Une méthode à l'épreuve du feu pour évaluer les propositions de consultation écrites

15 septembre 2018

C'est ça un bon vendeur. Vous faire acheter ce qu'il veut vendre. - James Joyce

En bref

Une fois que vous avez reçu les propositions, prenez le temps de les revoir avec les autres parties prenantes. Gardez toujours votre objectif en tête : maximiser les chances de réussite de votre projet. Vous avez besoin que les candidats soumettent leurs meilleures propositions, et pour cela, ils doivent très bien comprendre le problème.
Nivelez le terrain pour que toutes les entreprises aient une chance équitable dans la compétition. C'est dans votre intérêt. N'hésitez pas à expliquer longuement le parcours de votre entreprise, le contexte de la mission et à prendre le temps de répondre aux questions.

Votre processus d'appel d'offres a attiré un grand nombre de propositions. Une fois que l'exaltation s'estompe, vous vous retrouvez face à la tâche ardue de sélectionner la proposition gagnante.

Ne vous contentez pas de plonger dedans. Ne perdez jamais de vue l'idée qu'il ne s'agit pas seulement de faire un achat, mais de résoudre un problème pour votre entreprise. C'est pourquoi cette tâche exige d'employer un processus infaillible qui marie alignement et inspiration.

Dans cet article, nous verrons comment évaluer la qualité d'une proposition en vue d'identifier la meilleure solution pour les besoins de votre entreprise.

Attention : cet article peut aller à l'encontre de l'approche classique pour l'évaluation des appel d'offres.

Filtrez les gagnants potentiels, en mettant de côté le reste.

Considérez le processus comme un entonnoir dans lequel vous déversez toutes les propositions.

  • À l'extrémité étroite se déposeront uniquement ces propositions qui, même à première vue, font battre votre cœur. A minima, elles répondent à chacun des critères de votre RFP. De plus, elles ont atterri dans votre boîte de réception à temps, sont bien organisées et semblent prometteuses.
  • Un peu plus haut dans l'entonnoir se trouvent les propositions qui sont légèrement décalées mais toujours réalisables. Peut-être sont-elles arrivés légèrement en retard avec une bonne justification ou ont-elles raté une étape sans conséquence, mais certainess semblent prometteuses. Vous voulez éviter d'éliminer un diamant potentiel trop tôt dans le processus.

À ce stade, votre impulsion sera de déchiqueter le reste. Étouffez cette impulsion.

Oui, tout ce qui se trouve en haut de l'entonnoir doit être mis de côté pour l'instant, mais gardez à l'esprit ces deux mises en garde :

  • Ne négligez pas ou ne rejetez pas trop rapidement une proposition d'un consultant avec des idées excellentes mais des compétences en rédaction de propositions limitées. Il existe peut-être un moyen de faire en sorte que ces idées devienne partie intégrante de votre solution.
  • Veillez à ne pas briser les ponts lorsque vous envoyez votre réponse à des consultants dont les propositions sont rejetées, quelle que soit la façon dont vous voyez leur proposition actuelle. Voici pourquoi : dans un environnement de changement rapide, ces consultants peuvent devenir d'excellents partenaires à l'avenir. De plus, les besoins de votre entreprise peuvent évoluer au point où vous pourriez vous rendre compte qu'une de ces propositions rejetées finalement serait une bonne solution.

Rassemblez une équipe d'évaluateurs.

Une méthode à l'épreuve du feu pour évaluer les propositions de consultation écrites

D'accord, vous avez maintenant en main les propositions qui, à première vue, répondent à vos critères d'éligibilité et à vos autres critères de base. Il est temps de devenir sérieux et de choisir votre équipe d'évaluation.

Qui pourrait faire partie de votre équipe d'examinateurs ? Professionnels des achats, bien sûr. Peut-être un cadre supérieur ou deux, selon le type de solution que vous recherchez.

  • Envisagez d'inclure les clients finaux, le cas échéant. L'une des caractéristiques des entreprises innovantes est qu'elles considèrent les utilisateurs finaux et les clients comme des partenaires plutôt que comme des consommateurs d'un nouveau produit ou service.
  • Recherche de l'avis d'un panel diversifié de parties prenantes permet de s'assurer que le processus d'évaluation est perçu comme équitable et est plus susceptible de déboucher sur la sélection de la meilleure proposition pour les besoins de votre entreprise. Ces deux éléments sont essentiels pour mettre en œuvre avec succès la nouvelle idée ou le nouveau projet.

