Gestão da Demanda para Consultoria: O Guia Definitivo (2023)

31 de outubro de 2022

Muitos executivos de compras dedicam muito tempo e esforço Negociação de preços e diárias para Serviços de Consultoria. Eles saem da mesa de negociação com desconto de 5%, com a sensação de dever cumprido.

Não se deixe enganar. As empresas de consultoria conhecem o jogo. Eles criam o desconto 5% em seus preços. E se você está pedindo um desconto mais significativo, eles podem simplesmente cancelar o escopo ou reduzir o projeto. Você está então correndo o risco de fazer seu projeto cair na lista de prioridades deles.

Lembra-se de Joey, o consultor júnior que trabalhou 2/3 do seu tempo no seu projeto? Ele poderia estar trabalhando 2/3 do seu tempo para outro cliente? NÃO! Sua empresa de consultoria preferida nunca faria isso com você. A propósito, quando foi a última vez que você viu Joey? Não há como acompanhar a equipe, então vamos nos concentrar no valor.

Se você quiser fazer economias significativas, você precisa controlar a torneira, e não reduzir o tamanho do balde. Mas ainda assim, 47% de empresas não utilizam a gestão da procura ou uma estratégia de fazer ou comprar para serviços de consultoria.

O principal benefício de usar o gerenciamento de demanda para consultoria é que ele ajuda as empresas a controlar os gastos com consultoria, exigindo a priorização. Como resultado, você deve escolher entre projetos obrigatórios (estratégicos) e projetos interessantes (não estratégicos).

Ao estipular limites orçamentais, a gestão da procura ajuda a agilizar o processo de aquisição e, por sua vez, ajuda a empresa a atingir um nível mais elevado de maturidade em aquisições de consultoria. Você pode imaginar todo o método de gerenciamento de demanda como semelhante ao aperto das torneiras para evitar que a caçamba transborde.

Este artigo discute detalhadamente os benefícios da gestão da demanda para a consultoria, os pré-requisitos para sua implementação e as etapas para implementá-la.

O que é Gestão de Demanda para Consultoria?

A gestão da procura é um sistema de gestão da cadeia de abastecimento que equilibra e alinha estrategicamente a procura com a capacidade operacional em toda a cadeia de abastecimento através da integração rápida e bem-sucedida das necessidades do mercado na direção dos fornecedores. Resumindo, garante que você está gastando nas prioridades certas. O desafio reside muitas vezes na sua implementação bem-sucedida em empresas que não estão bem preparadas e não conseguem entregar os resultados esperados.

O uso estratégico da consultoria pode agilizar a implementação do seu plano. No entanto, além das iniciativas de reorganização, a consultoria ainda está orçada em OPEX. E como continuará a haver pressão sobre os gastos operacionais, isso significa que você terá que aproveitar ao máximo seu orçamento de consultoria.

Em um cenário de orçamento limitado, suas equipes devem ser capazes de distinguir entre itens “obrigatórios” e “bom ter”. O gerenciamento de demanda permite que suas equipes façam essa distinção. Como resultado, você pode economizar seu dinheiro para as coisas que mais importam.

Por que você deve se preocupar em aplicar o sistema de gerenciamento de demanda à categoria de consultoria?

Em qualquer projeto de consultoria, o gerenciamento da demanda é fundamental para o sucesso. Ao compreender e gerenciar a demanda por seus serviços, você pode garantir que atenderá às expectativas do cliente e agregará valor. Aqui estão alguns dos principais benefícios do gerenciamento de demanda em consultoria:

– Melhorar a precisão da previsão:

Ao entender os padrões de demanda, você pode prever com mais precisão a demanda futura e planejar seu envolvimento de acordo. Isso ajuda a evitar surpresas e possíveis problemas no futuro.

– Otimizar a utilização:

Ao gerenciar a demanda, você pode otimizar a utilização do tempo e dos recursos de sua equipe. Isso ajuda a garantir que sua equipe esteja sendo utilizada da maneira mais eficaz possível e permite controlar custos.

