Como comprar serviços de consultoria como um profissional: o guia definitivo (2021)

27 de setembro de 2021

Índice

Quando você compra serviços de consultoria, geralmente deseja comprar valor. Este artigo irá ensiná-lo a comprar serviços de consultoria e garantir que eles valham o que custam.

Existem muitas vantagens e razões convincentes pelas quais você deve contratar um consultor para seu próximo projeto. No ambiente acelerado e em constante mudança de hoje, sua empresa deve fazer todo o possível para obter todas as vantagens competitivas, aumentar a receita e posicionar a marca para se destacar ainda mais na concorrência.

Encontrar e selecionar o melhor consultor adequado às suas necessidades específicas é metade da batalha para concluir o projeto com sucesso. O benefício mais proeminente que os consultores podem oferecer à sua empresa é a experiência temporária geralmente por projeto. Conseqüentemente, não há nenhuma obrigação adicional para você, como cliente, a menos que você goste de usar seus serviços repetidamente.

Como comprar serviços de consultoria como um profissional: o guia definitivo (2021)
Vamos examinar mais de perto algumas das vantagens de trabalhar com consultores:

  • Quando você contrata um consultor apenas para um projeto, o custo é menor do que empregar um funcionário em tempo integral.
  • Ao contratar um subcontratado, você pode estender o projeto conforme necessário.
  • Você tem acesso a conhecimentos de alto nível e experiência profissional anterior
  • Os consultores trazem uma visão imparcial e objetiva sobre as questões
  • Os serviços são simples de cancelar se não forem mais necessários.

1. Quando você deve comprar serviços de consultoria?

Trabalhar com consultores pode ajudar as empresas a produzir valor com mais sucesso e rapidez em uma variedade de áreas. Além disso, um consultor está frequentemente melhor posicionado para detectar problemas que as partes interessadas ou indivíduos muito envolvidos em sua organização podem não perceber.

Você está considerando várias possibilidades estratégicas.

Nossas condições econômicas e ambiente de negócios estão hoje em um ritmo de rápida mudança. Muitas organizações consideram motivador e estimulante explorar novas oportunidades. No entanto, eles muitas vezes lutam com a falta de conhecimento técnico neste novo setor. Uma empresa de consultoria devidamente selecionada pode ser o suporte necessário que sua organização busca.

Muitas organizações que buscam se expandir em novos territórios podem encontrar grande interesse em mercados novos e emergentes. Como um novo jogador e independentemente do tamanho da sua empresa, você se beneficiará muito de trabalhar com pessoas com experiência nessa região geográfica. Além disso, eles trarão informações preciosas sobre a legislação, a infraestrutura e, claro, a cultura local.

Você já sabe que quando as receitas estagnam ou quando um concorrente mais poderoso ameaça sua participação no mercado e afeta suas vendas e lucratividade, a solução mais viável é aumentar o crescimento e expandir. Novamente, firmas de consultoria especializadas nessas áreas serão sua melhor aposta.

Uma das abordagens estratégicas para uma organização pode ser a fusão ou aquisição de um concorrente. Os consultores, que possuem uma vasta experiência nessa capacidade, podem facilitar o processo e fornecer conselhos inestimáveis.

É útil ter uma parte independente para examinar as escolhas e validar a abordagem ao embarcar em um novo curso de ação.

Você precisa aumentar sua competitividade.

A qualidade do produto é uma preocupação central para as empresas. Os consultores podem ajudá-lo a dividir seu processo em estágios específicos e identificar melhorias potenciais do produto.

A redução de custos é uma grande área de preocupação para todas as organizações hoje. Como resultado, os clientes frequentemente trabalham com empresas de consultoria para reduzir custos e aumentar a receita e a lucratividade aplicando o Gerenciamento Enxuto, o Pensamento Enxuto e os Processos Enxutos.

Algumas áreas de operações não estratégicas que não entregam os resultados esperados e são problemáticas são melhores terceirizadas para outros fornecedores.

Você deseja desenvolver sua organização e reter seu talento.

Funcionários de alto desempenho e funcionários mais qualificados são comumente motivados a atingir novos objetivos. Infelizmente, eles também são os mais capazes de encontrar novos cargos e remunerações mais atraentes oferecidas por outras empresas. Portanto, é difícil entender, motivar e inspirar os funcionários de alto escalão a permanecer na empresa se virem oportunidades em outro lugar.

Da mesma forma que um cirurgião teria dificuldade em operar sobre si mesmo, a maioria das empresas conta com consultores externos para ajudá-los a projetar e implementar uma nova organização.

Como comprar serviços de consultoria como um profissional: o guia definitivo (2021)

Você precisa de conhecimentos ou recursos específicos que não possui internamente.

Como os Consultores adquirem anos de especialização em um campo restrito, eles podem oferecer uma riqueza de conhecimento em uma área que nenhum outro membro da equipe pode oferecer. É uma das razões mais comuns pelas quais as empresas compram serviços de consultoria.

Os consultores geralmente têm sólida experiência em gerenciamento de projetos. E muitas organizações preferem usar especialistas externos para lidar com projetos importantes. O planejamento detalhado, o gerenciamento de tarefas, o cumprimento dos prazos e muitos outros aspectos de um projeto precisam da supervisão de um especialista.

Uma parte fundamental de cada problema que sua empresa enfrenta é defini-lo corretamente. Como um profissional muito experiente, o Consultor poderá ver e descrever melhor o problema. E é imperativo certificar-se de que o problema seja identificado de forma verdadeira antes de começar a procurar soluções.

Freqüentemente, a contratação de um consultor é a opção mais viável para um trabalho específico. Quando há trabalho extra por um curto período a ser feito e sua organização não tem os recursos adequados, a empresa de consultoria pode trazer o suporte necessário.

2. Que impacto você pode esperar do trabalho com consultores?

Muitas empresas estão pensando em consultoria como recursos adicionais ou através das lentes de seu projeto atual. Muito poucos executivos têm de fato uma visão clara do valor que fornecem. Com efeito, o valor acrescentado trazido pelos consultores pode ser classificado em duas categorias: Técnico e Político. A maioria dos projetos trará benefícios para ambas as famílias.

Que valor técnico agregado os consultores podem criar para você?

O valor técnico agregado melhor corresponde ao know-how em campos profissionais especializados. Um especialista experiente em sua área tem décadas de experiência e pode, sem dúvida, fornecer grandes benefícios trabalhando para sua organização. Primeiro, vamos examinar os parâmetros do valor agregado técnico.

Fornecendo Conhecimento Externo

Derivados da riqueza de sua experiência profissional, os consultores possuem informações valiosas sobre clientes, produtos, mercados e concorrentes. Eles podem realizar pesquisas, chegar a especialistas e alavancar seu poder analítico de maneiras inacessíveis aos clientes.

Na verdade, quanto mais os consultores são especializados, maiores são as chances de terem enfrentado problemas semelhantes ou trabalhado em problemas adjacentes. A desvantagem é que, se eles forem valiosos para você porque trabalharam com sua concorrência, provavelmente serão valiosos para sua concorrência no futuro.

Quando se trata de recursos, as empresas de consultoria especializada reuniram toneladas de dados relativos a metodologias, processos e ferramentas. Eles sabem o que funciona e onde estão os buracos na estrada. Eles fornecem benchmarks, elementos de última geração e realizam avaliações de maturidade.

Diagnosticar com precisão um problema e sua solução

Freqüentemente, o problema que uma organização enfrenta é como ela 'vê' o problema. Problemas mal diagnosticados ou mal interpretados complicarão ainda mais os negócios e levarão a equipe na direção errada. Além disso, muitas vezes eles estão tornando mais demorado e caro encontrar a solução ideal.

A capacidade de enquadrar e analisar um problema leva à solução estruturada de problemas e a recomendações precisas e eficazes. Um consultor normalmente reunirá, analisará um tesouro de informações e o apresentará para permitir que os executivos tomem decisões eficazes e otimizadas para a empresa.

Auxiliar na implementação da solução

Os consultores podem ajudar a facilitar com sucesso a geração de um roteiro de melhoria de capacidade e Garantir / Acelerar a execução - Gerenciamento de Projetos; Recursos adicionais dedicados; O aumento do nível de especialização são todos elementos da implementação, que é o estágio crucial para atingir o impacto esperado.

Por último, os consultores também podem auditar práticas de gestão - incluem: Análise de desempenho, aderência a processos e políticas, fornecendo uma avaliação independente

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E quanto ao valor político agregado?

Não é segredo que movimentos políticos estão em jogo dentro de qualquer organização mais significativa ou ainda menor. E muitas vezes fica complicado navegar por terrenos complexos, mesmo para um Executivo, especialmente para um Executivo. Os consultores, no entanto, podem contribuir efetivamente para processos mais suaves, introdução e facilitação de novas medidas e muito mais.

Fornecendo legitimidade para decisões ... ou seja o bode expiatório

Você pode brincar com esse aspecto de maneiras diferentes. As empresas, por exemplo, ficarão tentadas a usar consultorias grandes e famosas para analisar e, em muitos casos, carimbar decisões difíceis. Especialmente quando eles têm que ser apresentados em um nível superior (pense no Conselho ou no Comitê Executivo)

Um Executivo pode justificar um julgamento em questão e culpar o Consultor se algo der errado. Ele fornece alívio para a equipe de gerenciamento e imita o famoso enredo do drama policial com o Consultor assumindo o 'papel do policial mau' para executar decisões dolorosas.

