Supplier Relationship Management for Consulting: The Definitive Guide

Principais tomadas de decisão

• O gerenciamento do relacionamento com fornecedores é uma peça fundamental do quebra-cabeça quando se trata de administrar uma empresa bem-sucedida.
• Ter um relacionamento com o fornecedor é um elemento extremamente importante para garantir a continuidade e o sucesso dos negócios.
• O SRM pode ser gerenciado com sucesso, primeiramente identificando seus fornecedores, medindo seus desempenhos, implementando um plano adequado, gerenciando o relacionamento e muito mais.
• Negociar MSAs com seus provedores de consultoria é uma maneira de garantir que você obtenha o que precisa e, ao mesmo tempo, mantenha os custos baixos.
• Ter uma lista de fornecedores preferenciais traz vários benefícios, incluindo ajudá-lo a tomar melhores decisões comerciais, economizar tempo e ter mais controle sobre as compras e os preços.
• O Supplier Relationship Management em consultoria é uma ferramenta incrível para ajudar as empresas a manter relacionamentos com seus fornecedores e, ao mesmo tempo, otimizar suas operações.

Então, você é um comprador frequente de serviços de consultoria, certo? Isso significa que você deve ser bastante experiente quando se trata de gerenciar relacionamentos com fornecedores. Mas você conhece os detalhes do SRM? É como o molho secreto que torna suas interações com os fornecedores ainda mais saborosas.

Pense nisso da seguinte forma: O Supplier Relationship Management está para os relacionamentos com fornecedores como o tempero está para as batatas fritas. Claro, as batatas fritas são ótimas por si só, mas adicione um pouco de peri-peri e, de repente, elas se tornam irresistíveis. O mesmo vale para seus relacionamentos com fornecedores. Entender o Gerenciamento do Relacionamento com Fornecedores pode levar sua empresa de boa para ótima.

Mas a questão é: por onde você deve começar? O gerenciamento do relacionamento com fornecedores envolve diferentes políticas e processos para monitorar o desempenho e o envolvimento dos fornecedores, garantindo a conformidade com as normas, maximizando os benefícios dos fornecedores e muito mais.

Para ajudar a orientar seus esforços e garantir que você esteja tomando as medidas certas no que diz respeito ao Supplier Relationship Management, criamos este guia abrangente sobre Supplier Relationship Management para Consultoria (2023).

Neste guia definitivo, você encontrará conselhos sobre como desenvolver relacionamentos bem-sucedidos com os fornecedores, mantendo-se consciente dos custos e, ao mesmo tempo, obtendo acesso a recursos de qualidade. Além disso, aprenda informações valiosas sobre como a tecnologia pode facilitar o Gerenciamento do Relacionamento com Fornecedores, bem como diretrizes para melhorar a comunicação entre as equipes internas e os parceiros externos.

Com dicas úteis que vão desde estratégias de organização até a medição do desempenho do fornecedor em todos os estágios do ciclo de vida de um projeto, este guia definitivo garantirá que o valor da marca de sua empresa permaneça no mais alto nível!

O que é gerenciamento de relacionamento com fornecedores?

Sei que a maioria de vocês que está lendo este texto talvez já saiba do que se trata a gestão do relacionamento com fornecedores, mas gostaria de explicar mais uma vez antes de me aprofundar no assunto SRM em detalhes.

O gerenciamento do relacionamento com fornecedores é uma peça fundamental do quebra-cabeça quando se trata de administrar uma empresa bem-sucedida. Não importa o quanto você tenha simplificado as operações, se o elo da cadeia de suprimentos que o conecta ao seu fornecedor não estiver funcionando, isso pode ter consequências reais para a sua empresa.

Criar o tipo certo de relacionamento com seus fornecedores exige tempo e esforço, mas fornecer expectativas claras, cronogramas e políticas de pagamento é apenas o começo da construção de um relacionamento eficaz.

