Aide-mémoire en matière d'approvisionnement en services de conseil pour les débutants

Par où commencer ? Quelles sont les bonnes pratiques ? Comment savoir si vous faites une bonne affaire ?

Dans ce guide du débutant, nous détaillons tout ce que vous devez savoir sur les achats de services de conseil.

Nous vous donnerons un aperçu des étapes clés impliquées dans le processus d'approvisionnement et vous aiderons à démarrer votre parcours d'approvisionnement.

Alors commençons par une définition.

Qu’est-ce que l’approvisionnement en services de conseil ?

L'approvisionnement en services de conseil est le processus consistant à faire appel à une entreprise extérieure pour fournir des services de conseil. Son objectif principal est d'aider une organisation à obtenir des conseils ou des services d'experts pour l'aider à résoudre un problème spécifique.

Souvent, une organisation embauche des consultants lorsqu’elle ne dispose pas des ressources internes nécessaires pour résoudre un problème particulier.

Par exemple, une entreprise peut faire appel à un cabinet de conseil pour l’aider à améliorer son processus de fabrication. Dans ce cas, le cabinet de conseil fournirait des conseils et des recommandations basés sur son expertise dans le domaine.

Le conseil peut également être utilisé pour compléter le personnel existant ou pour combler un besoin temporaire. Par exemple, une entreprise peut faire appel à un cabinet de conseil pour l’aider à analyser les données pendant les périodes de pointe.

De toute évidence, les achats de services de conseil sont une sous-catégorie d’activités d’approvisionnement centrées sur les services de conseil. Mais prenons du recul.

Les achats peuvent être divisés en deux éléments : achats directs et achats indirects.

Approvisionnement direct ou indirect : comprendre les principales différences

L’approvisionnement direct fait référence à l’achat de tout article contribuant à la production. Il peut s'agir de pièces, de composants et de biens tels que des matières premières utilisés par les opérations de l'entreprise.

Par exemple, le bois, les clous, le béton et d’autres matériaux de construction sont utilisés comme matières premières pour la construction de maisons. De même, les aliments crus vendus dans les magasins de détail sont utilisés comme matières premières dans l’industrie de la restauration.

Pour gagner des revenus, les entreprises qui vendent des biens tangibles aux consommateurs ou à d’autres entreprises ont recours à l’approvisionnement direct. Les activités telles que les services logiciels, dont le résultat final est intangible et pour lesquelles aucune matière première n'est utilisée dans la production, font exception.

L’approvisionnement indirect, quant à lui, se produit lorsqu’une entreprise acquiert des biens ou des services qui ne sont pas utilisés dans la production d’un produit final. Au lieu de cela, ils sont utilisés dans les opérations quotidiennes de l’entreprise. Des exemples d'approvisionnement indirect comprennent les fournitures de bureau, les services de conciergerie et les services de conseil.

Pour résumer, l’approvisionnement direct se concentre sur l’acquisition de biens ou de services utilisés pour produire un produit final. Les achats indirects se concentrent sur l’acquisition de biens ou de services qui permettent à l’entreprise de fonctionner au quotidien.

Les achats de services de conseil sont un sous-ensemble des achats indirects, souvent regroupés dans la catégorie des services professionnels avec le marketing, la recherche de cadres et les services juridiques. Maintenant que nous sommes clairs sur les définitions, examinons ce qui rend les achats de services de conseil si spéciaux.

Le processus d’approvisionnement en conseil

Le processus de passation de marchés de services de conseil peut être long et compliqué, impliquant de nombreuses étapes et parties prenantes différentes.

Cependant, il existe certains principes de base que toutes les organisations doivent garder à l’esprit lorsqu’elles achètent des services de conseil.

Trop d'entreprises qui souhaitent embaucher des consultants ne réalisent pas à quel point le système d'approvisionnement peut être compliqué. À première vue, cela semble être un processus simple qui se termine lorsque la commande est passée.

Mais le conseil n’est pas si simple. Signer un contrat et supposer que tout se passera comme prévu ne prend pas en compte la flexibilité des services de conseil et intellectuels en général.

Pour que l’approvisionnement réussisse, il doit s’agir d’un processus à long terme qui va au-delà de la signature du contrat. Examinons donc en détail le processus d’approvisionnement en services de conseil.

#1. Après la demande de proposition

Ne coupez pas les liens avec des consultants avec lesquels vous n’avez pas choisi de travailler. Dites-leur plutôt pourquoi vous avez décidé d’aller dans une direction différente.

Soyez honnête sur les avantages et les inconvénients de la proposition et sur la façon dont elle aurait pu être mieux adaptée à vos besoins.

Cette étape ne demande pas beaucoup de travail de votre part. Mais pour les consultants que vous n'avez pas choisis, vous leur fournissez des informations précieuses sur ce que vous souhaitez et sur la manière dont ils peuvent concourir pour de futures propositions et opportunités comme la vôtre.

Si les consultants sont prêts à écouter, ils peuvent utiliser ces leçons pour améliorer leurs chances d’obtenir des emplois similaires à l’avenir. Parce qu'on ne sait jamais vraiment.

