Análise de gastos de consultoria - Verificação de desempenho

22 de junho de 2021

“O objetivo é transformar dados em informações e informações em insights”. - Carly Fiorina

Análise de gastos de consultoria - Verificação de desempenho

Se você está lendo isto, presumimos que está pensando em atualizar suas compras de consultoria.

Para iniciar a jornada, independentemente de quanto você deseja aumentar sua capacidade de aquisição de consultoria, você precisa realizar uma análise de gastos de consultoria e estabelecer sua linha de base.

A seguir, descreveremos como projetar e implementar uma estrutura harmoniosa. “The Consulting Performance Scanner” analisa seus gastos com consultoria com base em três dimensões:

  • Quanto você está gastando, quem está gastando e em quê?
  • Como as decisões sobre consultoria são feitas desde o início até a seleção?
  • Que benefícios você está obtendo de seus projetos e fornecedores?

O objetivo do scanner é fornecer dados estruturados para entender as tendências e padrões de seus gastos com consultoria. Isso o ajudará a obter ganhos rápidos, obter a adesão de seus funcionários e embarcar em uma jornada autofinanciada.

 

PREPARE O DIAGNÓSTICO

–       Capacidade: Você precisa classificar os projetos por recurso de um ponto de vista de alto nível (6 a 7 recursos diferentes) a um ponto de vista muito granular (mais de 150 recursos).

➢   Para um primeiro diagnóstico, recomendamos ficar no primeiro nível (ver Taxonomia de Capacidades)

–       Companhia: Sua empresa está organizada em divisões e unidades de negócios. Para a maioria das empresas, várias equipes estão lidando com a aquisição de serviços de consultoria. Compreender as diferentes práticas e identificar discrepâncias certamente será uma entrada valiosa.

➢   Para um primeiro diagnóstico, recomendamos permanecer no nível Divisão + Patrocinador do Projeto + Função.

–       Empresa de Consultoria: A consultoria é um serviço intelectual e muito dependente do responsável pelo projeto. Você pode decidir avaliar o desempenho no nível da empresa até o consultor individual.

➢   Para um primeiro diagnóstico, recomendamos ficar no nível de Empresa ou Gerente de Projetos.

–       Período de observação: Quanto tempo você deve voltar para analisar seus gastos? Isso vai depender de quanto você está comprando por ano. Você precisa de dados suficientes para tomar decisões. No entanto, voltar mais de dois anos pode ser complicado.

➢   Recomendamos uma análise de dois anos para um gasto de consultoria de pequeno a médio porte e uma análise de um ano para um gasto grande para um primeiro diagnóstico.

Quanto você está gastando, quem está gastando e em que

Você precisará de dados normalizados de suas diferentes unidades de negócios para ter uma análise relevante. Além disso, a menos que você já tenha um ERP que coleta informações na granularidade certa, você pode querer definir algumas dimensões.

Recomendamos aproveitar a estrutura da organização para entender quem está gastando, identificar comportamentos, estabelecer uma lista de recursos relevantes para o seu negócio e definir um limite para que as empresas de consultoria façam parte da análise. Como a primeira verificação de suas despesas, o período de observação mais simples geralmente é o ano fiscal anterior. Isso lhe dará uma boa base para fatiar e cortar as informações.

Dados que você precisa coletar.

  • Quanto gastamos em consultoria?
  • Quem comprou consultoria?
  • Que tipo de consultoria eles compraram?
  • Quanto tempo duraram os projetos?
  • De quem eles compraram?

Fontes para seus dados:

  • Faturas, ordens de compra
  • RFPs
  • Informações do fornecedor, RFI
  • Entrevistas

Como organizar seus dados

Depois de coletar os dados, você pode preparar uma visão geral de seus gastos.

  • Finanças

Quanto você gastou? Quantos projetos você fez? Qual é a proporção das receitas? Quanto cada unidade / divisão de negócios gastou? Qual é o tamanho do prêmio se você economizar 30%?

  • Comercial

Quais são as funções / unidades de negócios que adquirem serviços de consultoria? Quem são os patrocinadores do projeto? Quantas vezes por ano? Quanto eles gastaram? Que tipo de consultoria eles compraram?

Análise de gastos de consultoria - Verificação de desempenho

  • Projetos

Quais foram as capacidades de seus projetos? Qual foi o objetivo principal? Quanto você gastou em diferentes projetos? Quantos projetos eram sequências? Existem tópicos em que você parece gastar demais? Existem tópicos em que você não gasta nada?