O tipo de relacionamento deve depender muito do tipo de bens ou serviços que você está adquirindo; se eles forem altamente essenciais para o sucesso da sua organização, pode ser necessário avaliar essas parcerias e esperar padrões mais altos delas.

Fazer malabarismo com relacionamentos com muitos fornecedores diferentes não é fácil, mas investir na familiaridade com cada fornecedor prepara todos para o sucesso no futuro.

Por que o gerenciamento do relacionamento com fornecedores é tão importante?

Um relacionamento com o fornecedor é um elemento extremamente importante para a continuidade e o sucesso dos negócios (como você provavelmente já ouviu em nosso episódio do podcast Procurement Game Changers "Gestão de Relacionamento com Fornecedores em Compras" com o diretor de fornecimento estratégico do Fitch Group, Kevin Giblin).

É claro que um contrato e acordos de nível de serviço (SLAs) são importantes, mas a criação de um relacionamento verdadeiro com eles pode ajudar sua organização a se tornar mais inovadora e bem-sucedida.

Ao criar confiança e compreensão entre ambas as partes, seu fornecedor pode atuar como um consultor para ajudá-lo a ir além das métricas padrão que mostram o desempenho. Mesmo quando se trata de dados como KPIs, ele pode usar sua experiência e oferecer insights para preparar sua empresa para o sucesso - somente se você construir essa confiança em primeiro lugar.

Além disso, o Gerenciamento do Relacionamento com Fornecedores é frequentemente visto como algo conectado a ferramentas e sistemas, mas seu sucesso realmente se resume a ter a infraestrutura correta - se você se concentrar apenas nas ferramentas, sua jornada de Gerenciamento do Relacionamento com Fornecedores não irá longe.

É como diz o velho ditado: se você tentar colocar um remendo em um processo quebrado, tudo o que fará é tornar esse processo quebrado mais visível. As ferramentas podem ser um recurso adicional, com certeza, mas não vão sustentar uma base que já está instável.

Em última análise, ter um gerenciamento eficaz do relacionamento com fornecedores não depende apenas das ferramentas disponíveis; depende muito mais da estrutura e do programa subjacentes que você implementou.

Como gerenciar o relacionamento com seus fornecedores de consultoria?

O Gerenciamento do Relacionamento com o Fornecedor (SRM) é um tópico importante para os serviços de consultoria. A maneira pela qual o setor de compras gerencia os fornecedores de consultoria deve estar alinhada com os procedimentos gerais de SRM da empresa. Portanto, a pergunta é: como você gerencia esse relacionamento? Bem, continue lendo para descobrir!

#1. Identifique seus fornecedores estratégicos

Os fornecedores estratégicos são uma parte importante de qualquer cadeia de suprimentos bem-sucedida. As empresas devem sempre olhar além das simples despesas ao avaliar qual fornecedor é realmente estratégico.

Estabelecer um critério para identificar esses fornecedores-chave pode ser um desafio, mas levar em conta fatores como o tipo de serviço que está sendo prestado e qualquer conjunto de habilidades exclusivas necessárias para projetos específicos pode fornecer uma indicação.

Aplicar os mesmos princípios de segmentação de fornecedores em todas as categorias é essencial para maximizar a lucratividade e os resultados de satisfação do cliente. Somente com uma análise cuidadosa é que as empresas podem identificar efetivamente seus fornecedores mais valiosos, independentemente de seus gastos ou tamanho.

#2. Qualifique seus fornecedores

Mesmo para serviços de consultoria, os fornecedores devem ser qualificados. A maioria dos requisitos desses fornecedores baseia-se em depoimentos de clientes anteriores, estudos de caso e liderança de pensamento pertinente. Além disso, dois pontos de atenção precisam ser observados:

• Em primeiro lugar, as referências devem ser pertinentes à amplitude de suas qualificações. Se você deseja qualificar a John Doe Consulting para projetos de Gestão da Inovação, por exemplo, ela deve fornecer referências sobre suas capacidades de Gestão da Inovação ou Inovação.
• E, em segundo lugar, lembre-se de que a consultoria tem um elemento humano significativo. Uma influência significativa é exercida em um projeto pelos parceiros ou gerentes de projeto, mas essa influência, que consiste principalmente em habilidades e conhecimentos intrapessoais, não é transferível. Normalmente, o parceiro que inicia a parceria será o proprietário da conta e estará encarregado da maioria das tarefas. Solicite recomendações das iniciativas pessoais do indivíduo.

