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L’IA générative dans les achats est en train de changer rapidement la donne dans la façon dont nous abordons les processus métier. Alors que notre monde est en effervescence avec des changements passionnants dans ce domaine, le domaine des achats prend également feu.
Je me suis plongé dans une recherche révélatrice – le rapport RadarView 2023 d'Avasant Procurement Business Process Transformation – et il a révélé comment l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) sont en train de devenir les nouvelles stars du salon des achats en matière d'approvisionnement, de gestion et de maintien. entreprises.
Selon ce rapport, plus de 551 TP4T des missions de transformation des processus d'approvisionnement impliquent désormais l'adoption d'outils et de plateformes d'approvisionnement numériques, et plus de 401 TP4T des missions d'approvisionnement impliquent l'adoption de capacités d'IA et de ML.
Les outils d’IA générative tels que ChatGPT et Bard sont tous prêts à accélérer cet élan à pas de géant. Dans cet article, j'ai l'intention d'aborder à cœur ouvert les capacités de transformation de l'IA générative dans les achats, en particulier indirects, en explorant ses applications, ses avantages et l'impératif critique de protéger la confidentialité des données à une époque où la connaissance et la confiance sont valorisées. en or.
Comment les achats deviennent-ils plus intelligents avec GAI ?
Essentiellement, GAI injecte l'automatisation et l'intelligence dans les méthodes d'approvisionnement conventionnelles, ce qui se traduit par des processus rationalisés et une prise de décision améliorée.
Face aux perturbations croissantes de la chaîne d'approvisionnement, les directeurs des achats (CPO) de CPS sont confrontés à une mission cruciale : améliorer le contrôle, accroître la visibilité, faire respecter les politiques et minimiser les erreurs de processus.
Parallèlement, en matière de gestion des talents, il existe un besoin urgent de programmes de développement des compétences personnalisés, adaptés à chaque employé, afin de remédier efficacement aux déficits de compétences. L’IA générative apparaît comme un outil stratégique pour relever ces défis de front, offrant des solutions dans plusieurs domaines clés :
Examinons maintenant les applications précises du GAI dans les achats et les avantages qui en résultent :
Automatisation des processus
Imaginez avoir un assistant efficace pour gérer les tâches ennuyeuses, comme la création de bons de commande, le traitement des factures et la gestion des contrats. Vous pouvez exploiter l’IA générative exactement de la même manière pour vous occuper de vos tâches répétitives. Cela vous libérera du temps pour les tâches importantes et stratégiques.
Informations et aide à la décision
L'IA générative peut extraire des informations précieuses des sources de données internes et externes en un tournemain. En tant que professionnels de l'approvisionnement qui vous fourniront des informations faciles à digérer pour soutenir vos processus décisionnels
Analyse des données textuelles
Les achats directs et indirects impliquent la gestion de grandes quantités de données provenant de diverses sources. Le tri manuel de ces données peut s’avérer fastidieux, entraînant des retards et des erreurs de prise de décision.
Les solutions basées sur GAI peuvent non seulement analyser et catégoriser rapidement des ensembles de données massifs, mais peuvent également extraire simultanément des informations et des tendances pertinentes. Tous ces éléments s'avèrent particulièrement utiles pour des tâches telles que l'évaluation des fournisseurs, le contrôle de la conformité et l'analyse des contrats.
Relations avec les fournisseurs
La gestion des relations avec les fournisseurs implique de respecter des termes, conditions et mesures de performance uniques pour chacun. Garder manuellement la trace de ces détails prend du temps et est sujet à la surveillance.
La solution IA, lorsqu'elle est appliquée aux achats, peut rationaliser la gestion des relations avec les fournisseurs en évaluant les risques des fournisseurs, en repérant les perturbations potentielles et en proposant des plans d'urgence, etc. Ainsi, GAI peut aider les entreprises à minimiser les vulnérabilités tout en renforçant la résilience de la chaîne d’approvisionnement.
Par exemple, la solution Generative AI, lorsqu'elle est appliquée à l'approvisionnement en services de conseil, peut organiser et analyser des données complexes spécifiques aux missions de conseil, aidant ainsi les clients à identifier les modèles et les domaines à améliorer. Cela permet aux clients de négocier de meilleures conditions dans les contrats de conseil et de garantir leur conformité.
