Como definir melhor sua estratégia de aquisição de consultoria

A essência da estratégia é escolher o que não fazer. - Michael Porter

Resumidamente

A Consultoria de Estratégia é muitas vezes mencionada como o foco das atividades de consultoria. O que muito poucas pessoas sabem é que a parcela de puro trabalho estratégico está agora abaixo de um dígito. O mercado de consultoria global está crescendo a uma taxa elevada de um dígito, quando o trabalho de estratégia puro está achatado. Portanto, podemos nos perguntar como todas essas corporações globais estão gastando seu orçamento de consultoria? Surpreendentemente, apesar de a Consultoria ser usada por mais e mais executivos a cada ano e os orçamentos representarem até 3% de faturamento, a própria categoria de Consultoria e como a empresa está realmente gastando seu orçamento de consultoria raramente é vista de forma estruturada.

Provavelmente devemos começar com uma definição de Estratégia de Compras -

Uma estratégia de aquisição bem-sucedida para a categoria de consultoria requer um bom entendimento da estratégia geral, do mercado de consultoria e do desempenho anterior dentro da categoria. Deve estar alinhado às Diretrizes de Aquisições e ser feito sob medida para a Consultoria.

Revisamos abaixo os 'pilares' que podem produzir resultados eficazes e armadilhas a serem evitadas.

Sinta-se à vontade para aplicar o que melhor se adapta à sua visão e política específicas

1. Sua estratégia de consultoria

No meio do caminho entre o planejamento estratégico e o gerenciamento da demanda, uma das alavancas esquecidas é a definição de uma estratégia de consultoria.

Esta Estratégia de Consultoria visa identificar os principais projetos ou áreas de projeto onde o uso de consultores irá acelerar seus objetivos estratégicos e criar o maior impacto. Uma vez definida e planejada ao longo de um período de 12 a 24 meses, a estratégia de consultoria ajudará a orientar as equipes para as principais ações de apoio à sua estratégia e, alternativamente, indicará áreas onde um menor esforço deve ser realizado.

Armadilha - deixar de fornecer um prazo adequado, delegar esforço extra ou recursos humanos para projetos que são menores, ou com recursos insuficientes, pode sair pela culatra.

2. Escolha entre estratégia de fazer ou comprar

Definir uma estratégia de fazer ou comprar é outra etapa importante no estabelecimento da estratégia de compras para a categoria de consultoria.

A Estratégia Fazer ou Comprar está intimamente ligada ao Gerenciamento da Demanda, e ambos os assuntos devem ser (re) avaliados juntos.

O objetivo aqui é chegar a um processo de tomada de decisão melhorado e mais eficaz, geralmente incluindo uma estrutura de decisão e uma matriz de decisão.

Este framework permite decidir quais projetos devem ser priorizados e qual o melhor modelo de execução para cada projeto.

Como exemplo, pense em um grande exercício de transformação para uma seguradora em todos os locais da Ásia para implementar novas metodologias de desenvolvimento inspiradas na startup enxuta e nos princípios scrum.

A empresa de consultoria pode fornecer todos os recursos para o projeto, ou você pode decidir implementar uma equipe híbrida combinando consultores externos e seus próprios scrum masters internos.

Armadilha - Perda de redução de taxas devido ao processo de decisão inadequado, adesão fraca das equipes e transferência desigual de conhecimento de empresas externas.

3. Sua lista de fornecedores preferenciais e contratos principais de serviço

Uma das Estratégias que pode ser extremamente eficiente em Consultoria, como em outras categorias, é construir uma Lista de Fornecedores Preferenciais.

Baseia-se no fato de que 80% de suas necessidades geralmente são atendidas por 20% de seus fornecedores. Você pode prever quais fornecedores serão contratados, quando e como, examinando suas despesas anteriores e a estratégia para os próximos anos.

Com esses fornecedores “preferenciais”, você pode começar a negociar contratos de estrutura ou Acordos de serviço principais, incluindo termos e condições pré-acordados e descontos por volume.

Armadilha - não ter expectativas claras ou deficiência na lista de fornecedores preferenciais pode afetar o sucesso dos projetos de várias maneiras.

4. Quando e como integrar uma empresa de consultoria de 2ª e 3ª camadas

Pode ser bastante benéfico alavancar 2^WL, e 3^rd Tier Consulting Firms (de pequeno a médio porte) para diminuir os custos médios e cobrir o nicho e / ou necessidades muito operacionais de suas linhas de negócios, e ajudá-lo a obter controle do Tail Spend enquanto otimiza o ROI.

Armadilha - não perca a identificação de provedores de nicho especializados que podem oferecer excelente desempenho a taxas mais baixas, que outros provedores gerais não farão.

5. Seu processo de aquisição de consultoria

 Se você não consegue descrever o que está fazendo como um processo, não sabe o que está fazendo. - W.Edwards Deming

Para definir o processo no caminho certo, você pode começar com RFPs. Eles são uma ferramenta incrível para a compra de Serviços de Consultoria. Você deve sempre escrever uma RFP, mesmo que seja simplificada. Por quê? Porque define expectativas como o escopo e os resultados.

Nesse caso específico, escrever uma RFP eficiente irá maximizar não apenas o desempenho da aquisição, mas também as chances de sucesso do projeto.

Você também pode querer segmentar os projetos com base no tamanho, na importância estratégica, no impacto potencial e / ou na complexidade para definir qual será o processo: RFI ou não, RFP simplificado ou não, concorrência ou não, suporte de compras ou não .

Armadilha - certifique-se de deixar espaço em sua RFP para a empresa de consultoria para trazer ideias e abordagens inovadoras. A falta de clareza em suas expectativas e os critérios de avaliação na RFP, pode não produzir as melhores propostas.

E como um conselho final, uma vez que você tenha identificado sua firma de consultoria preferida, não se esqueça de formalizar os resultados esperados acordados, termos e condições em uma declaração de trabalho (SoW) separada.