Facilitando a convergência entre as partes interessadas em uma variedade de questões e decisões

Por exemplo: facilitando o alinhamento e melhorando as relações entre as principais partes interessadas, analisando uma situação, entrevistando as partes interessadas e facilitando a tomada de decisões em toda a organização. Como disse o CEO de um grande banco dos Estados Unidos, seu consultor de confiança. “Ninguém sabe realmente o que ele faz ... mas trabalhamos melhor quando ele está lá.”

Atuando como uma caixa de ressonância / Consultor de Confiança

Desempenhar um papel de caixa de ressonância para apresentar ideias quando os CEOs não podem trocar ideias com suas equipes é valioso. As coisas estão solitárias no topo e os CEOs não podem discutir tudo com sua equipe de liderança. Além disso, o consultor de confiança não terá uma agenda e pode fornecer uma segunda opinião imparcial.

Impondo mudanças impopulares

Pense em projetos de corte de custos ou reestruturação. Esses podem, é claro, ser conduzidos internamente, mas pode ser difícil encontrar voluntários para serem o executor de decisões difíceis ou para recomendar o corte desta ou daquela parte da força de trabalho. Nem todo mundo pode se sentir tão confortável quanto George Clooney como um redutor corporativo em "Up in the Air".

3. Os diferentes tipos de consultores e em que são especializados

As Capacidades são os Serviços oferecidos pelos consultores. Eles geralmente refletem as funções de negócios que as organizações clientes precisam realizar. Esta dimensão é fundamental para descrever o trabalho em consultoria. A maioria das firmas de consultoria terá pelo menos essas informações nas apresentações de suas empresas.

Um pouco como um mapa de processo, você pode organizar os recursos em 7 categorias de alto nível. Em seguida, o tamanho do mercado correspondente a essas capacidades está vinculado à diferença de tamanho e orçamentos das funções de cliente associadas e do valor associado criado.

Criamos nossa própria categorização na ausência de um detalhamento padrão dos serviços de consultoria.

Estratégia e Gestão

Estratégia é construir uma vantagem competitiva entre a concorrência e obter lucros. Como resultado, a capacidade é voltada para decisões corporativas de alto nível. Ajuda os líderes a definirem “onde jogar” e “como ganhar”. Uma parte significativa dos contratos de consultoria de alto nível se enquadra nesta categoria.

Por muito tempo, Estratégia foi a capacidade mais importante. No entanto, sua participação relativa no mercado de consultoria diminuiu, enquanto projetos de implementação e excelência floresciam. Hoje, essa categoria representa cerca de 10% do mercado global.

Esta categoria inclui recursos como Estratégia Corporativa, Estratégia da Unidade de Negócios, Arquitetura da Organização, Modelo de Gestão, Governança Corporativa, Estratégia de Inovação, Fusões e Aquisições, Comunicação Estratégica, bem como Política Econômica ou Governamental.

vendas e Marketing

Sales & Marketing está focado em atividades de primeira linha para ajudar as empresas a impulsionar o crescimento lucrativo. Os consultores de vendas e marketing apóiam os clientes a oferecer crescimento acima do mercado, desenvolvendo suas capacidades de marketing ou melhorando sua eficácia de vendas.

Essa capacidade está se empenhando no mercado de consultoria, pois seu impacto no P&L costuma ser direto e mensurável. A categoria representa cerca de 10% do mercado de consultoria de gestão.

Esta categoria inclui Branding, Gerenciamento de Receitas, Estratégia de Entrada no Mercado, Marketing Omni Channel, Eficácia de Vendas ou Experiência do Cliente.

Operações

As operações são uma das maiores linhas de serviços. Ele reagrupa a maioria das atividades onde os produtos e serviços são normalmente construídos ou entregues. Embora as Operações possam ser uma fonte de inovação e um diferencial, na maioria das vezes, o foco está na redução de custos e no aumento do rendimento.

Os consultores de operações usam conceitos Lean, Six Sigma ou Quality Management para ajudar seus clientes a otimizar e melhorar a eficiência operacional. Representa cerca de 25% do mercado de consultoria de gestão.

A categoria inclui Manufatura, Compras, Cadeia de suprimentos, Gestão da qualidade e Conformidade, Otimização G&A, Lean ou Gestão do conhecimento.

Finanças e Risco

As firmas de consultoria especializadas em serviços de assessoria financeira trabalham com executivos de finanças e gerenciamento de risco (como CFOs). Eles os ajudam a tomar decisões, desenvolver estratégias personalizadas e entregar resultados superiores, analisando os riscos e incertezas financeiras e econômicas de suas empresas.

A categoria representa perto de 20% da indústria de consultoria de gestão. No entanto, seu tamanho costuma ser difícil de avaliar devido à sobreposição das atividades com escritórios de advocacia, auditores e butiques de fusões e aquisições.

A categoria inclui finanças corporativas, atuarial, gestão de reestruturação e crise, assessoria tributária ou gestão de risco.

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Capital humano

A consultoria de Capital Humano se concentra em maximizar o valor criado pelos Recursos Humanos, ou funcionários, em uma organização. A oferta é bastante ampla, desde Desenvolvimento de Organização e Liderança até Melhoria da Eficácia da função de RH.

Uma vez que a capacidade possui poucas barreiras de entrada e muitos consultores abrem seus próprios negócios. Como resultado, o mercado é altamente fragmentado. As quatro maiores empresas do setor geram pouco mais de 20,0% da receita do setor. A categoria representa cerca de 10% do mercado geral de consultoria.

A categoria inclui gestão de talentos, Desenvolvimento organizacional, Eficácia de RH, Relações sociais ou Remunerações e benefícios.

Pesquisa e desenvolvimento

A Consultoria de Pesquisa e Desenvolvimento está ajudando as empresas a otimizar a maneira como estão desenvolvendo produtos e serviços. As empresas buscam encontrar o equilíbrio certo entre um forte foco nas necessidades do cliente e a entrega de retornos com boa relação custo-benefício. Em um momento de constantes mudanças e em que os ciclos de inovação estão se acelerando, as atividades de pesquisa e desenvolvimento tornaram-se um diferencial importante.

A oferta de consultoria abrange desde a identificação de onde as tecnologias e habilidades serão necessárias até como os produtos e serviços são desenvolvidos. Com cerca de 5%, representa uma pequena mas preciosa parcela do mercado de consultoria.

A categoria inclui Estratégia de P&D, Eficácia em P&D, Desenvolvimento de Produto, Engenharia de Manufatura, Inovação Aberta.

Tecnologia e Digital

A consultoria de tecnologia também pode ser chamada de consultoria de TI. No entanto, a ascensão da Digital, Fintech e todas as atividades de Startups de Tecnologia está mudando as regras do jogo. Como resultado, a capacidade foi rejuvenescida, já que a maioria das empresas elevou a tecnologia ao mais alto nível em sua agenda.

Os consultores de tecnologia oferecem serviços que ajudam as empresas a adotar novas tecnologias, digitalizar seus processos e modernizar seus sistemas legados. Em suma, alavancar a tecnologia como fonte de vantagem competitiva.

O escopo desta atividade se sobrepõe à Estratégia e áreas funcionais para Estratégia, mídia e sistemas específicos e com serviços de TI para atividades de baixo custo / recorrentes. Dependendo das definições, a categoria pode representar até um terço do mercado global de consultoria.

A categoria inclui recursos como Estratégia Digital, Arquitetura Digital, Integração de Sistemas (CRM, ERP, ...), Gerenciamento e Análise de Dados, Segurança Cibernética ou serviços relacionados a TI.

Outras

Geralmente, podemos mapear todos os recursos anteriores para funções dentro de uma determinada empresa. No entanto, vários recursos são mais difíceis de vincular a uma função existente, pois podem ter impactos multifuncionais ou em toda a empresa. Além disso, esses serviços podem ser oferecidos por grandes consultorias ou por outras muito específicas.

A outra categoria inclui inovação disruptiva, branding, integração pós-fusão, sustentabilidade e responsabilidade corporativa ou transformação de valor.

4. Defina o perfil de "DNA de consultoria" de que você precisa

Você provavelmente já ouviu o famoso ditado de Warren Buffett de que “Preço é o que você paga, Valor é o que você recebe”. Claro, todos nós entendemos o conceito de “valor”, mas em nossa experiência, esse princípio sólido nem sempre é seguido na compra de serviços de consultoria.

Você deseja consultores que tenham a experiência necessária e que entendam sua organização para maximizar o sucesso de sua iniciativa. Você deve prestar atenção ao que suas equipes têm a dizer e estar pronto para se aprofundar nas questões que considera mais urgentes.

Em um mundo ideal, você gostaria que eles tivessem as habilidades, o alcance geográfico e a disponibilidade necessários para atender aos requisitos do seu projeto. Em outras palavras, procure empresas de consultoria com o perfil de “DNA de consultoria” adequado.

