Um RFP para serviços de consultoria é um documento que contém todas as informações sobre o projeto, as expectativas do cliente e as exigências. É uma parte importante do processo de seleção porque fornece um escopo de trabalho claro aos consultores e os ajuda a decidir se querem assumir este projeto em particular.

A RFP deve apresentar os objetivos e desafios do cliente em detalhes, assim como fornecer diretrizes sobre como o consultor será compensado e quaisquer outros requisitos específicos.

RFP para serviços de consultoria: o guia definitivo (2022) oferece aos leitores 8 etapas para desenvolver sua própria RFP para serviços de consultoria, para que eles melhorem o ROI de seus projetos de consultoria de forma consistente!

Devo sempre escrever um RFP para consultoria?

A resposta é simples. Sim, você deve.

Uma solicitação de proposta, ou RFP for Consulting, é um documento que você envia aos consultores para contratá-los. A ideia por trás de uma RFP é fazer com que o maior número de empresas compita umas contra as outras para que possam oferecer suas melhores taxas e oferecer todos os seus serviços. Antes de elaborar esta proposta, você precisará de algum conhecimento sobre o tipo de trabalho que deseja fazer.

Mas para as empresas de consultoria, o interesse em redigir uma RFP vai além da própria concorrência. A consultoria é um serviço intangível e não é fácil descrevê-lo. Escrever requisitos bem definidos é essencial para todo projeto de consultoria bem-sucedido, mesmo quando não há licitação.

Por que a RFP é tão importante para a consultoria?

Se você deseja organizar uma competição justa, a RFP é a melhor maneira de garantir que todos os licitantes estejam na mesma página.

A RFP For Consulting ajuda os consultores a preparar suas propostas com base nas exigências apresentadas pelos clientes potenciais, economizando-lhes tempo também!

Além disso, a RFP fornece informações bem fundamentadas sobre a duração e a complexidade dos projetos, o que facilita a licitação. Além disso, expectativas claras facilitam a comparação das ofertas de forma mais objetiva.

Também é uma maneira fantástica de coletar dados sobre a empresa. É menos essencial quando você trabalha com uma empresa com a qual está familiarizado, pois já sabe o que ela fará. No entanto, trabalhar com uma nova empresa de consultoria é uma excelente maneira de conhecer suas metodologias, referências e recursos.

Portanto, essa é uma excelente abordagem para conhecê-los. E pode não resultar em um projeto. No entanto, você os conheceu e talvez acabe trabalhando com eles em outro projeto.

Ele também ajuda a definir o padrão para avaliação de desempenho. Quando você quiser medir o desempenho de uma determinada empresa de consultoria durante um projeto, é bom ter estabelecido a expectativa no início. Portanto, você tem algo a comparar.

E por último, mas não menos importante, nem todos os projetos são rosas. Às vezes, há um conflito com a empresa de consultoria e você deve se preparar para o pior sempre. Ter algumas expectativas esclarecidas ajudará você a discutir com as empresas de consultoria com alguma base sólida e concreta.

Mas o interesse de um RFP para consultoria não está apenas no processo de seleção em si. Definir suas necessidades com precisão também pode ajudar a garantir que você compre apenas o que precisa. Nem mais, nem menos. Quando os executivos têm tanta pressão sobre OPEX (despesas operacionais), é vital ficar de olho em seus gastos com consultoria e no impacto de seus projetos.

Além disso, conseguir que as pessoas aceitem e comprem um projeto é um dos aspectos mais desafiadores do gerenciamento de projetos. E tê-los envolvidos no processo de planejamento desde o início ajudará você a obter essa adesão.

Outro benefício é que ele lhe dará uma resposta para um problema que você não esperava. Além disso, se muitas pessoas estiverem na sala e você pedir que se concentrem no problema que deseja abordar, e não nas soluções, os resultados podem surpreendê-lo.

É sempre, sempre uma RFP para consultoria? Na verdade, não é.