  • Fornecedores

Quem são seus fornecedores? Qual é o seu perfil (tamanho, nível de pegada de especialização, etc.)? Quem são os principais fornecedores? Com quem eles estão trabalhando? No que eles estão trabalhando? Quanto você gastou com cada fornecedor? Quantos projetos eles tiveram?

 

Como as decisões sobre consultoria são tomadas, desde o início até a seleção

O principal objetivo dos dados é permitir que você entenda o problema e fornecer uma imagem mais clara e baseada em evidências.

“Você pode ter dados sem informações, mas não pode ter informações sem dados.” - Daniel Keys Moran.

Outro ângulo para o scanner é entender como as decisões são tomadas e, em particular, quem toma as decisões e quais critérios eles usam.

Esses dados só podem ser coletados analisando detalhadamente todos os projetos. Como na análise de gastos, organize seus dados em torno da estrutura da sua organização e dos recursos do projeto. Sugerimos usar o mesmo limite para excluir projetos muito pequenos e basear suas observações no mesmo período de tempo.

Quais dados você precisa coletar

  • Por que eles compraram consultoria?
  • Como eles tomaram a decisão?
  • Quais validações foram necessárias?
  • Quem está pagando? É a mesma pessoa?
  • Foi organizada uma competição?
  • A aquisição estava envolvida?

Fonte para seus dados:

  • Fluxo de trabalho de decisão
  • Entrevistas

Como organizar seus dados

Com as informações coletadas, você deve ser capaz de entender como os projetos de consultoria são iniciados e lançados.

  • Começo

Quem está comprando os projetos? Por que eles compraram? Por que eles trabalham com consultores?

  • Colaboração

A aquisição estava envolvida? Se sim, quem foi o ponto de contato? Em que ponto do processo eles estiveram envolvidos? Houve outras partes interessadas envolvidas?

  • Tomando uma decisão

Quem está decidindo? Quem está pagando? É a mesma pessoa? Quais foram as validações necessárias? Existe um processo de tomada de decisão diferente com base no tipo de projeto? O tamanho? O patrocinador do projeto?

  • Sourcing

Você organizou uma competição? A competição foi relevante? Existe um limite abaixo do qual não há competição? Ou uma unidade que nunca organiza competição?

 

Que benefícios você está obtendo de seus projetos e fornecedores

Portanto, agora você sabe quem gasta dinheiro e como eles decidem gastar com uma empresa de consultoria específica. No entanto, você ainda não sabe se este foi um bom investimento. Normalmente, existem algumas dimensões que você deseja avaliar. A empresa estava qualificada para fazer o trabalho? Eles entenderam o problema que você estava tentando resolver? Eles trabalharam bem com suas equipes? Quais foram o impacto e o retorno do investimento?

Continue a usar as dimensões definidas para a análise de gastos e adicione algumas informações sobre a estrutura da consultoria, principalmente o sócio e / ou o gerente de projeto responsável.

Quais dados você precisa coletar

  • Quais são as características dos projetos (objetivo, duração, preço)?
  • Quem foram os sócios responsáveis pelo projeto?
  • A equipe de consultoria entendeu o negócio?
  • A equipe de consultoria entregou no prazo, qualidade e custo?
  • O talento e a experiência estavam no nível esperado?
  • A postura da equipe de consultoria foi adequada?
  • O impacto estava no nível esperado?
  • Você recomendaria esta empresa de consultoria para outro projeto?

Fonte para seus dados:

  • Inquéritos internos
  • Entrevistas internas
  • Propostas
  • Documentos e entregas do projeto

Como organizar seus dados

Agora você deve ter em mãos os dados para mergulhar nas finanças e no impacto de seus projetos de consultoria.

  • Segmentação e preços

Quais foram os projetos? Qual foi o preço médio? Comprimento? Existem diferenças significativas por capacidade? Por região? Por unidade? Por fornecedor? Quanto você pagou por cada projeto por semana? De onde vem a variabilidade?

  • Desempenho do fornecedor

O desempenho geral estava no nível esperado? Qual é a variabilidade do desempenho? Quem são os de alto e baixo desempenho? Por capacidade? Qual é o desempenho geral e NPS de cada fornecedor?

  • Retorno do Investimento

O ROI geral foi satisfatório? Quais são as áreas (capacidade, função, propósito, etc.) onde o ROI foi maior? Diminuir? O que deu errado nos projetos com a menor satisfação?

