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Seu processo de RFP vencedor atraiu uma pontuação de propostas de consultoria, e agora vem a tarefa crucial de realizar uma avaliação da proposta de consultoria para selecionar a proposta vencedora.
Depois que a euforia dessa recompensa desaparece, você se depara com a difícil tarefa de escolher a proposta que melhor se alinha às necessidades da sua empresa e resolve o problema em questão.
Não se limite a avaliar as propostas. Nunca perca a noção de que não se trata apenas de fazer uma compra; trata-se de encontrar uma solução que atenda efetivamente aos desafios da sua empresa.
É aqui que o processo de avaliação de propostas de consultoria se torna vital – um processo que requer uma abordagem estruturada para aliar o alinhamento estratégico à inspiração criativa.
Vamos nos aprofundar em como avaliar de forma eficaz essas propostas de consultoria, tendo em mente o objetivo de identificar a solução da mais alta qualidade para as necessidades específicas da sua empresa.
Não se apresse na avaliação
Antes de começar a comparar e avaliar as diferentes propostas, considere os seguintes pré-requisitos.
Concentre-se nas propostas de consultoria mais promissoras.
Ao conduzir uma avaliação de proposta de consultoria para um projeto extenso, sua lista ainda pode ser significativa. Portanto, se você quiser dedicar tempo suficiente à avaliação de cada proposta de consultoria, dirija-se aos possíveis vencedores e reserve o resto.
Pense no processo como um funil no qual você coloca todas as propostas. No final, você terá as propostas mais promissoras. No mínimo, eles atendem a todos os critérios da sua RFP.
As propostas são convincentes e você tem uma ideia clara de como o projeto se desenvolveria. O número de propostas é adequado considerando a importância estratégica e o orçamento do projeto.
Um pouco mais acima no funil estão as propostas de consultoria que estão um pouco fora do caminho, mas ainda viáveis. Talvez eles tenham uma boa justificativa, mas tenham perdido um passo inconsequente.
Você deseja evitar a eliminação de uma joia potencial muito cedo no processo de avaliação da proposta de consultoria. No topo do funil estão as propostas de consultoria fora do assunto ou muito genéricas.
Seu impulso será destruir o resto. Suprima esse impulso.
Sim, qualquer coisa no topo do funil deve ser deixada de lado por enquanto como um ajuste improvável, mas tenha em mente estas três notas de advertência vitais ao conduzir a avaliação da sua proposta de consultoria. O processo não termina até que você assine um contrato com o provedor de consultoria de sua preferência.
Não se apresse em rejeitar o segundo candidato. Você ficaria surpreso ao saber quantos primeiros candidatos foram desqualificados durante o processo de negociação.
Não ignore ou descarte muito rapidamente uma proposta de um fornecedor de consultoria iniciante com uma ótima ideia, mas com habilidades de redação/apresentação de propostas abaixo do desejável.
Pode haver uma maneira de fazer com que essa ideia se torne total ou parte da sua solução de negócios. Tenha cuidado para não queimar pontes ao enviar sua resposta a potenciais fornecedores de consultoria com propostas rejeitadas, independentemente de como você vê sua oferta atual.
Eis o porquê: num ambiente de rápidas mudanças, estes consultores podem evoluir para grandes parceiros ou fornecedores. Além disso, as necessidades da sua empresa podem evoluir a ponto de você perceber que uma dessas propostas rejeitadas agora seria uma boa opção.
Reúna uma equipe de avaliadores de propostas.
Ok, agora você tem em mãos as avaliações da proposta de consultoria que, à primeira vista, atendem aos seus requisitos de elegibilidade e aos seus outros critérios básicos. É hora de levar a sério e escolher sua equipe de avaliação para avaliar a proposta de consultoria.
Quem pode estar em sua equipe de revisores? Profissionais de compras, com certeza, e o responsável pelo orçamento da consultoria, se houver. Você também deve incluir as principais partes interessadas, como o patrocinador do projeto e representantes das funções diretamente impactadas na avaliação da proposta de consultoria.
Talvez um ou dois executivos seniores, com experiência em consultoria, devam fazer parte da equipe de avaliação da proposta de consultoria. Num processo ideal, a equipe de revisores deveria ser a mesma que trabalhou na RFP.
Buscar a opinião de diversas partes interessadas ajuda a garantir que o processo de avaliação seja percebido como justo e tenha maior probabilidade de selecionar a melhor proposta para as necessidades da sua empresa.