E isso vai depender de onde você está no processo de lançamento de um projeto. Digamos que você esteja na fase de ideação e esteja se fazendo essas perguntas. Devo lançar um projeto ou quais são minhas opções para resolver esse problema?

Isso significa que as necessidades e o escopo, não estão definidos nesse caso, sua melhor opção é lançar um RFI. É um pedido de informação e você explorará o potencial com as empresas de consultoria. E então você decidirá se deseja ir para a próxima etapa e a próxima etapa é a fase de execução.

E, nesse ponto, sua pergunta é: que consultores podem me ajudar a atingir meus objetivos? Quando suas necessidades e o escopo são claros, você está pronto para lançar uma RFP para consultoria, mas na verdade, há opções no meio.

s vezes é claro sobre o problema a ser enfrentado, mas não sobre a abordagem. Nesse caso, você pode querer usar um processo híbrido, que é misturar RFI na primeira rodada, por exemplo, e depois uma RFP para processo de consultoria.

Se você for claro sobre o problema a ser enfrentado e a abordagem a ser usada, mas você é flexível no modelo de entrega e no formato, então você deve ir para uma RFP aberta onde os consultores podem ser criativos, eles podem trazer soluções para você.

Eis um exemplo: em um projeto que trabalhamos há alguns anos, os clientes queriam implantar uma nova organização, que havia sido definida em outro nível do grupo, em uma das filiais. E eles queriam uma empresa de consultoria para ajudá-los a conseguir a adesão das equipes, definir as interfaces e as novas formas de trabalho nesse grupo.

Assim, selecionamos várias empresas de consultoria e uma delas propôs projetar um jogo onde os jogadores, todas as partes interessadas, desempenhariam seus papéis futuros e definiriam essas novas interfaces. Não foi algo que foi solicitado pelo cliente quando fizemos a RFP para consultoria, mas foi a empresa com a qual eles trabalharam e foi muito bem sucedida.

Portanto, isso significa que quando você deixa algum espaço para a criatividade, você pode acabar com algo em que não pensou, mas que na verdade é muito eficaz para todos os seus projetos.

O que isso significa realmente para o processo de sourcing? Significa que você precisa de mais colaboração. Você precisa trazer a bordo o patrocinador do projeto, o líder do projeto, o líder de compras e os principais stakeholders, para realmente conseguir aquela adesão que discutimos anteriormente. Mas é necessário também uma compreensão profunda do problema a ser resolvido, pelo patrocinador do projeto e pelos líderes do projeto, bem como das políticas de aquisição.

Quando você trabalha em um projeto maior ou em um projeto estratégico, você deve acrescentar alguém da estratégia e alguém da área financeira. Mas isso significa que é um pré-requisito para mim, implementar gestão da demanda e estratégia de "maker buy". Porque se você não tiver clareza sobre o escopo do projeto, não há como estimar o orçamento, e vai ser muito difícil avaliar quão estratégico ele é.

E isso também significa que compras tem que esclarecer a expectativa de uma RFP. Eles precisam ser claros sobre quais elementos querem encontrar nela, quão detalhada ela deve ser e que parte específica pode depender do tamanho ou do valor estratégico de um projeto. Também deve estar claro quais são os passos a serem dados ao se definir uma RFP e também quais são os papéis e responsabilidades dos diferentes participantes na criação da RFP.

Portanto, você vê que escrever o RFP para consultoria não é apenas uma pura atividade de aquisição. É, naturalmente, o primeiro passo para assumir o controle de seus gastos com consultoria, mas também uma maneira muito boa de aumentar as colaborações e obter a adesão das diferentes partes interessadas no início de um projeto.

Ele o ajudará a melhorar o relacionamento com as empresas de consultoria porque acrescenta transparência e clareza no relacionamento, e também ajuda as compras a melhorar sua credibilidade para a categoria de consultoria com as partes interessadas internas. Portanto, é uma parte muito importante do processo de aquisição & RFP para serviços de consultoria.

