Diagnosticando a maturidade de sua contratação de serviços de Consultoria

"Nós somos o que fazemos repetidamente. Excelência, então, não é um ato, mas um hábito. ” - Aristóteles

Seu gasto com consultoria está alinhado com sua estratégia? Suas equipes têm um conhecimento avançado do mercado de consultoria, incluindo tendências e honorários de referência? Você implementou uma gestão dinâmica do seu painel de consultoria? Você usa o gerenciamento de demanda para controlar seus gastos com consultoria? As respostas a essas perguntas o ajudarão a avaliar a maturidade de sua capacidade de sourcing de consultoria.

As organizações de consultoria de compras devem ter como objetivo atingir um alto nível de maturidade, onde a equipe usa as melhores práticas da categoria e traz ganhos de eficiência significativos para o grupo de compras e a empresa como um todo. Mas antes que uma organização possa traçar seu caminho para a excelência, ela deve primeiro avaliar onde está hoje na matriz de maturidade.

Compreender o ponto de partida de sua jornada de contrataçao de consultoria é provavelmente tão importante quanto definir para onde você deseja ir.

Uma grade de maturidade de compras de consultoria para entender seu ponto de partida

O objetivo da grade de maturidade em aquisições de consultoria é ajudar as organizações a entender onde estão hoje, onde devem estar no futuro, o valor de fazer isso e como chegar lá. As organizações normalmente se enquadram em um dos quatro níveis quando se trata de aquisição de serviços de consultoria.

Maturidade Operacional

Uma organização operacional não implementou processos específicos para serviços de consultoria. Na maioria das vezes, os gastos com consultoria são totalmente descentralizados e as equipes operacionais gerenciam o sourcing. Como resultado, a organização tem visibilidade parcial dos gastos com consultoria e não usa um painel ou ferramenta de monitoramento de gastos para consultoria.

O grupo de aquisição está envolvido na última etapa do processo, se é que o envolve. As equipes têm conhecimento limitado do mercado de consultoria, muitas vezes com foco em players locais.

A seleção do fornecedor é baseada em conexões interpessoais, e o provedor define os termos e condições.

A categoria de consultoria não é gerenciada e o potencial de economia e melhoria é significativo.

Maturidade Padrão

Uma organização padrão começou a implementar processos para gerenciar o grande projeto de consultoria. O gasto geral com consultoria é verificado regularmente com um painel básico em uma planilha. O gerenciamento da demanda é implementado para projetos acima de um determinado limite. Existe um líder de aquisição de consultoria definido e a aquisição está envolvida nas compras principais.

Mesmo tendo um conhecimento limitado do mercado de consultoria, as equipes podem organizar licitações em 50% dos projetos e solicitar referências durante o processo de RFP.

Eles implementaram um NDA sistemático no estágio de RFP e definiram um modelo contratual básico para compras de consultoria. Eles realizam debriefing pós-projeto com o fornecedor para gerenciar o relacionamento.

A organização vê o valor de gerenciar o sourcing de consultoria. A lacuna de valor estratégico começa a se fechar à medida que as capacidades de aquisição de consultoria começam a aumentar. As equipes desenvolvem uma compreensão da especificidade do mercado de consultoria. O valor crítico aqui está em saber que as coisas podem ser melhoradas.

Maturidade de liderança

A organização líder implementou uma sólida gestão de categorias para serviços de consultoria. Para projetos complexos, as partes interessadas são reunidas para garantir o alinhamento e a adesão. Há uma equipe dedicada de consultoria em compras com conhecimento básico de mercado, apoiando compras e negociações. A aquisição está envolvida na maioria das compras.

A maioria dos fornecedores é selecionada por meio de licitações com apresentação sistemática das propostas mais promissoras e verificação de referências. A equipe de compras de consultoria usa contratos-quadro para os principais fornecedores.