– Melhorar relacionamentos:

Gerenciar a demanda também ajuda a aprimorar o relacionamento com os clientes. Ao entender suas necessidades e expectativas, você pode criar confiança e melhorar a comunicação. Isso pode levar a repetir negócios e referências.

A gestão da demanda é uma parte essencial de qualquer contrato de consultoria bem-sucedido. Ao entender e gerenciar a demanda, você pode agregar valor, controlar custos e construir relacionamentos sólidos com os clientes.

Quais são os Pré-requisitos do Sistema de Gestão de Demanda para Consultoria?

Se você deseja lançar estratégias de gerenciamento de demanda para seu projeto de consultoria, observe primeiro o seguinte:

#1. Você precisa de um roteiro transformacional transparente

Você deve comunicar uma estratégia clara dentro de sua empresa se quiser investir seu dinheiro nas iniciativas adequadas. Você criará um roteiro de transformação que descreve como você alcançará seus objetivos para colocar esse plano em ação.

#2. Não se esqueça de priorizar seus projetos

Na próxima etapa, você deve detalhar o trabalho que precisa ser feito, identificar os principais fluxos de trabalho e listar as habilidades e objetivos conectados a cada um dos fluxos. Esses fluxos de trabalho podem ser executados como projetos independentes, com ou sem assistência de fontes externas. Quando você tem uma lista de iniciativas para começar a executar sua estratégia, sabe que não pode concluí-las todas de uma vez.
Crie uma grade de análise para classificar seus projetos de acordo com a importância. Impacto versus orçamento é frequentemente um bom ponto de partida, mas nada o impede de usar critérios mais originais. Tenha cuidado para não descartar outras iniciativas que são, de facto, facilitadores ou pré-requisitos para projectos de maior prioridade.

#3. Aproveite seus recursos internos quando for relevante

É aqui que entender os talentos necessários para cada projeto se torna importante. Você pode não ter acesso ou ser capaz de implantar todos os recursos internos para suas iniciativas.

Determine o que pode e deve ser feito internamente em cada projeto e o que deve ser terceirizado.

Não se esqueça de fornecer uma avaliação aproximada do orçamento para garantir que suas decisões sejam financeiramente sólidas.

#4. Fique de olho no orçamento

O fato é que você não conseguirá concluir todos os projetos este ano. Você deve decidir quanto gastará em consultoria para o período de tempo com base em onde você está em sua transformação (geralmente entre 0,5% e 3% das receitas) para manter o controle sobre seus gastos (ou torneira).

De um modo geral, comece com as iniciativas que produzirão economias imediatamente para apoiar as extras. Encontrar projetos que terão o maior impacto e acelerarão seus benefícios em um determinado horizonte de tempo é outra ideia simples.

Também seria útil delinear a porcentagem do orçamento que será destinada a iniciativas estratégicas e o restante que ficará a critério dos gerentes.

#5. Comece com as prioridades mais altas:

Os princípios fundamentais da gestão da demanda prevêem a seleção dos projetos que serão terceirizados ao longo dos próximos anos. Iniciativas de alta prioridade/alto impacto devem ser abordadas primeiro.

Dê uma olhada nos projetos que restaram em seu portfólio depois de usar dois terços do orçamento pretendido.

Você tem alguma iniciativa com menor prioridade ou impacto, mas com retorno rápido? Ou existem projetos que apóiam projetos de maior prioridade? Eles podem ser sua próxima área de foco.

Você pode acabar tendo iniciativas ainda bastante estratégicas depois de alocar seus recursos.

Você pode alterar seu plano de gastos para o ano atual para incorporá-los ao seu portfólio, entre outras opções.

Você pode reavaliar o valor estratégico de outros projetos importantes. Além disso, a análise dos critérios acima mencionados irá ajudá-lo a decidir qual projeto deve ser lançado imediatamente e qual pode ser adiado.