E mais uma vez, isto é algo, isto é um exercício que você faz para cada projeto.

O que faz uma RFP eficiente para consultoria?

Tenha em mente o que faz um grande RFP para consultoria

O fim do jogo, ao escrever uma RFP para consultoria, é maximizar as chances de sucesso de sua compra. Você quer ter certeza de que receberá propostas sólidas de seus fornecedores pré-selecionados para que possa escolher o melhor ajuste para você. Isso significa que você tem que transmitir suas necessidades em um documento curto de forma eficiente. Existem algumas bases ao escrever um RFP para consultoria, independentemente do tipo de bens ou serviços que você deseja adquirir.

Seja claro.

É talvez o elemento mais importante da RFP para a escrita de consultoria. Descreva suas necessidades em um número limitado de palavras. Qual é o problema que você está tentando resolver? Quais são seus prazos? Quais são os resultados que você está esperando?

Se você não tiver certeza do que realmente precisa, poderá organizar internamente um pequena workshop com os principais stakeholders. Você também pode usar um processo de RFI para ter uma noção do que pode ser feito.

"Nada é tão simples que não possa ser mal entendido" - Freeman Teague Jr

Simplifique

Mesmo que você seja um grande fã de Marcel Proust, tente manter suas reflexões líricas sob controle quando estiver escrevendo uma RFP. A clareza muitas vezes anda de mãos dadas com simplicidade.

Tenha em mente também que muitos consultores não falam inglês fluentemente [acrescente seu próprio idioma]. Mesmo uma pessoa fluente pode ter dificuldades com uma estrutura complicada ou um vocabulário sofisticado.

Além disso, você terá a oportunidade de entrar em mais detalhes durante o briefing dos fornecedores pré-selecionados.

"Simplicidade é subtrair o óbvio e acrescentar o significativo" - John Maeda

Estabeleça metas realistas.

Mesmo que você precise ser ambicioso, você quer que seu fornecedor seja capaz de fazer com que isso aconteça para você. Se você não tiver certeza do que é alcançável, não hesite em iniciar a primeira rodada de discussão com os fornecedores através de uma RFI.

"O objetivo que você estabelece deve ser um desafio. Ao mesmo tempo, deve ser realista e alcançável, não impossível de ser alcançado". - Rick Hansen

Veja o processo como a busca de soluções

Pensar fora do tradicional RFP para consultar caixa começa lembrando que você não está fazendo uma compra. Você está resolvendo um problema da empresa.

Forneça todas as informações - o detalhas de "por que, o que, quem" - que permitirão que seu futuro fornecedor ou parceiro entenda sua empresa como um todo e não apenas seu produto ou serviço

Descreva em detalhes sua necessidade para o projeto, e como você pensa atualmente sobre o escopo.

Em meio ao ritmo acelerado da inovação e dos avanços tecnológicos, sua RFP para consultoria tem um novo papel a desempenhar: uma oportunidade de adquirir algo além do que você tinha em mente - uma solução que pode ir além do que simplesmente preenche sua necessidade atual.

Vamos parar um momento e imaginar que a Apple, por exemplo, tenha lançado uma RFP para um novo tipo de iPhone que era significativamente menor, mas repleto de recursos. Podemos imaginar receber de volta uma proposta apenas para um iPhone que seria uma polegada quadrada de tamanho e que caberia melhor no bolso, só porque a RFP restringiu o escopo do produto solicitado à um tipo de iPhone.

Agora vamos imaginar que a Apple, ao invéz disso, tenha lançado uma RFP para um novo dispositivo sem nenhuma especificação diferente além da de que ele teria que se encaixar na marca Apple. Nesse cenário mais aberto, torna-se possível propor um relógio de pulso que inclua recursos do iPhone e muito mais - um produto além do que os executivos da Apple podem ter em mente.

