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A IA generativa em compras está rapidamente se tornando um divisor de águas na forma como abordamos os processos de negócios. À medida que o nosso mundo fervilha com mudanças emocionantes nesta área, o domínio das compras também está em chamas.
Eu estava mergulhando em uma pesquisa reveladora – o relatório RadarView 2023 da Avasant Procurement Business Process Transformation – e ela revelou como a Inteligência Artificial (IA) e o Aprendizado de Máquina (ML) estão se tornando as novas estrelas na feira de compras em sourcing, gerenciamento e sustentação negócios.
Mais de 55% de compromissos de transformação de processos de negócios de compras envolvem agora a adoção de ferramentas e plataformas de compras digitais, e mais de 40% de compromissos de compras envolvem a adoção de capacidades de IA e ML, de acordo com este relatório.
Ferramentas generativas de IA, como ChatGPT e Bard, estão preparadas para acelerar esse impulso aos trancos e barrancos. Neste artigo, pretendo falar francamente sobre as capacidades transformadoras da IA generativa nas compras, especialmente indiretas, explorando as suas aplicações, vantagens e o imperativo crítico de salvaguardar a privacidade dos dados numa era onde o conhecimento e a confiança são valorizados. Em ouro.
Como as compras estão ficando mais inteligentes com o GAI?
Em essência, o GAI injeta automação e inteligência nos métodos convencionais de aquisição, resultando em processos simplificados e na melhoria da tomada de decisões.
No meio de perturbações crescentes na cadeia de abastecimento, os Chief Procurement Officers (CPOs) da CPS enfrentam uma missão crucial: melhorar o controlo, aumentar a visibilidade, impor a adesão às políticas e minimizar erros de processo.
Ao mesmo tempo, no que diz respeito à gestão de talentos, há uma necessidade premente de programas personalizados de desenvolvimento de competências, adaptados a cada funcionário, para resolver eficazmente as deficiências de competências. A IA generativa surge como uma ferramenta estratégica para enfrentar estes desafios de frente, oferecendo soluções em diversas áreas-chave:
Agora, vamos nos aprofundar nas aplicações precisas do GAI em compras e nos benefícios resultantes:
Automação do processo
Imagine ter um assistente eficiente para lidar com tarefas chatas, como criação de pedidos de compra, processamento de faturas e gerenciamento de contratos. Você pode aproveitar a IA generativa exatamente da mesma maneira para cuidar de suas tarefas repetitivas. Isso liberará seu tempo para tarefas estratégicas importantes.
Insights e suporte à decisão
A IA generativa pode extrair informações valiosas de fontes de dados internas e externas em um instante. Como profissionais de compras que fornecerão insights fáceis de digerir para apoiar seus processos de tomada de decisão
Análise de dados textuais
Tanto a aquisição direta como a indireta envolvem o tratamento de grandes quantidades de dados de diversas fontes. Classificar esses dados manualmente pode ser complicado, levando a atrasos e erros de tomada de decisão.
As soluções baseadas em GAI podem não apenas analisar e categorizar rapidamente conjuntos de dados massivos, mas também extrair insights e tendências relevantes ao mesmo tempo. Tudo isso é particularmente útil para tarefas como avaliação de fornecedores, monitoramento de conformidade e análise de contratos.
Relacionamentos com Fornecedores
Gerenciar relacionamentos com fornecedores envolve manter termos, condições e métricas de desempenho exclusivos para cada um. Acompanhar esses detalhes manualmente é demorado e sujeito a descuidos.
A solução de IA, quando aplicada às compras, pode agilizar a gestão do relacionamento com fornecedores, avaliando os riscos dos fornecedores, identificando possíveis interrupções e propondo planos de contingência e muito mais. Assim, o GAI pode ajudar as empresas a minimizar as vulnerabilidades, ao mesmo tempo que fortalece a resiliência da cadeia de abastecimento.
Por exemplo, a Generative AI Solution, quando aplicada à aquisição de serviços de consultoria, pode organizar e analisar dados complexos específicos para trabalhos de consultoria, ajudando os clientes a identificar padrões e áreas de melhoria. Isso permite que os clientes negociem melhores condições em contratos de consultoria e garantam a conformidade.
