Analyse des dépenses de conseil – Analyse des performances

22 juin 2021

« L'objectif est de transformer les données en informations et les informations en informations. » – Carly Fiorina

Analyse des dépenses de conseil - Analyse des performances

Si vous lisez ceci, nous supposons que vous jouez avec l'idée d'améliorer vos achats de conseil.

Pour lancer le voyage, quelle que soit la mesure dans laquelle vous souhaitez développer votre capacité d'approvisionnement en conseil, vous devez effectuer une analyse des dépenses de conseil et établir votre base de référence.

Ci-dessous, nous décrirons comment concevoir et mettre en œuvre un cadre fluide. Le « Consulting Performance Scanner » examine vos dépenses de conseil en fonction de trois dimensions :

  • Combien dépensez-vous, qui dépense et sur quoi ?
  • Comment les décisions concernant le conseil sont-elles prises de la création à la sélection ?
  • Quels bénéfices tirez-vous de vos projets et prestataires ?

L'objectif du scanner est de vous fournir des données structurées pour comprendre les tendances et les modèles de vos dépenses de conseil. Cela vous aidera à capturer des gains rapides, à obtenir l'adhésion de vos employés et à vous lancer dans un voyage autofinancé.

 

PRÉPARER LE DIAGNOSTIC

–       Aptitude: Vous devez classer les projets par capacité d'un point de vue de haut niveau (6-7 capacités différentes) à un point de vue très granulaire (plus de 150 capacités).

➢   Pour un premier diagnostic, nous recommandons de rester au premier niveau (voir Taxonomie des capacités)

–       Compagnie: Votre entreprise est organisée en divisions et unités commerciales. Pour la plupart des entreprises, plusieurs équipes s'occupent de l'approvisionnement des services de conseil. Comprendre les différentes pratiques et identifier les écarts sera certainement un apport précieux.

➢   Pour un premier diagnostic, nous vous recommandons de rester au niveau Division + Porteur de projet + Fonction.

–       Cabinet de conseil: Le conseil est un service intellectuel et très dépendant de la personne en charge du projet. Vous pouvez décider d'évaluer la performance au niveau de l'entreprise jusqu'au consultant individuel.

➢   Pour un premier diagnostic, nous vous recommandons de rester au niveau Entreprise ou Chef de Projet.

–       Période d'observation : Combien de temps devriez-vous revenir en arrière pour analyser vos dépenses ? Cela dépendra de combien vous achetez chaque année. Vous avez besoin de suffisamment de données pour prendre des décisions. Revenir en arrière de plus de deux ans peut être compliqué, cependant.

➢   Nous recommandons une analyse sur deux ans pour une dépense de conseil petite à moyenne et une analyse sur un an pour une dépense importante pour un premier diagnostic.

Combien vous dépensez, qui dépense et sur quoi

Vous aurez besoin des données normalisées de vos différentes business units pour avoir une analyse pertinente. Par ailleurs, à moins que vous ne disposiez déjà d'un ERP qui collecte les informations à la bonne granularité, vous souhaiterez peut-être définir quelques dimensions.

Nous vous recommandons de tirer parti de la structure de l'organisation pour comprendre qui dépense, identifier les comportements, établir une liste des capacités pertinentes pour votre entreprise et définir un seuil pour que les cabinets de conseil fassent partie de l'analyse. Comme première analyse de vos dépenses, la période d'observation la plus simple est généralement l'année fiscale précédente. Cela vous donnera une bonne base pour trancher et découper les informations.

Données que vous devez collecter.

  • Combien avons-nous dépensé en consultation?
  • Qui a acheté le conseil ?
  • Quel type de conseil ont-ils acheté ?
  • Combien de temps ont duré les projets ?
  • A qui ont-ils acheté ?

Sources de vos données :

  • Factures, bons de commande
  • Appels d'offres
  • Informations fournisseurs, RFI
  • Entretiens

Comment organiser vos données

Une fois que vous avez collecté les données, vous pouvez préparer un aperçu de vos dépenses.

  • Finances

Combien as-tu dépensé? Combien de projets avez-vous réalisé ? Quel est le ratio des revenus? Combien chaque unité commerciale/division a-t-elle dépensé ? Quelle est la taille du prix si vous économisez 30% ?

  • Utilisateurs

Quelles sont les fonctions/unités commerciales qui achètent des services de conseil ? Qui sont les porteurs de projets ? Combien de fois par an ? Combien ont-ils dépensé ? Quel type de conseil ont-ils acheté ?

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  • Projets

Quelles étaient les capacités de vos projets ? Quel était le but principal ? Combien avez-vous dépensé sur différents projets ? Combien de projets étaient des suites ? Y a-t-il des sujets où vous semblez trop dépenser ? Y a-t-il des sujets où vous ne dépensez pas du tout ?