A organização implementou processos de sourcing por natureza de projetos e gerenciamento sistemático de demanda. Uma lista de fornecedores preferenciais está disponível para os recursos principais.

A equipe de aquisições desenvolveu um sistema de gestão de desempenho, incluindo verificação intermediária do projeto para garantir o alinhamento e gestão de mudanças contratuais e avaliação de desempenho pós-atribuição avançada (experiência, postura, ROI, etc.).

A organização implementou fluxos de trabalho automatizados para aprovação, avaliação de desempenho, painel automatizado e monitoramento de gastos.

A organização está a um passo de ter uma capacidade de sourcing de consultoria totalmente madura. A estrutura estratégica para fazer isso acontecer está completa e a organização está pronta para começar a implementar o próximo nível.

Melhor Maturidade da Classe

Uma organização de primeira linha desenvolveu uma capacidade de aquisição de consultoria totalmente madura. Os gastos com consultoria e a estratégia de sourcing de consultoria estão alinhados com as prioridades estratégicas da organização. Procurement é reconhecido como um parceiro de negócios completo para a categoria de consultoria.

As equipes realizam avaliações sistemáticas de fazer ou comprar e de pessoal para garantir o alinhamento com a estratégia e manter os gastos sob controle. Eles têm uma abordagem colaborativa para consultoria de sourcing.

As equipes agora têm um conhecimento avançado do mercado, incluindo alternativas, benchmark de taxas e novos participantes. Eles estão implementando uma estrutura de taxas sofisticada (permitindo flexibilidade e incentivos) e contratos-quadro.

Eles gerenciam o desempenho de seus fornecedores por meio de análises sistemáticas de desempenho e planos de melhoria contínua com parceiros de longo prazo.

Eles usam uma medida de desempenho e verificação de referência de terceiros para aumentar a objetividade e alavancar o benchmarking. Eles colocaram em prática planos de melhoria contínua com seus parceiros de longo prazo.

Eles gerenciam os gastos finais e mantêm uma lista dinâmica de fornecedores preferenciais, antecipando as necessidades futuras da organização.

Eles adotaram soluções específicas da categoria e desenvolveram diretrizes de sourcing de acordo com a natureza dos projetos para alavancar modelos de inovação. Eles alavancam redes de especialistas e mercados de consultoria para lidar com microprojetos.

A capacidade de sourcing de consultoria está agora no mais alto nível de maturidade. A organização agora vê os benefícios mais significativos do gerenciamento da categoria de consultoria. O ROI do projeto e a satisfação interna aumentaram. A equipe de compras agora é vista como um parceiro estratégico para a categoria e os gastos com consultoria estão sob controle.

O que você deve olhar?

A grade de maturidade aborda quatro áreas principais que são essenciais para a aquisição de consultoria:

• Estratégia, Governança e Organização
• Processo de Fornecimento
• Ativadores (manuais, diretrizes e sistemas)
• Gerenciamento de categoria

Responda às seguintes perguntas para começar:

• Você tem uma equipe de compras ou pessoa com foco em consultoria?
• A aquisição está envolvida no processo de aquisição?
• Até que ponto você organiza competições entre fornecedores para seus projetos?
• Você usa NDAs sistematicamente?
• Você gerencia um pool de provedores?
• Como você mede o desempenho de seus fornecedores de consultoria?
• Você considera estruturas de taxas criativas para seus projetos?
• Suas despesas de consultoria estão alinhadas com sua estratégia?
• Você tem uma estratégia de fazer ou comprar para a categoria de consultoria?

Defina para onde você quer ir

Para grandes empresas, o melhor nível de maturidade da classe deve ser o jogo final na jornada de transformação. Eles já estão familiarizados com sourcing estratégico, gerenciamento de demanda e gerenciamento de categorias. Eles gastam centenas de milhões de dólares todos os anos em projetos de consultoria e podem obter economias significativas e melhoria de qualidade implementando as melhores práticas de aquisição de consultoria.