Cada projeto é único, assim como cada RFP. No entanto, existem certos componentes de um perfil de consultor que você deve sempre verificar, independentemente da situação. O melhor método é passar por sua RFP, contendo a maior parte das informações, e conversar com seus colegas de trabalho sobre suas necessidades. Quais são as principais características ou marcadores que eles desejam?

Como comprar serviços de consultoria como um profissional: o guia definitivo (2021)

Para permanecer relevante, você deve retornar aos fundamentos da consultoria. Portanto, é claro, os recursos óbvios e as dimensões do setor estão em primeiro lugar na sua lista.

Capacidades

Compreender quais recursos serão necessários para concluir o projeto é fundamental. Além da verdade, as firmas de consultoria frequentemente falam sobre seus serviços de uma forma que não é consistente com a forma como seus clientes os descreveriam. É mais provável que falem sobre o que fazem do que sobre os problemas que abordam. Eles também podem utilizar jargões técnicos com os quais seus clientes não estão familiarizados. Você deve atuar como tradutor para eles.

Uma empresa, por exemplo, terá seus recursos descritos em seu site na forma de estratégia, operações e organização. Para um usuário de consultoria experiente, esta descrição pode ser suficiente para compreender quais serviços esta empresa oferece. No entanto, não é muito útil para o executivo médio.

Além disso, essas três habilidades podem ser bastante extensas. No entanto, superficialmente, podemos classificar essa empresa como gerenciando projetos de alto nível de Estratégia à excelência operacional. Portanto, é um programa e tanto.

Vamos supor que, algumas semanas depois, você volte ao site da mesma consultoria. A administração decidiu atualizar seu site e expandir ainda mais seus recursos.

  • Estratégia da Cadeia de Suprimentos
  • Organização da Cadeia de Abastecimento
  • Estratégia de distribuição
  • Otimização de ativos e capital de giro

Agora você entende que a Empresa de Consultoria se concentra nos aspectos estratégicos, organizacionais e operacionais da Cadeia de Suprimentos. Portanto, agora é muito mais fácil de entender.

Experiência na indústria

Definir o tipo de experiência de que você precisa é simples. No entanto, tenha o cuidado de incluir todas as especificações da situação e os resultados desejados para descrever com precisão a amplitude e a profundidade de conhecimento de que você precisa.

Por exemplo, suponha que você esteja interessado no setor de Petróleo e Gás. Nesse caso, você pode estar interessado na indústria como um todo, ou seu projeto pode ser sobre Operações Upstream, Exploração / Produção e Estimulação de Poço, mais especificamente.

Geografia e pegada

Você pode estar procurando uma empresa internacional ou com escritórios em um determinado país. Considere os locais onde a consultoria precisará operar, os idiomas que deverá falar e as culturas que deverá compreender. Considere também onde e como a equipe de consultoria deve se comunicar com os líderes do projeto.

Vamos considerar uma empresa de alta tecnologia com fábricas na Coréia e nos Estados Unidos com sede na Alemanha. Você pode procurar uma empresa com escritórios e consultores em ambos os locais. Imagine um alemão caminhando por uma fábrica do Texas (que funciona bem com a fábrica de Seul, na verdade) para explicar como organizar o trabalho.

Considere o custo da viagem ao avaliar se você deve contratar uma empresa de consultoria. Os custos extras podem chegar a 25-30% do orçamento original do seu projeto quando os consultores vêm de uma grande distância. Você realmente precisa de consultores no local? É possível usar ferramentas de comunicação modernas a seu favor?

Tamanho

Quais são as suas políticas para pequenas empresas ou consultores independentes? Qual é o cronograma do seu projeto e quantos locais você tem? Por exemplo, se você tem um período limitado de tempo e precisa atender a várias regiões, convém contratar uma empresa maior com presença mundial. Por outro lado, se você precisar de assistência apenas em um único lugar e seu cronograma for mais flexível, você poderá trabalhar com uma empresa menor.

Despesas

Saber seu orçamento é fundamental para identificar os melhores consultores para você. Mas, infelizmente, os custos de consultoria variam por um fator de até cinco de uma empresa para outra. Portanto, não é surpresa que as empresas de consultoria maiores cobrem mais do que as menores.

O tamanho de uma empresa de consultoria é um indicador de custo decente. Se você tem um orçamento limitado, você escolherá butiques em sua região. Se seus fundos forem mais abundantes, você pode avaliar diversos tamanhos de firmas de consultoria para ver o que funciona melhor para você.

Isso também ajudará você a entender a relação entre conteúdo e custo, bem como as diferenças de tamanho entre as empresas.

Credibilidade

Liderança de pensamento de marca e perfil de parceiro são três métodos principais pelos quais a credibilidade é estabelecida.

Às vezes, você VAI precisar de uma marca para o seu projeto. Por exemplo, quando seu projeto tem uma exposição no conselho ou o valor esperado é amplamente político, você deseja trabalhar com grandes jogadores. Eles terão a credibilidade no mais alto nível da empresa e com seus investidores e ombros largos o suficiente para rolar com os golpes se você precisar de um bode expiatório.

As empresas com liderança de pensamento relevante podem trazer a você percepções no nível certo de especialização e em áreas de nicho.

Digamos que você esteja procurando um profundo conhecimento em transporte multimodal para indústrias de processo, por exemplo. Suas equipes relutam em trabalhar com consultores porque "não sabem de nada". Agora você traz um consultor que escreveu um livro, ou vários white papers, sobre otimização de distribuição de rede e transporte multimodal. Há uma boa chance de que suas equipes recebam bem este Consultor. 

Outra maneira de obter a adesão de suas equipes e dos principais interessados é trazer consultores com o perfil certo.

Por exemplo, se você criar um programa intraempreendedor para impulsionar sua inovação, pode procurar empresas de consultoria em inovação com parceiros que combinam experiência empresarial com experiência corporativa. Quando você deseja otimizar seus gastos finais sem muitos recursos em suas mãos, trabalhar com consultores com experiência em compras corporativas pode ser muito eficiente.

Modelo de entrega

Por último, mas não menos importante, você precisa pensar em como deseja colaborar com seus consultores. Você quer que eles ajudem a diagnosticar o problema ou projetar sua estratégia? Ou você quer que eles apóiem a implementação de suas decisões? As empresas de consultoria raramente se destacam em ambos. Além disso, os consultores de implementação geralmente são mais baratos do que os consultores de estratégia.

Outra dimensão a se levar em consideração é a abordagem hard vs. soft. Por exemplo, vamos imaginar que você deseja reorganizar sua equipe de compras e redesenhar os processos. Em primeiro lugar, pergunte-se qual é a sua prioridade: é conseguir a adesão de suas equipes existentes? Você está procurando uma abordagem colaborativa?

Nesse caso, você precisa procurar um consultor com alta sensibilidade para mudanças. Mas se sua principal prioridade é realizar o trabalho, você precisará de um consultor mais focado nos aspectos difíceis do projeto.

Finalmente, quão sênior você precisa que seus consultores sejam? Se você deseja profissionalizar suas equipes, precisará de consultores que transfiram conhecimento. Portanto, você deseja trabalhar com consultores seniores que tenham experiência em campo. Por outro lado, se você estiver principalmente interessado nos resultados do projeto, poderá trabalhar com consultores mais jovens supervisionados por um colega mais antigo.

Cultura

As empresas são cada vez mais globais. Suas equipes são etnicamente, culturalmente e linguisticamente mais diversificadas do que nunca. Além do idioma, muitos elementos da vida empresarial são diferentes de um país para o outro: cultura de gestão, etiqueta empresarial, preferências de comunicação, etc.

Qual norte-europeu não bateu os dedos na mesa com um pouquinho de exasperação enquanto esperava por seus falecidos colegas franceses, italianos ou espanhóis para uma reunião? E, inversamente, o que o sul da Europa não resmungou sobre a falta de flexibilidade de seus colegas Germain ou holandeses? Você encontra as mesmas diferenças em todas as partes do mundo.

Quando você tem um projeto altamente delicado na Ásia, pode querer encontrar consultores que entendam a cultura local e falem o idioma. Parte do trabalho dos consultores é estabelecer a confiança das equipes de seus clientes. Quando 50% da mensagem é perdido na tradução, o exercício pode se tornar uma acrobacia de alto nível.

Ao contrário dos franceses que adoram lavar sua roupa suja em público, os executivos chineses se sentirão constrangidos em discordar abertamente. Embora o silêncio dê consentimento na maioria dos países ocidentais, é exatamente o oposto na Ásia.

Não existe uma solução única e perfeita para todos os projetos. Como resultado, é fundamental identificar os critérios apropriados a serem procurados em uma possível correspondência. É também uma excelente forma de fazer com que todos participem do projeto.

5. Onde encontrar consultores

Depois de definir seus marcadores, você pode começar a posicionar sua empresa ideal em diferentes dimensões. Dependendo do contexto do seu projeto e dos resultados esperados, você pode definir em que dimensões seu potencial precisa estar.

Por exemplo, uma pequena empresa de TI com sede na Tunísia quer entrar em um novo mercado: Fintech. Eles têm curiosidade em entender a cadeia de valor e identificar oportunidades para sua empresa.

