Gestão da demanda por consultoria: o guia definitivo 2022

31 de outubro de 2022

Muitos executivos de compras dedicam muito tempo e esforço Negociação de preços e diárias para Serviços de Consultoria. Eles saem da mesa de negociação com desconto de 5%, com a sensação de dever cumprido.

Não se deixe enganar. As empresas de consultoria conhecem o jogo. Eles criam o desconto 5% em seus preços. E se você está pedindo um desconto mais significativo, eles podem simplesmente cancelar o escopo ou reduzir a equipe do projeto. Você está então correndo o risco de fazer seu projeto cair na lista de prioridades deles.

Lembra-se de Joey, o consultor júnior que ocupava 2/3 do seu tempo em seu projeto? Ele poderia estar trabalhando em 2/3 de seu tempo para outro cliente? NÃO! Sua empresa de consultoria preferida nunca faria isso com você. A propósito, quando foi a última vez que você viu Joey? Não há como você acompanhar a equipe, então vamos focar no valor.

Se você deseja fazer economias significativas, precisa assumir o controle da torneira; não reduza o tamanho do balde. Mesmo assim, 47% das empresas não usam gerenciamento de demanda ou uma estratégia de fazer ou comprar para serviços de consultoria.

O principal benefício de usar o gerenciamento de demanda para consultoria é que ele ajuda as empresas a assumir o controle das despesas de consultoria, exigindo a priorização. Como resultado, você deve escolher entre projetos obrigatórios (estratégicos) e projetos interessantes (não estratégicos).

Ao estipular limites orçamentários, a gestão da demanda ajuda a agilizar o processo de compras e, por sua vez, ajuda a empresa a atingir um nível mais alto de maturidade de compras de consultoria. Você pode imaginar todo o método de gerenciamento de demanda semelhante ao aperto das torneiras para evitar que o balde transborde.

Este artigo discute detalhadamente os benefícios da gestão da demanda para a consultoria, os pré-requisitos para sua implementação e as etapas para implementá-la.

O que é gestão de demanda para consultoria?

A gestão da demanda é um sistema de gerenciamento da cadeia de suprimentos que equilibra e alinha estrategicamente a demanda com a capacidade operacional em toda a cadeia de suprimentos por meio da integração rápida e bem-sucedida das necessidades do mercado na direção dos fornecedores. Em suma, garante que você está gastando nas prioridades certas. Muitas vezes, o desafio está em sua implementação bem-sucedida para empresas que não estão bem preparadas e não entregam os resultados esperados.

O uso estratégico da consultoria pode agilizar a implementação do seu plano. No entanto, além das iniciativas de reorganização, a consultoria ainda está orçada em OPEX. E como continuará a haver pressão sobre os gastos operacionais, isso significa que você terá que aproveitar ao máximo seu orçamento de consultoria.

Em um cenário de orçamento limitado, suas equipes devem ser capazes de distinguir entre itens “obrigatórios” e “bom ter”. O gerenciamento de demanda permite que suas equipes façam essa distinção. Como resultado, você pode economizar seu dinheiro para as coisas que mais importam.

Por que você deve se preocupar em aplicar o Sistema de Gestão de Demanda à categoria de consultoria?

Em qualquer contrato de consultoria, o gerenciamento da demanda é fundamental para o sucesso. Ao entender e gerenciar a demanda por seus serviços, você pode garantir que será capaz de atender às expectativas do cliente e agregar valor. Aqui estão alguns dos principais benefícios do gerenciamento de demanda em consultoria:

– Melhorar a precisão da previsão:

Ao entender os padrões de demanda, você pode prever com mais precisão a demanda futura e planejar seu envolvimento de acordo. Isso ajuda a evitar surpresas e possíveis problemas no futuro.

– Otimizar a utilização:

Ao gerenciar a demanda, você pode otimizar a utilização do tempo e dos recursos de sua equipe. Isso ajuda a garantir que sua equipe esteja sendo usada da maneira mais eficaz possível e permite que você controle os custos.