Ambos são vitais para implementar a nova ideia ou projeto com sucesso. Se sua equipe não tiver experiência profunda em processos de compras, considere incluir um consultor qualificado e experiente na equipe para ajudar a construir um processo projetado para adquirir a melhor solução para sua empresa.
Lembre-se de que algumas pessoas da sua equipe de revisão estarão sintonizadas para ver o panorama geral – a floresta – enquanto outras se concentrarão nos detalhes – as árvores. Ter os dois tipos em sua equipe é uma vantagem.
Estabeleça regras básicas para a avaliação da proposta de consultoria.
É essencial garantir que todos os seus avaliadores concordem com alguns princípios básicos:
- A proposta vencedora deverá atender aos objetivos do seu projeto.
- A abordagem escolhida reforçará e apoiará o objectivo global do projecto.
- Os consultores devem ter as competências certas.
- Os fornecedores de consultoria selecionados devem ser adequados à sua cultura corporativa.
Combine o tipo de abordagem que seria melhor considerando o contexto do projeto e sua cultura. Talvez você esteja procurando uma abordagem inovadora, original, inovadora ou transformacional que sua empresa possa aproveitar para acelerar sua estratégia.
Alternativamente, você pode querer uma abordagem comprovada e confiável. Mantenha a mente aberta para uma solução particularmente inteligente usando metodologias ou tecnologias avançadas e pensamento inovador.
Peça à equipe para revisar as soluções propostas em termos de resolução de problemas, clareza, consistência interna, facilidade de implementação e abordagens inovadoras.
A seguir, verifique o óbvio.
Antes mesmo de você começar a analisar sua proposta de conteúdo, eles são alguns pré-requisitos para trabalhar com sua empresa. Fazer uma verificação preliminar pode desqualificar imediatamente um prestador de consultoria e, portanto, economizar algum tempo.
A empresa de consultoria é elegível?
Muitas empresas possuem um processo de registro rigoroso que inclui verificações demoradas. Certifique-se de que sua consultoria já esteja cadastrada ou que seu projeto seja elegível para procedimento excepcional.
A proposta está conforme?
Pode parecer burocrático, mas lhe dará uma ideia do comprometimento dos consultores e de sua capacidade de atender às suas necessidades.
Um consultor que envia uma proposta com atraso, incompleta ou fora do formato ou não entendeu sua necessidade ou não quer se adaptar aos seus caminhos.
Em ambos os casos, você tem um problema. Isto é, se suas demandas fossem razoáveis.
A consultoria está alinhada com seus valores éticos?
Trabalhar com a empresa de consultoria errada pode prejudicar sua reputação interna e externamente. Certifique-se de que os valores do seu fornecedor estejam alinhados com os seus.
Eles têm algum potencial conflito de interesses?
Alguns grupos de consultoria internos prestam consultoria a clientes externos. Trabalhar com os principais concorrentes da sua empresa-mãe constituiria claramente um conflito de interesses.
Os funcionários estão autorizados a trabalhar nas suas instalações?
Com a globalização do projeto de consultoria, cada vez mais clientes procuram fornecedores fora do seu mercado habitual. Não é raro que uma empresa europeia ganhe um projecto com uma empresa norte-americana e vice-versa.
Quando você estiver trabalhando com uma empresa que transportará seus consultores até suas instalações, certifique-se de que eles estejam autorizados a trabalhar no país e no seu setor.
Por exemplo, nos EUA, apenas os titulares de Green Card e cidadãos americanos podem ter acesso a instalações no sector da Defesa.
Sua equipe está pronta e alinhada para iniciar a revisão. Agora você pode começar a analisar suas propostas para ter certeza de que atendem às suas necessidades.
A avaliação da proposta de consultoria atende às suas necessidades?
O objetivo desta etapa é identificar as propostas mais promissoras. Você vai querer explorar mais com essas empresas de consultoria e convidá-las a apresentar a avaliação de sua proposta de consultoria.
Mas o que é exatamente uma proposta promissora? É uma proposta que responde às seguintes questões-chave.
O consultor compreendeu nossos objetivos?
Obviamente, você está trazendo o provedor de consultoria para ajudá-lo a atingir um determinado objetivo. Você deseja que eles entendam seus objetivos e o ajudem a identificar e/ou implementar uma solução.
O consultor pesquisou adequadamente o contexto da sua empresa?
Uma proposta com detalhes limitados sobre suas necessidades geralmente exige uma compreensão limitada do seu negócio, uma proposta apressada ou genérica, ou todas as opções acima. Seja intransigente nesse ponto.