Eles identificaram seis marcadores para seus fornecedores potenciais:

  • Capacidade: O provedor de consultoria precisa ter experiência em estratégia de entrada e crescimento no mercado.
  • Experiência na indústria: O provedor de consultoria de que eles precisam tem um amplo conhecimento da indústria Fintech e suas principais tendências internacionais e regionais.
  • Pegada: Eles estão procurando uma empresa sediada no Norte da África ou na Europa para limitar as despesas adicionais e acessar conhecimentos de alto nível.
  • Despesas: A empresa tem um orçamento pequeno para a parte de diagnóstico. Eles estão procurando um consultor independente ou uma pequena butique.
  • Modelo de entrega: A Empresa está construindo uma nova estrutura. Eles querem uma abordagem estratégica de alto nível que integre os aspectos políticos internos e externos. Eles também querem que sua equipe aprenda mais sobre Fintech no processo.
  • Cultura: Eles procuram consultores que falem árabe ou francês e tenham experiência de trabalho no Norte da África.

Vamos ser muito claros: muito raramente você encontrará uma combinação perfeita para esse “DNA de consultoria” ideal. No entanto, é o melhor ponto de partida para pesquisar a próxima melhor correspondência para um projeto.

Como comprar serviços de consultoria como um profissional: o guia definitivo (2021)

Agora é a hora da priorização. O patrocinador e o gerente do projeto provavelmente têm uma ideia do que é mais importante para eles. É a habilidade sobre o conhecimento do setor? Ou cultura em vez da pegada? Orçamento acima de habilidades?

Compreender a prioridade de cada dimensão ajudará você a restringir sua lista de provedores em potencial. Com os dois marcadores, a posição ideal em cada marcador e o nível de prioridade de cada dimensão, você poderá traçar um perfil de “DNA de Consultoria ideal” para seu projeto.

Pesquise os jogos

Quando você sabe o que está procurando, pode começar a pesquisar o ajuste certo.

Faça uma pausa e considere seus recursos internos.

Pode ser tentador contratar consultores externos diretamente. Mas não estaríamos fazendo nosso trabalho direito se não o encorajássemos a realizar uma breve avaliação de fabricação ou compra de seu projeto.

Seu projeto pode ser feito internamente? Você tem os recursos certos? Você precisa de conhecimento externo? Existe algum IP confidencial envolvido? O projeto pode ser parcialmente terceirizado?

Essas questões são particularmente relevantes se você tiver equipes de consultoria interna ou de melhoria / excelência.

Descubra onde obter as informações de que você precisa.

Existem várias ferramentas que você pode usar para iniciar sua pesquisa.

Fontes internas

Vamos começar com os recursos da equipe de compras, como uma lista de fornecedores preferenciais, um banco de dados interno de consultores ou uma lista de consultores em sua área. Você também pode ter um banco de dados de relatórios de avaliação ou licitações anteriores, onde você pode descobrir alguns dados interessantes.

Em seguida, você pode solicitar recomendações (ou advertências) de sua rede / colegas que trabalharam com consultores no passado.

O interesse das fontes internas é que muitas vezes você tenha uma avaliação direta ou conexão com a empresa de consultoria. No entanto, tenha em mente o nosso lema: “O especialista que você conhece pode não ser o especialista de que você precisa.”

Fontes externas

Além de suas fontes internas, não hesite em usar fontes externas para aumentar sua lista. Fontes externas são muito úteis quando você não tem recursos internos disponíveis para seu projeto.

Você pode usar um mercado ou diretório de empresas de consultoria. No entanto, lembre-se de que muitas empresas de consultoria adquirem uma assinatura desses diretórios, o que os faz parecer mais confiáveis do que realmente são. Tente encontrar plataformas que incluam análises de desempenho detalhadas, como Conavigo. \

Você também pode se conectar com organizações profissionais em seu campo ou as habilidades que está procurando para se conectar com consultores especializados ou pedir recomendações de seus colegas.

Outra opção é procurar artigos e livros escritos sobre o assunto que você adora. Freqüentemente, professores ou autores de administração também trabalham como consultores.

Finalmente, você pode usar uma simples pesquisa do Google (ou Qwant ou DuckDuckGo) para procurar outras empresas.

E não se esqueça de avaliar cada empresa com base em seus critérios, independentemente de você ter trabalhado com elas anteriormente ou não.

Crie uma lista preliminar de jogadores

A primeira etapa é fazer uma lista de jogadores em potencial. O tamanho do seu projeto determinará o comprimento da sua lista.

Considere incluir cerca de quinze a vinte empresas em sua primeira pesquisa se precisar encontrar um projeto de médio porte e comparar três fornecedores em potencial.

Considere 30% das empresas que não têm um “Perfil de DNA de consultoria” adequado e 30% que não estão interessadas ou não estão disponíveis para o projeto como linha de base.

Defina seus critérios de pesquisa de acordo com o “Perfil de DNA de consultoria” desejado.

Se você olhar nosso exemplo anterior (um projeto FinTech na Tunísia), provavelmente começará a pentear amplamente para obter uma sensação do mercado:

  • Pequena empresa de consultoria com menos de 50 funcionários
  • Capacidade: Estratégia
  • Indústria: Serviços Financeiros ou FinTech
  • Local: Europa ou Norte da África

Se você tiver muitas respostas para trabalhar, precisará tornar seus critérios mais granulares. Por exemplo, comece a olhar para os detalhes do comprimento de sua lista que está de acordo com seu objetivo.

Começar a trabalhar.

Você tem sua primeira lista em mãos e precisa agora confirmar que olhe mais de perto as características deles para ter certeza de que eles têm o perfil certo.

Embora várias empresas de consultoria afirmem ter competência em todos os recursos em todos os setores, seu histórico mostra que isso não é verdade. A maioria delas, pequenas butiques, se especializam em apenas uma capacidade ou setor em que obtêm a maior parte de seus negócios. Portanto, examine cuidadosamente os estudos de caso ou projetos anteriores listados no site da empresa.

Observe também os clientes anteriores da empresa: quem são eles e o que fazem?

O histórico dos fundadores da empresa é outra pista valiosa para o objetivo principal da empresa, especialmente para pequenas empresas. Mas, primeiro, dê uma olhada na equipe de gerenciamento.

Em seus folhetos ou websites, a maioria das Firmas de Consultoria declara seu propósito ou metodologia. Você aprenderá sobre quem eles são e como funcionam. Eles estão se concentrando em estratégia de alto nível, em vez de consultoria de implementação? Eles estão trabalhando mais nos aspectos hard ou soft? Eles são consultores de longa data ou ex-executivos com experiência corporativa anterior?

Esses elementos fornecerão a você uma compreensão de quem são essas empresas de consultoria e como elas interagiriam com sua organização.

Encontre os parceiros certos.

Não chame qualquer consultor, especialmente se a empresa de consultoria for muito grande. Cada parceiro vem com um conjunto único de talentos e experiências, que influenciarão seu projeto.

As organizações de consultoria geralmente são divididas em experiência ou capacidade no setor (quando não em ambos). Eles também podem listar a equipe de liderança em seu site com suas informações de contato. Caso contrário, você deve ser capaz de encontrar parceiros e verificar seus perfis usando o LinkedIn.

A liderança inovadora também é uma ferramenta útil. Verifique se há artigos ou white papers sobre o assunto de seu projeto. Os nomes dos autores e suas informações de contato costumam ser incluídos nos materiais.

Certifique-se de que estão trabalhando para a empresa certa, verificando sua posição atual no LinkedIn. A rotatividade em consultoria é impressionante; você pode estar uma empresa atrás. Depois disso, você provavelmente adicionará algumas firmas de consultoria à sua lista.

Agora você deve ter uma lista de empresas de consultoria que parecem ter as pessoas adequadas com as habilidades apropriadas nos locais certos. Seu próximo passo é entrar em contato com eles e verificar seu interesse e disponibilidade cara a cara.

Faça contato com eles.

Três fatores devem ser discutidos pessoalmente: interesse, disponibilidade e compatibilidade. Em seguida, entre em contato com os parceiros de consultoria que você identificou para agendar uma ligação ou reunião depois de terminar sua lista.

Aqui estão algumas dicas que você pode usar para essas chamadas:

  • Escute-os. Eles descreverão o que fazem e como o realizam. Você descobrirá mais sobre sua cultura, metodologias e área de especialidade.
  • Examine sua lista de critérios para verificar se eles são adequados.
  • Evite fornecer muitas informações sobre o projeto. Ainda é uma chamada exploratória, em vez de um briefing, e você ainda não assinou um NDA. No entanto, você pode descrever as habilidades e a experiência profissional anterior que procura, bem como algumas informações sobre a equipe responsável pelo projeto.
  • Dê-lhes uma ideia da probabilidade de o projeto ser lançado e do prazo.
  • Dê-lhes uma noção geral do orçamento. Você não precisa fornecer um número preciso, mas pode informá-los se tiver apenas uma pequena quantia de dinheiro ou se for um grande projeto para sua empresa.

Também é fundamental testar suas hipóteses e certificar-se de que estão interessadas no projeto que você deseja iniciar. Também é um bom momento para ver se eles serão capazes de se comprometer e ter largura de banda para o empreendimento.