Vous pourriez avoir à nouveau besoin d’un consultant à l’avenir, donc rester en contact avec plusieurs peut être bon pour vous et pour le consultant.

#2. Gestion du changement

Quels que soient vos efforts, établir et entretenir des relations avec des consultants pendant l’exécution d’un projet n’est pas aussi facile qu’on le pense.

Un certain nombre de changements se produiront au cours du projet et que vous n'aviez pas prévu dans la proposition ou le contrat. Quelques-uns de ces changements pourraient être :

À mesure que les besoins deviennent clairs, de nouvelles tâches peuvent être ajoutées et les livrables impossibles ou difficiles à atteindre peuvent être abandonnés.

Les organisations sont en constante évolution et les deux parties devront peut-être planifier un changement de personnel qui devra être adapté et peut-être formé.

Avant qu’un projet ne démarre, tout se déroule comme un jeu de devinettes. À mesure que la durée réelle du projet devient claire, vous devrez peut-être modifier le rythme.

Il peut y avoir des changements dans le budget, des fusions de projets, des gels de projets ou tout un certain nombre d'autres choses qui pourraient affecter la façon dont le projet est réalisé.

La gestion du changement est nécessaire pour éviter que ces changements ne fassent dérailler le projet. En tenant un journal de tous les changements au fur et à mesure qu'ils se produisent, vous pouvez apporter des changements à l'environnement commercial à temps, avant qu'ils ne deviennent dangereux.

#3. Milieu de la mission de projet

Fixez une date cible pour vous et vos consultants afin de vous rencontrer au milieu du projet dès que possible. C’est le moment idéal pour revoir les objectifs initiaux et se remettre sur la bonne voie pour les atteindre à temps.

Lorsque vous travaillez sur un projet, il est facile de se laisser entraîner par de petits détails qui ne changeront rien à la réussite globale du projet.

Avec une évaluation à mi-projet, vous et votre équipe pouvez vous assurer que ces inévitables projets parallèles ne mettent pas en danger le calendrier et le succès du projet.

L'évaluation à mi-projet devrait être un événement important pour toutes les parties impliquées. Séparez-le des revues opérationnelles régulières des projets, qui devraient avoir lieu en petits groupes et sur une base régulière.

#4. Clôture du projet

Une fois le projet terminé, il est temps de procéder à une évaluation approfondie. Vous devez comparer vos résultats finaux à vos objectifs initiaux, ce qui vous aidera à comprendre et à planifier les ajustements encore nécessaires pour atteindre votre objectif ultime.

Vous pouvez également évaluer votre relation avec vos consultants à ce moment-là, ainsi que s'ils ont tenu leur promesse initiale. Tenez compte de la qualité commerciale, de la qualité de la livraison, de la posture, du talent et de l'expertise, ainsi que du retour sur investissement en ce qui concerne le projet lors de l'évaluation de votre fournisseur.

#5. Donner et recevoir des commentaires

Personne n’est parfait, et aucun projet ou relation professionnelle ne l’est. La clôture du projet est l'occasion pour vous de fournir des commentaires à vos fournisseurs de projet sur les résultats, la dynamique des relations et tout autre aspect dont vous avez discuté lors de l'examen de la clôture de votre projet ci-dessus.

Donner du feedback aide vos consultants à améliorer leur activité en comprenant mieux les attentes des clients et en identifiant les angles morts potentiels.

Des commentaires constructifs révéleront également des problèmes relationnels qui pourront être résolus lors d’une future collaboration avec vous ou d’autres clients.

Vous pouvez utiliser les mêmes informations car elles vous aident à mieux comprendre comment le consultant évoluera dans votre projet. En conséquence, vous rendrez les fournisseurs plus compétitifs, ce qui augmentera les chances que de bonnes choses se produisent.

En améliorant votre processus d'achat, vous pouvez contribuer à recueillir des informations sur le marché et ses différents segments.

Enfin, vous pouvez en apprendre autant que votre consultant grâce aux retours sur le projet. Entendre votre partenaire parler de la relation, de ses succès et de ses échecs peut vous aider à déterminer ce que vous pouvez faire de mieux à l'avenir, ce qui conduira à une meilleure mise en œuvre du projet à long terme.

Le simple fait de demander des commentaires montrera que vous vous souciez des bonnes pratiques, que vous êtes ouvert et honnête.

Que devez-vous savoir lors de l’achat de services de conseil ?

Lorsque vous recherchez le meilleur cabinet de conseil pour résoudre un problème spécifique, il est essentiel de considérer à la fois le problème et le type de cabinet de conseil qui serait le mieux adapté pour le résoudre.

De plus, il va sans dire que tout le monde souhaite faire appel aux meilleurs prestataires de services de conseil. Cependant, votre idée du meilleur partenaire conseil peut différer de celle de vos concurrents. Vous devez créer vos critères en fonction des besoins et des objectifs de votre projet.

Lorsque vous engagez un consultant, vous n’achetez pas simplement un produit ou un service. Vous payez pour l’expertise et les connaissances du consultant. Ainsi, lorsqu’il s’agit d’acheter des services de conseil, il y a quatre choses importantes à garder à l’esprit.