O consultor reformulou suas necessidades e as contextualizou?
Você quer ter certeza de que o consultor responde à sua pergunta e agrega algum valor, em vez de apenas copiar e colar sua própria RFP.
A proposta está introduzindo elementos que não parecem relacionados?
Várias razões podem explicar este fenômeno. A primeira opção, você está enfrentando uma síndrome do “padrão”. O Consultor está copiando e colando uma proposta anterior para o seu projeto.
A segunda opção, eles viram um objetivo que você não percebeu em sua RFP. Em ambos os casos, você deseja desafiar o consultor para garantir que os resultados sejam adequados para sua empresa. Você precisa comprar o que precisa e apenas o que precisa.
Os resultados respondem às nossas perguntas?
Depois de ter certeza de que os consultores entenderam o que você estava tentando fazer, você deseja verificar se os resultados incluídos nas propostas realmente responderão às suas perguntas.
Os resultados esperados estão claramente listados?
A experiência mostra que, mesmo com a mesma RFP detalhada, as empresas de consultoria proporão uma organização diferente das entregas, com base nas suas metodologias e conhecimentos internos.
É fundamental certificar-se de que responderam a todos os pontos-chave do escopo e comparar com o núcleo das propostas. Volte para sua RFP. Identifique todas as entregas esperadas e verifique uma por uma se estão incluídas na proposta.
Tenha uma noção do que na proposta está fora do escopo. Às vezes, os consultores tomam a iniciativa de reorganizar os resultados e reagrupá-los. Certifique-se de que todas as suas entregas iniciais ainda estejam lá.
Existem resultados adicionais relevantes para suas necessidades?
Em alguns casos, os consultores acrescentam resultados que não foram listados na RFP. Observe atentamente como eles se relacionam com seus objetivos principais.
Pode ser uma adição interessante ou apenas uma forma do Consultor aumentar o escopo (e o preço). Se a entrega for relevante, pergunte-se se ela é obrigatória ou agradável.
Você acredita que essas entregas o ajudarão a atingir seu objetivo?
Em última análise, qualquer que seja a lista de resultados sugeridos pelos consultores, eles precisam fornecer o suporte certo para atingir seus objetivos. Se tiver alguma dúvida, não hesite em abrir a discussão com os consultores e ouvir a sua opinião.
Os resultados são suficientemente claros?
Você entende o que vai conseguir ao final do projeto? Os resultados devem ser claramente definidos e, idealmente, os consultores devem mostrar como seria.
Confiamos na abordagem proposta pelo fornecedor de consultoria?
A abordagem proposta apoia os seus objetivos?
Avalie a abordagem proposta pelo Provedor de Consultoria. É isso que você tinha em mente? Isso faz sentido? Está adaptado às suas necessidades?
Quais são as potenciais limitações da abordagem que o Consultor está sugerindo? Esta abordagem apoiará uma adesão adequada?
O cronograma proposto pelo Consultor está de acordo com suas expectativas?
O cronograma corresponde aos seus objetivos internos? Se não, é um problema importante? Os consultores explicaram por que mudaram o cronograma?
O faseamento é consistente com aquele que você incluiu em sua RFP?
Conheça de perto o faseamento proposto pela Consultoria. É consistente com o que você incluiu na sua RFP (caso existam)? Os consultores adoram dividir um projeto em várias fases.
Ao comparar as diferentes propostas, certifique-se de que cada fase contenha o mesmo trabalho e os mesmos resultados. Não é incomum ver uma empresa de consultoria reduzir ou subvalorizar a primeira fase para ganhar o projeto e gerar custos mais substanciais nas fases seguintes.
Recomendamos incluir o faseamento e comprometer-se apenas com a primeira fase na primeira RFP para projetos muito grandes. As demais fases serão tratadas por meio de outra RFP. Isso forçará o vencedor do primeiro projeto a fazer um bom trabalho e a pagar preços competitivos em cada fase do projeto.
Poderá também solicitar uma “avaliação de proposta de consultoria” das próximas fases e muito mais, incluindo o preço e a descrição da obra. Isso lhe dará uma ideia do custo geral potencial do seu projeto.
A governança do projeto está definida e adaptada ao que você tinha em mente?
Não negligencie a governança do projeto. Às vezes, a diferença de preço de duas propostas vem da diferença de responsabilidades (e, portanto, da carga de trabalho) dos consultores em relação às suas equipes.
Como será organizada a governança do projeto? Como o projeto é gerenciado no nível de direção? No nível de trabalho? Que apoio de suas equipes é esperado em cada etapa do projeto?