Simplificando o gerenciamento de documentos
A elaboração e o manuseio de documentos de aquisição, como contratos, solicitações de propostas (RFPs) e pedidos de compra, exigem um investimento significativo de tempo e atenção meticulosa.
Conheça as ferramentas de IA generativa (GAI), projetadas para automatizar a criação de documentos de aquisição, garantindo precisão e consistência impecáveis. Como? Essas ferramentas lidam com tarefas rotineiras, como a elaboração de RFPs ou contratos, liberando os profissionais para se concentrarem nos aspectos mais estratégicos do processo de aquisição.
Por exemplo, nosso contratar A solução incorpora um assistente de RFP com tecnologia de IA, criado especificamente para simplificar a criação de documentos RFI ou RFP. Defina claramente as suas prioridades estratégicas e os resultados esperados, delineando as suas aspirações e áreas de investimento. Nosso assistente de RFP com tecnologia de IA traduz perfeitamente sua visão em uma RFP, facilitando a identificação dos consultores mais adequados para o seu projeto.
Gerenciamento de gastos
Compreender e gerir os gastos indiretos em diversas categorias pode ser um desafio. Os profissionais de compras muitas vezes lutam para obter visibilidade abrangente dos padrões de gastos e identificar áreas para otimização de custos.
A análise de IA pode fornecer insights em tempo real sobre padrões de gastos, desempenho de fornecedores e possíveis oportunidades de economia de custos. Todos esses insights capacitam os profissionais a tomar decisões baseadas em dados, otimizar custos e impulsionar a eficiência geral nas compras indiretas.
Não podemos deixar de mencionar o consource mais uma vez, usando-o como um exemplo de como a IA pode facilitar um pouco a vida dos executivos de consultoria em compras. Esta solução de aquisição digital baseada em IA permite que você adote uma abordagem focada no ROI para definir suas prioridades estratégicas e o ciclo orçamentário de consultoria esperado. Segmente e refine suas alocações orçamentárias, maximize o retorno do investimento e alinhe seus gastos com suas prioridades estratégicas.
Aqui eu recomendo um recurso valioso da nossa biblioteca Insight para aprimorar sua compreensão deste assunto. Leia aqui.
Gestão de Compliance e Governança Organizacional
No actual ambiente empresarial, caracterizado por regulamentações em rápida evolução e exigências crescentes de transparência e conduta ética, o papel da gestão de conformidade nas aquisições nunca foi tão crítico.
As organizações enfrentam o duplo desafio de garantir a adesão às normas legais e manter a eficiência operacional. É aqui que a IA generativa se torna não apenas um ativo tecnológico, mas uma necessidade estratégica.
Vamos dar uma olhada no amplo espectro de benefícios que a IA Generativa pode oferecer na Governança Organizacional:
Medidas aprimoradas de adesão e correção às políticas: Ao analisar minuciosamente documentos de políticas e relatórios de conformidade, a IA Generativa ajuda a identificar lapsos e a impor a adesão aos padrões estabelecidos. Isso garante que os processos organizacionais estejam alinhados de forma consistente com as políticas estabelecidas.
Promoção de Práticas Éticas e Sustentáveis: O papel da IA generativa vai além da conformidade, até a promoção de práticas éticas nas compras. Ao promover a transparência e a responsabilização, ajuda a construir uma cultura de integridade, que é cada vez mais importante tanto para as partes interessadas como para os consumidores.
Construindo confiança e garantindo responsabilidade: Na era da informação, as partes interessadas, desde clientes a investidores, estão mais conscientes das práticas organizacionais. A IA generativa ajuda a manter práticas que cumprem os padrões legais e éticos, aumentando assim a confiança das partes interessadas e apoiando a aquisição responsável.
| Para obter mais informações sobre este assunto, recomendamos conferir um de nossos podcasts anteriores do Procurement Game Changer, IA generativa em compras, onde exploramos vários aspectos das implicações e aplicações da IA generativa nas compras em geral. |
Compreendendo as restrições da IA generativa: implicações para compras
Está fora de qualquer debate que a IA generativa representa uma tremenda promessa de mudanças revolucionárias no campo das compras.