Depois de concluir esse estágio, converse com o patrocinador e líder do projeto para escolher qual dessas empresas deseja incluir em sua RFP.

Verifique as referências ao comprar serviços de consultoria.

Depois de escolher algumas empresas de consultoria e iniciar o processo de RFP, o estágio final é verificar suas referências. Não se deixe enganar pela grande exibição de logotipos nas apresentações ou nos estudos de caso no site, que são anônimos. Solicite pelo menos duas referências para o projeto.

Reserve um tempo para entrar em contato com as referências e fazer as perguntas apropriadas. Você pode começar listando as qualidades que são mais importantes para você, como transferência de conhecimento, colaboração em equipe ou impacto na empresa, por exemplo. Certifique-se de fazer as mesmas perguntas a todas as suas referências e firmas de consultoria. Você pode adicionar algumas perguntas personalizadas para esclarecer algumas áreas cinzentas.

Torne-o pessoal

Consultores têm uma alta taxa de rotatividade, com estudos mostrando que varia de 15% a 20%. Sócios e consultores mudam de uma empresa de consultoria para outra, são contratados por clientes ou iniciam sua própria consultoria. Equipes inteiras são substituídas a cada 4 a 5 anos por novos talentos.

Uma prática organizacional de ponta reuniu pessoas brilhantes de todo o mundo em uma das dez maiores firmas de consultoria em 2012. Infelizmente, todos os consultores haviam partido cinco anos depois, mas a empresa manteve os white papers e as referências em suas apresentações.

A liderança de seu projeto e os especialistas envolvidos são aspectos cruciais para o sucesso de um contrato de consultoria. Solicite referências para os principais membros da equipe. Eles devem ter estado ativamente envolvidos nos projetos mencionados.

Certifique-se de que a referência é relevante

O que é uma referência relevante?

Deve ser uma referência genuína. Não “duh” muito rapidamente; vimos empresas de consultoria enviarem os nomes de seus ex-funcionários como referências. Para verificar se eles são pessoas reais e ocuparam cargos relevantes, verifique o nome, a posição e o histórico da referência.

Em segundo lugar, deve estar em um projeto com semelhanças com o seu. Pode ser um projeto com contexto, metodologia ou setor comparável. Você quer ter certeza de que a empresa de consultoria entende como executar seu projeto.

Terceiro, a referência deve ser atual - quanto mais recente, melhor. Estabeleça um limite de tempo (não mais do que cinco anos é razoável). A taxa de progresso em todos os setores e áreas tem se acelerado ao longo dos anos. Um projeto conduzido com sucesso quinze anos atrás pode não nos dizer muito sobre o que aconteceria hoje.

Peça apenas o melhor

Você vai querer referências excelentes de especialistas que deram uma contribuição significativa para a empresa de seus clientes. Ele também fornecerá alguns dados sobre seu desempenho nas várias dimensões cruciais para sua decisão.

Se você escolheu o ajuste cultural como um elemento importante dos critérios de seleção do seu projeto, investigue como os consultores interagiram com suas equipes e como eles se adaptaram às potenciais diferenças culturais.

Não aceite compromissos nas referências. Se a consultoria está usando a confidencialidade como pretexto para guardar referências, ligue para Consulting Quest, um especialista terceirizado, para verificar as credenciais para você.

6. Como contratar um consultor

Depois de identificar que tem um problema, sua primeira decisão é se você precisa de serviços de consultoria ou não. Mais uma vez, compre (e venda) os valores de sua empresa para evitar qualquer erro nesta etapa crítica. A segunda decisão é lançar o processo de aquisição. Como é o sourcing para os serviços de consultoria?

Defina suas necessidades

O escopo do seu projeto é uma das primeiras etapas do processo de RFP. E você deve formar uma equipe composta pelas principais partes interessadas e chegar a um acordo sobre os resultados, cronograma e orçamento previstos para o projeto.

Embora você considere trazer recursos externos para cuidar do projeto, princípios sólidos de gerenciamento de projeto se aplicam. Primeiro, determine o problema real que você está tentando resolver, bem como os objetivos do projeto. Muitos projetos de consultoria falham porque o escopo é definido de forma muito ampla.

Como comprar serviços de consultoria como um profissional: o guia definitivo (2021)

Chame a atenção de seus parceiros

Se você optar por adquirir serviços de consultoria, é porque deseja tirar proveito de suas excelentes habilidades de comunicação, conhecimento ou capacidade analítica. Não deixe seu talento (e seu dinheiro) ir para o lixo em trabalho braçal. Eles são melhor utilizados em projetos complexos onde podem realizar sua mágica.

Outro problema é que eles podem não estar interessados em trabalhar em pequenos projetos. Portanto, seu projeto pode sair da agenda por falta de interesse ou de tempo. E isso pode se tornar um problema de qualidade e experiência.

Se você está procurando um segundo conjunto de mãos ou processamento de dados, considere plataformas freelance como Catalent, TalMix ou até mesmo redes como Eden McCallum. Você encontrará indivíduos inteligentes que estão ansiosos para realizar pequenas tarefas ou preencher por enquanto.

Não tenha pressa (quando tiver oportunidade)

Às vezes é difícil traduzir os problemas e necessidades da empresa em um projeto. Você pode não saber se eles serão concluídos ou até mesmo ter um escopo claro em mente.

O RFI (Request for Information) é um instrumento útil para reunir e explorar conhecimentos. Isso o ajudará a refinar sua abordagem para abordar o problema e obter consenso entre sua equipe. Também pode ser um método eficaz de reduzir os candidatos antes de iniciar o processo de RFP.

Certifique-se de dar a cada empresa de consultoria incluída em sua RFI uma oportunidade igual para que você não seja visto como um selecionador de cérebros.

Quando o escopo estiver claro, você pode fazer uma estimativa bem fundamentada de quantos consultores precisará para o trabalho. O valor do projeto também deve ser considerado. Isso pode ajudá-lo a determinar um valor aproximado de quanto você está preparado para gastar nessa iniciativa.

Defina os componentes em uma Solicitação de Proposta (RFP) em pedra

Muitas RFPs de consultoria são geradas às pressas. As especificações ou o contexto podem ser insuficientes para que os consultores compreendam o problema que você está enfrentando. Talvez faltem alguns padrões-chave ou a linguagem não seja clara.

Você também pode ter ignorado a estrutura de preços esperada ou dado aos consultores candidatos tempo insuficiente para responder à RFI / RFP. O resultado final é sempre o mesmo: é difícil para as empresas de consultoria apresentar uma proposta forte, principalmente para os recém-chegados.

A RFP servirá como documento de referência para os consultores que você trouxer para a corrida. Lembre-se de incluir detalhes no processo de RFP, como tempo, critérios de seleção e requisitos. Isso ajudará os clientes em potencial a se concentrarem nas suas necessidades.

Encontre os consultores apropriados.

Você pode começar a encontrar candidatos em potencial depois de concluir sua RFP.

Adapte o tamanho de sua lista ao projeto

Examine o escopo do projeto, o orçamento e os procedimentos internos de aquisição para determinar seus critérios de seleção para a lista restrita. Lembre-se de que o tempo é essencial e ajuste o tamanho da sua lista de produtos de acordo com a importância e o orçamento do projeto.

Limitar sua lista a três fornecedores é preferível quando você tem um prazo apertado ou pequenas iniciativas com impacto mínimo em sua empresa.

Para projetos maiores, você pode expandir a primeira rodada (fase de briefing / proposta) para até dez empresas de consultoria (dependendo do projeto e das apostas), mas manter no máximo quatro ou cinco empresas para a rodada final (fase de pitching).

Depois de compilar uma lista restrita, entre em contato com seus fornecedores e pergunte sobre o interesse deles enviando sua RFP.

Como comprar serviços de consultoria como um profissional: o guia definitivo (2021)

Confidencialidade segura

É fundamental proteger suas informações confidenciais em todos os momentos. No início (inclusive durante uma RFI ou RFP), não hesite em pedir aos seus clientes potenciais para assinarem um acordo de confidencialidade para que eles não revelem os detalhes do seu projeto aos concorrentes.

Se a proposta incluir colaboração e subcontratação, certifique-se de que todos os contribuintes do projeto assinaram NDAs.

Se a natureza do seu projeto for particularmente delicada, você deve considerar trabalhar com uma empresa terceirizada de sourcing, como a Consulting Quest, que cuidará de tudo nos bastidores. Eles manterão a privacidade da sua empresa e do projeto até o estágio de seleção.

Mantenha simples

Se você não está trabalhando em um projeto multimilionário, não enlouqueça com as propostas. Pode ser muito demorado ler as propostas e ouvir os argumentos dos consultores. Isso também diminuirá significativamente o progresso do seu projeto. Certifique-se de que seu processo de RFP seja adequado ao tamanho e ao orçamento de seu empreendimento.

Se você tiver apenas algumas firmas de consultoria ou se o projeto for particularmente complexo, é uma boa ideia realizar briefings onde você pode revisar os detalhes do projeto e certificar-se de que os consultores entendam no que estão trabalhando.