Sua RFP deve oferecer informações suficientes para levar os potenciais fornecedores de consultoria à abordagem correta para sua solução, mas também oferecer um espaço amplo o suficiente para permitir que eles criem uma solução criativa e possivelmente inovadora, que pode muito bem exceder suas expectativas.

Procure por compreensão, habilidade e conformidade

Uma vez que você tenha aplicado estes princípios sólidos à sua RFP para consultoria, você pode examinar as perguntas que ela deve responder para um Projeto de Consultoria:

• O consultor entenderá claramente o problema que estamos tentando resolver?
• O consultor é capaz de resolver o problema?
• Você e o consultor irão trabalhar bem, juntos?

Como você pode ver, isto parece bastante simples. Portanto, vamos à ação.

Quais são os elementos-chave de uma RFP para serviços de consultoria?

• Contexto: Por que você está lançando este Projeto de Consultoria e quais são suas maiores expectativas?
• Exigências: Quais são as razões para o projeto, os objetivos e os resultados esperados?
• Processo: Quem é seu ponto de contato e como se desenvolverá o processo de sourcing?

Quais são os pré-requisitos antes de escrever um RFP para um projeto de consultoria?

Mesmo antes de começar a fazer um brainstorm sobre seu resultado ideal, você precisa ter certeza de que as pessoas certas estão na sala.

Dependendo da magnitude do projeto, você pode adaptar o tamanho de sua equipe. No entanto, aqui estão alguns papéis que precisam estar à mesa:

O Patrocinador do Projeto

O Patrocinador do Projeto é a pessoa (geralmente um gerente ou um executivo) que será responsável pelo projeto. Ele se certificará de que o projeto produza os resultados esperados, e defenderá o projeto para "vendê-lo" dentro da equipe do projeto e da organização. Ele também será o presidente do Comitê Diretor.

Evidentemente, o Patrocinador do Projeto tem a autoridade e o nível certo de tomada de decisões para liderar o projeto de forma eficaz. Ele também é diretamente impactado pelos resultados do projeto.

Normalmente, o patrocinador do projeto é o dono do orçamento. No entanto, em algumas empresas, os orçamentos de consultoria são centralizados sob a direção do CEO, Finanças ou Estratégia. Neste caso, talvez você queira convidar o dono do orçamento também para a festa.

O Gerente de Projeto

O Gerente de Projeto é a pessoa que tem a responsabilidade diária do projeto. Ele irá dirigir-se aos consultores para garantir que eles trabalhem nas condições certas com as equipes e que entreguem os resultados esperados em tempo.

Ele faz freqüentemente parte da Equipe de Patrocinadores do Projeto e é impactado diretamente pelo projeto

Exemplo de casal Patrocinador de Projeto / Gerente de Projeto

O Líder de Compras

A menos que você esteja trabalhando em um projeto muito pequeno e já tenha uma lista de fornecedores potenciais à mão, você quer ter alguém de compras na sala. Obter os candidatos certos pode levar algum tempo, e às vezes é útil começar cedo no processo.

Além disso, os gerentes de compras são especialistas em definir necessidades e preparar licitações, o que raramente é o caso para o resto da organização. Eles podem facilitar seu trabalho e guiá-lo através do processo.

Muitas empresas, entretanto, não têm a massa crítica necessária para ter alguém dedicado à consultoria de compras. Nesse caso, você pode incluir em sua equipe a pessoa encarregada das compras indiretas ou o diretor de Compras.

Incluir as principais partes interessadas em RFP para consultoria

Nós mencionamos que o patrocinador do projeto e o gerente do projeto freqüentemente fazem parte da mesma equipe. No entanto, seu departamento pode não ser o único afetado pelo projeto. Pergunte-se, se você deve esperar um forte impacto ou uma mudança profunda nas interfaces com outra parte da organização. Se este for o caso, pode ser uma boa idéia envolvê-los na fase de requisitos.

