Procura de serviços de consultoria com sucesso

“Oitenta e cinco por cento das razões para a falha são deficiências nos sistemas e processos, e não no funcionário. O papel da gestão é mudar o processo, em vez de insistir para que as pessoas façam melhor. ” - W. Edwards Deming

Vamos começar com isso - colocar vários consultores em competição é uma ótima maneira de avaliá-los e começar a procurar o ajuste certo. Isso permitirá que você faça uma escolha informada sobre os consultores e quem se encaixa melhor com o seu projeto em níveis como habilidades, experiência e preço. Ao longo do caminho, você pode ter ideias que estão completamente fora da caixa e que também gostaria de explorar. Projetar uma RFP perfeita é fácil seguindo os pontos descritos neste capítulo.

Para obter o máximo dessa competição, você precisa gerenciar um processo de sourcing eficiente e adaptado aos serviços de consultoria. Muitas empresas deixam de definir um processo específico de consultoria, deixando que suas linhas de negócios definam como organizar a concorrência quando existe um caminho melhor. Pronto para aprender como?

Defina suas necessidades

Definir o escopo de seu projeto é uma etapa obrigatória no processo de RFP. Você precisa reunir uma equipe formada pelas principais partes interessadas e concordar com os resultados esperados, o cronograma e o orçamento do projeto. Mesmo que você esteja pensando em trazer recursos externos para liderar o projeto, os sólidos princípios de gerenciamento de projetos ainda se aplicam. Determine o problema real a ser resolvido e os objetivos do projeto. Muitos projetos de consultoria falham porque o escopo é muito vago e amplo.

Deixe-os animados

Se você decidir trabalhar com consultores, está interessado em suas habilidades analíticas, especialização ou excelentes competências de comunicação. Não desperdice o talento deles (e seu dinheiro) em tarefas servis. Eles são mais bem empregados em projetos complexos onde podem fazer sua mágica. Além disso, eles podem não estar interessados em trabalhar em pequenos projetos, e seu projeto pode cair na lista de prioridades deles. E pode não ser uma “boa notícia” no que diz respeito à qualidade e especialização.

Se você está procurando por outro par de armas ou processamento de dados, você pode preferir plataformas freelance como CoMatch, Catalent, TalMix ou mesmo redes como Eden McCallum. Você encontrará pessoas brilhantes prontas para assumir projetos muito pequenos ou trabalhos temporários.

Não tenha pressa (quando puder)

Às vezes é difícil traduzir os desafios de negócios e as necessidades em um projeto. Você pode não ter certeza mesmo se o projeto vai acontecer ou se tem um escopo claro em mente. A RFI (solicitação de informações) pode ser uma boa maneira de coletar e alavancar informações. Isso o ajudará a refinar sua abordagem para resolver o problema e desenvolver um consenso dentro de sua organização. Também pode ser uma maneira inteligente de restringir o número de concorrentes em sua lista antes de se envolver no processo de RFP.

Certifique-se de dar uma chance justa a todas as firmas de consultoria que você contratou em sua RFI, para que sua empresa não seja vista apenas como uma selecionadora de cérebros.

Quando o escopo está claro, você pode adivinhar quantos consultores você precisa para o projeto. Você também pode pensar no valor esperado do projeto. Isso deve dar a você uma estimativa de quanto está disposto a pagar por esse projeto.

Formalizar os elementos em uma solicitação de proposta

Muitas RFPs para consultoria são apressadas em seu desenvolvimento. Às vezes, os detalhes ou o contexto são insuficientes para entender o problema de negócios que você está enfrentando. Talvez alguns requisitos principais estejam faltando ou a linguagem seja ambígua. Você também pode ter omitido a estrutura de preços comum a ser seguida ou dado muito pouco tempo para os consultores candidatos responderem à RFI / RFP. Porém, o resultado é sempre o mesmo: é difícil para as consultorias enviarem uma proposta sólida, principalmente para os recém-chegados.

A RFP será o documento de referência para os provedores de consultoria que você convidar para a competição. Não se esqueça de incluir elementos no processo de RFP, como cronograma, critérios de escolha e requisitos. Isso ajudará os candidatos a se concentrarem em suas necessidades.