Se você tem um grande número de candidatos, uma RFP clara e pouco tempo disponível, envie a RFP e leia as propostas escritas para escolher a mais relevante para a próxima fase.

Examine as propostas escritas.

Reserve um tempo para examinar as propostas com as outras partes interessadas assim que as receber. Tenha sempre em mente o objetivo do processo seletivo: aumentar a probabilidade de sucesso do projeto. Você precisa que os candidatos apresentem suas melhores ideias e, para isso, eles devem ter um conhecimento profundo do problema.

Nivele o campo de atuação para todas as empresas para que possam competir igualmente. É também do seu interesse. Não tenha medo de reservar algum tempo para descrever a história de fundo da sua empresa e o contexto das atribuições e para refinar as perguntas e respostas.

Avalie o ajuste com sua RFP

Certifique-se de que os candidatos abordaram os elementos essenciais em sua RFP. Suas propostas devem ajudá-lo a responder às seguintes perguntas:

  • O Consultor entendeu nossos objetivos?
  • As entregas respondem às nossas perguntas?
  • Nós confiamos na abordagem proposta pelo provedor de consultoria?
  • A equipe tem a experiência necessária?
  • Este consultor é a escolha certa para você?
  • O orçamento está de acordo com o valor que esperamos?

Observe as áreas cinzentas e quaisquer mal-entendidos em potencial.

Identifique as propostas mais promissoras.

Ao lidar com um grande grupo de provedores de consultoria, é fundamental focar nas ideias mais prováveis para economizar tempo e energia. Se você não estiver totalmente satisfeito com seu lote inicial, você sempre pode ir para baixo da linha.

Classifique suas propostas com base em sua avaliação. Você pode utilizar as cinco dimensões a seguir para classificar suas propostas: objetivos, resultados, abordagem, experiência e adequação.

Você também deve ser capaz de compreender as ambigüidades nas propostas e expressá-las como perguntas. Os consultores mais promissores usarão essa lista de perguntas como base para sua sessão de argumento de venda: uma excelente chance de esclarecer qualquer confusão e avaliar o ajuste com suas equipes, se necessário.

Selecione seu Consultor

Lembre-se de que os melhores consultores de entrega nem sempre são os melhores vendedores. E vice versa. Em vez de se concentrar em como os consultores aparecem no papel, dê a eles a chance de persuadi-lo e organizar uma reunião para apresentar sua proposta.

Defina seus critérios e seu orçamento

O primeiro passo é estabelecer uma lista de critérios. Comece incorporando as características não incluídas na RFP, como preço, compatibilidade cultural e intimidade ... Comece priorizando as dimensões depois de concordar com elas.

Como comprar serviços de consultoria como um profissional: o guia definitivo (2021)

Você também deve estabelecer quanto valor deseja do projeto e, como resultado, quanto está disposto a pagar. O custo é uma consideração significativa no processo de seleção. Portanto, você deve sempre verificar se sua iniciativa tem uma relação custo-benefício favorável.

Nessa fase, propomos a colaboração com todas as partes para obter adesão e iniciar o projeto.

Peça uma apresentação.

No papel, é bastante difícil (se não totalmente impossível) avaliar a química de um Consultor com suas equipes. No entanto, você tem a chance de ver o componente humano na abordagem de uma Firma de Consultoria quando pede que apresentem suas ideias.

Durante as apresentações, você deve se lembrar de algumas coisas: você deve desafiar a proposição básica do proponente, certificar-se de que sua equipe no terreno tenha o conhecimento apropriado, compreender os preços e avaliar a química de suas equipes.

Após a apresentação, conceda aos consultores alguns dias para refinar suas idéias. Agora é o momento de entrar em contato e verificar as credenciais da Consultoria e seus parceiros líderes.

Faça sua decisão final.

Dê uma olhada na lista de critérios mais uma vez, desta vez enfatizando a ordem de importância. Em seguida, faça uma pontuação para cada proposta com base em todas as dimensões e atribua um peso a cada critério. Depois de concluir, você pode calcular uma classificação geral.

Por último, mas não menos importante, tente criar uma pontuação de consenso entre as partes interessadas mais importantes. Encontrar uma empresa de consultoria adequada é apenas uma das várias condições exigidas para o sucesso do seu projeto.

A adesão das partes interessadas também é necessária. Você está tentando tornar as coisas mais fáceis para as equipes de projeto e consultoria obtendo consenso em torno da seleção do Consultor.

Negociar um Acordo de Consultoria

Depois de identificar a proposta mais promissora, você pode começar a negociar. Quanto à seleção, você precisa reunir o máximo de informações possível para ter alavancagem durante a negociação.

Prepare sua negociação

Antes de mergulhar nos elementos-chave, reserve um tempo para preparar sua negociação.

O primeiro passo é concordar sobre o que você deseja negociar. Com serviços intangíveis, quase todos os componentes das propostas são negociáveis. Você pode modificar qualquer coisa, desde o escopo, a composição da equipe e, é claro, o preço.

Você também precisa ter em mente o valor geral do projeto em relação ao preço. Mais uma vez, compreender a dinâmica da matriz de retorno o ajudará a definir a magnitude necessária da negociação.

Agora, veja também quanta latitude você terá na negociação. Você tem uma vantagem de negociação? Ou suas mãos estão mais ou menos amarradas?

Por fim, coloque as pessoas certas na mesa com base no tamanho e na importância estratégica do projeto.

Tente antecipar o máximo possível como os Consultores agirão para obter o melhor negócio. Nessa situação, o melhor negócio é quando ambas as partes obtêm um resultado positivo.

Negocie os elementos-chave

Quando você entra em uma negociação com várias dimensões, os conceitos BATNA e ZOPA podem ser úteis. Isso permitirá que você desenhe um pacote de negócios potenciais em diferentes dimensões.

Para construir esse pacote, você precisará analisar como as mudanças no escopo ou na equipe da equipe afetarão o preço e, inversamente, identificar as compensações que você está disposto a aceitar.

Se você ainda precisa reduzir os custos, deve explorar outras oportunidades de economia, como despesas de viagem ou pessoal especializado.

Dê feedback aos consultores insatisfeitos.

Não se esqueça de informar os consultores que perderam o projeto. Reserve um tempo para explicar por que eles não receberam o projeto e o que poderiam ter feito de forma diferente. Isso os ajudará a melhorar suas propostas para seu próximo projeto ou seu próximo cliente.

Você também pode pedir aos consultores que forneçam feedback sobre o projeto. Ele pode trazer alguns insights valiosos sobre como suas equipes gerenciam um projeto de consultoria e ajudá-lo a melhorar suas práticas.

Desenhe o contrato

Depois de negociar os termos do acordo, você pode começar a desenhar o contrato. Você pode trabalhar com um contrato de consultoria padrão ou um contrato de serviço mestre (MSA) mais uma declaração de trabalho (SOW). A última solução é particularmente interessante quando você trabalha regularmente com os mesmos provedores de consultoria. É altamente recomendável trabalhar com sua equipe jurídica para desenvolver seus próprios modelos de contrato.

 Formalize suas expectativas

Mesmo se você trabalhar com um contrato de consultoria padrão, a Declaração de Trabalho é o primeiro elemento a ser incluído no contrato. Abrange o escopo do trabalho e resultados, o cronograma e as fases, o procedimento de governança e escalonamento e os resultados e métricas esperados.

O contrato é sempre a referência em caso de litígio. Você deseja que os consultores se comprometam com os resultados do projeto, não com os meios.

Defina os termos e condições

Depois de descrever o trabalho que será feito, como e quando, é hora de definir como os consultores serão pagos. Mesmo quando você optou por uma taxa fixa, o cronograma e os termos de pagamento devem ser claramente indicados no contrato.

Se você trabalha com taxas por hora ou baseadas no desempenho, deve incluir as condições para receber o pagamento e as possíveis salvaguardas para evitar o descarrilamento.

Esclareça as regras

Dependendo do projeto e da empresa, o acordo deve incluir as seguintes regras:

  • Confidencialidade - Esta cláusula deve estar sempre envolvida em um contrato de consultoria. Muitos projetos envolvem informações confidenciais sobre a estratégia ou produtos da empresa.
  • Uso de terceiros - Muitas empresas de consultoria trabalham com subcontratados ou fazem parceria com outras empresas em projetos.
  • Propriedade intelectual - Acompanhar as informações e os modelos desenvolvidos durante o projeto e esclarecer a titularidade no contrato.
  • Políticas do cliente (como gerenciamento de informações e segurança) –Os Consultores devem cumprir qualquer regra que você possa ter.
  • Conflito de interesses e não competição - Em alguns projetos, você pode garantir que os consultores não tenham nenhum conflito de interesses ou não irão vender para a concorrência a metodologia que desenvolveram para você.

Prepare-se para o pior.

Como disse Lao Tsu, “Antecipe o difícil administrando o fácil”. Você deve integrar em suas cláusulas de contrato que cobrem os problemas mais prováveis que você pode encontrar se o projeto der errado. Então, a resolução do problema, se e quando ocorrer, será muito mais fácil de gerenciar.

7. Como trabalhar com seu consultor

Quando você compra serviços de consultoria, que são intangíveis, a maior parte do trabalho vem após o término do processo de aquisição. Você deve monitorar e gerenciar os resultados do projeto, mas também o próprio projeto. Na verdade, um projeto de consultoria muito raramente ocorre conforme planejado.