Suponha que seu projeto seja muito grande, como um projeto de Transformação em toda a empresa. Nesse caso, você também pode querer envolver Finanças e Estratégia para ter certeza de que ele está alinhado com a estratégia geral.

Quando você tiver a equipe certa no trabalho, você pode começar a fazer o brainstorming.

Como definir as expectativas do seu projeto?

Há muitas maneiras pelas quais os consultores podem trazer valor a um projeto, mas muito poucos deles podem adivinhar o que você espera a menos que você diga em português claro. A melhor maneira de começar é reformular sua descrição do problema, no início desta seção.

Lembre às empresas de consultoria incluídas na RFP para o processo de consultoria quais são os objetivos, e os resultados esperados. Se você tem expectativas específicas em relação aos benefícios, agora é provavelmente um bom momento para expressá-las.

O objetivo de alto nível pode ser claramente definido em poucas linhas. No entanto, muitas estradas, se não todas, levam a Roma. Pode ser necessário adicionar algumas precisões sobre o escopo, o nível de confidencialidade, quem deve estar envolvido do seu lado e o cronograma do projeto.

Há um bom equilíbrio a ser encontrado quando você descreve os resultados esperados. Algumas empresas tendem a descrever ao mesmo tempo o quê e o como. Entretanto, assim que você começa a descrever como a empresa de consultoria deve produzir os produtos, você perde a criatividade e a experiência que um fornecedor externo pode trazer.

Você reduz automaticamente a empresa de consultoria a uma força de trabalho externalizada. Esta situação pode funcionar se você conhece muito bem o trabalho a ser feito, mas não constitui uma boa prática.

Nossa experiência mostra que, mesmo se você for tentado a especificar a metodologia, é importante deixar espaço para que os consultores proponham como eles abordariam o problema. Isso não impede se altere depois e, na maioria das vezes, proporciona uma nova perspectiva.

O objetivo do projeto é identificar as melhores oportunidades de investimento para a NewsCo na cadeia de valor na região.

Fase 1: Enquadramento

• Cenário de alto nível da cadeia de valor
• Definição da metodologia de priorização de alto nível para NewsCo
•  Identificação das melhores oportunidades para a NewsCo, impulsionando o "outside-in benchmark" de outras instalações no mesmo campo, incluindo atratividade econômica e fatores-chave de sucesso (identificação onde jogar e as condições associadas para vencer)
• Seleção de oportunidades prioritárias a serem analisadas mais detalhadamente na fase 2
• Possíveis alvos/operadorew para se associar e/ou fazer M&A

Fase 2: Aprofundamento em oportunidades selecionadas

Agrupamento de oportunidades em opções de cenários potencialmente acionáveis, dependendo do nível de recursos e do retorno esperado (definição de como chegar lá e vencer)

• Plano de Negócios de Alto Nível para as opções selecionadas
• Análise da Estratégica de Marketing
• Top-Line e Margins Potencial
• Requisitos de recursos (investimentos, matérias primas, ...)
• Estratégia de fabricação/parceria
• Plano Diretor de Longo Prazo para NewsCo

Não hesite em acrescentar informações adicionais que poderiam ser implícitas para você, mas que as empresas menos familiarizadas com você não podem prever:

• Você espera que o consultor faça tudo sozinho ou espera uma equipe compartilhada?
• O trabalho será realizado no local?
• Existe um local preferido? Exigências específicas de idioma talvez?
• Você tem demandas específicas em relação à transferência de conhecimento na conclusão do projeto?
• Existem questões adicionais que devem ser abordadas?

"Temos um problema específico de integração cultural em uma fábrica localizada no lado chinês da fronteira entre a Coréia e a China. A compreensão de ambas as culturas é fundamental. A língua mandarim é uma vantagem".

Nesta fase, vamos nos colocar no lugar da consultoria. O contexto é claro, os objetivos e os resultados tomaram forma. Agora a questão chave é ser selecionado para o projeto. Descrever como você pretende proceder com o processo de seleção é fundamental para garantir um processo justo e assegurar que as empresas decidam participar.