Si votre équipe manque d'une expérience approfondie dans le domaine des processus d'achats, envisagez d'inclure un consultant qualifié et expérimenté dans l'équipe pour vous aider à créer un processus conçu pour fournir la meilleure solution pour votre entreprise.

Revoyez tous les critères : la forêt et les arbres.

 

Gardez à l'esprit que certaines personnes de votre équipe d'examen seront habituées à voir la situation dans son ensemble – la forêt – tandis que d'autres se concentreront sur les détails – les arbres. Avoir les deux types dans votre équipe est un avantage.

Commencez par ces rappels :

  • Les objectifs de votre projet auxquels toute proposition gagnante doit correspondre.
  • Votre culture d'entreprise et le type de partenaire ou de fournisseur qui pourrait compléter cette culture et être la bonne personne.
  • L'approche retenue renforce et soutient la finalité globale du projet, en tant que telle, selon le contexte :
    • Recherchez une approche entrepreneuriale et une idée qui peuvent servir d'étincelle pour l'entreprise.
    • Recherchez une approche innovante, originale, révolutionnaire ou transformationnelle, et un concept que votre entreprise peut exploiter.
    • Soyez à la recherche d'une solution particulièrement intelligente utilisant des technologies de pointe et une réflexion hors des sentiers battus.
    • … Ou rechercher une approche éprouvée et fiable

Demandez à l'équipe d'examiner les solutions proposées en termes de résolution de problèmes, de clarté, de cohérence interne et de facilité de mise en œuvre, ainsi que des approches originales.

Ensuite, passez aux standards:

  • Admissibilité

  • Éthique et conflits d'intérêts potentiels
  • Transparence du contenu de la proposition
  • La proposition satisfait ou dépasse tous ou presque tous les critères de l'appel d'offres
  • Facilité de mise en œuvre et adhésion future
  • Dans quelle mesure le consultant a-t-il recherché les besoins de votre entreprise ?
  • Qualité et expertise de l'équipe qui réalisera le travail
  • Comment le prix de la proposition s'aligne-t-il sur votre budget ?

Un bon exercice de team building avec la notation/la pondération/le classement.

Une méthode à l'épreuve du feu pour évaluer les propositions de consultation écrites

Au premier tour, optez pour des scores individuels basés sur une matrice. Donnez un poids à chaque critère de notation.

Étant donné que nous limitons notre discussion à la qualité de la proposition, la pondération peut ressembler à ceci, en fonction de vos besoins actuels :

  • Répond aux exigences fonctionnelles – 30%
  • Est en harmonie avec la culture de l'entreprise – 15%
  • Pensée inspirante et originale – 15%
  • Expertise de l'équipe – 10%
  • Qualité de la proposition écrite et clarté des livrables – 10%
  • Prix 20%

Ensuite, rassemblez l'équipe pour établir un score de consensus. Pourquoi? L'achat de services de conseil est l'un des leviers clefs permettant à vptre entreprise d'augmenter son retour sur investissement et de conserver son avantage concurrentiel. Le processus d'achat est simple

ment trop important pour être laissé à une moyenne plate des notes des évaluateurs.

Que gagne t'on à utiliser un score consensuel ?

  • Creuser les raisons derrière un nombre aberrant permettra par exemple d'identifier si un évaluateur a eu une expérience passée qui a influencé sa notation. Une expérience d'apprentissage clé!
  • D'un autre côté, peut-être qu'un examinateur utilise la notation pour faire avancer son agenda personnel, une démarche qui peut être révélée dans la recherche d'un consensus.
  • Enfin, un score de consensus est plus susceptible d'être perçu comme juste que ce soit du côté des différents consultants potentiels, ou de celui de vos collègues et utilisateurs finaux.

Tout cela donne l'impression que c'est plus de travail qu'une simple matrice de critères X et de réponses Y, et c'est le cas. Mais le résultat en vaudra la peine : une solution viable qui aidera à conserver l'avantage concurrentiel de votre entreprise.

Enfin, si aucune des propositions ne correspond ni à vos besoins ni à votre budget, n'hésitez pas à avoir un deuxième tour de discussion avec les entreprises présélectionnées. Mieux les consultants comprendront vos besoins, mieux ils seront en mesure d'adapter la solution (portée, calendrier, taille de l'équipe) pour répondre à vos besoins.

Hélène Laffitte

Hélène Laffitte est PDG de Consulting Quest, leader mondial des achats de conseil. Avec des années d'experience, en achats et en conseil, sa passion est d'aider les entreprises à créer plus de valeur grâce au conseil. Pour en savoir plus, visitez le blog ou contactez-la directement.

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