Análise de gastos de consultoria - Verificação de desempenho

 

Colete os ganhos rápidos de sua análise de gastos de consultoria

Você não precisa lançar uma transformação em toda a empresa para começar. Depois de compreender seus gastos com consultoria e avaliar o desempenho de seus fornecedores de consultoria, você pode começar a obter ganhos rápidos.

Aproveite seus dados

Com o diagnóstico, você agora está preparado para definir várias ações corretivas para obter resultados e economias imediatos.

Fatie, pique, encontre padrões e identifique outliers. Existe uma função ou unidade de negócios gastando muito mais dinheiro em consultoria? Você também pode descobrir que alguns provedores de consultoria são duas vezes mais caros do que outros em projetos semelhantes ou que as mesmas empresas de consultoria estão cobrando mais na Europa do que na América do Norte.

Compreender o seu portfólio de projetos fornece os cartões para definir a base para melhorar o seu sourcing. Você pode identificar segmentos e identificar limites. Se você tem um grupo de consultoria interna, pode explorar como suas equipes trabalham com esse grupo. Por que suas equipes trabalham com eles (ou não)? Como é o preço deles em comparação com fornecedores externos? Eles colaboram corretamente?

Você conhece os componentes demográficos e de desempenho de seu painel de empresas de consultoria de dentro para fora. Você pode melhorar esse painel eliminando os de baixo desempenho, trazendo sangue novo, jogando com a diversidade de fornecedores e identificando potenciais sinergias entre grupos e unidades de negócios.

Por último, você pode refinar a análise de seus gastos com consultoria e focar nos elementos que são cruciais para sua empresa. Essa análise regular pode se tornar um monitoramento de longo prazo de suas despesas de consultoria.

Melhore o seu processo de sourcing

Entre os principais fatores de sucesso de um projeto, terceirizado ou não, você encontra, no topo, a clareza do escopo e dos objetivos do projeto e o talento da equipe. Não é diferente para um projeto de consultoria.

Para maximizar as chances de sucesso do seu projeto, você precisa ter certeza de que tem uma ótima RFP que estabeleça claramente o contexto do projeto e as metas e resultados do projeto. Tenha o cuidado de descrever os resultados que você espera e não necessariamente os meios para obtê-los.

Outro aspecto importante é colocar seus consultores em competição quando for relevante (dica: na maioria das vezes). Uma empresa de consultoria pode ser ótima em um projeto, mas não pode ser a melhor escolha para o próximo projeto. Além disso, você pode querer examinar novas ideias ou comparar outras abordagens.

Implementar gerenciamento de demanda

Por fim, você precisa controlar suas despesas, principalmente quando há um processo de aquisição descentralizado para serviços de consultoria.

Declarações de intenção em voz alta raramente são eficientes. Você precisa ter um processo de tomada de decisão objetivo e claramente definido para garantir que o orçamento para consultoria seja gasto em suas prioridades.

O gerenciamento da demanda ajudará você a equilibrar e alinhar estrategicamente a demanda com o seu orçamento de consultoria.

Uma simples verificação de suas despesas de consultoria pode abrir a porta para ganhos rápidos significativos e criação de valor. Até agora, você aprendeu como planejar e se preparar para lançar seu novo projeto de consultoria. Para entender como sua organização fornece e gerencia consultoria, você pode usar o “The Consulting Performance Scanner”. Para completar o quadro e atualizar suas aquisições de consultoria, você precisa agora examinar a maturidade de sua capacidade de sourcing de consultoria.

 

5 tópicos para executivos ocupados

  • A maioria das empresas não tem uma visão clara de como está gastando seu orçamento de consultoria.
  • A análise de seus gastos com consultoria fornecerá insights sobre quem compra consultoria, de quem e por quê.
  • Além dos gastos, olhe também para o processo de tomada de decisão.
  • A análise deve ajudar a identificar os de baixo e alto desempenho.
  • Ganhos rápidos podem ser alcançados eliminando projetos não estratégicos e concentrando-se no melhor ROI.

Helene Laffitte

Hélène Laffitte é CEO da Consulting Quest, uma plataforma global de consultoria focada em performance. Com uma combinação de experiência em Procurement e Consultoria, Hélène é apaixonada por ajudar empresas a criar mais valor por meio de Consultoria. Para saber mais, visite o blog ou entre em contato diretamente com ela.

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