– Melhorar relacionamentos:

Gerenciar a demanda também ajuda a aprimorar o relacionamento com os clientes. Ao entender suas necessidades e expectativas, você pode criar confiança e melhorar a comunicação. Isso pode levar a repetir negócios e referências.

A gestão da demanda é uma parte essencial de qualquer contrato de consultoria bem-sucedido. Ao entender e gerenciar a demanda, você pode agregar valor, controlar custos e construir relacionamentos sólidos com os clientes.

Quais são os pré-requisitos do Sistema de Gestão de Demanda para consultoria?

Se você deseja lançar estratégias de gerenciamento de demanda para seu projeto de consultoria, observe primeiro o seguinte:

#1. Você precisa de um roteiro transformacional transparente

Você deve comunicar uma estratégia clara dentro de sua empresa se quiser investir seu dinheiro nas iniciativas adequadas. Você criará um roteiro de transformação que descreve como você alcançará seus objetivos para colocar esse plano em ação.

#2. Não se esqueça de priorizar seus projetos

Na próxima etapa, você deve dividir o trabalho que precisa ser feito, identificar os principais fluxos de trabalho e listar as habilidades e metas relacionadas a cada um dos fluxos. Esses fluxos de trabalho podem ser executados como projetos independentes com ou sem assistência de fontes externas. Quando você tem uma lista de iniciativas a iniciar para executar sua estratégia, sabe que não pode concluí-las todas de uma vez.

Crie uma grade de análise para classificar seus projetos de acordo com a importância. Impacto versus orçamento costuma ser um bom ponto de partida, mas nada o impede de usar critérios mais originais. Tenha cuidado para não descartar outras iniciativas que sejam de fato capacitadoras ou pré-requisitos para projetos de maior prioridade.

#3. Aproveite seus recursos internos quando for relevante

É aqui que entender os talentos necessários para cada projeto se torna importante. Você pode não ter acesso ou ser capaz de implantar todos os recursos internos para suas iniciativas.

Determine o que pode e deve ser feito internamente em cada projeto e o que deve ser terceirizado.

Não se esqueça de fornecer uma avaliação aproximada do orçamento para garantir que suas decisões sejam financeiramente sólidas.

#4. Fique de olho no orçamento

O fato é que você não conseguirá concluir todos os projetos este ano. Você deve decidir quanto gastará em consultoria para o período de tempo com base em onde você está em sua transformação (geralmente entre 0,5% e 3% das receitas) para manter o controle sobre seus gastos (ou torneira).

De um modo geral, comece com as iniciativas que produzirão economias imediatamente para apoiar as extras. Encontrar projetos que terão o maior impacto e acelerarão seus benefícios em um determinado horizonte de tempo é outra ideia simples.

Também seria útil delinear a porcentagem do orçamento que será destinada a iniciativas estratégicas e o restante que ficará a critério dos gerentes.

#5. Comece com as prioridades mais altas:

Os princípios fundamentais da gestão da demanda prevêem a seleção dos projetos que serão terceirizados ao longo dos próximos anos. Iniciativas de alta prioridade/alto impacto devem ser abordadas primeiro.

Dê uma olhada nos projetos que restaram em seu portfólio depois de usar dois terços do orçamento pretendido.

Você tem alguma iniciativa com menor prioridade ou impacto, mas com retorno rápido? Ou existem projetos que apóiam projetos de maior prioridade? Eles podem ser sua próxima área de foco.

Você pode acabar tendo iniciativas ainda bastante estratégicas depois de alocar seus recursos.

Você pode alterar seu plano de gastos para o ano atual para incorporá-los ao seu portfólio, entre outras opções.

Você pode reavaliar o valor estratégico de outros projetos importantes. Além disso, uma análise dos critérios acima mencionados ajudará você a decidir qual projeto deve ser lançado imediatamente e qual pode ser adiado.

