Folha de dicas sobre aquisições de consultoria para iniciantes

Por onde você começa? quais são as melhores práticas? Como saber se você está fazendo um bom negócio?

Neste guia para iniciantes, detalhamos tudo o que você precisa saber sobre contratação de consultoria.

Forneceremos uma visão geral das principais etapas envolvidas no processo de aquisição e o ajudaremos a iniciar sua jornada de sourcing.

Então, vamos começar com uma definição.

O que é aquisição de consultoria?

A aquisição de consultoria é o processo de contratação de uma empresa externa para fornecer serviços de consultoria. Seu principal objetivo é ajudar uma organização a obter aconselhamento especializado ou serviços para ajudar a resolver um problema específico.

Freqüentemente, uma organização contrataria consultores quando não tivesse recursos internos para resolver um problema específico.

Por exemplo, uma empresa pode procurar uma empresa de consultoria para ajudá-la a melhorar seu processo de fabricação. Nesse caso, a empresa de consultoria forneceria conselhos e recomendações com base em sua experiência na área.

A consultoria também pode ser usada para complementar o pessoal existente ou para preencher uma necessidade temporária. Por exemplo, uma empresa pode contratar uma empresa de consultoria para ajudar na análise de dados durante períodos de pico de demanda.

Obviamente, a contratação de consultoria é uma subcategoria de atividades de contratação centrada em serviços de consultoria. Mas vamos dar um passo atrás.

As aquisições podem ser segregadas em dois elementos: compras diretas e compras indiretas.

Aquisição direta versus indireta: entendendo as principais diferenças

A aquisição direta refere-se à compra de qualquer item que contribua para a produção. Podem ser peças, componentes e bens, como matérias-primas, que são utilizados nas operações da empresa.

Por exemplo, madeira, pregos, concreto e outros materiais de construção são utilizados como matéria-prima para a construção de casas. Da mesma forma, os alimentos crus vendidos em lojas de varejo são utilizados como matéria-prima na indústria de restaurantes.

Para obter receitas, as empresas que vendem bens tangíveis a consumidores ou outras empresas utilizam a aquisição direta. Negócios como serviços de software, cujo resultado final é intangível e para os quais não são utilizadas matérias-primas na produção, são uma exceção.

Já a Compra Indireta é quando uma empresa adquire bens ou serviços que não são utilizados na produção de um produto final. Em vez disso, eles são usados nas operações diárias do negócio. Exemplos de compras indiretas incluem materiais de escritório, serviços de limpeza e serviços de consultoria.

Resumindo, a aquisição direta concentra-se na aquisição de bens ou serviços que são utilizados para produzir um produto final. A aquisição indireta concentra-se na aquisição de bens ou serviços que mantêm o negócio funcionando no dia a dia.

A contratação de consultoria é um subconjunto da contratação indireta, muitas vezes incluída na categoria de serviços profissionais com marketing, busca de executivos e jurídico. Agora que as definições estão claras, vamos dar uma olhada no que torna a contratação de consultoria tão especial.

O Processo de Aquisição de Consultoria

O processo de aquisição de consultoria pode ser demorado e complicado, envolvendo muitas etapas e partes interessadas diferentes.

No entanto, existem alguns princípios básicos que todas as organizações devem ter em mente ao contratar serviços de consultoria.

Muitas empresas que desejam contratar consultores não percebem o quão complicado o sistema de compras pode ser. À primeira vista, parece um processo simples que termina quando o pedido é feito.

Mas consultoria não é tão simples. Assinar um contrato e presumir que tudo correrá conforme o planejado não leva em conta a flexibilidade da consultoria e dos serviços intelectuais em geral.

Para que a aquisição seja bem-sucedida, deve ser um processo de longo prazo que vai além do momento em que o contrato é assinado. Assim, vejamos detalhadamente o processo de aquisição de consultoria.

#1. Após a solicitação de proposta

Não corte relações com consultores com quem você não escolheu trabalhar. Em vez disso, diga a eles por que você decidiu seguir uma direção diferente.

Seja honesto sobre os prós e os contras da proposta e como ela poderia ter sido mais adequada às suas necessidades.

Esta etapa não exige muito trabalho de sua parte. Mas para os consultores que você não escolheu, você fornece informações valiosas sobre o que deseja e como eles podem competir por propostas e oportunidades futuras como a sua.

Se os consultores estiverem dispostos a ouvir, poderão usar essas lições para aumentar suas chances de conseguir empregos semelhantes no futuro. Porque você nunca sabe realmente.

Você pode precisar de um consultor novamente no futuro, portanto, manter contato com mais de um pode ser bom para você e para o consultor.