Como descrever o contexto de sua tarefa?

O que você quer deixar claro nesta seção é a razão pela qual você está lançando este Projeto de Consultoria e quais são suas principais expectativas.

Como já mencionamos anteriormente, não hesite em conversar com as empresas de consultoria antes de emitir o RFP para consultoria, a fim de aguçar progressivamente sua opinião sobre o projeto. Não é raro perceber, quando você começa a explicar suas necessidades, que você está realmente abraçando um escopo muito grande ou que o projeto poderia de fato ser dividido em partes menores.

O contexto deve fornecer uma visão geral de alto nível do problema.

Comece por dar o básico. Qual é o estado de sua indústria? Quais são os principais desafios que você está enfrentando? O que você tem feito até agora? Em que você gostaria que o Consultor o ajudasse?

"O lento crescimento econômico na Europa, em particular, em comparação com outros mercados, limitou o crescimento do setor de seguros. Após um ligeiro aumento em 2017, o crescimento caiu novamente em 2018. Em 2016, novas regulamentações européias, a chamda "Solvency 2", começaram a ser implementadas. Como resultado, a pressão sobre as funções de risco e conformidade aumentou significativamente. A política européia também poderia ter impacto sobre a posição regulatória nos principais mercados.

Como resultado, o Risco está se tornando mais do que nunca uma função central na organização. As seguradoras precisam ajustar os processos e estratégias comerciais a este novo ambiente.

Em 2017, a Insurance Co. criou uma equipe de Risco e Conformidade, a nível corporativo, para supervisionar a implementação do Solvency 2 nas diferentes unidades de negócios.

A Insurance Co gostaria de rever agora as várias opções para organizar suas atividades de risco a nível corporativo e a nível de unidade de negócios, e identificar a configuração mais eficiente, levando em conta o posicionamento das autoridades reguladoras neste assunto crítico".

À primeira vista, parece ser um projeto simples de design organizacional.

Entretanto, se você olhar mais de perto, alguns elementos-chave parecem estar faltando.

• O contexto não dá nenhuma informação sobre os resultados da equipe de Risco e Conformidade existente. Por que a equipe corporativa quer reorganizar a função de risco apenas dois anos após a criação da equipe?
• Não há menção à dimensão política da relação corporativa com as unidades de negócios, que muitas vezes é um elemento chave em um projeto de organização.
• Também pode ser interessante fornecer algumas referências sobre modelos existentes e prever o posicionamento da autoridade regulatória ...

Todos estes elementos ajudarão os consultores a entender exatamente onde você está no caminho do sucesso e a projetar uma proposta personalizada para suas necessidades.

Você também pode definir as perguntas de alto nível que deseja responder com o projeto:

"As seguintes questões importantes precisam ser tratadas:

• Qual é o desempenho existente da instalação industrial? Como nos comparamos com os concorrentes?
• Quais são os profissionais de alta e baixa performance, por função?
• Quais são as diferentes oportunidades para harmonizar a estrutura da organização?
• Quais são as melhores opções para melhorar a eficiência da organização com base em um benchmark interno?
•  Para cada opção, qual seria o impactos/riscos a se considerar? Os custos associados e os possíveis benefícios?

Uma primeira avaliação de alto nível mostra um potencial de 7% de economia que contribuirá para o objetivo geral da fusão".

Uma vez estabelecido o contexto, você pode passar para a descrição de suas necessidades para o projeto. Tenha em mente colocar em sua RFP as perguntas que as empresas de consultoria fariam para ser capaz de fornecer uma solução adaptada às suas necessidades. Você pode usar um parceiro de confiança ou outro membro de sua equipe para rever e garantir que o contexto seja claro e preciso.

Por que é importante introduzir sua empresa em uma RFP para serviços de consultoria?