Gerenciar um projeto de consultoria

Você tem expectativas para o seu projeto de consultoria. O desafio da maioria dos projetos de consultoria é que eles não são lineares e devem ser gerenciados com cuidado para alcançar o sucesso.

Organize-se para gerenciar seu projeto

Gerenciar um projeto de consultoria é, antes de mais nada, gerenciar um projeto. Os mesmos princípios se aplicam. Para maximizar as chances de sucesso de seu projeto, você precisará gerenciar três elementos:

  • Partes interessadas - Isto é gerenciamento de projeto 101. Alinhe as partes interessadas para garantir que apoiarão o projeto e colaborarão com a equipe do projeto e os consultores.
  • Projeto - Você precisa implementar as melhores práticas para gerenciamento de projetos: definir o plano de trabalho, esclarecer as funções e responsabilidades e estabelecer uma governança clara.
  • Mudar - Sempre óbvio, mas geralmente esquecido, o gerenciamento de mudanças é um fator chave de sucesso para projetos de consultoria. Antecipe a resistência à mudança nas equipes impactadas pelo projeto para definir estratégias para enfrentar cada situação.

Monitore o desempenho

Não espere até o final do projeto para avaliar o desempenho e compartilhar seus resultados com os consultores. As razões para o baixo desempenho podem ser múltiplas e simultâneas. Por exemplo, pode vir da Empresa de Consultoria (capacidades, habilidades, experiência, pessoal, ...) ou de suas próprias equipes (baixa prioridade, pessoal, ...).

Em qualquer caso, o melhor é sentar-se com a Empresa de Consultoria para entender o problema e encontrar soluções juntos.

Gerenciar o contrato

Quando você está trabalhando com consultores externos, também deve gerenciar o relacionamento. Primeiro, você terá que rastrear as mudanças no projeto que podem afetar o escopo, a equipe, o cronograma ou eventos imprevistos. Quando essas mudanças são substanciais, você deve considerar emendar o contrato. Em qualquer caso, mantenha um registro das alterações nas atas dos Comitês de Coordenação.

Para projetos muito grandes, você deve considerar a organização de uma revisão formal no meio do projeto. Você pode cobrir tanto as mudanças na declaração de trabalho quanto a qualidade do resultado. Isso não deve impedi-lo de verificar regularmente com a Empresa de Consultoria para antecipar possíveis deslizes no escopo e cronograma do projeto e permitir que seu fornecedor conserte o problema.

Considere a consultoria como seu parceiro com um objetivo comum: o sucesso do seu projeto. Seja inflexível quanto à qualidade dos resultados. Dê-lhes feedback sobre seu desempenho e visibilidade nos pagamentos.

Encerre o projeto

Antecipe para quando o Consultor partir

Talvez você tenha preparado a transição desde o início (em outras palavras, a RFP) e incluído o plano de transição e check-ins regulares nas entregas. No entanto, se esse não for o caso, prepare-se para quando o Consultor sair.

Depois de decidir quais recomendações você levará em consideração, você deve organizar como agir em relação a elas. Você também deve considerar a transferência de conhecimento, especialmente se o projeto implementou uma nova organização ou tecnologia. E você deve definir este plano com o Consultor em mãos.

Elabora a avaliação de desempenho da Consultoria, reunindo as informações coletadas durante o projeto.

Não hesite em rescindir o contrato.

Às vezes, os projetos de consultoria precisam ser fechados antes do esperado. Muitas mudanças podem acontecer entre o momento em que você decide trabalhar com os consultores e o final dos projetos de consultoria.

O contexto pode mudar para a equipe de gerenciamento. Se for esse o caso, continuar o projeto como está pode ser apenas uma perda de energia e dinheiro. Sempre encontre maneiras de adaptar o escopo às suas necessidades. E interrompa o contrato se for necessário e se as consequências forem aceitáveis.

Feche o projeto de forma limpa.

Seja qual for o motivo para encerrar o projeto antes do tempo, não se precipite. Reserve um tempo para analisar o impacto da rescisão e a probabilidade de sucesso de outro projeto de consultoria. Prepare também a comunicação para suas equipes envolvidas no projeto.

Nesse ponto, você deve ter pago o prestador de consultoria com base na entrega e provisionado o orçamento até o final do projeto.

Mantenha as últimas notas fiscais em sua mesa até ter certeza de que o projeto foi entregue na íntegra. Isso lhe dará força suficiente para voltar e terminar o projeto.

Quando você achar que o projeto está encerrado e as faturas aprovadas para pagamento, você pode reservar um tempo para relatar os consultores sobre seu desempenho no projeto.

Gerenciar o relacionamento

A intimidade entre uma Consultoria e seus clientes pode facilitar e agilizar projetos. Quando você trabalha regularmente com um Consultor, ele é “plug-and-play”: ele conhece seu negócio e sua indústria.

Construa a confiança

Organize reuniões regulares com seus fornecedores estratégicos e preferenciais para mantê-los informados e comunicar os resultados das avaliações de desempenho. E dê feedbacks que sejam positivos e construtivos quando eles vão bem ou negativos se as coisas não saírem como o esperado durante um projeto.

Se você não está satisfeito com a consultoria, não hesite em mudá-la. Às vezes, trabalhar por um longo tempo juntos pode ser contraproducente se não houver confiança ou abertura sobre o que está dando errado ou certo nos projetos.

Confiança e transparência não são tópicos fáceis entre duas empresas que precisam fazer negócios, mas devem vir naturalmente quando as pessoas se respeitam. E às vezes, apenas um desses aspectos trará seu relacionamento de volta aos trilhos!

Como comprar serviços de consultoria como um profissional: o guia definitivo (2021)

Alavancar o gerenciamento de categorias

Quando você compra um grande volume de serviços de consultoria, a implementação do Gerenciamento de categorias para a categoria de consultoria pode gerar economias significativas e aumentar o retorno do investimento de seus projetos de consultoria.

Isso implica uma estreita colaboração multifuncional para todas as categorias, o que pode ser desafiador em uma grande organização.

Os serviços de consultoria exigem uma abordagem ainda mais colaborativa e flexível para o gerenciamento de categorias, uma vez que a tomada de decisões e o conhecimento estão apenas nas mãos do patrocinador e do líder do projeto.

Use as sugestões de seus consultores.

Depois de passar muito tempo trabalhando em projetos com você, as consultorias começam a adquirir um bom grau de familiaridade com o seu Negócio. Eles adorariam nada mais do que ter outro projeto com você (a menos que você tenha sido um cliente doloroso, mas isso é outra história).

Peça feedback a seus consultores sobre sua empresa e o que fariam se estivessem em seu lugar. Você ficará surpreso com o poder desta pergunta simples. Ao fazer isso, você geralmente obterá um feedback honesto em tempo recorde sobre suas operações, em comparação com o estado do setor ou a mais recente liderança inovadora.

8. Como avaliar a qualidade de um consultor

O desempenho dos Serviços de Consultoria vale a pena medir? Muitas firmas de consultoria dirão que, enquanto os clientes continuarem comprando, não há necessidade de analisar mais a fundo o desempenho. É assim mesmo?

Na maioria das categorias de compras, o recebimento e a inspeção das mercadorias compradas são etapas importantes do processo. Quando o produto estiver danificado ou não estiver em conformidade com os requisitos, ele será rejeitado. Quando o produto é compatível, mas não satisfaz, o contrato do fornecedor não será renovado. Quando um fornecedor está sujeito a várias reivindicações, ele será removido do painel. É a pena máxima na Indústria Automotiva, por exemplo.

Surpreendentemente, apesar dos valores expressivos em jogo, 57 % das empresas não possuem um sistema sistemático de Avaliação de Desempenho para a Categoria Consultoria. E como o filho do sapateiro geralmente tem os piores sapatos, mesmo as empresas de consultoria não têm necessariamente um sistema robusto para medir a satisfação do cliente. Eles perceberam que o cliente estava insatisfeito quando a conta foi perdida. Uma medida bastante precisa de satisfação, mas talvez possamos fazer melhor.

Se você não pode medir, você não pode melhorar.

As empresas de consultoria buscam feedback para se engajar em um processo de melhoria contínua e monitorar o relacionamento com seus clientes. E seus clientes esperam que eles os ouçam e melhorem suas formas de trabalhar. Então, por que essas conversas não estão acontecendo?

Os executivos costumam ver os Serviços de Consultoria como uma caixa preta. Serviços intangíveis, como consultoria, são difíceis de manusear e a medição pode ser complicada. Parece impossível traduzir impacto ou confiança em métricas. Mas as empresas sabem por experiência própria que mesmo objetivos intangíveis podem ser medidos. Desde que Peter Drucker popularizou a gestão por objetivos nos anos 50, ela se tornou um padrão na Administração Geral. Os objetivos SMART [1] são usados em todas as áreas para ajudar os funcionários a ter uma compreensão clara de suas funções e responsabilidades.

O mesmo se aplica aos Serviços de Consultoria. Ao contratar uma empresa de consultoria, você tem algumas expectativas, como a qualidade dos resultados, a capacidade de entender seu negócio, construir a confiança com as partes interessadas, etc.