As principais etapas para implementar o DMS são concluídas com as perguntas a serem feitas.

Por razões óbvias, a implementação do Gerenciamento da Demanda requer algum grau de centralização, aprovação do orçamento e autorização da autoridade superior para prosseguir. Em muitas empresas, a equipe de estratégia ou transformação é responsável pelo gerenciamento da demanda, pois acredita-se que esse arranjo garanta um bom alinhamento entre Investimentos em Consultoria e Estratégia. No entanto, é sempre melhor manter essa função no nível corporativo ou da unidade de negócios. Você também pode considerar ambos com um sistema mais complexo de tomada de decisão e limites baseados na cultura da sua empresa.

Aqui estão alguns elementos-chave para lançar um Gerenciamento de Demanda com sucesso:

– Formalizar e compartilhar o processo

Formalizar o processo de destino e criar alinhamento. Metodologias e critérios de priorização devem ser claros e justos para permitir uma consolidação e tratamento adequados. Uma vez que as principais partes interessadas estejam alinhadas, comunique-se amplamente com suas equipes.

Idealmente, execute algumas simulações em dados históricos ou com suas maiores unidades e ajuste as metodologias. Em seguida, consolide as avaliações de projetos e requisitos de recursos e estabeleça um prazo para o início do gerenciamento de demanda.

- Escolha suas batalhas

Os principais projetos são lançados imediatamente. Outros projetos atraentes, mas mais “legais de se ter”, são colocados em um pool e priorizados com base na viabilidade orçamentária. Pequenos projetos (abaixo do limite) são deixados a critério da administração (se os recursos permitirem).

Qualquer demanda acima de um determinado limite deve ser endereçada à equipe de compras estratégicas ou indiretas. A governança estrita é obrigatória em todos os projetos, com a possibilidade de encerrar projetos que não apresentem resultados satisfatórios.

- Analise seus resultados

Ao final de cada projeto, você deve conduzir uma análise post-mortem para avaliar o desempenho da Empresa de Consultoria. Você também verificará se os critérios de prioridade foram justificados, permitindo um ciclo virtuoso.

Em função dos resultados, a equipa estratégica ajustará o processo de tomada de decisão, o painel de Consultoras e a equipa de compras adaptará o painel de Consultoras disponíveis para trabalhos posteriores.

– Posicione seus projetos nitidamente ao longo do ano

Outro elemento chave, muitas vezes subestimado, é o sequenciamento dos projetos e seu posicionamento ao longo do ano.

Alcançar um bom equilíbrio entre projetos transformacionais e projetos geradores de resultados de curto prazo pode ajudá-lo a fazer mais com menos. Em outras palavras, alguns projetos de economia de custos podem desbloquear recursos suficientes para iniciar uma transformação digital.

Por último, às vezes é complicado para as empresas financiar grandes projetos de consultoria ao longo de um ano fiscal. Se os custos estiverem no ano 1 e os resultados no ano 2, o resultado final será afetado. Uma maneira simples de contornar essa situação infeliz é iniciar os projetos após as férias de verão.

Com um prazo de pagamento de 60 dias, se você acumular custos, você os distribuirá em dois anos e, se não o fizer, há uma boa chance de começar a pagar em janeiro e o custo x benefício acabar positivo.

A gestão da demanda é uma ferramenta bem conhecida pelas equipes de compras. Mas a implementação de categorias intangíveis, como consultoria, nem sempre é fácil. Mas a implementação dessas etapas simples acima o deixará mais perto de construir a melhor capacidade de fornecimento de consultoria da categoria.

Construa as ferramentas certas!

Você precisa fornecer às suas equipes as diretrizes corretas. Eles precisam ser capazes de determinar, para cada projeto, se o projeto é estratégico e se deve ser terceirizado.