A proposta é clara e completa?
Certifique-se de que o conteúdo da proposta seja claro e transparente. Pode parecer óbvio, mas você precisa entender os detalhes de que trabalho será feito, quem fará o trabalho e como.
Vimos empresas de consultoria enviarem propostas de uma página com no máximo três linhas para detalhar como o projeto será conduzido. Junte isso a um preço muito inferior ao restante das propostas e você terá uma excelente armadilha para tolos.
O projeto dispõe de recursos adequados?
Considerando a carga de trabalho associada ao projecto, o pessoal parece suficiente? Pelo contrário, a equipe parece superdimensionada?
Você terá largura de banda suficiente para contribuir?
Os consultores geralmente fornecem uma estimativa da carga de trabalho esperada para o cliente. Você e sua equipe terão disponibilidade suficiente para apoiar o projeto?
O equilíbrio dentro e fora do local está alinhado com suas expectativas?
Você espera que os consultores estejam no local ou trabalhem remotamente? A proposta está de acordo com o que você tinha em mente?
E quanto aos outros elementos da proposta
Depois de avaliar a qualidade da avaliação da proposta de consultoria, você pode começar a olhar para os componentes humanos. Além da proposta técnica, que apresenta a abordagem, as entregas e o cronograma, a experiência da equipe e sua capacidade de integração com suas equipes também são fatores-chave de sucesso para um projeto de consultoria.
Esta etapa é particularmente importante se for a primeira vez que você trabalha com consultores ou se estiver convidando novas empresas de consultoria para o processo de RFP. No entanto, não seja muito fácil com seus titulares. Você ainda quer a melhor equipe para o seu projeto.
A equipe tem a experiência necessária?
O Consultor entende o seu negócio e o seu mercado?
Uma proposta com detalhes limitados sobre suas necessidades geralmente exige uma compreensão limitada do seu negócio, uma proposta apressada ou genérica, ou todas as opções acima. Seja intransigente nesse ponto.
As referências da proposta são relevantes para o seu projeto?
Veja as empresas citadas na proposta e os estudos de caso. Ele lhe dirá se o Consultor já realizou projetos semelhantes quanto ao escopo, setor, região, complexidade, etc. Pergunte se as referências são recentes e se você pode contatá-las.
A equipe do projeto é sênior o suficiente? Eles serão credíveis com suas equipes?
Qual o nível de antiguidade do sócio responsável? Ele está assumindo a responsabilidade do projeto ou delegando a alguém mais júnior? Qual é o nível de experiência da equipe do projeto? Isso funcionará com suas equipes?
Este consultor é a escolha certa para você?
Você tem certeza de que este Consultor trabalhará bem com suas equipes?
Olhando para as interações que tem tido e a composição da equipa, considera que este Consultor irá trabalhar bem consigo e com as suas equipas?
Você conseguirá a adesão futura de suas equipes?
Avalie a facilidade de implementação. Algumas abordagens podem ser extremamente atraentes no papel, mas não adaptadas ao seu contexto e à sua cultura.
Algumas empresas de consultoria podem ter um desempenho extremamente alto, mas não combinam bem com suas equipes. “Ajuste” é a palavra-chave para sourcing de consultoria.
Precisa de uma Marca de Consultoria para o projeto?
Além de entregar um ótimo projeto, às vezes você precisa convencer outras partes interessadas de que o trabalho foi feito com seriedade. Para tanto, alguns executivos gostam de aproveitar a marca e as credenciais das consultorias que realizaram o trabalho.
Você está procurando um fazedor ou um coletor?
Para alguns projetos, você precisa de um “executor” para concluí-lo quando você tem um projeto de implementação delicado, por exemplo. Ou um PMO com sinergias ambiciosas.
Agora que você deve ter uma boa ideia de como o projeto vai se desenrolar, você pode ver de perto o preço.
O orçamento se ajusta ao valor que esperamos?
Qual valor você espera do projeto?
Analisar o projeto é sempre uma boa prática para dar um passo atrás e entender qual valor o projeto trará e que tipo de ROI você estará buscando.
Será um valor acrescentado técnico que terá um impacto direto nos seus resultados ou um valor acrescentado político que permitirá outros projetos?
Quais são os limites de valor do projeto?
Qual é o valor se o projeto for bem-sucedido? Estamos falando de benefícios significativos para seus resultados financeiros e quais serão os investimentos necessários? Por outro lado, quais são os riscos se não funcionar? Sua empresa poderia sofrer um grande golpe?