#2. Mudar a gestão

Por mais que você tente, construir e manter relacionamentos com consultores durante a execução de um projeto não é tão fácil quanto você imagina.

Durante o projeto ocorrerão uma série de mudanças que você não planejou na proposta ou no contrato. Algumas dessas mudanças poderiam ser:

À medida que as necessidades se tornam claras, novas tarefas podem ser acrescentadas e resultados impossíveis ou difíceis de alcançar podem ser abandonados.

As organizações estão sempre a mudar e ambas as partes poderão ter de planear uma mudança no pessoal que necessita de ser ajustada e talvez treinada.

Antes de um projeto começar, tudo parece um jogo de adivinhação. À medida que a duração real do projeto se torna clara, pode ser necessário alterar o ritmo.

Pode haver alterações no orçamento, fusões de projetos, congelamentos de projetos ou qualquer outra coisa que possa afetar a forma como o projeto é executado.

O gerenciamento de mudanças é necessário para evitar que essas mudanças desviem o projeto. Ao manter um registro de todas as alterações conforme elas acontecem, você pode fazer alterações no ambiente de negócios a tempo, antes que se tornem perigosas.

#3. Meio da tarefa do projeto

Defina uma data prevista para você e seus consultores se encontrarem no meio do projeto o mais rápido possível. Este é um excelente momento para repassar as metas iniciais e voltar ao caminho certo para alcançá-las a tempo.

Ao trabalhar em um projeto, é fácil se deixar levar pelos pequenos detalhes que não mudarão o sucesso geral do projeto.

Com uma avaliação intermediária do projeto, você e sua equipe podem garantir que esses inevitáveis projetos paralelos não coloquem em risco o cronograma e o sucesso do projeto.

A avaliação intermediária do projeto deve ser um evento significativo para todas as partes envolvidas. Separe-o das revisões regulares dos projetos operacionais, que devem ocorrer em grupos menores e regularmente.

#4. Fechando o Projeto

Quando o projeto estiver concluído, é hora de realizar uma avaliação completa. Você deve comparar seus resultados finais com seus objetivos iniciais, o que o ajudará a entender e planejar os ajustes que ainda serão necessários para atingir seu objetivo final.

Você também pode avaliar seu relacionamento com seus consultores neste momento, bem como se eles cumpriram a promessa inicial. Considere a qualidade comercial, a qualidade da entrega, a postura, o talento e a experiência e o ROI no que se refere ao projeto ao avaliar seu fornecedor.

#5. Dando e recebendo feedback

Ninguém é perfeito e nenhum projeto ou relacionamento profissional o é. O encerramento do projeto é uma oportunidade para você fornecer feedback aos fornecedores do projeto sobre os resultados, a dinâmica do relacionamento e quaisquer outros aspectos discutidos na revisão do encerramento do projeto acima.

Dar feedback ajuda seus consultores a melhorar seus negócios, compreendendo melhor as expectativas dos clientes e identificando possíveis pontos cegos.

O feedback construtivo também revelará problemas de relacionamento que podem ser abordados em uma colaboração futura com você ou outros clientes.

Você pode usar as mesmas informações porque elas ajudam a entender melhor como o consultor avançará em seu projeto. Como resultado, você tornará os fornecedores mais competitivos, o que aumentará as chances de coisas boas acontecerem.

Ao melhorar seu processo de compra, você pode ajudar a coletar informações sobre o mercado e seus diferentes segmentos.

Por último, você pode aprender tanto quanto seu consultor com o feedback sobre o projeto. Ouvir o seu parceiro sobre o relacionamento e seus sucessos e fracassos pode ajudá-lo a descobrir o que pode fazer melhor no futuro, o que levará a uma melhor implementação do projeto no longo prazo.

Apenas pedir feedback mostrará que você se preocupa com boas práticas, sendo aberto e verdadeiro.

O que você precisa saber ao adquirir serviços de consultoria?

Ao procurar a melhor empresa de consultoria para resolver um problema específico, é fundamental considerar tanto o problema quanto o tipo de empresa de consultoria mais adequada para resolvê-lo.

Além disso, nem é preciso dizer que todos desejam contratar os melhores prestadores de serviços de consultoria. No entanto, a sua ideia do melhor parceiro de consultoria pode ser diferente da dos seus concorrentes. Você deve criar seus critérios com base nas necessidades e objetivos do seu projeto.

Ao contratar um consultor, você não está simplesmente adquirindo um produto ou serviço. Você está pagando pela experiência e conhecimento do consultor. Portanto, quando se trata de adquirir serviços de consultoria, há quatro coisas importantes a se ter em mente.