“Não me diga onde estão suas prioridades. Mostre-me onde você gasta seu dinheiro e eu direi o que eles são. ” - James W. Frick[1]

[1] James W. Frick foi um dos mais renomados oficiais de desenvolvimento dos Estados Unidos. Ele trabalhou em desenvolvimento e relações públicas para a Universidade de Notre Dame.

Encontre os consultores certos.

Com sua RFP em mãos, você pode começar a identificar os candidatos em potencial.

Adapte sua lista curta ao projeto

Observe atentamente o escopo do projeto, o orçamento e as políticas internas de aquisição para definir seus critérios de seleção para a lista restrita. Esteja atento ao seu tempo e adapte o tamanho da sua lista curta ao nível de prioridade e ao orçamento do seu projeto.

Quando você tem um cronograma muito apertado ou para pequenos projetos com impacto limitado no seu negócio, escolha uma pequena lista curta para que você possa gastar tempo suficiente na proposta e verificando as referências. Recomendamos não ir além de três provedores em potencial.

Para projetos maiores, você pode ampliar a primeira rodada (fase de briefing / proposta) para até dez firmas de consultoria (dependendo do projeto e das apostas), mas manter no máximo quatro a cinco empresas para a rodada final (fase de pitching).

Quando sua lista curta estiver pronta, entre em contato com seus fornecedores e verifique o interesse deles enviando sua RFP.

Confidencialidade segura

É sempre importante proteger suas informações confidenciais. Não hesite em fazer seus candidatos assinarem um acordo de confidencialidade no início (mesmo no estágio de RFI ou RFP) para proteger informações proprietárias e certificar-se de que as empresas de consultoria não compartilharão os detalhes do seu projeto com seus concorrentes.

Se a proposta incluir colaboração e subcontratação, certifique-se de que um NDA vincule legalmente todos os contribuintes do projeto.

Se o seu projeto for particularmente confidencial, você deve até considerar trabalhar com uma empresa terceirizada de sourcing, como a Consulting Quest, que cuidará do processo anonimamente. Eles manterão sua empresa e seu projeto confidenciais até o estágio de lista restrita.

Simplifique

A menos que você esteja lidando com um projeto multimilionário, não organize propostas extravagantes. Examinar as propostas e ouvir os argumentos dos consultores pode consumir muito tempo. Isso também tornará seu projeto consideravelmente mais lento. Certifique-se de que seu processo de RFP esteja adaptado ao escopo e ao orçamento de seu projeto.

Se você tiver apenas um pequeno número de firmas de consultoria, ou se o projeto for especificamente complexo, convém organizar briefings para discutir os detalhes do projeto e certificar-se de que os consultores entenderam bem o que está em jogo.

Se você tiver um grande número de candidatos, uma RFP clara e pouco tempo disponível, basta enviar a RFP e avaliar as propostas escritas para identificar a mais promissora para a próxima etapa.

Avalie as propostas escritas

Depois de receber as propostas, reserve um tempo para analisá-las com as outras partes interessadas. Tenha sempre em mente o seu objetivo: maximizar as chances de sucesso do seu projeto. Você precisa que os candidatos apresentem suas melhores propostas e, para isso, eles precisam entender muito bem o problema.

Nivele o terreno, para que todas as empresas tenham uma chance justa na competição. É do seu interesse fazer isso. Não hesite em explicar detalhadamente a história da sua empresa e o contexto da tarefa e dedicar algum tempo para polir os documentos de perguntas e respostas.

Analise a correspondência com sua RFP

Certifique-se de que os candidatos responderam aos elementos mais importantes de sua RFP. Suas propostas devem ajudá-lo a responder às seguintes perguntas:

• O consultor entendeu nossos objetivos?
• As entregas respondem às nossas perguntas?
• Nós confiamos na abordagem proposta pelo provedor de consultoria?
• A equipe tem a experiência necessária?
• Este consultor é adequado para nós?
• O orçamento se encaixa no valor que esperamos?

Observe se há áreas cinzentas e possíveis mal-entendidos.

Identifique as propostas mais promissoras.

Ao trabalhar com um grande grupo de fornecedores de consultoria, você deve se concentrar primeiro nas propostas mais promissoras para economizar tempo e energia. Você sempre pode baixar sua lista se não estiver satisfeito com seu primeiro lote.

Comece a classificar suas propostas com base em sua avaliação das propostas. Você pode usar essas cinco dimensões: objetivos, resultados, abordagem, experiência, adequação e orçamento.