Rationalisation de la gestion des documents
La rédaction et le traitement des documents d'approvisionnement, tels que les contrats, les demandes de propositions (RFP) et les bons de commande, nécessitent un investissement de temps important et une attention méticuleuse.
Entrez dans les outils d'IA générative (GAI), conçus pour automatiser la création de documents d'approvisionnement, garantissant une précision et une cohérence irréprochables. Comment? Ces outils gèrent des tâches de routine, comme la rédaction d'appels d'offres ou de contrats, permettant ainsi aux professionnels de se concentrer sur les aspects plus stratégiques du processus d'approvisionnement.
Par exemple, notre ressourcer La solution intègre un assistant RFP alimenté par l'IA, spécialement conçu pour simplifier la création de documents RFI ou RFP. Définissez clairement vos priorités stratégiques et les résultats attendus, en décrivant vos aspirations et vos domaines d'investissement. Notre assistant d'appel d'offres alimenté par l'IA traduit de manière transparente votre vision en appel d'offres, facilitant ainsi l'identification des consultants les plus appropriés pour votre projet.
Gestion des dépenses
Comprendre et gérer les dépenses indirectes dans diverses catégories peut s'avérer difficile. Les professionnels des achats ont souvent du mal à obtenir une visibilité complète sur les modèles de dépenses et à identifier les domaines d'optimisation des coûts.
L'analyse de l'IA peut fournir des informations en temps réel sur les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs et les opportunités potentielles de réduction des coûts. Toutes ces informations permettent aux professionnels de prendre des décisions fondées sur les données, d'optimiser les coûts et d'améliorer l'efficacité globale des achats indirects.
Nous ne pouvons nous empêcher de mentionner une fois de plus Consource, en l'utilisant comme exemple de la façon dont l'IA peut rendre la vie des responsables des achats consultants un peu plus facile. Cette solution d'approvisionnement numérique basée sur l'IA vous permet d'adopter une approche axée sur le retour sur investissement pour définir vos priorités stratégiques et le cycle budgétaire de conseil attendu. Segmentez et affinez vos allocations budgétaires, maximisez votre retour sur investissement et alignez vos dépenses sur vos priorités stratégiques.
Ici, je recommande une ressource précieuse de notre bibliothèque Insight pour améliorer votre compréhension de ce sujet. Lisez ici.
Gestion de la conformité et gouvernance organisationnelle
Dans l’environnement commercial actuel, caractérisé par une évolution rapide des réglementations et des exigences croissantes en matière de transparence et de conduite éthique, le rôle de la gestion de la conformité dans les achats n’a jamais été aussi critique.
Les organisations sont confrontées au double défi : garantir le respect des normes juridiques et maintenir l’efficacité opérationnelle. C’est là que l’IA générative devient non seulement un atout technologique mais une nécessité stratégique.
Jetons un coup d'œil au large éventail d'avantages que l'IA générative peut offrir en matière de gouvernance organisationnelle :
Amélioration du respect des politiques et des mesures correctives : En analysant minutieusement les documents de politique et les rapports de conformité, Generative AI aide à identifier les manquements et à faire respecter les normes établies. Cela garantit que les processus organisationnels s’alignent de manière cohérente avec les politiques établies.
Promouvoir des pratiques éthiques et durables : Le rôle de Generative AI va au-delà de la conformité et vise à favoriser des pratiques éthiques en matière d'approvisionnement. En promouvant la transparence et la responsabilité, il contribue à bâtir une culture d’intégrité, de plus en plus importante pour les parties prenantes comme pour les consommateurs.
Bâtir la confiance et garantir la responsabilité : À l’ère de l’information, les parties prenantes, des clients aux investisseurs, sont plus conscientes des pratiques organisationnelles. L'IA générative aide à maintenir des pratiques conformes aux normes juridiques et éthiques, renforçant ainsi la confiance des parties prenantes et soutenant un approvisionnement responsable.
| Pour obtenir des informations supplémentaires sur ce sujet, nous vous recommandons de consulter l'un de nos précédents podcasts Procurement Game Changer, L'IA générative dans les achats, où nous explorons plusieurs aspects des implications et des applications de l'IA générative dans les achats en général. |
Comprendre les contraintes de l'IA générative : implications pour les achats
Il ne fait aucun doute que l’IA générative est extrêmement prometteuse de changements révolutionnaires dans le domaine des achats.