No entanto, as próprias capacidades que tornam a IA generativa um potencial divisor de águas também introduzem desafios éticos e de privacidade, nomeadamente no que diz respeito à privacidade e à confidencialidade. Esses desafios decorrem de limitações inerentes à tecnologia.
Antes de examinar essas questões de privacidade, vamos dar uma olhada rápida em suas limitações.
- A capacidade da IA generativa depende da qualidade e da diversidade dos seus dados de treinamento. Dados de treinamento inadequados ou abaixo da média podem levar a resultados imprecisos ou limitados, minando a própria essência do potencial da tecnologia.
- As impressionantes capacidades da IA generativa têm um custo: um poder computacional significativo. Esta dependência torna a tecnologia cara e demorada, colocando desafios para as organizações que procuram adotá-la em larga escala.
- Embora o fascínio da IA generativa resida na sua capacidade de gerar resultados contextualmente relevantes, os seus resultados podem ser inconsistentes e imprecisos. Esta inconsistência desafia a fiabilidade e a previsibilidade que são cruciais no intrincado cenário das aquisições.
- A utilização de ferramentas generativas de IA suscita uma infinidade de considerações éticas, nomeadamente a violação de direitos de autor e a divulgação inadvertida de informações sensíveis. Muitas vezes levanta questões sobre integridade organizacional e situação legal.
- As ferramentas generativas de IA, apesar de toda a sua sofisticação, não são ilimitadas. Eles operam dentro de um escopo definido, e o risco de confabulação – produzindo resultados inesperados ou indesejados – acrescenta uma camada adicional de complexidade à sua implantação. Compreender e mitigar este risco torna-se fundamental para as organizações que procuram aproveitar a IA generativa nas compras.
Explorando riscos de privacidade: IA generativa em compras
Uma das principais preocupações com a privacidade decorre da geração inadvertida de conteúdo que pode violar as informações pessoais dos indivíduos. Os modelos de IA generativa aprendem com dados de treinamento, muitas vezes provenientes de vários canais sem consentimento explícito, tornando-os suscetíveis a riscos de privacidade e possíveis violações de segurança.
Agora, no domínio da consultoria, onde a confidencialidade é o nosso nome do meio, isto representa um risco significativo. Não estamos falando apenas de compartilhar informações acidentalmente; estamos falando de possíveis danos aos relacionamentos com os clientes, à reputação e à confiança sagrada que construímos.
Para ferramentas generativas de IA como o ChatGPT, surgem preocupações em relação à inclusão de dados do usuário no conjunto de treinamento. A recolha de avisos do utilizador e outros dados levanta sinais de alerta, exigindo uma consideração cuidadosa ao trabalhar com informações privadas, sensíveis ou identificáveis em processos de aquisição.
O compartilhamento de informações usadas para treinar ferramentas de IA depende de políticas organizacionais, regulamentos de privacidade de dados e da natureza dos dados de treinamento. Embora algumas organizações possam divulgar a utilização que fazem de dados públicos, a natureza proprietária do conjunto de dados e dos métodos de formação sublinha a necessidade de cautela.
Esta falta de transparência aumenta o risco de que avisos contendo informações sensíveis em RFPs possam ser inadvertidamente usados e divulgados, particularmente no setor de serviços de consultoria, onde a confidencialidade é fundamental.
Portanto, a intersecção entre IA generativa e compras, especialmente em domínios sensíveis como os serviços de consultoria, exige uma abordagem ponderada para mitigar as preocupações com a privacidade. Encontrar um equilíbrio entre aproveitar as capacidades da IA generativa e proteger informações confidenciais é fundamental para garantir o uso ético, legal e responsável no cenário em constante evolução das práticas de aquisição.