Você também deve apontar as incertezas das propostas e articulá-las em questões. A lista de perguntas será a base para a sessão de pitch com os consultores mais promissores: uma excelente oportunidade para esclarecer a RFP, se necessário, e avaliar o ajuste com suas equipes.

Selecione seu consultor

Lembre-se também de que os melhores consultores em entrega nem sempre são os melhores em vendas e vice-versa. Em vez de dar muita ênfase à aparência dos consultores no papel, dê a eles a chance de convencê-lo e organizar uma reunião em que possam apresentar sua proposta.

Defina seus critérios de seleção e seu orçamento

O primeiro passo é construir um conjunto de critérios. Comece com as dimensões que você definiu na RFP e adicione os elementos que podem não estar incluídos na RFP, como preço, adequação cultural, intimidade, etc. Depois de concordar com as dimensões, comece a priorizá-las.

Você também deve concordar sobre quanto valor espera do projeto e quanto está disposto a pagar. O preço é um parâmetro importante na escolha. Você deve sempre se certificar de que seu projeto tem um valor positivo para o dinheiro.

Nessa parte do processo, recomendamos trabalhar com as diferentes partes interessadas para obter a adesão e preparar o início do projeto com um compromisso.

Peça uma apresentação.

É extremamente difícil (senão impossível) avaliar a química entre um determinado consultor e suas equipes no papel. Ao convidar empresas de consultoria para apresentar suas propostas, você tem a oportunidade de sentir o elemento humano em sua abordagem.

Durante as apresentações, você precisará manter vários objetivos em mente:

• Desafie a proposta principal,
• Certifique-se de que a equipe em campo tenha a experiência certa,
• Entenda os preços,
• Avalie a química com suas equipes.

Após a apresentação, dê aos consultores alguns dias para revisar suas propostas. Se ainda não o fez, agora é o momento certo para consultar as referências da consultoria e dos sócios responsáveis.

Tome sua decisão final.

Volte para sua lista de critérios com a ordem de prioridades. Atribua um peso a cada critério e comece a classificar cada proposta nas diferentes dimensões. Assim que terminar, você pode calcular uma pontuação geral.

Por último, mas não menos importante, tente construir uma pontuação de consenso com as principais partes interessadas. A contratação de um provedor de consultoria é apenas um requisito para o sucesso do seu projeto. Outro requisito é obter a adesão das partes interessadas. Ao construir um consenso em torno da escolha da empresa de consultoria, você está trabalhando para facilitar o caminho a seguir para o projeto e para a equipe de consultoria.

Negociar um contrato de consultoria

Depois de identificar a proposta mais promissora, você pode começar a negociar. Como no processo de seleção, você precisa reunir o máximo de informações possível para alavancar durante a negociação.

Prepare-se para sua negociação.

Antes de mergulhar nos elementos-chave, reserve um tempo para se preparar para a negociação.

O primeiro passo é concordar sobre o que você deseja negociar. Com serviços intangíveis, quase todos os componentes das propostas são negociáveis. Você pode modificar qualquer coisa, desde o escopo até a composição da equipe e, é claro, o preço.

Você também precisa ter em mente o valor geral do projeto em relação ao preço. Compreender a dinâmica da matriz de retorno o ajudará a definir a magnitude necessária da negociação.

Agora, veja também quanta liberdade você terá na negociação. Você tem uma vantagem na negociação? Ou suas mãos estão mais ou menos amarradas?

Por fim, coloque as pessoas certas na mesa com base no tamanho e na importância estratégica do projeto.

Tente antecipar o máximo possível como os consultores agirão para obter o melhor negócio. Nessa situação, o melhor negócio é quando ambas as partes obtêm um resultado positivo.

Negocie os elementos-chave

Quando você entra em uma negociação com dimensões múltiplas, a melhor alternativa aos conceitos de acordo negociado (BATNA) e zona de acordo possível (ZOPA) pode ser útil. Eles permitirão que você desenhe um pacote de negócios potenciais em diferentes dimensões.

Para construir este pacote, você precisará analisar como as mudanças no escopo ou na equipe da equipe afetarão o preço e, inversamente, identificar as compensações que você está disposto a aceitar.

Se ainda precisar reduzir custos, você deve explorar outras oportunidades de economia, como despesas de viagem ou pessoal especializado.