Dependendo de seu grau de familiaridade com as Empresas de Consultoria, você pode querer apresentar mais sobre a história de sua empresa, de sua unidade de negócios ou de seu departamento e como ela se encaixa no esquema geral. Pode ser uma boa maneira de nivelar o terreno quanto se está introduzindo novos participantes na competição. Entender o histórico de uma empresa é fundamental para que os Consultores identifiquem possíveis projetos e clientes compatíveis com sua experiência passada.

Você pode começar com uma apresentação de alto nível de sua empresa, incluindo sua indústria, sua presença, um pouco da história de sua empresa, bem como parte de suas finanças. O objetivo desta seção é dar uma visão geral do seu negócio aos consultores.

"Insurance Co é líder mundial em linhas pessoais de seguros de propriedade e acidentes na Europa, servindo mais de 25 milhões de lares. Fundada em 1920, a Insurance Co tem se dedicado a proteger nossos clientes das incertezas da vida e a prepará-los para o futuro por quase 100 anos.

Sediada na Alemanha, a Insurance Co está presente em 15 países da Europa e gerou $150B em ativos totais em 2019".

Seu próximo passo é descrever seu negócio e/ou seu departamento. Inclua todas as informações que possam ser relevantes para o projeto, tais como sua presença, sua organização, suas linhas de comunicação, etc.

"Global Direct Procurement é o departamento encarregado das operações de aquisição direta à nível corporativo. Ele obtem todas as matérias-primas utilizadas em mais de uma unidade de negócios do grupo, assim como descreve e gerencia as políticas de aquisição para todas as atividades de aquisição direta dentro e fora do grupo Global Direct Procurement. O grupo é composto por 30 funcionários, a maioria sediada na Alemanha".

Finalmente, se pertinente, você pode compartilhar algumas de seus objetivos estratégicos para o futuro para ajudar os consultores a entender como o projeto se encaixa em sua estratégia geral.

Quais são os outros elementos a serem incluídos em sua RFP para consultoria?

Descreva como o processo de seleção irá se desenrolar

Primeiro, vamos precisar o principais marcos na RFP para consultoria processo. É importante para a consulta dos candidatos compreender quanto tempo eles têm para preparar e apresentar sua proposta. Isso também lhes dará uma idéia de quando o projeto poderá começar.

Normalmente, a essa altura, você deveria ter assinado um Acordo de Não Divulgação (NDA) com os candidatos em potencial. Mesmo que esta etapa não seja obrigatória, recomendamos fortemente que você proteja sua confidencialidade.

As principais etapas do projeto de consultoria da RFP são:

• Distribuição do RFP para consulta e intenção de licitação.
• Perguntas e respostas anterior à subimição de propostas (as respostas devem ser compartilhadas com todos os participantes)
• Cronograma para o recebimento das propostas
• Lista resumida e apresentações
• Seleção
• Início do projeto

Como você pode ver na linha do tempo acima e mesmo que não se trate de escrever uma RFP para consultoria per se, recomendamos fortemente envolver várias partes interessadas de sua firma como um comitê de seleção e organizar discussões face a face com o finalista (ou aproveitar novas tecnologias como skype ou google hangouts).

Em seguida, vamos dar uma olhada no conteúdo proposto. Para permitir comparações adequadas, não hesite em especificar em sua RFP, algumas expectativas sobre o que a proposta do consultor deve conter.

"O conteúdo da proposta deve incluir uma descrição dos objetivos pretendidos, da abordagem e dos resultados, o planejamento do projeto destacando os principais marcos, bem como a estrutura de gerenciamento do projeto proposto (incluindo a contribuição exigida do cliente).

Para demonstrar sua competência, a empresa de consultoria deve fornecer referências sobre projetos similares (indústria/capacidade), os currículos dos consultores reais que devem trabalhar no projeto e exemplos de Thought Leadership que eles produziram no campo.

Honorários e carga de trabalho devem ser suficientemente detalhadas para permitir uma compreensão clara da estrutura de custos associada ao projeto".

