Um método à prova de fogo para avaliar propostas de consultoria escritas

15 de setembro de 2018

Isso é o que é bom vendedor. Faça você comprar o que ele quer vender. - James Joyce

Resumidamente

Depois de receber as propostas, reserve um tempo para analisá-las com as outras partes interessadas. Tenha sempre em mente o seu objetivo: maximizar as chances de sucesso do seu projeto. Você precisa que os candidatos apresentem suas melhores propostas e, para isso, eles precisam entender muito bem o problema.
Nivele o terreno, para que todas as empresas tenham uma chance justa na competição. É do seu interesse fazer isso também. Não hesite em explicar detalhadamente o histórico de sua empresa e o contexto da tarefa, e dedique algum tempo para polir os documentos de perguntas e respostas.

Seu processo de RFP vencedor atraiu um grande número de propostas. Uma vez que a alegria dessa recompensa desvanece, você fica cara a cara com a difícil tarefa de selecionar a proposta vencedora.

Não mergulhe de cabeça. Nunca perca a noção de que não se trata apenas de fazer uma compra - trata-se de solucionar um problema para sua empresa. É por isso que essa tarefa clama pelo emprego de um processo infalível que combine alinhamento com inspiração.

Nesta postagem, veremos como avaliar a qualidade de uma proposta com o objetivo de identificar a solução da mais alta qualidade para as necessidades da sua empresa.

Aviso: esta informação pode entrar em conflito com a abordagem de rebanho para avaliação de RFP.

Desça até os vencedores em potencial, deixando de lado o resto.

Pense no processo como um funil no qual você despeja todas as propostas.

  • No final estreito ficarão apenas aquelas propostas que, mesmo à primeira vista, fazem seu coração bater mais forte. No mínimo, eles atendem a todos os critérios de sua RFP. Além disso, eles chegaram na sua caixa de entrada a tempo, são bem organizados e parecem promissores.
  • Um pouco mais acima no funil estão as propostas que estão um pouco fora do caminho, mas ainda viáveis. Talvez eles tenham chegado atrasados com um bom raciocínio ou perdido uma etapa inconseqüente, mas alguns parecem promissores. Você deseja evitar a eliminação de uma gema potencial muito cedo no processo.

Nesse ponto, seu impulso será destruir o resto. Sufoque esse impulso.

Sim, qualquer coisa no alto do funil deve ser posta de lado por enquanto como um ajuste improvável, mas mantenha estas duas notas de advertência principais em mente:

  • Não negligencie ou jogue de lado muito rapidamente uma proposta de um empreendedor iniciante com uma ótima ideia, mas menos do que as habilidades de redação de propostas desejáveis. Pode haver uma maneira de fazer com que essa ideia se torne parte de sua solução de negócios.
  • Tenha cuidado para não queimar pontes ao enviar sua resposta a fornecedores com propostas rejeitadas, independentemente de como você vê sua proposta atual. Eis o motivo: em um ambiente de mudanças rápidas, esses fornecedores podem evoluir para grandes parceiros ou fornecedores. Além disso, as necessidades da sua empresa podem evoluir a ponto de você perceber que uma dessas propostas rejeitadas agora seria uma boa opção.

Reúna uma equipe de avaliadores de propostas.

Um método à prova de fogo para avaliar propostas de consultoria escritas

Ok - agora você tem as propostas em mãos que, à primeira vista, atendem aos seus requisitos de elegibilidade e outros critérios básicos. É hora de levar a sério e escolher sua equipe de avaliação.

Quem pode estar em sua equipe de revisores? Profissionais de compras, com certeza. Talvez um ou dois executivos seniores, dependendo do tipo de solução que você está procurando.

  • Considere incluir usuários finais quando apropriado. Uma característica marcante das empresas inovadoras é que elas veem os usuários finais ou clientes como parceiros, em vez de consumidores de um novo produto ou serviço.
  • Buscar a opinião de uma variedade de partes interessadas ajuda a garantir que o processo de avaliação seja considerado justo e tenha mais probabilidade de resultar na seleção da melhor proposta para as necessidades da sua empresa. Ambos são vitais para implementar com sucesso a nova ideia ou projeto.

