Diagnostiquer la maturité de vos achats de conseil

24 juin 2021

"Nous sommes ce que nous faisons à plusieurs reprises. L'excellence n'est donc pas un acte, mais une habitude. – Aristote

Vos dépenses de conseil sont-elles alignées sur votre stratégie ? Vos équipes ont-elles une compréhension approfondie du marché du conseil, notamment des tendances et des références tarifaires ? Avez-vous mis en place une gestion dynamique de votre panel de consultants ? Utilisez-vous la gestion de la demande pour contrôler vos dépenses de conseil ? Les réponses à ces questions vous aideront à évaluer la maturité de votre capacité de sourcing de conseil.

Diagnostiquer la maturité de vos achats de conseil

Les organisations d'achats de conseil doivent viser à atteindre un niveau de maturité élevé, où l'équipe utilise les meilleures pratiques et apporte des gains d'efficacité significatifs pour le groupe Achats et l'entreprise dans son ensemble. Mais avant qu'une organisation puisse tracer son chemin vers l'excellence, elle doit d'abord évaluer où elle se situe aujourd'hui sur la grille de maturité.

Comprendre le point de départ de votre parcours d'achats de conseil est sans doute aussi important que de définir votre but final.

Une grille de maturité pour comprendre votre point de départ

L'objectif de la grille de maturité des achats de conseil est d'aider les organisations à comprendre où elles en sont aujourd'hui, où elles devraient être à l'avenir, l'intérêt de le faire et comment y parvenir. Les organisations se classent généralement dans l'un des quatre niveaux lorsqu'il s'agit d'obtenir des services de conseil.

Maturité opérationnelle

Une organisation opérationnelle n'a pas mis en place de processus spécifiques pour les prestations de conseil. Le plus souvent, les dépenses de conseil sont entièrement décentralisées et les équipes opérationnelles gèrent le sourcing. En conséquence, l'organisation a une visibilité partielle sur les dépenses de conseil et n'utilise pas de tableau de bord ou d'outil de suivi des dépenses pour le conseil.

Le groupe d'approvisionnement est impliqué à la dernière étape du processus, voire pas du tout. Les équipes ont une connaissance limitée du marché du conseil, souvent tournée vers les acteurs locaux.

La sélection du fournisseur est basée sur des relations interpersonnelles et le fournisseur définit les termes et conditions.

La catégorie conseil n'est pas gérée et le potentiel d'économies et d'amélioration est important.

Maturité standard

Diagnostiquer la maturité de vos achats de conseilUne organisation standard a commencé à mettre en place des processus pour gérer le grand projet de conseil. Les dépenses globales de conseil sont vérifiées régulièrement avec un tableau de bord de base dans une feuille de calcul. La gestion de la demande est mise en œuvre pour les projets dépassant un certain seuil. Il y a un responsable de l'approvisionnement conseil défini, et l'approvisionnement est impliqué dans les achats importants.

Même si elles ont une connaissance limitée du marché du conseil, les équipes peuvent organiser des appels d'offres en 50% des projets et exiger des références lors du processus d'appel d'offres.

Ils ont mis en place une NDA systématique au stade de l'appel d'offres et défini un modèle contractuel de base pour les achats de conseil. Ils effectuent un débriefing post-projet avec le fournisseur pour gérer la relation.

L'organisation voit la valeur de la gestion de l'approvisionnement en conseil. L'écart de valeur stratégique commence à se combler à mesure que les capacités de conseil en approvisionnement commencent à augmenter. Les équipes développent une compréhension de la spécificité du marché du conseil. La valeur critique ici réside dans le fait de savoir que les choses peuvent être améliorées.

Maturité de premier plan

L'organisation leader a mis en place une solide gestion par catégorie pour les services de conseil. Pour les projets complexes, les parties prenantes sont réunies pour assurer l'alignement et l'adhésion. Il y a une équipe d'approvisionnement de conseil dédiée avec une connaissance de base du marché pour soutenir l'approvisionnement et les négociations. L'approvisionnement est impliqué dans la plupart des achats.

La plupart des fournisseurs sont sélectionnés par appel d'offres avec présentation systématique des offres les plus prometteuses et vérification des références. L'équipe d'achat conseil utilise des contrats-cadres pour les principaux fournisseurs.

L'organisation a mis en place des processus de sourcing par nature de projets et une gestion systématique de la demande. Une liste de fournisseurs préférés est disponible pour les principales capacités.

L'équipe achats a développé un système de gestion de la performance incluant un contrôle intermédiaire du projet pour assurer l'alignement et la gestion des changements contractuels et une évaluation avancée de la performance post-affectation (expertise, posture, ROI, etc.).