Ao convidar uma empresa de consultoria para participar de um novo recurso, não hesite em solicitar outras referências relevantes. Se as referências forem da concorrência, não hesite em usar a assistência de um terceiro.

#3. Avalie seu desempenho

Medir o desempenho de fornecedores de consultoria é uma tarefa complicada, principalmente porque a prestação de serviços não é uma tarefa fácil e se torna difícil de avaliar. No entanto, essa avaliação certamente pode ser tentada considerando-se os três fatores clássicos de tempo, qualidade e custo - se todos eles estiverem alinhados, pode-se dizer que o projeto foi executado adequadamente.

Além disso, medir os níveis de satisfação alcançados pelo patrocinador e pelo líder do projeto permitirá verificar o impacto dos esforços da equipe de consultoria. Isso talvez seja ainda mais importante do que as métricas tangíveis, pois o sucesso em tais linhas de trabalho também depende de elementos como talento e habilidades interpessoais: por exemplo, ser capaz de estabelecer relações positivas com os colegas ou manter excelentes padrões de atendimento ao cliente.

Portanto, é imperativo que as empresas prestem mais atenção à avaliação de seus fornecedores de consultoria, em vez de descartá-la como uma dificuldade intratável.

#4. Implementar o plano de aprimoramento do fornecedor

Criar e manter relações com os fornecedores deve ser uma prioridade para garantir a melhoria contínua de qualquer projeto. Isso é especialmente importante ao monitorar o desempenho do fornecedor por meio da Avaliação de Desempenho.

Os problemas precisam ser tratados de forma rápida e eficaz, estabelecendo-se um plano de melhoria nos estágios iniciais. Dar aos fornecedores uma oportunidade de feedback em relação ao escopo e ao gerenciamento de projetos de consultoria também é um bom senso comercial, ajudando a garantir que a cooperação futura ocorra sem problemas.

Esse tipo de comunicação aberta permite que ambas as partes se beneficiem de uma colaboração bem-sucedida e oferece oportunidades para desenvolver um relacionamento ainda mais forte no futuro.

#5. Gerencie o relacionamento

Um relacionamento próximo e mútuo entre uma empresa de consultoria e seus clientes é fundamental para o sucesso dos projetos. Reuniões regulares são a melhor maneira de manter os Fornecedores Estratégicos e Preferenciais informados e proporcionar-lhes transparência nos resultados das Avaliações de Desempenho.

A implementação do gerenciamento de categorias para a categoria de consultoria pode gerar economias significativas, além de aumentar o retorno sobre os investimentos. O desafio está em promover um ambiente colaborativo em grandes empresas, onde as equipes multifuncionais precisam criar confiança para obter sucesso.

No entanto, como a tomada de decisões e o conhecimento desses projetos tendem a recair exclusivamente sobre o líder do projeto, muitas vezes é necessária uma abordagem mais flexível e íntima para otimizar os resultados dos serviços de consultoria.

#6. Aproveite os insights dos consultores

Trabalhar com a mesma empresa de consultoria em projetos sucessivos pode trazer imensos benefícios para sua empresa. A familiaridade adquirida não apenas permite que você simplifique seus processos e se beneficie da redução de custos, mas também oferece uma oportunidade única de insight.

Perguntas simples, como "Como você acha que a minha empresa se compara à concorrência?" ou "O que você faria se estivesse no meu lugar?", podem gerar respostas surpreendentes que dão uma visão real do desempenho de suas operações.