Se sua equipe carece de profunda experiência na área de processos de compras, considere incluir um consultor qualificado e experiente na equipe para ajudar a construir um processo projetado para obter a melhor solução para sua empresa.

Reveja todos os critérios: a floresta e as árvores.

 

Lembre-se de que algumas pessoas em sua equipe de revisão estarão atentas para ver o quadro geral - a floresta - enquanto outras se concentrarão nos detalhes - as árvores. Ter os dois tipos em sua equipe é uma vantagem.

Comece com estes lembretes:

  • Os objetivos do seu projeto que qualquer proposta vencedora precisa atender.
  • Sua cultura corporativa e o tipo de parceiro ou fornecedor que pode complementar essa cultura e ser a opção certa.
  • A abordagem selecionada reforça e apóia o propósito geral do projeto, como tal, dependendo do contexto:
    • Procure uma abordagem empreendedora e uma ideia que possa funcionar como uma vela de ignição para a empresa.
    • Procure uma abordagem que seja inovadora, original, revolucionária ou transformadora e um conceito que sua empresa possa alavancar.
    • Esteja atento a uma solução particularmente inteligente usando tecnologias avançadas e pensamento inovador.
    • … Ou procure uma abordagem comprovada e confiável

Peça à equipe para revisar as soluções propostas ao longo das linhas de resolução de problemas, clareza, consistência interna e facilidade de implementação, bem como abordagens inovadoras.

Em seguida, pule para os padrões:

  • Elegibilidade

  • Ética e quaisquer potenciais conflitos de interesse
  • Transparência no conteúdo da proposta
  • A proposta atende ou excede todos ou quase todos os critérios da RFP
  • Facilidade de implementação e adesão futura
  • Com que profundidade o fornecedor pesquisou as necessidades da sua empresa?
  • Qualidade e expertise da equipe que entregará o trabalho
  • Como o preço da proposta se alinha ao seu orçamento?

A diversão começa com pontuação / ponderação / classificação.

Um método à prova de fogo para avaliar propostas de consultoria escritas

Na rodada inicial, vá para pontuações individuais com base em uma matriz. Incorpore um peso a cada critério de pontuação.

Como estamos limitando nossa discussão à qualidade da proposta, a ponderação pode ser assim, dependendo de suas necessidades atuais:

  • Atende aos requisitos funcionais - 30%
  • Alinha-se bem com a cultura corporativa / adequação - 15%
  • Pensamento inspirador e inovador; originalidade - 15%
  • Experiência da equipe - 10%
  • Qualidade da proposta escrita e clareza dos resultados - 10%
  • Preço 20%

Em seguida, reúna a equipe novamente para construir uma pontuação consensual. Por quê? As compras são um dos pilares do caminho de sua empresa para aumentar seu ROI e manter sua vantagem competitiva. O processo de aquisição é simples

É muito importante para ser deixado para uma média uniforme das pontuações dos revisores.

O que você pode ganhar com uma pontuação de consenso?

  • Você obtém um número atípico para identificar se esse avaliador, por exemplo, teve uma experiência anterior que informou a pontuação. Uma experiência de aprendizagem chave!
  • Por outro lado, talvez um revisor use a pontuação para colocar uma agenda pessoal em jogo - um movimento que pode ser revelado na construção de consenso.
  • Por fim, é mais provável que uma pontuação de consenso seja percebida como justa por parte de parceiros e fornecedores em potencial, bem como de seus funcionários e usuários finais.

Tudo isso soa como se fosse mais trabalho do que uma simples matriz de critérios X e respostas Y - e é. Mas o resultado valerá a pena: uma solução viável que ajudará a manter a vantagem competitiva de sua empresa.

Por último, se nenhuma das propostas atender aos seus requisitos ou orçamento, não hesite em ter uma segunda rodada de discussões com as empresas selecionadas. Quanto melhor os consultores entenderem suas necessidades, melhor eles serão capazes de adaptar a solução (escopo, tempo, tamanho da equipe) para acomodar seus requisitos.

Helene Laffitte

Hélène Laffitte é CEO da Consulting Quest, uma plataforma global de consultoria focada em performance. Com uma combinação de experiência em Procurement e Consultoria, Hélène é apaixonada por ajudar empresas a criar mais valor por meio de Consultoria. Para saber mais, visite o blog ou entre em contato diretamente com ela.

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