Por que não medir o cumprimento desses objetivos?

Sem dados, você é apenas mais uma pessoa com uma opinião.

Consultores são reis na construção de painéis elaborados, KPIs e sistemas de gerenciamento para rastrear o desempenho das melhorias. Mas, estranhamente, eles raramente provam seu próprio remédio. Como resultado, a consultoria de gestão permanece um negócio informal ao medir e provar seu próprio impacto.

Implementar uma Avaliação de Desempenho sistemática específica para Serviços de Consultoria é a base do gerenciamento da Categoria de Consultoria. Os benefícios podem ser vistos em diferentes horizontes de tempo.

Curto prazo

O início da implementação pode ser rochoso. No entanto, estar atento ao feedback dos principais departamentos ou linhas de negócios usando consultoria pode ajudar a aquisição a identificar a Empresa de Consultoria com problemas de desempenho e reunir as informações necessárias para construir o plano de melhoria certo.

Termo médio

O rastreamento longitudinal do desempenho de seus fornecedores é a única maneira objetiva de monitorar os fornecedores, avaliar seu desempenho e identificar os de alto e baixo desempenho: dois elementos essenciais para manter uma Lista de Fornecedores Preferidos fluida. Essa análise também o ajudará a identificar recursos com desempenho insuficiente. Na verdade, você pode estar muito bem equipado em marketing e lutar na frente da inovação.

Longo prazo

O objetivo de alinhar seus gastos com consultoria com sua estratégia é maximizar o valor pelo dinheiro. A avaliação de desempenho anual do impacto de seus Projetos de consultoria ajudará você a validar suas decisões e garantir que o dinheiro tenha sido bem gasto com o impacto esperado.

Não se esqueça de que você pode avaliar o desempenho em todas as etapas de uma Atribuição de Consultoria. Avaliações de meio de projeto são uma prática saudável em projetos muito grandes. Caso contrário, a análise post-mortem pode muito bem ser nomeada apropriadamente.

O que você precisa medir?

Você já construiu ou usou um Sistema de Avaliação de Desempenho antes. Não é ciência de foguetes. Lembre-se de algumas dicas de bom senso:

Identifique o que é importante para você.

O objetivo de um sistema de avaliação é garantir que as empresas de consultoria estão entregando de acordo com suas expectativas. Mas quais são suas expectativas? Quais são os principais fatores de sucesso para um projeto de consultoria? É a qualidade da entrega? A expertise da equipe? O impacto causado?

Consistência é a chave.

Você pode decidir ter uma avaliação específica para cada projeto com base nas principais entregas. No entanto, se você deseja alavancar o benchmarking, você deve encontrar a granularidade certa para construir uma avaliação padronizada. Além disso, você precisa usá-lo de forma sistemática para criar relevância estatística. Você também pode usar terceiros na medição de desempenho.

Como comprar serviços de consultoria como um profissional: o guia definitivo (2021)

Pense humano.

Não se esqueça que o impulsionador do sucesso de um Projeto de Consultoria é muitas vezes o Parceiro ou o Gerente de Projeto responsável. Seu conhecimento, experiência e comportamento são o que você está avaliando para o seu projeto. Você pode decidir avaliar o desempenho de cada Consultor da equipe - bastante demorado, com pouco impacto para você - até o desempenho de uma empresa como um todo no projeto - o que pode fazer sentido para uma pequena empresa de consultoria, mas é mais questionável para um grande 4.

Não se esqueça do componente de comportamento.

Quando você estiver construindo seu questionário, não se esqueça de incluir os aspectos soft de um Projeto de Consultoria. A capacidade de construir confiança, criar adesão ou transferir conhecimento, por exemplo, são coisas que você pode querer examinar dependendo do propósito do projeto.

Peça feedback

Não hesite em pedir feedback sobre como o projeto se desenrolou e o que sua empresa poderia ter feito melhor. Algumas empresas são muito perspicazes ao expressar suas necessidades, mas não conseguem alcançar o alinhamento interno. Alguns outros podem ter dificuldade em formular o que desejam ou definir requisitos irrealistas (em termos de tempo ou orçamento). Capturar esse feedback o ajudará a aumentar progressivamente sua capacidade de usar e gerenciar consultores.

Certifique-se de que o sistema irá aderir.

Um dos principais fatores de sucesso é a continuidade ao longo do tempo. Se você começar a medir o desempenho, mas parar depois de alguns meses ou medir o desempenho de forma aleatória, não será fácil convencer seus fornecedores da seriedade do esforço. Portanto, a medida de desempenho deve se tornar parte de seus processos de aquisição até o pagamento (P2P) para evitar essa situação infeliz.

A distribuição da pesquisa de medição de desempenho pode ser automatizada como parte do fluxo de trabalho ao abrir um novo projeto e deve ser obrigatória antes do encerramento oficial do projeto. Além disso, pode ser vinculado como uma etapa obrigatória antes de proceder com o último pagamento do fornecedor.

Como comprar serviços de consultoria como um profissional: o guia definitivo (2021)

Da mesma forma que você provavelmente está fazendo avaliações de desempenho com seus colegas de equipe todos os anos, você pode começar a marcar algumas datas em sua agenda para discutir com seus fornecedores principais sobre o desempenho nos últimos projetos. Essa conversa, mais ampla do que o projeto único, terá como foco o desempenho geral e será o ponto de partida do plano de melhoria.

Um plano de melhoria com seus provedores de consultoria pode assumir várias formas. Dependendo da situação, ele pode estar vinculado a:

  • pessoal (em outras palavras, deslocar indivíduos de baixo desempenho ou aqueles com o menor ajuste à cultura de sua empresa),
  • movimentos de entrada e saída de projetos (pessoal evoluindo com muita frequência, caça furtiva de colaboradores, ...),
  • desempenho percebido ou problemas de impacto (desconexão entre custos e impacto real), falta de experiência em um determinado assunto,
  • Respeito pelos processos e políticas da empresa ou termos comerciais (diárias, descontos, ...).

Você pode acompanhar o plano de ação na frequência mais adequada. Trimestral é o ritmo mais habitual.

Para construir suporte em sua organização e ser mais específico nas ações de melhoria, uma ótima maneira de proceder é criando uma rede interna de especialistas. Eles podem ser especialistas funcionais ou ex-consultores. Eles podem ajudá-lo a revisar os resultados dos principais projetos, o feedback sobre as várias empresas e criar planos de melhoria mais específicos para a experiência de cada empresa de consultoria. Eles também podem ajudá-lo a identificar, por meio de sua rede pessoal, empresas de consultoria alternativas que não estavam inicialmente em sua tela de radar. Finalmente, a cereja do bolo, você pode ficar tentado a pedir a opinião de seus especialistas no futuro, ao trabalhar em uma RFP específica.

Por último, mas não menos importante, o exercício também deve gerar valor para as partes interessadas internas, pois elas terão que gastar algum tempo preenchendo as pesquisas. Portanto, pelo menos uma vez por ano, planeje um debriefing com eles sobre o desempenho dos principais fornecedores do painel. Aproveite esta reunião para discutir quais serão as necessidades futuras e para identificar as mudanças a serem trazidas ao painel. Além disso, mantenha os stakeholders informados sobre o plano de ação com as consultorias e abra uma linha de comunicação para receber feedback direto que complementará as pesquisas.

Construir uma medida apropriada do desempenho é o primeiro passo para criar valor por meio de consultoria e assumir o controle da categoria de consultoria, enquanto mantém a tomada de decisões e o feedback nas mãos dos patrocinadores do projeto.

Participe de discussões com seus provedores de consultoria para entender que feedback eles esperam de você e abra a porta para feedback em troca. Você compraria novamente deles? Você recomendaria sua empresa? Sua pontuação líquida de promotor é muito importante para eles - um bom motivo para agir de acordo com o feedback.

Reflexões finais

Como você pode ver, os serviços de consultoria podem agregar muito valor à sua organização. O consultor certo o ajudará a obter o máximo do seu tempo e dinheiro, ao mesmo tempo em que cria soluções eficazes para os objetivos da sua empresa. Existem muitos tipos diferentes de consultores, e o valor que eles agregam varia de acordo com suas habilidades e experiência. Encontrar a consultoria certa requer algumas pesquisas para ter certeza de que as habilidades da empresa correspondem às suas necessidades.

E embora o processo de seleção possa parecer uma tarefa difícil à primeira vista, temos todas as informações de que você precisa compiladas em um só lugar para que seja mais fácil do que nunca! Se isso soa muito para você - ou se houver qualquer outra dúvida sobre como contratar ou trabalhar com especialistas - você deve entrar em contato conosco hoje. Somos especialistas em encontrar os consultores certos que proporcionam impacto vez após vez - basta perguntar aos nossos clientes!

Helene Laffitte

Hélène Laffitte é CEO da Consulting Quest, uma plataforma global de consultoria focada em performance. Com uma combinação de experiência em Procurement e Consultoria, Hélène é apaixonada por ajudar empresas a criar mais valor por meio de Consultoria. Para saber mais, visite o blog ou entre em contato diretamente com ela.

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