Em um período de tempo surpreendentemente curto, esse tipo de diálogo pode lançar uma nova luz sobre as áreas que precisam ser melhoradas ou simplesmente fornecer uma valiosa verificação da realidade para avaliar onde sua empresa está indo bem. Portanto, não deixe de aproveitar a oportunidade de conversar com seus consultores e obter um feedback honesto sobre suas operações!

#7. Negocie MSAs com seus fornecedores

Criar e gerenciar relacionamentos com seus prestadores de serviços de consultoria ou fornecedores é uma parte importante da administração de uma empresa. Também pode ser demorado e complexo, especialmente se você estiver tentando obter o máximo de seus fornecedores pelo melhor preço.

Trabalhar com fornecedores de consultoria é essencialmente como um casamento: você precisa manter as linhas de comunicação abertas e estar consistentemente envolvido se quiser que tudo corra bem e seja bem-sucedido.

Negociar MSAs (contratos de serviços principais) com seus fornecedores de consultoria é uma forma de garantir que você obtenha o que precisa e, ao mesmo tempo, mantenha os custos baixos. Esses contratos oferecem a ambas as partes uma visibilidade clara dos serviços esperados e dos padrões de desempenho que devem ser atendidos, além de processos de contratação simplificados.

Ao fornecer essa estrutura, você estará se preparando para o sucesso e a confiança de longo prazo entre você e seus fornecedores, além de economizar dinheiro no processo!

Quais são os benefícios de ter uma lista de fornecedores preferenciais de consultoria?

É uma tarefa difícil manter o controle dos custos, negociar o melhor negócio e evitar riscos potenciais quando sua organização tem muitos fornecedores. Para garantir que esses processos sejam tão eficientes e transparentes quanto possível, é vantajoso manter uma lista preferencial de fornecedores.

Isso beneficiará tanto o fornecedor quanto a organização em geral. Com uma lista de fornecedores preferenciais em mãos, as organizações podem identificar rapidamente as empresas que são confiáveis, oferecem serviços de qualidade, oferecem preços competitivos e têm boa reputação e histórico.

Além disso, ter uma lista como essa elimina todas as suposições, de modo que as empresas podem economizar tempo e dinheiro ao selecionar parceiros confiáveis em vez de correr riscos com empresas não comprovadas. Portanto, vamos examinar alguns dos benefícios de ter uma lista de fornecedores preferenciais.

#A. Ajuda a tomar decisões de negócios eficazes

Ter acesso fácil às informações dos fornecedores e facilitar as compras para as partes interessadas é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Não há melhor maneira de garantir isso do que empregando um sistema de sourcing digital que conecte as partes internas e externas e forneça dados atualizados.

Além disso, também garantirá que seus fornecedores ofereçam o melhor valor para sua organização em termos de preço, qualidade, estabilidade econômica e termos de contrato.

Além disso, quando estiver comprando de fornecedores estabelecidos, você terá mais influência na negociação de preços, o que significa economia de dinheiro no longo prazo. Portanto, a implementação de um sistema de sourcing digital deve ser vista como um investimento no futuro de sua empresa.

#B. Ajuda a economizar tempo

Encontrar os serviços de consultoria certos pode levar muito tempo, o que pode ser um incômodo se você tiver que passar por um processo de licitação, coletar várias cotações e depois negociar contratos.

No entanto, isso nem sempre precisa ser tão complicado; se você puder discutir o escopo do projeto imediatamente e concordar com um preço, todos os envolvidos no processo de aquisição poderão evitar trabalho administrativo desnecessário e se concentrar em suas verdadeiras funções.

Todas as partes interessadas se beneficiarão desse processo mais fácil, pois ele dá a todos mais tempo para se concentrarem no que é mais importante.

#C. Mais Intimidade

Ter uma lista de fornecedores preferenciais pode ser incrivelmente vantajoso para qualquer organização, proporcionando-lhes mais flexibilidade e controle sobre suas atividades de consultoria.

Estabelecer relacionamentos sólidos com esses fornecedores significa que eles desenvolverão intimidade com a sua empresa, o que significa que saberão qual é a sua posição, o que você já fez antes e o que você pode alcançar.