As principais etapas para a implementação do DMS Complete com as perguntas a serem feitas.

Por razões óbvias, a implementação da Gestão da Procura requer algum grau de centralização, aprovação do orçamento e autorização da autoridade superior para prosseguir. Em muitas empresas, a equipe de estratégia ou transformação é responsável pela gestão da demanda, pois acredita-se que esse arranjo garanta um bom alinhamento entre Investimentos de Consultoria e Estratégia. No entanto, é sempre melhor manter essa função no nível corporativo ou de unidade de negócios. Você também pode considerar um sistema mais complexo de tomada de decisão e limites baseados na cultura da sua empresa.

Aqui estão alguns elementos-chave para lançar um Gerenciamento de Demanda com sucesso:

– Formalizar e compartilhar o processo

Formalize o processo alvo e crie alinhamento. As metodologias e os critérios de priorização devem ser claros e justos para permitir a consolidação e o tratamento adequados. Assim que as principais partes interessadas estiverem alinhadas, comunique-se amplamente com suas equipes.

O ideal é realizar alguns testes com dados históricos ou com suas unidades maiores e ajustar as metodologias. Em seguida, consolide as avaliações do projeto e os requisitos de recursos e estabeleça um prazo para o início do gerenciamento da demanda.

- Escolha suas batalhas

Os principais projetos são lançados imediatamente. Outros projectos atraentes mas mais “agradáveis de ter” são colocados num conjunto e priorizados com base na viabilidade orçamental. Os pequenos projectos (abaixo do limiar) são deixados ao critério da gestão (se os recursos permitirem).

Qualquer demanda acima de um determinado limite deve ser endereçada à equipe de compras estratégicas ou indiretas. Uma governação rigorosa é obrigatória em todos os projectos, com a possibilidade de eliminar projectos que não produzam resultados satisfatórios.

- Analise seus resultados

Ao final de cada projeto, você deverá realizar uma análise post mortem para avaliar o desempenho da Consultoria. Você também verificará se os critérios de prioridade foram justificados, possibilitando um ciclo virtuoso.

Em função dos resultados, a equipa estratégica ajustará o processo de tomada de decisão, o painel de Consultoras e a equipa de compras adaptará o painel de Consultoras disponíveis para trabalhos posteriores.

– Posicione seus projetos nitidamente ao longo do ano

Outro elemento chave, muitas vezes subestimado, é o sequenciamento dos projetos e seu posicionamento ao longo do ano.

Alcançar um bom equilíbrio entre projetos transformacionais e projetos que geram resultados a curto prazo pode ajudá-lo a fazer mais com menos. Por outras palavras, alguns projetos de redução de custos podem desbloquear recursos suficientes para iniciar uma transformação digital.

Por último, às vezes é complicado para as empresas financiar grandes projetos de consultoria ao longo de um ano fiscal. Se os custos estiverem no ano 1 e os resultados no ano 2, o resultado final será afetado. Uma maneira simples de contornar esta situação infeliz é iniciar projetos após as férias de verão.

Com prazo de pagamento de 60 dias, se você acumular custos, você os distribuirá por dois anos, e se não o fizer, há uma boa chance de você começar a pagar em janeiro, e o custo x benefícios acabará positivo .

O gerenciamento de demanda é uma ferramenta bem conhecida pelas equipes de compras. Contudo, implementar categorias intangíveis como consultoria nem sempre é fácil. Mas a implementação dessas etapas simples acima deixará você mais perto de construir a melhor capacidade de terceirização de consultoria da categoria.

Construa as ferramentas certas!

Você precisa fornecer às suas equipes as diretrizes corretas. Eles precisam ser capazes de determinar, para cada projeto, se o projeto é estratégico e se deve ser externalizado.

Para tal, deverá construir uma grelha de análise que inclua algumas das seguintes questões:

Qual é o valor estratégico deste projeto (vamos fazer?)