Para tal, deverá construir uma grelha de análise que inclua algumas das seguintes questões:

Qual é o valor estratégico deste projeto (vamos fazer?)

  • O projeto é estratégico? É um facilitador para outro projeto estratégico?
  • Qual o impacto esperado do projeto? Quanto estamos dispostos a pagar por este projeto?
  • Qual é o melhor momento para este projeto?
  • Você precisará dessas habilidades para outros projetos nos próximos três anos?

Qual é o valor da externalização (como fazer?)

  • As competências envolvidas são o núcleo do projeto para a sua Empresa?
  • Melhoramos o caso comercial se acelerarmos o projeto?
  • Temos as habilidades e os recursos disponíveis internamente?
  • Temos as habilidades e recursos necessários para supervisionar o projeto?
  • Existem empresas que podem prestar esse serviço?
  • Há IP ou informações confidenciais envolvidas no projeto?

Se você se fizer as perguntas acima, deverá ser capaz de posicionar seus projetos em uma matriz de decisão simples. No entanto, requer um pouco mais do que isso para funcionar com eficiência em uma grande organização.

Métricas de sucesso para a implementação eficaz da gestão da demanda

Seu plano de Sistema de Gerenciamento de Demanda deve incluir as métricas corretas para rastrear sua eficácia, bem como os problemas. Veja como são as métricas de sucesso do Sistema de Gerenciamento de Demanda para consultoria.

#1. Estratégia clara

O direcionador da demanda por Consultoria deve ser projetos estreitamente alinhados com o direcionamento estratégico da Companhia. Os executivos devem traduzir a estratégia nos princípios de Gestão da Demanda e no processo de tomada de decisão. Uma estratégia clara simplificará esse trabalho e facilitará a adesão da alta administração.

#2. Processo de tomada de decisão ajustado

Todos os projetos não podem ser tratados da mesma forma. A Empresa tem de definir uma segmentação das potenciais necessidades em Consultoria e Processo de Decisão associado. Incluirá um limite para projetos a serem tratados diretamente, bem como a pessoa incluída na decisão para cada segmento.

#3. Restrições orçamentárias definidas

As restrições orçamentárias são um elemento crítico do Gerenciamento da Demanda. No nível mais alto da empresa, você precisa concordar sobre quanto dinheiro deseja investir em consultoria e suas expectativas.

#4. Envolvimento da Alta Administração

A Implementação da Gestão da Demanda muito provavelmente mudará as formas de comprar Serviços de Consultoria. Muitos executivos relutarão em perder a flexibilidade de “antes”. Além do projeto, a alta administração deve apoiar abertamente e pressionar o DMS para garantir que os princípios e processos sejam respeitados em todos os níveis.

#5. Práticas bem definidas

O elemento-chave é encontrar a malha equilibrada entre os princípios fundamentais da Gestão da Demanda, as especificidades da Categoria de Consultoria e a Cultura da Empresa. Se o sistema for muito rígido, os Executivos irão contorná-lo. Se for muito flexível, a Empresa não obterá todos os benefícios do sistema.

#6. Comunicação Clara aos Fornecedores

Por último, mas não menos importante, você deve se comunicar com seus fornecedores. Explique por que e como você implementará o Gerenciamento de Demanda e como isso os afetará. Eles precisam entender as novas regras para jogar junto com eles.

Gestão de demanda e digitalização de compras

A Gestão da Demanda é uma ferramenta fundamental para as empresas. Nos parágrafos anteriores, discutimos os desafios envolvidos em sua implementação. Requer definir processos claros de tomada de decisão, gerenciar fluxos de trabalho de aprovação e incentivar a colaboração entre os diferentes departamentos, entre outros. Escusado será dizer que não é uma façanha média. A digitalização da aquisição pode facilitar a implementação e a utilização do gerenciamento de demanda, promovendo transparência, visibilidade e, principalmente, colaboração interdepartamental.

