Como escrever ótimas RFPs para serviços de consultoria que maximizam as chances de sucesso de seus projetos

23 de setembro de 2019

 Coisas incríveis acontecem quando você escuta o consumidor.

Jonathan Midenhall, CMO da Airbnb

Resumidamente

A definição das necessidades, também chamada de Requisitos, é a primeira e uma das etapas mais valiosas no processo de aquisição de bens e serviços. No entanto, os requisitos de aquisição de bens estão principalmente focados nas especificações dos produtos. Para RFPs de consultoria, o histórico da empresa, o contexto do projeto, o escopo e as entregas são igualmente importantes. O objetivo é garantir que os consultores tenham todos os elementos para apresentar uma proposta relevante.

A definição adequada do escopo tem um impacto direto no custo geral de um projeto. Pense no problema errado e você gasta muito dinheiro para nada. Com um escopo muito amplo, você pagará mais do que realmente precisa ou usará os consultores errados para parte do trabalho. Escrever requisitos bem definidos é a pedra angular de um projeto de consultoria de sucesso e um pré-requisito para coloque consultores em competição.

Nada representa uma execução brilhante como uma Solicitação de Propostas (RFP) que canta para seus fornecedores ou parceiros em potencial. Portanto, é hora de mais uma vez pensar fora da caixa - mesmo quando o assunto é RFPs para serviços de consultoria.
Indústrias e tecnologias avançam rapidamente e mudam em resposta às pressões envolvidas na inovação e globalização. À medida que você mantém esse ímpeto de avanço em jogo, pode ser fácil ignorar o trabalho de alinhar suas práticas de compras com as metas e objetivos estratégicos de sua empresa. Essa supervisão custaria caro.

O novo processo de aquisição - RFPs para consultoria incluída - deve ter um assento na mesa do alto escalão e ser redesenhado para refletir as melhores práticas e acompanhar as mudanças. Aqui estão dois motivos:

  • Você deseja que seus RFPs atraiam propostas de fornecedores de primeira linha dos melhores serviços de consultoria disponíveis. E esses fornecedores também buscam parcerias com empresas como a sua, que entendem o valor que elas trazem para a mesa.
  • Escrever ótimas RFPs que refletem as melhores práticas de aquisição fornecerá as respostas de que você precisa e economizará tempo. Não só isso, mas permitirá que você faça comparações mais fáceis e tenha certeza do resultado.

A principal conclusão é esta: sua capacidade de compras afeta diretamente o sucesso de sua empresa - independentemente de como isso é definido - incluindo seus resultados financeiros.
Práticas de aquisição sólidas e baseadas em soluções, seja na contratação, terceirização, compra ou parceria - levam diretamente à vantagem competitiva genuína que sua empresa trabalha arduamente para conquistar.

Isso mesmo: há um novo caminho para impactar esse resultado financeiro. Aprender como executar RFPs para consultoria de uma forma que se alinhe com seu processo de aquisição estratégica aumenta seu ROI.

1. Escrever RFPs para Consultoria é buscar soluções.

Pensar fora da caixa de RFP tradicional começa lembrando-se de que você não está fazendo uma compra; você está resolvendo um problema da empresa.
Primeiro, forneça todas as informações - os detalhes de "por que, o quê, quem" - que permitirão ao seu futuro fornecedor ou parceiro obter o que é sua empresa, não apenas seu produto ou serviço.

Como escrever ótimas RFPs para serviços de consultoria que maximizam as chances de sucesso de seus projetosDescreva em detalhes sua necessidade para o projeto e como você atualmente pensa sobre o escopo do que deseja alcançar.

Como eu penso nisso atualmente?

Sim, de fato. Em meio ao rápido ritmo de inovação e avanços tecnológicos, sua RFP tem um novo papel a desempenhar: uma oportunidade de adquirir algo além do que você tinha em mente - uma solução que pode ir além de meramente atender a sua necessidade atual.

Vamos parar um momento e imaginar que a Apple, por exemplo, tenha lançado uma RFP para um novo tipo de iPhone que era significativamente menor, mas repleto de recursos. Podemos imaginar receber de volta uma proposta apenas para um iPhone que tinha uma polegada quadrada de tamanho e que cabia melhor no bolso porque a RFP restringiu o escopo do produto solicitado para um tipo de iPhone.