Embarcando na transformação orientada por A – Fatores a considerar
Selecionando as soluções de IA certas
No mundo lotado das tecnologias de IA, fazer a escolha certa é fundamental. Não se trata apenas de escolher qualquer ferramenta de IA; trata-se de encontrar aquele que se adapta aos seus desafios de negócios específicos e se alinha perfeitamente aos seus objetivos organizacionais.
Este alinhamento estratégico é crucial. Ele garante que a tomada de decisões seja simplificada e eficaz, evitando as armadilhas de adicionar sistemas complexos que não atendem realmente às suas necessidades específicas.
Definindo o papel das compras na era da IA
É essencial determinar o papel futuro das compras na sua organização. Será uma “máquina eficiente” focada principalmente na maximização da eficiência dos processos, onde a tecnologia desempenha um papel de liderança?
Ou evoluirá para um “gerador de valor”, impulsionando novos objectivos e abraçando funções na gestão de relacionamentos, inovação, sustentabilidade e melhorando a eficácia da cadeia de abastecimento? Esta decisão moldará a direção da integração da IA nas funções de compras.
Transformando e aprimorando sua força de trabalho
À medida que os Chief Procurement Officers (CPOs) navegam nesta mudança, também devem transformar as suas equipas. Essa transformação não envolve apenas o emprego de novas tecnologias; trata-se de capacitar as pessoas. Envolve uma combinação de reciclagem da equipe existente e contratação de novos talentos proficientes em áreas como implantação de grandes modelos de linguagem, engenharia imediata e ciência de dados. O objetivo é combinar habilidades tradicionais de compras com novas capacidades baseadas em IA.
Aprimorando o gerenciamento de relacionamento
Na era da IA, as compras não devem perder de vista o elemento humano – especialmente na gestão de relacionamentos. Isto envolve fortalecer as colaborações internas com diversas unidades de negócios, garantindo que as estratégias de compras estejam alinhadas com os objetivos gerais de negócios.
Externamente, significa aprofundar o envolvimento com os principais fornecedores. Ao aproveitar a IA, o procurement pode descobrir novas oportunidades de colaboração e criação de valor, tanto dentro como fora da organização.
Implementando Holisticamente e Gerenciando Mudanças
Por último, a integração da IA nos contratos públicos é mais do que apenas uma atualização tecnológica; é uma transformação holística. Isto significa considerar como a organização precisa de se adaptar, gerir cuidadosamente o processo de mudança e construir as capacidades necessárias.
Dado que um número significativo de executivos se sente despreparado para tais transformações, especialmente no que diz respeito à abordagem de lacunas de competências, é fundamental dar prioridade à educação da força de trabalho e alinhar incentivos com novos objectivos. Esta abordagem abrangente garante que a integração da IA concretiza todo o seu potencial, transformando o procurement numa função mais eficiente, inovadora e orientada para o valor.
Conclusão: Avanço Rápido para o Futuro das Aquisições com GAI
À medida que a GenAI se torna realmente boa em lidar com as tarefas habituais, precisaremos de menos experiência prática para as compras regulares, mudando a forma como fazemos as coisas. Você sabe, categorias como gerenciamento de projetos, sourcing e todas as negociações? Eles estão prestes a passar por uma reformulação, e até mesmo atividades de apoio, como análise de gastos e gerenciamento de contratos, receberão uma reformulação.
Agora, se entrarmos neste mundo GenAI com os dois pés, os Diretores de Compras podem ser magos da eficiência, alcançando resultados de alto nível com muito menos recursos – algo entre 50-75% a menos.
Mas aqui está o problema: à medida que entramos neste domínio alimentado pela IA, temos uma grande responsabilidade nas nossas mãos: manter os nossos dados seguros e confortáveis. Os padrões de privacidade e o cumprimento das regras não são negociáveis. É o que nos orienta na escolha das soluções GenAI certas.
E aqui está a pergunta de um milhão de dólares: Será que a aproximação à IA pode ajudar o procurement a tornar-se uma potência estratégica, um gerador de valor real? Bem, essa é a jornada em que estamos, e é emocionante ver onde a adoção da IA nos levará para conduzir o navio em direção ao sucesso estratégico.
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