L'organisation a mis en place des workflows automatisés pour l'approbation, l'évaluation des performances, le tableau de bord automatisé et le suivi des dépenses.

L'organisation est à un pas d'avoir une capacité d'approvisionnement en conseil pleinement mature. Le cadre stratégique pour y parvenir est complet et l'organisation est prête à commencer la mise en œuvre du niveau suivant.

Maturité de premier ordre

Une organisation de premier ordre a développé une capacité d'approvisionnement en conseil à pleine maturité. Les dépenses de conseil et la stratégie d'approvisionnement en conseil sont alignées sur les priorités stratégiques de l'organisation. L'approvisionnement est reconnu comme un partenaire commercial à part entière pour la catégorie conseil.

Les équipes effectuent des évaluations systématiques de fabrication ou d'achat et la dotation en personnel pour assurer l'alignement avec la stratégie et garder les dépenses sous contrôle. Ils ont une approche collaborative de l'approvisionnement en conseil.

Les équipes ont maintenant une compréhension avancée du marché, y compris les alternatives, les frais de référence et les nouveaux entrants. Ils mettent en œuvre une structure tarifaire sophistiquée (permettant flexibilité et incitations) et des contrats-cadres.

Ils gèrent la performance de leurs fournisseurs par le biais d'examens de performance systématiques et de plans d'amélioration continue avec des partenaires à long terme.

Ils utilisent une mesure de performance tierce et une vérification des références pour augmenter l'objectivité et tirer parti de l'analyse comparative. Ils ont mis en place des plans d'amélioration continue avec leurs partenaires de long terme.

Ils gèrent les dépenses finales et maintiennent une liste dynamique de fournisseurs préférés anticipant les besoins futurs de l'organisation.

Ils ont adopté des solutions spécifiques à chaque catégorie et développé des directives d'approvisionnement en fonction de la nature des projets pour tirer parti des modèles d'innovation. Ils s'appuient sur des réseaux d'experts et des places de marché de conseil pour gérer des micro-projets.

La capacité de sourcing conseil est désormais au plus haut niveau de maturité. L'organisation voit maintenant les avantages les plus significatifs de la gestion de la catégorie conseil. Le ROI du projet et la satisfaction interne ont augmenté. L'équipe achats est désormais considérée comme un partenaire stratégique de la catégorie et les dépenses de conseil sont maîtrisées.

Diagnostiquer la maturité de vos achats de conseil

Que devriez-vous regarder?

La grille de maturité aborde quatre domaines essentiels en achats de conseil :

  • Stratégie, gouvernance et organisation
  • Processus d'achats
  • Facilitateurs (manuels, directives et systèmes)
  • Gestion de la catégorie

Répondez aux questions suivantes pour commencer :

  • Avez-vous une équipe d'achats ou une personne s'occupant du conseil ?
  • L'approvisionnement est-il impliqué dans le processus d'achats de conseil?
  • Comment organisez-vous les concours entre prestataires pour vos projets ?
  • Avez-vous systématiquement des accords de confidentialité ?
  • Gérez-vous plusieurs prestataires ?
  • Comment mesurez-vous la performance de vos prestataires de conseil ?
  • Envisagez-vous des structures tarifaires différentes pour vos projets ?
  • Vos dépenses de conseil sont-elles alignées avec votre stratégie ?
  • Avez-vous une stratégie pour décider si vous devez acheter ou faire vous même ?

Définissez où vous voulez aller

Pour les grandes entreprises, le niveau de maturité le plus élevé devrait être la fin du parcours de transformation. Ils sont déjà familiarisés avec l'approvisionnement stratégique, la gestion de la demande et la gestion des catégories. Ils dépensent des centaines de millions de dollars chaque année sur des projets de conseil et peuvent réaliser des économies significatives et améliorer la qualité en mettant en œuvre les meilleures pratiques d'approvisionnement en conseil.

Les entreprises de taille moyenne, dépensant environ $5M à $30M en conseil chaque année, devraient viser quelque part entre les niveaux de maturité les plus avancés et les meilleurs de leur catégorie ou s'appuyer sur des services tiers pour faire un effort supplémentaire.

Pour les petites entreprises dépensant moins de $5M par an, le premier niveau de maturité est un bon début. Si l'entreprise n'a pas encore mis en place la gestion des catégories, la catégorie conseil peut être intégrée dans un projet plus ambitieux sur l'ensemble du périmètre achats.

La maturité des achats de conseil doit être mise en perspective avec la maturité globale de l'organisation des achats, y compris les personnes, et les systèmes en particulier, dans l'équation. La catégorie de consultation est une catégorie spécifique au sein de l'approvisionnement indirect. Toutes les améliorations apportées à la capacité d'achat dans son ensemble ne peuvent profiter qu'à la catégorie conseil.