  • O projeto é estratégico? É um facilitador para outro projeto estratégico?
  • Qual o impacto esperado do projeto? Quanto estamos dispostos a pagar por este projeto?
  • Qual é o melhor momento para este projeto?
  • Você precisará dessas habilidades para outros projetos nos próximos três anos?

Qual é o valor da externalização (como fazer?)

  • As competências envolvidas são o núcleo do projeto para a sua Empresa?
  • Melhoramos o caso comercial se acelerarmos o projeto?
  • Temos as habilidades e os recursos disponíveis internamente?
  • Temos as habilidades e recursos necessários para supervisionar o projeto?
  • Existem empresas que podem prestar esse serviço?
  • Há IP ou informações confidenciais envolvidas no projeto?

Se você se fizer as perguntas acima, deverá ser capaz de posicionar seus projetos em uma matriz de decisão simples. No entanto, requer um pouco mais do que isso para funcionar com eficiência em uma grande organização.

Métricas de Sucesso para a Implementação Eficaz da Gestão da Demanda

O plano do seu Sistema de Gerenciamento de Demanda deve incluir as métricas corretas para rastrear sua eficácia, bem como os problemas. Esta é a aparência das métricas de sucesso do Sistema de Gerenciamento de Demanda para consultoria.

#1. Estratégia clara

O direcionador da demanda por Consultoria deverá ser projetos estreitamente alinhados ao direcionamento estratégico da Empresa. Os executivos devem traduzir a estratégia nos princípios de Gestão da Demanda e no processo de tomada de decisão. Uma estratégia clara simplificará este trabalho e facilitará a adesão da gestão de topo.

#2. Processo de tomada de decisão ajustado

Todos os projetos não podem ser tratados da mesma forma. A Empresa tem que definir uma segmentação das potenciais necessidades de Consultoria e do Processo de Tomada de Decisão associado. Incluirá um limite para que os projetos sejam tratados diretamente, bem como a pessoa envolvida na decisão de cada segmento.

#3. Restrições orçamentárias definidas

As restrições orçamentárias são um elemento crítico da Gestão da Demanda. No mais alto nível da Empresa, você deve concordar sobre quanto dinheiro deseja investir em Consultoria e suas expectativas.

#4. Envolvimento da Alta Administração

A implementação do Gerenciamento de Demanda provavelmente mudará a forma de adquirir serviços de consultoria. Muitos executivos relutarão em perder a flexibilidade de “antes”. Além do projecto, a Gestão de Topo tem de apoiar abertamente e pressionar o DMS para garantir que os princípios e processos serão respeitados em todos os níveis.

#5. Práticas bem definidas

O elemento-chave é encontrar a malha equilibrada entre os princípios fundamentais da Gestão da Demanda, as especificidades da Categoria de Consultoria e a Cultura da Empresa. Se o sistema for muito rígido, os Executivos irão contorná-lo. Se for muito flexível, a Empresa não obterá todos os benefícios do sistema.

#6. Comunicação Clara aos Fornecedores

Por último, mas não menos importante, você deve se comunicar com seus fornecedores. Explique por que e como você implementará o Gerenciamento de Demanda e como isso os impactará. Eles precisam entender as novas regras para brincar com eles.

Gestão de Demanda e Digitalização de Compras

A Gestão da Demanda é uma ferramenta fundamental para as empresas. Nos parágrafos anteriores, discutimos os desafios envolvidos na sua implementação. Requer a definição de processos de tomada de decisão claros, o gerenciamento de fluxos de trabalho de aprovação e o incentivo à colaboração entre diferentes departamentos. Escusado será dizer que não é uma tarefa fácil. A digitalização das compras pode facilitar a implementação e utilização da gestão da procura, promovendo a transparência, a visibilidade e especialmente a colaboração interdepartamental.