No entanto, é importante ser claro sobre o que a transformação digital implica. Costumamos usar os termos digitalização, digitalização e transformação digital de forma intercambiável, quando eles têm significados diferentes, em particular para o Procurement.

A digitalização é a conversão de suas informações de um formato analógico para um formato digital. A informação é digitalizada através de scanner, gravação ou mesmo reconhecimento de caracteres.

Agora, a digitalização é o uso de processos digitais ativos. De acordo com o Gartner, “A digitalização é o processo de empregar tecnologias e informações digitais para transformar as operações de negócios”. A automação tem um papel importante na digitalização, onde alguns elementos dos processos agora são feitos automaticamente. Os processos são digitalizados.

A Transformação Digital não é um processo ou um projeto. É a estratégia geral de uma empresa que está abraçando o digital e liderando como consequência projetos de digitalização e digitalização. A empresa ou função está engajada em uma transformação digital.

A digitalização do procurement, que envolve a condução das funções de procurement online, por meio de software e outras ferramentas digitais, trará todas as informações em um só lugar, dando visibilidade e controle sobre todos os processos relacionados. Como tal, pode trazer múltiplos benefícios para as empresas em termos de economia de custos e eficiência.

Para organizações com uma configuração de compras menos madura, o principal benefício da digitalização será uma economia significativa em dólares. Por quê? Essas empresas podem ter muitos gastos descontrolados, fornecedores não gerenciados e um grau de complexidade que nunca foi realmente abordado devido aos motivos que envolvem a história da empresa, como uma série de fusões e aquisições em que as coisas não foram coordenadas.

Para empresas que se desenvolveram significativamente nos últimos 10 a 15 anos ou mais com várias reestruturações, as vantagens da transformação digital podem ser experimentadas mais em termos de experiência do usuário, colaboração simplificada e automação de processos, o que obviamente terá um impacto positivo no ROI.

Além disso, a transformação digital em compras leva a relacionamentos aprimorados com fornecedores. Com o uso de ferramentas digitais, as empresas podem gerenciar seus relacionamentos com fornecedores de maneira mais eficaz e eficiente. Isso resulta em melhor comunicação e colaboração, bem como melhores termos e condições para ambas as partes.

Em suma, com a digitalização das aquisições haverá maior eficiência e maior transparência e, o mais importante, maior colaboração em todos os níveis sem perturbar o equilíbrio de poder. Por outro lado, o gerenciamento da demanda exige um alto grau de envolvimento da alta administração, colaboração com as equipes de estratégia e finanças e visibilidade dos dados do fornecedor e de outras transações anteriores. Ao trazer os dados para um espaço centralizado e facilitar a colaboração, a aquisição digitalizada facilita o processo de gerenciamento de demanda, que está no centro de um processo de priorização orientado por análises.

Como o gerenciamento da demanda pode ajudar as empresas a aprimorar seus recursos de aquisição de consultoria?

De acordo com um estudo da Oliver Wyman, a maturidade e o desempenho das organizações de compras podem ser mapeados em uma escala de maturidade com cinco níveis, desde comprar mais barato graças a negociações sistemáticas até comprar melhor. Quando os processos de compras para fornecimento e contratação se tornam mais robustos, espera-se que as empresas obtenham um melhor controle sobre seus gastos. O uso da gestão da demanda pode ajudar as empresas a atingir cada nível da escala de maturidade.

Subir na escala de maturidade de aquisição implica melhorias em suas capacidades de aquisição. Mas você não pode melhorar o que não pode medir. Em primeiro lugar, a gestão da demanda dá acesso a todos os projetos lançados na empresa. Isso, por sua vez, ajuda você a fazer diagnósticos e a criar uma linha de base para a tomada de decisões de aquisição.