Le conseil est très souvent l'une des catégories d'achats indirects les plus importantes. Reste que ses spécificités, liées à la diversité et à la complexité du marché du conseil ainsi qu'à l'intangibilité des prestations délivrées, en font aussi le plus sous-géré.

Construire un achat de conseil mature peut profiter à votre organisation d'approvisionnement en optimisant les dépenses et en réalisant des économies importantes sur vos OPEX. Néanmoins, cela peut également renforcer votre position à la table de niveau C en aidant les chefs d'entreprise à créer plus de valeur grâce au conseil.

Où commencer?

Comme toute initiative de transformation, le parcours pour construire une capacité d'approvisionnement mature commence par la mobilisation de l'organisation.

Maîtriser la catégorie et son économie

Comprendre le marché de l'offre est essentiel pour faire les meilleurs achats. Et le conseil ne fait pas exception.

Le marché du conseil est un terrain de jeu vaste et dynamique pour des milliers de cabinets de conseil à travers le monde. Il existe de nombreuses façons de l'examiner, à commencer par l'approche la plus courante : les capacités et l'expérience de l'industrie. N'oublions pas la composante humaine, particulièrement importante dans le conseil. Identifier le profil ADN d'un cabinet de conseil donné vous aidera à comprendre quels types de projets ils peuvent réaliser avec vous.

Un autre élément clé pour comprendre la catégorie est la tarification. Les consultants utilisent plusieurs structures de frais telles que des frais fixes, des frais horaires ou des frais basés sur les performances. Lorsqu'ils estiment le prix du projet, ils commencent toujours par la durée et la composition de l'équipe. Mais d'autres paramètres sont souvent ignorés, comme le secteur dans lequel vous évoluez et les menues dépenses.

Mettre en place les bases organisationnelles

Les cadres adorent détester les consultants, la plupart du temps parce qu'ils ne voient pas la valeur que les consultants apportent à leur organisation. Lorsque vous travaillez avec des consultants, vous devez aider votre direction à comprendre ce qu'elle retire de la consultation et à l'utiliser à l'avantage de votre organisation.

Lorsque vos équipes sont prêtes à adopter le conseil, vous devez définir les bons processus. Plusieurs processus sont impliqués lorsque l'on travaille avec des consultants : prise de décision, sourcing et gestion de projet. La meilleure façon d'évaluer la performance de votre organisation et de vos prestataires est de mettre en place un système de mesure de la performance et de mettre en œuvre une gestion des catégories pour la catégorie conseil.

Vous avez maintenant les bases de base pour générer de la valeur, mais la partie la plus importante manque toujours : les gens. Il n'y a pas de configuration d'organisation de solution unique qui vous procurera tous les avantages, mais plutôt un ensemble d'options que vous devez explorer et évaluer pour trouver le meilleur compromis pour votre contexte spécifique.

Si vous avez choisi un concept organisationnel, vous devez recruter les bons talents et trouver les bonnes incitations pour concrétiser la priorité stratégique : la création de valeur. Le conseil en sourcing n'est pas un exercice facile. Vos équipes doivent offrir un mélange de compétences en matière de sourcing, de conseil, de gestion de projet et d'affaires.

La réussite de votre projet de conseil de sa conception à sa réception repose fortement sur la collaboration entre vos équipes. Une culture favorisant la gestion de projet et la collaboration ouvrira la voie au succès de vos projets de conseil.

Adopter un système de gestion de la performance

Les cabinets de conseil ont besoin de commentaires francs de la part de leurs clients. Ils veulent également surveiller leurs relations avec les clients. Certains cadres peuvent se sentir bouleversés lorsqu'on leur demande de mesurer la performance de services intangibles comme le conseil. En effet, il est parfois difficile de traduire les bénéfices du conseil en métriques. La mise en œuvre des objectifs SMART est le point de départ.

L'adoption d'un système de gestion des performances vous permettra non seulement d'évaluer les performances d'un projet donné, mais également de suivre les signaux faibles avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Les équipes d'approvisionnement utiliseront les résultats pour communiquer avec les fournisseurs, élaborer des plans d'amélioration et gérer la liste des fournisseurs avec une granularité fine. Enfin, ce sera un excellent moyen de confirmer que vous avez bien dépensé votre budget de conseil.

Voici quelques éléments de base lors de la création d'un système de gestion de la performance pour les services de conseil :

  • Le système doit mesurer les performances sur les dimensions critiques pour votre organisation.
  • La mesure doit être standardisée pour tirer parti de l'indice de référence
  • La performance doit être évaluée sur les aspects matériels et matériels
  • La mesure doit être faite à la bonne granularité (consultant, chef de projet, partenaire, cabinet de conseil, etc.)