No entanto, é importante deixar claro o que a transformação digital implica. Tendemos a utilizar os termos digitalização, digitalização e transformação digital de forma intercambiável quando têm significados diferentes, em particular para Compras.

A digitalização é a conversão de suas informações do formato analógico para o digital. As informações são digitalizadas por meio de scanner, gravação ou mesmo reconhecimento de caracteres.

Agora, a digitalização é a utilização de processos digitais ativos. O Gartner afirma: “Digitalização é o processo de emprego de tecnologias e informações digitais para transformar as operações de negócios”. A automação desempenha um papel importante na digitalização, onde alguns elementos dos processos agora são feitos automaticamente. Os processos são digitalizados.

A Transformação Digital não é um processo ou um projeto. É a estratégia global de uma empresa que abraça o digital e lidera como consequência a digitalização e os projetos de digitalização. A empresa ou função está engajada em uma transformação digital.

A digitalização das compras, que envolve a condução das funções de compras online, utilizando software e outras ferramentas digitais, reunirá todas as informações num só lugar, dando visibilidade e controlo sobre todos os processos relacionados. Como tal, pode trazer múltiplos benefícios para as empresas em termos de poupança de custos e eficiência.

Para organizações com uma configuração de compras menos amadurecida, o principal benefício da digitalização será uma economia significativa em dinheiro vivo. Por que? Essas empresas podem ter muitos gastos descontrolados, fornecedores não gerenciados e um grau de complexidade que nunca foi realmente abordado devido a motivos que envolvem a história da empresa, como uma série de fusões e aquisições onde as coisas não foram coordenadas.

Para empresas que se desenvolveram significativamente nos últimos 10 a 15 anos ou mais, com diversas reestruturações, as vantagens da transformação digital podem ser experimentadas mais em termos de experiência do utilizador, colaboração simplificada e automatização de processos, o que obviamente terá um impacto positivo no ROI.

Além disso, a transformação digital em compras leva a relacionamentos aprimorados com fornecedores. Com o uso de ferramentas digitais, as empresas podem gerenciar seus relacionamentos com fornecedores de maneira mais eficaz e eficiente. Isso resulta em melhor comunicação e colaboração, bem como melhores termos e condições para ambas as partes.

Em suma, com a digitalização dos contratos públicos, haverá uma maior eficiência, maior transparência e, o mais importante, uma maior colaboração a todos os níveis, sem perturbar o equilíbrio de poder. Por outro lado, a gestão da procura exige um elevado grau de envolvimento da gestão de topo, colaboração com as equipas de estratégia e finanças e visibilidade dos dados de fornecedores e de outras transações passadas. Ao trazer os dados para um espaço centralizado e facilitar a colaboração, as aquisições digitalizadas facilitam o processo de gestão da procura, que está no centro de um processo de priorização orientado por análises.

Como o gerenciamento da demanda pode ajudar as empresas a aprimorar seus recursos de aquisição de consultoria?

De acordo com um estudo da Oliver Wyman, a maturidade e o desempenho das organizações de compras podem ser mapeados numa escala de maturidade com cinco níveis, desde comprar mais barato graças a negociações sistemáticas até comprar melhor. Quando os processos de aquisição para fornecimento e contratação se tornarem mais robustos, espera-se que as empresas obtenham um melhor controlo sobre os seus gastos. A utilização da gestão da demanda pode ajudar as empresas a atingir cada nível da escala de maturidade.

Subir na escala de maturidade de compras implica melhorias em suas capacidades de compras. Mas você não pode melhorar o que não pode medir. Em primeiro lugar, a Gestão da Demanda dá acesso a todos os projetos lançados na empresa. Isso, por sua vez, ajuda você a fazer um diagnóstico e construir uma base para a tomada de decisões de compras.