Cependant, les capacités mêmes qui font de l’IA générative un potentiel révolutionnaire introduisent également des problèmes d’éthique et de confidentialité, notamment en ce qui concerne la vie privée et la confidentialité. Ces défis proviennent des limites inhérentes à la technologie.
Avant d’examiner ces questions de confidentialité, examinons rapidement ses limites.
- Les prouesses de l’IA générative dépendent de la qualité et de la diversité de ses données d’entraînement. Des données de formation inadéquates ou médiocres peuvent conduire à des résultats inexacts ou limités, compromettant ainsi l'essence même du potentiel de la technologie.
- Les capacités impressionnantes de l’IA générative ont un coût : une puissance de calcul importante. Cette dépendance rend la technologie à la fois coûteuse et chronophage, ce qui pose des défis aux organisations qui cherchent à l'adopter à grande échelle.
- Même si l’attrait de l’IA générative réside dans sa capacité à générer des résultats contextuellement pertinents, ses résultats peuvent être incohérents et inexacts. Cette incohérence remet en question la fiabilité et la prévisibilité qui sont cruciales dans le paysage complexe des achats.
- L’utilisation d’outils d’IA générative soulève une multitude de considérations éthiques, à savoir la violation du droit d’auteur et la divulgation par inadvertance d’informations sensibles. Cela soulève souvent des questions d’intégrité organisationnelle et de statut juridique.
- Les outils d’IA générative, malgré toute leur sophistication, ne sont pas sans limites. Ils opèrent dans un périmètre défini, et le risque de confabulation – produisant des résultats inattendus ou indésirables – ajoute une couche supplémentaire de complexité à leur déploiement. Comprendre et atténuer ce risque devient primordial pour les organisations qui cherchent à tirer parti de l’IA générative dans les achats.
Explorer les risques liés à la vie privée : l'IA générative dans les achats
L'une des principales préoccupations en matière de confidentialité découle de la génération involontaire de contenu susceptible de porter atteinte aux informations personnelles des individus. Les modèles d'IA générative apprennent à partir des données de formation, souvent provenant de plusieurs canaux sans consentement explicite, ce qui les rend vulnérables aux risques de confidentialité et aux failles de sécurité potentielles.
Or, dans le domaine du conseil, où la confidentialité est notre deuxième prénom, cela présente un risque important. Nous ne parlons pas seulement de partage accidentel d’informations ; nous parlons de dommages potentiels aux relations avec les clients, à la réputation et à la confiance sacrée que nous avons bâtie.
Pour les outils d'IA générative comme ChatGPT, des préoccupations surviennent concernant l'inclusion des données utilisateur dans l'ensemble de formation. La collecte d'invites utilisateur et d'autres données soulève des signaux d'alarme, exigeant une attention particulière lorsque l'on travaille avec des informations privées, sensibles ou identifiables dans les processus d'approvisionnement.
Le partage des informations utilisées pour former les outils d'IA dépend des politiques organisationnelles, des réglementations en matière de confidentialité des données et de la nature des données de formation. Même si certaines organisations peuvent divulguer leur utilisation de données publiques, la nature exclusive de l'ensemble de données et des méthodes de formation souligne la nécessité d'être prudent.
Ce manque de transparence augmente le risque que les messages contenant des informations sensibles dans les appels d'offres soient utilisés et diffusés par inadvertance, ce qui est particulièrement préoccupant dans le secteur des services de conseil où la confidentialité est primordiale.
Par conséquent, l’intersection de l’IA générative et des achats, en particulier dans des domaines sensibles comme les services de conseil, exige une approche réfléchie pour atténuer les problèmes de confidentialité. Il est impératif de trouver un équilibre entre l’exploitation des capacités de l’IA générative et la protection des informations sensibles pour garantir une utilisation éthique, légale et responsable dans le paysage en constante évolution des pratiques d’approvisionnement.
Se lancer dans une transformation axée sur l’A – Facteurs à prendre en compte
Choisir les bonnes solutions d'IA
Dans le monde encombré des technologies de l’IA, faire le bon choix est primordial. Il ne s’agit pas seulement de choisir n’importe quel outil d’IA ; il s'agit de trouver celui qui correspond à vos défis commerciaux spécifiques et qui s'aligne parfaitement avec vos objectifs organisationnels.