Dê feedback aos consultores insatisfeitos.

Não se esqueça de interrogar os consultores que perderam a licitação do projeto. Reserve um tempo para explicar por que eles não receberam o projeto e o que poderiam ter feito de forma diferente. Isso os ajudará a melhorar suas propostas para seu próximo projeto ou seu próximo cliente.

Você também pode pedir a esses consultores que forneçam feedback sobre o seu projeto. Isso pode trazer insights valiosos sobre como suas equipes gerenciam um projeto de consultoria e ajudá-lo a melhorar suas práticas.

Desenhe o contrato

Depois de negociar os termos do acordo, você pode começar a desenhar o contrato. Você pode trabalhar com um contrato de consultoria padrão ou com um contrato de serviço mestre (MSA) mais uma declaração de trabalho (SOW). A última solução é particularmente interessante quando você trabalha regularmente com os mesmos provedores de consultoria. É altamente recomendável trabalhar com sua equipe jurídica para desenvolver seus próprios modelos de contrato.

 Formalize suas expectativas

Mesmo que você trabalhe com um contrato de consultoria padrão, a declaração de trabalho é o primeiro elemento a ser incluído no contrato. Ele cobre o escopo do trabalho e as entregas, o cronograma e as fases, a governança e o procedimento de escalonamento e os resultados e métricas esperados.

O contrato é sempre a referência em caso de litígio. Você quer que os consultores se comprometam com os resultados do projeto, não com os meios.

Defina os termos e condições

Depois de descrever o trabalho que será feito e como e quando, é hora de definir como os consultores serão pagos, o cronograma e as condições de pagamento devem ser claramente indicados no contrato, mesmo se você tiver optado por uma taxa fixa .

Se você trabalha com taxas por hora, taxas fixas ou taxas baseadas no desempenho, você deve incluir as condições para receber o pagamento e as possíveis salvaguardas para evitar descarrilamento.

Esclareça as regras

Dependendo do projeto e da empresa, algumas regras devem ser incluídas no acordo:

• Confidencialidade - Esta cláusula deve estar sempre envolvida em um contrato de consultoria. Muitos projetos incluem informações confidenciais sobre a estratégia ou produtos da empresa.
• Uso de terceiros - Muitas empresas de consultoria trabalham com subcontratados ou fazem parceria com outras empresas em projetos.
• Propriedade intelectual - Acompanhar as informações e os modelos desenvolvidos durante o projeto e esclarecer a titularidade no contrato.
• Políticas do cliente (como gerenciamento de informações e segurança) –Os consultores devem cumprir todas as regras.
• Conflito de interesses e não competição - Em alguns projetos, você pode querer garantir que os consultores não terão nenhum conflito de interesses ou não venderão a metodologia que desenvolveram para você para a concorrência.

Prepare-se para o pior.

Como disse Lao Tzu, “Antecipe o difícil administrando o fácil”. Você deve integrar cláusulas que cubram os problemas mais prováveis que você poderá encontrar se o projeto der errado em seu contrato. A resolução do problema se e quando ocorrer será muito mais fácil de gerenciar.

Gerenciar um projeto de consultoria

Quando você está comprando serviços, e em particular serviços intangíveis como consultoria, a maior parte do trabalho vem após o processo de aquisição ter terminado. Você deve monitorar e gerenciar os resultados do projeto, mas também o próprio projeto. Na verdade, os projetos de consultoria raramente acontecem conforme o planejado.

Organize-se para gerenciar seu projeto.

Gerenciar um projeto de consultoria é, antes de mais nada, gerenciar um projeto. Os mesmos princípios se aplicam. Para maximizar as chances de sucesso de seu projeto, você precisará gerenciar estes três elementos:

• Stakeholders - Isto é Gerenciamento de Projetos 101. Alinhe as partes interessadas para garantir que apoiarão o projeto e colaborarão com a equipe do projeto e os consultores.
• Projeto - Você precisa implementar as melhores práticas de gerenciamento de projetos: definir o plano de trabalho, esclarecer as funções e responsabilidades e estabelecer uma governança clara com um comitê gestor.
• Mudar - Sempre óbvio, mas geralmente esquecido, o gerenciamento de mudanças é um fator chave de sucesso para projetos de consultoria. Antecipe a resistência à mudança das equipes impactadas pelo projeto e defina estratégias para lidar com cada situação.