Em segundo lugar, ao ter tecnologias digitais e outras ferramentas de gestão de RFP, automação, alternativas de fornecimento, fluxos de trabalho e outras ferramentas, a gestão da procura pode ajudar as organizações a tornar o seu processo de aquisição mais sofisticado e simplificado e, como resultado, avançar na aquisição de consultoria. grade de maturidade, tornando-se eventualmente a melhor organização da categoria. Para subir na escala de maturidade, as organizações começam por mitigar os riscos e depois, com base em mais e melhores dados, concentram-se na melhoria do desempenho dos fornecedores e, em última análise, promovem a inovação, graças ao aumento da colaboração e das parcerias.

Em terceiro lugar, a maturidade das aquisições é determinada pela forma como gere os seus gastos com consultoria. No espaço de consultoria, a aquisição muitas vezes não está envolvida no processo de compra. Como resultado, os gastos com consultoria são muitas vezes dispersos e, às vezes, nem sequer identificáveis no ERP. Então, é muito difícil monitorar os gastos. Mesmo quando as empresas controlam os gastos estratégicos, muitas vezes esquecem a parte final que é cuidada diretamente pelas linhas de negócios.

Para otimizar os gastos com consultoria, as organizações podem utilizar seis alavancas: 1/ Gastar nos projetos certos 2/ Selecionar o modelo de entrega certo 3/ Controlar seus custos 4/ Garantir o impacto 5/ Gerenciar seus fornecedores 6/ Aumentar a maturidade. A primeira alavanca, “gastar no projeto certo”, é puramente a gestão da procura e o primeiro passo para aumentar a maturidade da sua aquisição.

Assim, ao usar o gerenciamento de demanda, você pode tomar melhores decisões de aquisição que economizam tempo e dinheiro. Isso não só permite que o procurement agregue valor à sua organização, mas também seja reconhecido como um parceiro e não um gargalo.

5 dicas para executivos ocupados

  • A gestão da demanda é uma ferramenta básica, mas indispensável para todas as organizações. Quando aplicada a qualquer aquisição indireta, como consultoria, a gestão da procura pode ajudar uma organização a gerir melhor os seus gastos para essa categoria.
  • O gerenciamento da demanda exige que as organizações estabeleçam limites para a aquisição de serviços de consultoria. Também exige que eles priorizem os projetos com base na sua importância estratégica. O Gerenciamento da Demanda também torna obrigatório que as organizações avaliem minuciosamente as opções de fazer ou comprar antes de adquirir consultoria de um fornecedor. Além de um certo limite, os principais decisores da empresa também estão envolvidos no processo de tomada de decisão de compra.
  • Todas estas práticas permitem que as organizações utilizem o seu orçamento de consultoria de forma mais criteriosa e tenham um controlo mais rigoroso sobre os seus gastos com consultoria, reduzindo assim a pressão sobre o OPEX. Além disso, ao fazer com que as organizações priorizem estritamente os projetos estratégicos, o DMS também ajuda as empresas a executar melhor suas estratégias. Além disso, ter um processo de gestão da procura em vigor ajudará a organização a atingir um elevado nível de maturidade em aquisições.
  • Contudo, ao estipular limites e ao envolvimento da gestão de topo, a gestão da procura pode tornar o processo mais rígido, o que pode não agradar aos executivos habituados a um sistema mais flexível. É por isso que o impulso para o DMS deve partir da gestão de topo, para que os processos relativos ao DMS sejam respeitados em toda a organização.

O DMS traz consigo a sua quota-parte de desafios, pelo que as empresas devem ter a preparação adequada antes de lançarem o processo de implementação do DMS. E isso envolve comunicar com os fornecedores, explicando os prováveis impactos que poderão enfrentar devido a esta implementação.

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Helene Laffitte

Hélène Laffitte é CEO da Consulting Quest, uma plataforma global de consultoria focada em performance. Com uma combinação de experiência em Procurement e Consultoria, Hélène é apaixonada por ajudar empresas a criar mais valor por meio de Consultoria. Para saber mais, visite o blog ou entre em contato diretamente com ela.

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