#1. Intangibilidade

A primeira coisa a ter em mente é a intangibilidade, o que torna difícil saber de imediato o que se deseja avaliar ou como definiria a RFP. Escrever uma Solicitação de Proposta (RFP) é difícil porque você precisa pensar em muitas coisas diferentes.

Comprar serviços de consultoria não é o mesmo que comprar uma mesa. Quando você compra uma mesa, mesmo que seja de tamanho diferente, de material diferente ou de cor diferente. Ainda é só uma mesa, certo?

Assim, na hora de comprar esse tipo de produto, é fácil comparar as propostas tanto do lado técnico quanto do comercial. Mas quando você compra serviços de consultoria, é possível que eles sejam muito diferentes dos que você tinha antes.

E tudo o que você esperaria ver em uma RFP, desde as metas gerais até as entregas, cronograma, membros da equipe e assim por diante, será muito diferente. Assim, quase nada pode ser usado novamente! Você terá que começar do zero.

#2. Impacto

O próximo passo é o impacto. Quando você compra serviços de consultoria, você espera que isso resulte em algo frutífero. Talvez você esteja tentando resolver um problema com um consultor especialista na área.

Ou talvez você esteja tentando melhorar seu processo de negócios ou aumentar a eficiência de sua equipe. Seja no faturamento ou no resultado final, você simplesmente quer que algo substancial aconteça, certo?

Isto significa que os funcionários, as partes interessadas e quase todas as outras pessoas serão grandemente impactados em algum momento. Então, há uma parte de gestão de mudanças que precisa ser acrescentada logo no início da compra do serviço de consultoria.

Do contrário, você poderá prejudicar as chances de sucesso do projeto que deseja iniciar!

#3. Negociação

O próximo aspecto importante é a negociação. As pessoas costumam usar sua capacidade de negociação e de comparação em nossa vida cotidiana. Por exemplo, se alguém quiser comprar uma mesa, negociará o preço com o vendedor.

Para ter sucesso na negociação, eles olharão o preço da mesa em que estão interessados e compararão com os preços de outras mesas do mesmo tipo.

Porém, quando se trata de negociar um contrato de consultoria, é como comparar maçãs com laranjas. Isso porque você não está apenas comparando o serviço; você também está comparando o que há dentro, como funcionam e quais métodos usarão.

Isso faz com que seja diferente porque quando você compra um produto físico, você não se importa como ele foi feito ou qualquer outra coisa. Mas quando você compra um projeto de consultoria, quase tudo importa.

#4. Valor real

Por último, mas certamente não menos importante, está o verdadeiro valor na aquisição de serviços de consultoria. Muitos profissionais de compras acreditam que, ao adquirir serviços de consultoria, você deve concentrar seus esforços na tentativa de negociar e reduzir custos.

Mas a realidade é que sempre que você compra algo intangível, seja como consultoria ou não, você está comprando algo que não pode ser contado ou medido. Pode ser jurídico, de marketing ou outro tipo de serviço intangível.

O escopo é a parte onde você realmente economiza dinheiro. Isso porque você está adquirindo tempo e experiência de consultores qualificados, independentemente do tamanho do seu projeto.

Portanto, tudo o que você incluir em seu escopo definirá quanto tempo, experiência e que tipo de empresa de consultoria você precisará para concluir a tarefa, e é assim que seus honorários também serão calculados.

Identificar os consultores adequados para o seu projeto é essencial para garantir que você obtenha o maior valor potencial na conclusão do processo.

Suponha, por exemplo, que a Equipe A seja a McKinsey e a Equipe B seja uma empresa local de segundo nível ao discutir outras empresas de consultoria.

Há uma diferença de cerca de 50% nos custos diários. Com isso, o preço será determinado automaticamente pelo tipo de negócio avaliado.

Na consultoria devemos assim reconhecer que, para além do relatório, há valor em trabalhar com a Equipa A ou a Equipa B, que corresponde ao goodwill no balanço.

Isso não está especificado no relatório ou no contrato, mas é uma recompensa que você recebe como cliente quando trabalha com empresas de primeira linha.

Uma Rápida Ronda-Up

É isso! Agora você tem uma compreensão básica da contratação de consultoria e das diversas etapas envolvidas.

Lembre-se, sempre consulte sua equipe interna e o departamento jurídico quando tomando decisões sobre com qual consultoria trabalhar.

Eles serão capazes de fornecer informações valiosas e ajudá-lo a evitar possíveis armadilhas. Boa sorte!