Cet alignement stratégique est crucial. Cela garantit que la prise de décision est rationalisée et efficace, en évitant les pièges liés à l'ajout de systèmes complexes qui ne répondent pas vraiment à vos besoins uniques.
Définir le rôle des achats à l'ère de l'IA
Il est essentiel de déterminer le rôle futur des achats dans votre organisation. S’agira-t-il d’une « machine efficace » principalement axée sur l’optimisation de l’efficacité des processus, où la technologie joue un rôle de premier plan ?
Ou bien, évoluera-t-il vers un « générateur de valeur », conduisant de nouveaux objectifs et assumant des rôles dans la gestion des relations, l’innovation, la durabilité et l’amélioration de l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement ? Cette décision façonnera l’orientation de l’intégration de l’IA dans les fonctions d’achat.
Transformer et perfectionner votre main-d'œuvre
À mesure que les directeurs des achats (CPO) s’adaptent à ce changement, ils doivent également transformer leurs équipes. Cette transformation ne consiste pas seulement à utiliser de nouvelles technologies ; il s'agit de responsabiliser les gens. Cela implique une combinaison de recyclage du personnel existant et d'apport de nouveaux talents compétents dans des domaines tels que le déploiement de modèles de langage à grande échelle, l'ingénierie rapide et la science des données. L’objectif est de combiner les compétences traditionnelles en matière d’approvisionnement avec de nouvelles capacités basées sur l’IA.
Améliorer la gestion des relations
À l’ère de l’IA, les achats ne doivent pas perdre de vue l’élément humain, notamment dans la gestion des relations. Cela implique de renforcer les collaborations internes avec diverses unités commerciales, en garantissant que les stratégies d'approvisionnement sont alignées sur les objectifs commerciaux globaux.
En externe, cela signifie approfondir l’engagement avec les principaux fournisseurs. En tirant parti de l’IA, les achats peuvent découvrir de nouvelles opportunités de collaboration et de création de valeur, tant au sein qu’à l’extérieur de l’organisation.
Mettre en œuvre de manière holistique et gérer le changement
Enfin, l’intégration de l’IA dans les achats est plus qu’une simple mise à niveau technologique ; c'est une transformation holistique. Cela signifie réfléchir à la manière dont l’organisation doit s’adapter, gérer soigneusement le processus de changement et développer les capacités nécessaires.
Étant donné qu’un nombre important de dirigeants ne se sentent pas préparés à de telles transformations, notamment pour combler les déficits de compétences, il est essentiel de donner la priorité à la formation de la main-d’œuvre et d’aligner les incitations sur les nouveaux objectifs. Cette approche globale garantit que l’intégration de l’IA délivre tout son potentiel, transformant les achats en une fonction plus efficace, innovante et axée sur la valeur.
Conclusion : Avance rapide vers l’avenir des achats avec GAI
À mesure que GenAI devient vraiment efficace dans la gestion des tâches habituelles, nous aurons besoin de moins de ressources pratiques pour les achats réguliers, ce qui bouleversera notre façon de faire les choses. Vous savez, des catégories comme la gestion de projet, le sourcing et toutes les négociations ? Ils vont faire peau neuve, et même les activités de support telles que l'analyse des dépenses et la gestion des contrats feront peau neuve.
Désormais, si nous nous lançons à deux pieds dans ce monde GenAI, les directeurs des achats peuvent devenir des magiciens de l'efficacité, obtenant des résultats de premier ordre avec beaucoup moins de ressources, entre 50 et 751 TP4T de moins.
Mais voici le problème : alors que nous entrons dans ce domaine alimenté par l’IA, nous avons une grande responsabilité entre nos mains : assurer la sécurité et le confort de nos données. Les normes de confidentialité et le respect des règles ne sont pas négociables. C'est ce qui nous guide dans le choix des bonnes solutions GenAI.
Et voici la question à un million de dollars : le fait de se rapprocher de l'IA peut-il aider les achats à devenir un moteur stratégique, un véritable générateur de valeur ? Eh bien, c’est le voyage que nous entreprenons, et il est passionnant de voir où l’adoption de l’IA nous mènera pour diriger le navire vers le succès stratégique.
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