Isso os tornará quase "plug-and-play": mais rápidos para começar a trabalhar e mais fáceis de integrar. A comunicação também é aprimorada, pois ter uma fonte consistente de fornecedores permite que você e eles criem uma linguagem compreendida por ambas as partes.

Em suma, o uso de uma lista de fornecedores preferenciais pode levar a menos mal-entendidos e a uma maior maturidade em termos de como a consultoria é adquirida e fornecida. Limitar suas categorias de gastos para decidir sobre os consultores mais importantes é fundamental para obter o melhor resultado possível no projeto!

#D. Melhor controle sobre os preços

Ter uma lista de fornecedores preferenciais pode ser uma maneira incrivelmente útil de gerenciar suas compras. Isso não apenas simplificará o processo de pesquisa e facilitará os pedidos, mas também poderá fazer com que você economize dinheiro. Ao priorizar fornecedores de qualidade com preços competitivos, você pode usar sua lista preferencial como uma ferramenta eficaz para negociar preços.

No entanto, se você quiser aproveitar ao máximo esse sistema, é importante que preste muita atenção e acompanhe quais fornecedores oferecem o melhor valor para suas necessidades em termos de produtos ou serviços. Dessa forma, quando chegar a hora de comprar novamente, você obterá o melhor custo-benefício com sua lista de fornecedores preferidos.

Como criar uma lista dinâmica de fornecedores preferenciais de consultoria?

Criar uma lista de fornecedores que seja adaptada às necessidades da empresa, dinâmica e atualizada pode parecer uma tarefa difícil. Porém, com os três componentes essenciais corretos, você pode desenvolver e manter uma lista na qual pode confiar ao longo do tempo.

#1. Análise de despesas

Análise das despesas é parte integrante da criação de uma lista dinâmica de fornecedores. Ao fazer uma pesquisa detalhada sobre os gastos e as tendências de mercado relacionadas a uma determinada empresa, é possível tomar decisões informadas sobre a seleção de fornecedores.

Sem essa análise rigorosa, as empresas não poderiam escolher fornecedores respeitáveis e confiáveis que fornecerão os produtos mais econômicos com o menor risco possível.

Através de análise de gastosCom isso, os custos podem ser reduzidos e, ao mesmo tempo, garantir que a qualidade do produto seja mantida em um nível seguro, assegurando que os interesses das partes interessadas sejam atendidos em todas as etapas do processo.

#2. Avaliações de desempenho

As avaliações de desempenho são essenciais para a criação de uma lista dinâmica de fornecedores, pois ajudam a identificar quem é capaz de fornecer resultados de alta qualidade e atender às expectativas de sua organização.

As avaliações também permitem que você compare fornecedores, reduza a lista de possíveis parceiros e colabore com aqueles capazes de ajudar na inovação e no crescimento. Por meio da avaliação dos recursos de desempenho, critérios como estilo de comunicação eficaz, capacidade de resposta, confiabilidade e eficiência geral podem ser avaliados para garantir que os melhores fornecedores sejam escolhidos em todos os níveis.

A implementação desse tipo de processo de avaliação é um recurso inestimável para descobrir quais fornecedores oferecem tudo o que sua organização precisa.

#3. Necessidade para os próximos 12 a 24 meses

Ao criar uma lista dinâmica de fornecedores preferenciais para os próximos 12 a 24 meses, é prudente analisar não apenas as necessidades atuais, mas também projetar o que pode ser necessário no futuro.

Ao selecionar fornecedores, o preço e a qualidade devem ser sempre considerados, levando em conta os relacionamentos existentes; isso equilibra os ganhos de curto prazo com a estabilidade e os retornos de longo prazo. Levar em conta a base de suprimentos dos fornecedores atuais fornecerá informações vitais sobre os níveis de confiança nos preços e na qualidade.

