semana? De onde vem a variabilidade?

• Desempenho do fornecedor

O desempenho geral estava no nível esperado? Qual é a variabilidade do desempenho? Quem são os de alto e baixo desempenho? Por capacidade? Qual é o desempenho geral e NPS de cada fornecedor?

• Retorno do Investimento

O ROI geral foi satisfatório? Quais são as áreas (capacidade, função, propósito, etc.) onde o ROI foi maior? Diminuir? O que deu errado nos projetos com a menor satisfação?

Colha os ganhos rápidos de sua análise de gastos com consultoria

Você não precisa lançar uma transformação em toda a empresa para começar. Depois de compreender seus gastos com consultoria e avaliar o desempenho de seus fornecedores de consultoria, você pode começar a obter ganhos rápidos.

#1. Aproveite seus dados

Com o diagnóstico, você agora está preparado para definir várias ações corretivas para obter resultados e economias imediatos.

Fatie, pique, encontre padrões e identifique valores discrepantes. Existe uma função ou unidade de negócios gastando muito mais dinheiro em consultoria?

Você também pode descobrir que alguns provedores de consultoria são duas vezes mais caros do que outros em projetos semelhantes ou que as mesmas empresas de consultoria estão cobrando mais na Europa do que na América do Norte.

Compreender o seu portfólio de projetos lhe dá as cartas para definir a base para melhorar o seu sourcing. Você pode identificar segmentos e limites.

Se você tem um grupo de consultoria interna, você pode explorar como suas equipes trabalham com esse grupo. Por que suas equipes trabalham com eles (ou não)? Como é o preço deles em comparação com fornecedores externos? Eles colaboram adequadamente?

Você conhece os componentes demográficos e de desempenho de seu painel de empresas de consultoria de ponta a ponta.

Você pode melhorar esse painel eliminando os de baixo desempenho, trazendo sangue novo, aproveitando a diversidade de fornecedores e identificando sinergias potenciais entre grupos e unidades de negócios.

Por último, você pode refinar a análise de seus gastos com consultoria e focar nos elementos que são cruciais para sua empresa. Essa análise regular pode se tornar um monitoramento de longo prazo de suas despesas de consultoria.

#2. Melhore seu processo de fornecimento

Entre os principais fatores de sucesso de um projeto, terceirizado ou não, você encontra, no topo, a clareza do escopo e dos objetivos do projeto e o talento da equipe. Não é diferente para um projeto de consultoria.

Para maximizar as chances de sucesso do seu projeto, você precisa ter certeza de ter um ótimo RFP que indique claramente o contexto do projeto e as metas e entregas do projeto.

Tenha o cuidado de descrever os resultados que espera e não necessariamente os meios para obtê-los. Outro aspecto importante é colocar seus consultores em competição quando for relevante (dica: na maioria das vezes).

Uma empresa de consultoria pode ser ótima em um projeto, mas não ser a melhor escolha para o próximo projeto. Além disso, você pode querer olhar para novas ideias ou comparar outras abordagens.

#3. Implementar Gerenciamento de Demanda

Por fim, você precisa assumir o controle de suas despesas, principalmente quando possui um processo de aquisição de consultoria descentralizado.

Declarações de intenção em voz alta raramente são eficientes. Você precisa ter um processo de tomada de decisão objetivo e claramente definido para garantir que o orçamento para consultoria seja gasto em suas prioridades.

Gestão da demanda irá ajudá-lo a equilibrar e alinhar estrategicamente a demanda com seu orçamento de consultoria. Uma simples varredura de suas despesas de consultoria pode abrir a porta para ganhos rápidos significativos e criação de valor.

Até agora, você aprendeu como planejar e se preparar para lançar seu novo projeto de consultoria. Para entender como sua organização obtém e gerencia consultoria, você pode usar o “The Consulting Performance Scanner”.

Para completar o quadro e atualize suas compras de consultoria, agora você precisa observar a maturidade de sua capacidade de fornecimento de consultoria.

5 dicas para executivos ocupados

• A maioria das empresas não tem uma visão clara de como está gastando seu orçamento de consultoria.
• A análise de seus gastos com consultoria fornecerá insights sobre quem compra consultoria, de quem e por quê.
• Além dos gastos, olhe também para o processo de tomada de decisão.
• A análise deve ajudar a identificar os de baixo e alto desempenho.
• Ganhos rápidos podem ser alcançados eliminando projetos não estratégicos e concentrando-se no melhor ROI.