As empresas de médio porte, gastando cerca de $5M a $30M em consultoria todos os anos, devem ter como meta os níveis de maturidade líderes e os melhores da classe ou contar com serviços de terceiros para ir além.

Para empresas menores que gastam menos de $5M por ano, o nível de maturidade principal é um bom começo. Se a empresa ainda não implementou o gerenciamento de categorias, a categoria de consultoria pode ser integrada a um projeto mais ambicioso em todo o escopo de compras.

A maturidade das aquisições de consultoria deve ser colocada em perspectiva com a maturidade geral da organização de aquisições, incluindo pessoas e sistemas em particular na equação. A categoria de consultoria é uma categoria específica dentro da aquisição indireta. Todas as melhorias feitas na capacidade de compras como um todo só podem beneficiar a categoria de consultoria.

A consultoria é muitas vezes uma das categorias de aquisição indireta mais significativas. Ainda assim, suas especificidades, atreladas à diversidade e complexidade do mercado de consultoria, bem como à intangibilidade dos serviços prestados, a tornam também a menos administrada.

Construir uma aquisição de consultoria madura pode beneficiar sua organização de aquisição, otimizando os gastos e trazendo uma economia significativa em seu OPEX. Ainda assim, ele também pode fortalecer sua posição na mesa de nível C, ajudando os líderes de negócios a criar mais valor por meio de consultoria.

Onde começar?

Como qualquer iniciativa transformacional, a jornada para construir uma capacidade de sourcing madura começa com a mobilização da organização.

Domine a categoria e sua economia

Compreender o mercado de abastecimento é a chave para fazer as melhores compras. E consultoria não é exceção.

O mercado de consultoria é um playground grande e dinâmico para milhares de empresas de consultoria em todo o mundo. Há muitas maneiras de ver isso, começando com a abordagem mais comum: recursos e experiência no setor. Não vamos esquecer o componente humano, que é particularmente importante na consultoria. Identificar o perfil de DNA de uma determinada empresa de consultoria o ajudará a entender que tipos de projetos eles podem fazer com você.

Outro elemento chave para entender a categoria é o preço. Os consultores usam várias estruturas de taxas, como taxas fixas, taxas por hora ou taxas baseadas no desempenho. Ao estimar o preço do projeto, sempre partem da duração e da composição da equipe. Mas alguns outros parâmetros são freqüentemente desconsiderados, como o setor em que você opera e as despesas do próprio bolso.

Configure as bases organizacionais

Os executivos adoram odiar consultores, na maioria das vezes porque não veem o valor que eles agregam à sua organização. Ao trabalhar com consultores, você precisa ajudar sua administração a entender o que eles ganham com a consultoria e a usar isso em benefício da sua organização.

Quando suas equipes estão prontas para abraçar a consultoria, você precisa definir os processos certos. Existem vários processos envolvidos ao trabalhar com consultores: tomada de decisões, sourcing e gerenciamento de projetos. A melhor maneira de avaliar o desempenho de sua organização e de seus fornecedores é colocar em prática um sistema de medição de desempenho e implementar o gerenciamento de categorias para a categoria de consultoria.

Agora você tem a base básica para gerar valor, mas a parte mais importante ainda está faltando - as pessoas. Não existe uma configuração de organização de solução única para todos que proporcione todos os benefícios, mas sim um conjunto de opções que você precisa explorar e pesar para encontrar o melhor meio-termo para seu contexto específico.

Se você decidiu por um conceito organizacional, precisa contratar os talentos certos e encontrar os incentivos certos para cumprir a prioridade estratégica: a criação de valor. A terceirização de consultoria não é um exercício fácil. Suas equipes precisam oferecer uma combinação de habilidades de sourcing, consultoria, gerenciamento de projetos e negócios.