Agora, vamos nos permitir imaginar que a Apple, em vez disso, lançou uma RFP para um novo dispositivo sem nenhuma especificação diferente de que ele tinha que se encaixar com a marca Apple. Nesse cenário mais aberto, torna-se possível propor um relógio de pulso que inclua recursos do iPhone e muito mais - um produto além do que os executivos da Apple podem ter em mente.

Suas RFPs para consultoria devem oferecer informações suficientes para levar os parceiros em potencial à estrutura certa para sua solução, mas também oferecer espaço suficiente para permitir que eles elaborem uma solução criativa e possivelmente inovadora que pode muito bem exceder suas expectativas.

2. Revele sua empresa para um ajuste alinhado.

Afaste-se das RFPs tradicionais repensando como obter fornecedores e parceiros que trabalharão bem com você e sua equipe. Veja como: Na seção onde você descreve sua empresa, revele sua estrutura e cultura. Ambos são relevantes.

  • Por exemplo, a empresa funciona em um nível de projeto ou cada departamento tem seus próprios objetivos e práticas?
  • Você é exclusivamente orientado para a inovação ou equilibra inovação e manutenção de produtos atuais? O que impulsiona suas inovações: experiências e contribuições do cliente, avanços tecnológicos ou outras abordagens?
  • Certifique-se de incluir aspectos relevantes de seus planos estratégicos para o futuro junto com a história de sua empresa: para onde você está indo e para onde esteve.
  • Seja claro sobre o contexto estratégico e a intenção do projeto. A fim de propor a abordagem certa e dar um perfil preciso da equipe, você precisará mostrar a imagem maior e como este projeto se encaixa.

3. Aprenda sobre seu fornecedor ou parceiro potencial e inclua os parafusos e porcas.

Pense nos exames da escola primária. Qual tipo de exame pode mostrar melhor o quanto das lições você absorveu: testes de respostas curtas ou dissertações? RFPs tradicionais para consultoria são seus antigos exames escolares de respostas curtas - uma série de perguntas específicas para parceiros em potencial. Os respondentes preencherão os espaços em branco, sim, mas isso pode não deixá-lo com uma imagem suficiente do que aquele parceiro em potencial pode contribuir para sua empresa.

Como escrever ótimas RFPs para serviços de consultoria que maximizam as chances de sucesso de seus projetosEm vez disso, opte pelo estilo de ensaio. Faça perguntas abertas dentro da estrutura do que você precisa ser feito. Aqui estão algumas dicas para obter uma imagem mais completa da empresa respondente:

  • Comece perguntando sobre sua história e realizações. Mesmo que você ache que conhece sua história básica, ler sua descrição pode ser revelador por si só.
  • Tente determinar como seria trabalhar com eles. Pergunte a eles sobre sua abordagem, não apenas seus resultados.
  • Peça referências e peça a alguém que verifique essas referências. Procure um consultor cuja ética e postura estejam igualmente alinhadas com a de sua empresa e cujas referências a apoiem. Encontrar um fornecedor cuja visão e valores estejam alinhados aos seus pode fazer a diferença entre um trabalho adequado e um trabalho que supera suas expectativas.

Por fim, finalize sua RFP com as porcas e os parafusos do processo.

  • Especifique seus critérios para avaliar propostas e premiar o trabalho, o prazo para a seleção da proposta, informações sobre pagamento e penalidades e a expectativa que você tem quanto ao prazo para iniciar e concluir o trabalho - o conteúdo padrão de que você ainda precisa.
  • Anexe um formulário de contato padrão e todas as certificações.

Veja o processo como uma busca aberta por soluções.
Abandone aquela velha estrutura de aquisições.

Em vez de dar muita ênfase à aparência de um consultor no papel, interaja com ele. Facilite o trabalho de aquisição usando um processo iterativo de avaliação de consultor. Se o processo de aquisição de sua empresa precisa ser realinhado, talvez sua próxima RFP trate da contratação de um consultor de aquisição como uma prioridade estratégica.

Helene Laffitte

Hélène Laffitte é CEO da Consulting Quest, uma plataforma global de consultoria focada em performance. Com uma combinação de experiência em Procurement e Consultoria, Hélène é apaixonada por ajudar empresas a criar mais valor por meio de Consultoria. Para saber mais, visite o blog ou entre em contato diretamente com ela.

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