Finalmente, você deve descrever como o PERGUNTAS E RESPOSTAS entre o envio da RFP para consulta e o recebimento da proposta será organizada. Quando a pergunta deve ser enviada? Como as respostas serão compartilhadas com os provedores de consultoria?

Compartilhe os critérios de decisão

Os critérios de seleção e expectativas para a proposta têm que ser explícitos. A princípio, você já sabe como irá realizar a seleção. Se não, este é o momento certo para pensar sobre isso. Os critérios de seleção são geralmente uma mistura de:

• A capacidade da empresa para realizar o trabalho - Alavancando o feedback de clientes sobre projetos anteriores
• A experiência da empresa no campo desejado - O ideal seria que a empresa de consultoria fornecesse alguns documentos de "thought leadership" ou posição na área
• A clareza da abordagem e dos produtos a serem entregues - Você precisa entender se os resultados são aqueles que você espera, mas também entender como o consultor pretende chegar lá.
• A composição da equipe - É preciso garantir que os consultores que irão trabalhar diariamente no projeto tenham a seniridade e a experiência adequadas.
• O relacionamento com a empresa - Em resumo, vocês acham que trabalharão bem juntos? Eles terão o impacto certo e o reconhecimento junto a seus pares?
• O preço para o projeto - Você pode pagar os serviços? Você está recebendo um valor claro pelo seu dinheiro? Há taxas ocultas a serem consideradas?

Como você pode ver, as considerações são muito mais amplas do que apenas o preço. Mesmo que não exista uma fórmula mágica que utilize critérios claros, comunicá-los às empresas de consultoria no início do processo é fundamental para obter uma proposta de alta qualidade e tomar decisões informadas e justas.

A menos que seu projeto não seja urgente, você tem uma linha de tempo em mente. Ou pelo menos alguns prazos internos ou reuniões. Conhecer seu cronograma para o projeto é fundamental para as consultoria em potencial. Isso terá impacto direto na composição da equipe e no custo de um projeto.

Por exemplo, vamos imaginar que você tenha uma reunião extremamente importante com seu CEO em 8 semanas, onde você precisa dar as principais orientações de sua "Fancy New Business Strategy", por exemplo. Você precisará ter os resultados de uma Análise de Mercado e oportunidades estratégicas pelo menos 2 semanas antes de sua reunião. Isso significa um projeto de 6 semanas.

Se o projeto for baseado na premissa de 12 semanas para 3 consultores (um gerente e dois consultores), a empresa de consultoria precisará agilizar o projeto para respeitar seu prazo. Eles provavelmente construirão uma equipe de um gerente, um consultor sênior, e quatro consultores para comprimir o projeto em 6 semanas. Pode vir com um prêmio para garantir que os recursos sejam assegurados em tempo integral para seu projeto.

Usuários e compradores raramente incluem seu orçamento na RFP para consultoria. Entretanto, se você estiver com um orçamento muito apertado, pode fazer sentido incluir essa informação na RFP para garantir que você não perca tempo para propostas que não pode pagar. Além disso, os consultores serão capazes de encontrar compensações or trazer propostas de design-a-custo..

Mencione suas outras exigências na RFP para consultoria

Você pode ter outros requisitos que deseja incluir na sua RFP para serviços de consultoria. Por exemplo, você pode estar interessado em ter referências e informações de contato para verificar essas referências. Você também pode ter alguns critérios de elegibilidade ligados às suas políticas internas de compras. Talvez seus prestadores de serviços de consultoria tenham que estar registrados como prestadores de serviços.

Não se esqueça de dar um único ponto de contato

Você também precisa definir o principal ponto de contato durante o processo. Será alguém de compras, um dos executivos, ou mesmo um terceiro? Todas as interações com Empresas de Consultoria durante o processo de consultoria devem passar por essa pessoa. Deixar as Empresas de Consultoria se conectarem diretamente com os Executivos de sua escolha daria uma vantagem para os executivos em exercício e distorceria a concorrência.

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