Enfin, la continuité dans la mesure et la gestion de la performance est la clé pour débloquer tous les avantages à la fois pour votre organisation et vos fournisseurs.

Tirez le meilleur parti de votre système de gestion de catégories.

Le conseil est rarement géré comme une catégorie. Très peu d'organisations peuvent percevoir la particularité des services de conseil et mettre en place pour elles une gestion efficace des catégories. L'un des fondements de la gestion des catégories est de surveiller les dépenses, le marché et les performances de vos fournisseurs pour améliorer en permanence votre sourcing.

Vous ne devriez pas voir vos dépenses de conseil comme un compartiment indépendant. Si vous utilisez le conseil comme levier stratégique pour accélérer votre transformation, vous ressentirez immédiatement la nécessité d'élaborer une stratégie d'approvisionnement pour la catégorie. Plusieurs options peuvent être explorées en parallèle, comme la définition d'une stratégie de conseil ou la construction d'un processus d'achat spécifique.

Pour la plupart des projets, l'organisation d'une saine compétition entre les prestataires de conseil vous aidera à obtenir les meilleures propositions et à prendre une décision éclairée.

Parce que l'efficacité du conseil dépend fortement de la qualité de la relation entre vous et vos prestataires, vous devez investir du temps avec vos principaux prestataires de conseil pour les aider à améliorer leurs performances et accroître leur compréhension de votre entreprise.

Comme dans tout autre domaine, la capacité de consultation en matière d'approvisionnement se développe par étapes. Vous pouvez facilement évaluer la maturité de la capacité d'approvisionnement de votre organisation aujourd'hui et vous efforcer de l'améliorer. Atteindre un niveau plus élevé et le succès avec la capacité de conseil en approvisionnement est à la portée de toute organisation. Votre prochaine étape consiste à assurer l'alignement de vos dépenses de conseil avec votre stratégie.

5 plats à emporter pour les cadres occupés

  • Vous pouvez évaluer la maturité de votre capacité de sourcing de conseil et identifier votre niveau de maturité : opérationnel, standard, leader et meilleur de sa catégorie.
  • Pour atteindre les niveaux suivants, vous pouvez jouer avec quatre leviers : stratégie, processus, facilitateurs et gestion des catégories.
  • Commencez par mesurer où vous êtes et déterminez où vous voulez aller.
  • La mise en place d'un système de gestion de la performance durable est essentielle pour atteindre les plus hauts niveaux de maturité.
  • Comprendre et gérer la catégorie conseil vous permettra de débloquer de la valeur et des économies pour votre organisation.

 

 

Hélène Laffitte

Hélène Laffitte est PDG de Consulting Quest, leader mondial des achats de conseil. Avec des années d'experience, en achats et en conseil, sa passion est d'aider les entreprises à créer plus de valeur grâce au conseil. Pour en savoir plus, visitez le blog ou contactez-la directement.

Vous aimerez aussi …

analyse des dépenses de conseil
Analyse des dépenses de conseil – Analyse des performances

Analyse des dépenses de conseil – Analyse des performances

"L'objectif est de transformer les données en informations et les informations en informations." – Carly Fiorina Si vous lisez ceci, nous supposons que vous jouez avec l'idée d'améliorer vos achats de conseil. Pour lancer le voyage, quelle que soit la mesure dans laquelle vous souhaitez développer votre capacité d'approvisionnement en conseil, vous devez effectuer une dépense de conseil...

Appels d'offres pour le conseil
Comment rédiger de bons appels d'offres pour des services de conseil qui maximisent les chances de succès de vos projets

Comment rédiger de bons appels d'offres pour des services de conseil qui maximisent les chances de succès de vos projets

 Des choses étonnantes se produiront lorsque vous écouterez le consommateur. – Jonathan Midenhall, CMO d'Airbnb En bref La définition des besoins, également appelée Exigences, est la première et l'une des étapes les plus précieuses dans le processus d'achat de biens et services. Cependant, les exigences d'approvisionnement pour les biens sont principalement axées sur les spécifications...

Histoire du conseil
Histoire du conseil : les 8 étapes importantes qui ont façonné l'industrie [2021]

Histoire du conseil : les 8 étapes importantes qui ont façonné l'industrie [2021]

En bref L'histoire du conseil remonte à loin. En effet, le conseil a toujours existé. Nous pouvons retracer les conseillers jusqu'aux décideurs jusqu'à l'Antiquité. Marco Polo, Colbert et Hamilton sont en quelque sorte les premiers consultants. Mais le Conseil moderne est né en Europe à la fin du 19ème siècle lors de la deuxième révolution industrielle. Le...