Além disso, garantir que fontes alternativas estejam disponíveis para maximizar a economia de custos e, ainda assim, manter os contratos de nível de serviço é essencial para aumentar os benefícios finais. Com o planejamento adequado, é possível criar facilmente uma lista sólida de fornecedores confiáveis para obter recompensas de longo prazo.

Por que algumas empresas estão negligenciando seus relacionamentos com os fornecedores?

Em um de nossos podcasts recentes, tivemos o prazer de receber o Sr. Kevin Giblin como nosso palestrante convidado, onde ele esclareceu os equívocos comuns sobre o Gerenciamento do Relacionamento com Fornecedores (SRM). Infelizmente, esses conceitos errôneos muitas vezes fazem com que as empresas negligenciem seus relacionamentos com fornecedores, especialmente se priorizarem a economia de custos de curto prazo em detrimento dos benefícios de longo prazo.

This short-sighted approach may lead companies to focus solely on securing the lowest possible prices from their suppliers, without considering the impact on their supplier relationships. Such an approach can cause irreparable damage to the relationship and can negatively affect the quality, consistency, and reliability of the supplies or services provided.

Moreover, some companies view their suppliers as interchangeable and replaceable, which undermines the value of investing time and resources in cultivating a strong, mutually beneficial relationship. Consequently, they fail to recognize the importance of building long-term partnerships and collaborating with suppliers to achieve shared goals.

Finally, some companies may lack the necessary resources and expertise to effectively manage their supplier relationships. This can lead to a lack of dedicated staff, tools, and processes to manage supplier relationships effectively. As a result, these companies may face difficulties in achieving optimal supplier performance, leading to neglect and poor outcomes.

Como o Procurement pode ajudar na criação de relacionamentos estratégicos?

Strategic relationship-building, expenditure management, performance management, PSRs, risk analyses, and other processes can all benefit from procurement.

By keeping your consultants close, you can ensure that they understand your requirements; they’ll almost be “plug and play,” allowing you to launch projects faster. Furthermore, if they are aware of your situation and you are a loyal customer, they will be more willing to make price concessions.

The issue is that in many organizations, consulting is purchased directly by the end user, and procurement occurs at best during the negotiation phase. However, developing relationships with strategic consulting suppliers is not an easy task. It’s a full-time job in and of itself.

It takes both experience and the right set of skills, and the consequences of not doing so can be severe when you rely on personal feelings and make decisions based on subjectivity rather than knowledge.

In short, while it may appear that developing a secure relationship with your suppliers is simple, it is actually more difficult, requiring insights into technical skills and experience to achieve the perfect balance of expectations and negotiation.

And if you can build a trusting relationship with strategic consulting suppliers and pay attention to the competition for success, you will have a much easier time selling when trying to meet your strategic objectives.

The issue is that procurement is often sidelined to administrative tasks like contract management, purchase orders, and payments. Unfortunately, this frequently results in poor supplier and management seats.

Strategic misunderstanding and support results from a lack of experience and knowledge. As a result, in order to reach optimal solutions, you should leverage their skills and experience and invest both time and resources in understanding supplier needs.

As a result, in order to maximize the value of your projects while keeping costs under control, you must reach a higher level of maturity in consulting procurement.

And it’s extremely rare to achieve it without the help of an experienced procurement team, because procurement is so much more than just shopping around for the best deals.

Em conclusão

O Supplier Relationship Management em consultoria é uma ferramenta incrível para ajudar as empresas a manter relacionamentos com seus fornecedores e, ao mesmo tempo, otimizar suas operações.

You now possess the knowledge and resources to forge successful supplier relationships through Supplier Relationship Management practices. It is never too early or too late to incorporate these techniques into your operations, as there is always room for improvement.

The sooner you start implementing them, the better positioned you’ll be to maximize opportunities and drive future growth. Consider adding new processes and update existing ones regularly to ensure your organization benefits from strong supplier relationships that are well-managed.

Adopting Supplier Relationship Management strategies will undoubtedly benefit your business today and in the future. Why wait any longer? Get started today and begin taking control of your supplier relationships!