Qual orçamento você tem em mente para o projeto?
Se você já fez projetos semelhantes anteriormente, já tem uma base para definir um orçamento estimado para o seu projeto.
No entanto, esteja ciente de que a complexidade, a profundidade do conhecimento especializado, a duração prevista e a localização do projeto podem ter um impacto significativo no preço. Além disso, você pode estar trabalhando com um envelope orçamentário que não deve ser excedido.
Você entende quanto vai pagar no final?
A construção do orçamento é fácil de entender? Existem alguns custos ocultos potenciais?
Como o preço da proposta se alinha ao seu orçamento?
A proposta mais interessante que está acima do orçamento 50% provavelmente não é a proposta certa para você. Da mesma forma, uma proposta rasa dentro do seu orçamento nem sempre é a melhor opção.
Identifique as propostas mais promissoras
A etapa é quase inexistente para pequenos projetos em que você convida uma lista já pré-selecionada de prestadores de consultoria para licitar.
No entanto, se você estiver trabalhando em um projeto maior ou em uma lista mais longa de fornecedores potenciais, você se beneficiará ao se concentrar inicialmente nas propostas mais promissoras. Você sempre terá a possibilidade de descer na sua lista, se necessário.
Classifique as propostas
Independente de com quantas empresas você esteja discutindo, você já deve começar a formar um primeiro “pódio” das melhores propostas de consultoria. Às vezes é difícil ter uma visão geral de um projeto em potencial antes de falar com os fornecedores de consultoria.
No entanto, já é possível identificar os pontos fortes e fracos das propostas escritas através de uma avaliação abrangente das propostas de consultoria. Classifique as propostas com base em um número limitado de critérios para simplificar o processo. A avaliação da proposta de consultoria pode ser uma excelente base para o ranking.
Ao analisar as diferentes licitações, você perceberá rapidamente que alguns consultores responderam perfeitamente às diferentes perguntas, enquanto outros deixaram algumas questões sem resposta.
No final da avaliação, poderá avaliar as diferentes propostas num conjunto de dimensões. Você pode, por exemplo, usar as perguntas acima e organizá-las em 6 temas principais: objetivos, resultados, abordagem, experiência, adequação e orçamento.
Você pode adotar um sistema de classificação simples, como um sistema de 5 estrelas, para facilitar a avaliação e a leitura. O objetivo é ter uma visão geral da qualidade das propostas e começar a organizar as reuniões com os consultores por ordem de relevância.
Articule e compartilhe os elementos que você deseja esclarecer
No processo de avaliação das propostas, você identificou os pontos fracos das diferentes propostas. Anote esses pontos e pense em quais perguntas poderiam ajudá-lo a esclarecer o real posicionamento da consultoria nessas dimensões.
Se você tiver dúvidas sobre os custos, peça esclarecimentos sobre a estrutura de custos ou sobre compensações que caibam no seu orçamento. Esta lista de perguntas será a base para suas reuniões com os consultores.
Você será capaz de esclarecer suas propostas e ter uma ideia precisa de sua capacidade de apoiá-lo na consecução de seus objetivos.
Recomendamos enviar essas perguntas antes da reunião, para que as consultorias possam se preparar e trazer as respostas.
5 principais conclusões para gerentes ocupados
- Não perca tempo na avaliação da proposta de consultoria – A avaliação das propostas é o primeiro passo para selecionar o consultor para o projeto. Reserve um tempo para revisar todas as propostas, classificá-las e identificar as mais promissoras.
- Verifique se os consultores têm capacidade para resolver o seu problema – Em última análise, você não está procurando a avaliação de proposta de consultoria mais brilhante ou mais barata, mas sim aquela que lhe trará respostas às suas necessidades.
- Certifique-se de que eles tenham as habilidades - Os consultores tornaram uma arte compreender rapidamente os desafios de um determinado negócio ou setor. Vá além da superfície para ter certeza de que seus conhecimentos e habilidades estão no nível esperado na avaliação da proposta de consultoria.
- Avalie a adequação com suas equipes – A maioria dos projetos de consultoria exige colaboração entre suas equipes e a equipe de consultoria. Tente imaginar como o projeto poderia se desenrolar. Você não pode? Talvez esta empresa de consultoria não seja adequada para você.
- Verifique se você pode pagar pelos serviços deles – Por último, mas não menos importante, você quer ter certeza de que o preço da avaliação da proposta de consultoria cabe no seu orçamento. Comece com os benefícios que você espera do projeto e veja quanto você está disposto a pagar para colher esse valor.