Monitore o desempenho

Não espere até o final do projeto para avaliar o desempenho e compartilhar seus resultados com os consultores. As razões para o baixo desempenho podem ser múltiplas e simultâneas. Pode vir da empresa de consultoria (capacidades, habilidades, experiência, pessoal, etc.) ou de suas próprias equipes (baixa prioridade, pessoal, etc.).

Em qualquer caso, é melhor sentar-se com a empresa de consultoria para discutir e compreender o problema e encontrar soluções juntos.

Gerencie o contrato

Quando você está trabalhando com consultores, também deve possibilitar um relacionamento produtivo. Primeiro, você terá que rastrear as mudanças no projeto que podem afetar o escopo, a equipe, o cronograma ou eventos imprevistos. Quando essas mudanças são substanciais, você deve considerar emendar o contrato. Em qualquer caso, acompanhe as alterações nas atas dos comitês gestores.

Para projetos muito grandes, você deve considerar a organização de uma revisão formal no meio do projeto. Você pode cobrir tanto as mudanças na declaração de trabalho quanto a qualidade do resultado. Isso não deve impedi-lo de verificar regularmente com a empresa de consultoria para antecipar possíveis deslizes no escopo e cronograma do projeto e permitir que seu fornecedor conserte o problema.

Considere a consultoria como sua parceira com um objetivo comum: o sucesso do seu projeto. Seja inflexível quanto à qualidade dos resultados. Dê-lhes feedback sobre seu desempenho e visibilidade nos pagamentos.

Encerre o projeto

Antecipe e prepare-se para quando o consultor partir

Talvez você tenha se preparado para a transição desde o início (em outras palavras, em sua RFP) e incluído o plano de transição e check-ins regulares nas entregas. Se não for esse o caso, prepare-se para quando o consultor sair.

Depois de decidir em quais recomendações você irá agir, você deve organizar como irá agir. Você também deve considerar a transferência de conhecimento, em particular, se o projeto implementou uma nova organização ou tecnologia. Você deve definir este plano com o consultor disponível.

Prepare a avaliação de desempenho da empresa de consultoria, reunindo as informações coletadas junto com o projeto.

Não hesite em rescindir o contrato.

Às vezes, os projetos de consultoria precisam ser fechados mais cedo do que o esperado. Muitas mudanças podem acontecer entre o momento em que você decide trabalhar com os consultores e o final dos projetos de consultoria.

O contexto pode mudar, assim como a equipe de gestão. Se for esse o caso, continuar o projeto como está pode ser uma perda de energia e dinheiro. Sempre encontre maneiras de adaptar o escopo às suas necessidades e rescindir o contrato, se necessário, se as consequências forem aceitáveis.

Feche o projeto de forma limpa.

Seja qual for o motivo para encerrar o projeto antes do tempo, não se precipite. Reserve um tempo para analisar o impacto da rescisão e a probabilidade de sucesso de outro projeto de consultoria. Prepare também o que comunicar às suas equipes envolvidas no projeto.

Nesse ponto, você deve ter pago o fornecedor de consultoria com base na entrega e provisionado o orçamento até o final do projeto.

Mantenha as últimas notas fiscais em sua mesa até ter certeza de que o projeto foi entregue na íntegra. Isso lhe dará força suficiente para voltar e terminar o projeto.

Quando você achar que o projeto está encerrado e as faturas aprovadas para pagamento, você pode reservar um tempo para informar aos consultores sobre seu desempenho no projeto.

Executar um processo de sourcing estruturado e altamente eficaz é essencial para objetivar a seleção do melhor consultor e manter o sucesso do projeto em perspectiva. Compreender os riscos associados e o potencial de economia em cada etapa é fundamental. Surpreendentemente, a maioria dos executivos não tem uma visão clara de onde se concentrar na criação de maior valor.

5 tópicos para executivos ocupados

• A competição saudável é a melhor maneira de superar informações assimétricas.
• Monte uma equipe multifuncional para garantir que você obtenha o conhecimento certo em cada etapa do processo.
• Use os critérios de seleção para apoiar a seleção dos consultores certos para suas necessidades.
• Formalize suas expectativas em termos contratuais.
• Gerencie o projeto para transformar o potencial em valor real para sua organização.