O sucesso de seu projeto de consultoria desde o início até a recepção depende muito da colaboração entre suas equipes. Uma cultura que estimula o gerenciamento de projetos e a colaboração abrirá o caminho para o sucesso de seus projetos de consultoria.

Adote um sistema de gestão de desempenho

As firmas de consultoria anseiam por feedback sincero de seus clientes. Eles também desejam monitorar seus relacionamentos com os clientes. Alguns executivos podem ficar perturbados quando são solicitados a medir o desempenho de serviços intangíveis, como consultoria. Na verdade, às vezes é difícil traduzir os benefícios da consultoria em métricas. Implementar objetivos SMART é o lugar para começar.

A adoção de um sistema de gerenciamento de desempenho permitirá não apenas avaliar o desempenho em um determinado projeto, mas também rastrear sinais fracos antes que se tornem problemas. As equipes de aquisição usarão os resultados para se comunicar com os fornecedores, construir planos de melhoria e gerenciar a lista de fornecedores com uma granularidade fina. Finalmente, será uma excelente forma de confirmar se você gastou corretamente seu orçamento de consultoria.

Aqui estão alguns princípios básicos ao construir um sistema de gestão de desempenho para serviços de consultoria:

• O sistema deve medir o desempenho nas dimensões que são críticas para sua organização.
• A medida deve ser padronizada para alavancar benchmark
• O desempenho deve ser avaliado em ambos os aspectos duros e suaves
• A medida deve ser feita na granularidade certa (consultor, gerente de projeto, parceiro, empresa de consultoria, etc.)

Finalmente, a continuidade na medição e gestão do desempenho é a chave para desbloquear todos os benefícios tanto para sua organização quanto para seus fornecedores.

Aproveite ao máximo seu sistema de gerenciamento de categorias.

A consultoria raramente é gerenciada como uma categoria. Muito poucas organizações podem perceber a particularidade dos serviços de consultoria e implementar um gerenciamento de categorias eficiente para eles. Uma das bases do gerenciamento de categorias é monitorar os gastos, o mercado e o desempenho de seus fornecedores para melhorar continuamente seu sourcing.

Você não deve ver seus gastos com consultoria como um balde independente. Se você usa a consultoria como uma alavanca estratégica para acelerar sua transformação, sentirá imediatamente a necessidade de traçar estratégias de compras para a categoria. Várias opções podem ser exploradas em paralelo, como a definição de uma estratégia de consultoria ou a construção de um processo de aquisição específico.

Para a maioria dos projetos, organizar uma competição saudável entre provedores de consultoria o ajudará a obter as melhores propostas e tomar uma decisão informada.

Como a eficiência da consultoria depende muito da qualidade do relacionamento entre você e seus fornecedores, você deve investir tempo com seus principais fornecedores de consultoria para ajudá-los a melhorar seu desempenho e aumentar sua compreensão do seu negócio.

Como em qualquer outro campo, a capacidade de aquisição de consultoria está sendo desenvolvida em etapas. Você pode avaliar facilmente a maturidade da capacidade de compras da sua organização hoje e se esforçar para melhorá-la. Alcançar um padrão mais alto e sucesso com a capacidade de aquisição de consultoria está ao alcance de qualquer organização. Seu próximo passo é garantir o alinhamento de seus gastos com consultoria com sua estratégia.

5 tópicos para executivos ocupados

• Você pode avaliar a maturidade de sua capacidade de sourcing de consultoria e identificar seu nível de maturidade: operacional, padrão, líder e melhor da classe.
• Para alcançar os próximos níveis, você pode jogar com quatro alavancas: estratégia, processo, habilitadores e gerenciamento de categoria.
• Comece medindo onde você está e determinando para onde deseja ir.
• A implementação de um sistema de gestão de desempenho sustentável é fundamental para atingir os mais altos níveis de maturidade.
• Compreender e gerenciar a categoria de consultoria permitirá que você desbloqueie valor e economia para sua organização.

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