#1. Intangibilité

La première chose à garder à l’esprit est l’intangibilité, ce qui fait qu’il est difficile de savoir immédiatement ce que vous souhaitez évaluer ou comment vous définiriez l’appel d’offres. Rédiger une demande de proposition (RFP) est difficile car il faut penser à beaucoup de choses différentes.

Acheter des services de conseil n’est pas la même chose qu’acheter une table. Lorsque vous achetez une table, même si elle est de taille différente, faite d'un matériau différent ou d'une couleur différente. Ce n'est toujours qu'une table, non ?

Ainsi, lors de l’achat de ce type de produits, il est facile de comparer les propositions tant sur le plan technique que commercial. Mais lorsque vous achetez des services de conseil, il est possible qu'ils soient très différents de ce que vous aviez auparavant.

Et tout ce que vous attendez d'un appel d'offres, des objectifs généraux aux livrables, en passant par le calendrier, les membres de l'équipe, etc., sera très différent. Ainsi, presque rien ne peut être réutilisé ! Vous devrez repartir de zéro.

#2. Impact

Ensuite, c’est l’impact. Lorsque vous achetez des services de conseil, vous vous attendez à ce que quelque chose de fructueux en ressorte. Peut-être essayez-vous de résoudre un problème avec un consultant expert dans ce domaine.

Ou peut-être essayez-vous d'améliorer vos processus commerciaux ou de renforcer l'efficacité de votre équipe. Que ce soit en termes de résultat ou de résultat, vous voulez simplement que quelque chose de substantiel se produise, n'est-ce pas ?

Cela signifie que les employés, les parties prenantes et à peu près tout le monde seront grandement touchés à un moment donné. Il y a donc une partie gestion du changement qui doit être ajoutée dès le début de l’achat du service de conseil.

Si vous ne le faites pas, vous pourriez nuire aux chances de réussite du projet que vous souhaitez démarrer !

#3. Négociation

Le prochain aspect important est la négociation. Les gens utilisent souvent leur capacité de négociation et leur capacité à comparer dans notre vie de tous les jours. Par exemple, si quelqu’un souhaite acheter une table, il négociera le prix avec le vendeur.

Pour réussir leur marché, ils regarderont le prix de la table qui les intéresse et le compareront aux prix d'autres tables du même genre.

Cependant, lorsqu’il s’agit de négocier un accord de consultation, c’est comme comparer des pommes avec des oranges. C'est parce que vous ne comparez pas seulement le service ; vous comparez également ce qu'il y a à l'intérieur, comment ils fonctionnent et quelles méthodes ils utiliseront.

Cela rend les choses différentes, car lorsque vous achetez un produit physique, vous ne vous souciez pas de la façon dont il a été fabriqué ou de quoi que ce soit d'autre. Mais lorsque vous achetez un projet de conseil, presque tout compte.

#4. Vraie valeur

Dernier point mais non le moindre, la véritable valeur de l'achat de services de conseil. De nombreux professionnels des achats estiment que lorsque vous achetez des services de conseil, vous devez concentrer vos efforts sur la négociation et la réduction de vos coûts.

Mais la réalité est que chaque fois que vous achetez quelque chose d’intangible, qu’il s’agisse de conseil ou non, vous achetez quelque chose qui ne peut être ni compté ni mesuré. Il peut s’agir d’un service juridique, marketing ou d’un autre type de service immatériel.

La portée est la partie où vous économisez réellement de l'argent. En effet, vous achetez du temps et de l'expertise auprès de consultants qualifiés, quelle que soit la taille de votre projet.

Ainsi, tout ce que vous incluez dans votre champ d'application définira le temps, l'expérience et le type de cabinet de conseil dont vous aurez besoin pour accomplir la tâche, et c'est également ainsi que vos honoraires seront calculés.

L'identification des consultants appropriés pour votre projet est essentielle pour garantir que vous obteniez la plus grande valeur potentielle à la fin du processus.

Supposons, par exemple, que l'équipe A soit McKinsey et que l'équipe B soit une entreprise locale de second rang lorsque l'on parle d'autres cabinets de conseil.

Il y a une différence d'environ 50% dans les coûts quotidiens. De ce fait, le prix sera déterminé automatiquement selon le type d’entreprise évaluée.

En conseil, il faut ainsi reconnaître qu'en plus du rapport, il y a de la valeur à travailler avec l'équipe A ou l'équipe B, ce qui correspond au goodwill au bilan.

Ceci n'est précisé ni dans le rapport ni dans le contrat, mais c'est une récompense que vous recevez en tant que client lorsque vous travaillez avec des entreprises de premier plan.

Un rapide tour d'horizon

C'est ça! Vous disposez désormais d’une compréhension de base de l’approvisionnement en services de conseil et des différentes étapes impliquées.

N'oubliez pas de toujours consulter votre équipe interne et votre service juridique lorsque faire des décisions sur le cabinet de conseil avec lequel travailler.

Ils seront en mesure de vous fournir des informations précieuses et de vous aider à éviter tout piège potentiel. Bonne chance!