Em segundo lugar, por ter tecnologias digitais e outras ferramentas de gerenciamento de RFP, automação, alternativas de fornecimento, fluxos de trabalho e outras ferramentas, o gerenciamento de demanda pode ajudar as organizações a tornar seu processo de aquisição mais sofisticado e simplificado e, como resultado, avançar na aquisição de consultoria grade de maturidade, eventualmente se tornando a melhor organização da categoria. Para subir na escala de maturidade, as organizações começam mitigando os riscos e, com base em mais e melhores dados, concentram-se na melhoria do desempenho do fornecedor e, por fim, promovem a inovação, graças ao aumento da colaboração e das parcerias.

Em terceiro lugar, a maturidade de aquisição é determinada pelo quão bem você gerencia seus gastos com consultoria. No espaço de consultoria, a aquisição muitas vezes não está envolvida no processo de compra. Como resultado, os gastos com consultoria geralmente são dispersos e, às vezes, nem mesmo identificáveis no ERP. Então, é muito difícil monitorar o gasto. Mesmo quando as empresas acompanham os gastos estratégicos, muitas vezes esquecem a cauda que é cuidada diretamente pelas linhas de negócios. Para otimizar os gastos com consultoria, as organizações podem utilizar 6 alavancas: 1/ Gaste nos projetos certos 2/ Selecione o modelo de entrega certo 3/ Controle seus custos 4/ Assegure o impacto 5/ Gerencie seus fornecedores 6/ Aumente a maturidade. A primeira alavanca, 'gastos no projeto certo', é puramente o gerenciamento da demanda e o primeiro passo para aumentar o nível de maturidade em compras.

Assim, usando o gerenciamento de demanda, você pode tomar melhores decisões de aquisição que economizam tempo e dinheiro. Isso permite que o procurement não apenas agregue valor às suas organizações, mas também seja reconhecido como um parceiro e não um gargalo.

5 dicas para executivos ocupados

  • A gestão da demanda é uma ferramenta básica, mas indispensável para todas as organizações. Quando aplicado a qualquer aquisição indireta, como consultoria, o gerenciamento de demanda pode ajudar uma organização a gerenciar melhor seus gastos para essa categoria.
  • O gerenciamento de demanda exige que as organizações estabeleçam limites para a compra de serviços de consultoria. Também exige que eles priorizem projetos com base em sua importância estratégica. O DMS também torna obrigatório que as organizações avaliem minuciosamente a opção de fazer ou comprar antes de adquirir a consultoria de um fornecedor. Além de um certo limite, os principais tomadores de decisão da empresa também estão envolvidos no processo de tomada de decisão de compra.
  • Todas essas práticas permitem que as organizações utilizem seu orçamento de consultoria de forma mais criteriosa e tenham um controle mais rígido sobre seus gastos com consultoria, reduzindo assim a pressão sobre o OPEX. Além disso, ao fazer com que as organizações priorizem estritamente os projetos estratégicos, o DMS também ajuda as empresas a executar melhor suas estratégias. Além disso, ter um processo de gerenciamento de demanda implantado ajudará a organização a atingir um alto nível de maturidade em compras.
  • No entanto, ao estipular limites e envolver a alta administração, a gestão da demanda pode tornar o processo mais rígido, o que pode não agradar aos executivos, acostumados a um sistema mais flexível. É por isso que o impulso para o DMS deve vir da alta administração para que os processos relacionados ao DMS sejam respeitados em toda a organização.

O DMS vem com sua parcela de desafios, portanto, as empresas devem ter a preparação certa antes de iniciar o processo de implementação do DMS. E isso envolve também a comunicação com os fornecedores, explicando os prováveis impactos que eles podem ter com essa implementação.

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Helene Laffitte

Hélène Laffitte é CEO da Consulting Quest, uma plataforma global de consultoria focada em performance. Com uma combinação de experiência em Procurement e Consultoria, Hélène é apaixonada por ajudar empresas a criar mais valor por meio de Consultoria. Para saber mais, visite o blog ou entre em contato diretamente com ela.

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