  • Fournisseurs

Qui sont vos fournisseurs ? Quel est leur profil (taille, empreinte de niveau de spécialisation, etc.) ? Qui sont les meilleurs fournisseurs ? Avec qui travaillent-ils ? Sur quoi travaillent-ils ? Combien avez-vous dépensé avec chaque fournisseur ? Combien de projets avaient-ils ?

 

Comment les décisions concernant le conseil sont prises de la création à la sélection

Le but principal des données est de vous permettre de comprendre le problème et de vous donner une image plus claire et fondée sur des preuves.

"Vous pouvez avoir des données sans informations, mais vous ne pouvez pas avoir d'informations sans données." – Daniel Keys Moran.

Un autre angle pour le scanner est de comprendre comment les décisions sont prises et, en particulier, qui prend les décisions et quels critères ils utilisent.

Ces données ne peuvent être collectées qu'en parcourant tous les projets en détail. Comme pour l'analyse des dépenses, organisez vos données autour de la structure de votre organisation et des capacités du projet. Nous vous suggérons d'utiliser le même seuil pour exclure les projets trop petits et de baser vos observations sur la même période.

Quelles données vous devez collecter

  • Pourquoi ont-ils acheté des conseils ?
  • Comment ont-ils pris la décision ?
  • Quelles validations étaient nécessaires ?
  • Qui paie ? Est-ce la même personne ?
  • Un concours a-t-il été organisé ?
  • L'approvisionnement était-il impliqué?

Source de vos données :

  • Workflow de décision
  • Entretiens

Comment organiser vos données

Avec les informations recueillies, vous devriez être en mesure de comprendre comment les projets de conseil sont initiés et lancés.

  • Début

Qui achète les projets ? Pourquoi ont-ils acheté ? Pourquoi travaillent-ils avec des consultants ?

  • Collaboration

L'approvisionnement était-il impliqué? Si oui, qui était le point de contact? A quel moment du processus ont-ils été impliqués ? Y avait-il d'autres parties prenantes impliquées?

  • La prise de décision

Qui décide ? Qui paie ? Est-ce la même personne ? Quelles étaient les validations requises ? Existe-t-il un processus décisionnel différent selon le type de projet ? La taille? Le parrain du projet ?

  • Achats

Avez-vous organisé un concours ? Le concours était-il pertinent ? Existe-t-il un seuil en dessous duquel il n'y a pas de concurrence ? Ou une unité qui n'organise jamais de compétition ?

 

Quels avantages vous tirez de vos projets et de vos fournisseurs

Alors maintenant, vous savez qui dépense de l'argent et comment il décide de dépenser avec un cabinet de conseil particulier. Cependant, vous ne savez toujours pas si c'était un bon investissement. Il y a généralement quelques dimensions que vous souhaitez évaluer. L'entreprise était-elle qualifiée pour faire le travail? Ont-ils compris le problème que vous tentiez de résoudre ? Ont-ils bien travaillé avec vos équipes ? Quels ont été l'impact et le retour sur investissement ?

Continuez à utiliser les dimensions définies pour l'analyse des dépenses et ajoutez quelques informations sur la structure du cabinet de conseil, notamment le partenaire et/ou le chef de projet en charge.

Quelles données vous devez collecter

  • Quelles sont les caractéristiques des projets (objectif, durée, prix) ?
  • Quels étaient les partenaires en charge du projet ?
  • L'équipe de consultants a-t-elle compris l'entreprise ?
  • L'équipe de consultants a-t-elle livré dans les délais, la qualité et le coût ?
  • Le talent et l'expertise étaient-ils au niveau attendu?
  • La posture de l'équipe de consultants était-elle adéquate ?
  • L'impact a-t-il été au niveau attendu ?
  • Recommanderiez-vous ce cabinet de conseil pour un autre projet ?

Source de vos données :

  • Enquêtes internes
  • Entretiens internes
  • Les propositions
  • Documents et livrables du projet

Comment organiser vos données

Vous devriez maintenant avoir à portée de main les données pour vous plonger dans les finances et l'impact de vos projets de conseil.

  • Segmentation et tarification

Quels étaient les projets ? Quel était le prix moyen ? Longueur? Y a-t-il des différences significatives par capacité? Par région? Par unité ? Par fournisseur ? Combien avez-vous payé pour chaque projet par semaine ? D'où vient la variabilité ?

  • Performance des fournisseurs

La performance globale était-elle au niveau attendu ? Quelle est la variabilité de la performance ? Qui sont les performants et les moins performants ? Par capacité ? Quelle est la performance globale et le NPS de chaque fournisseur ?

  • Retour sur investissement

Le retour sur investissement global était-il satisfaisant ? Quels sont les domaines (capacité, fonction, objectif, etc.) où le retour sur investissement était le plus élevé ? Plus bas? Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné sur les projets les moins satisfaits ?

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Récoltez les gains rapides de votre analyse des dépenses de conseil

Vous n'avez pas besoin de lancer une transformation à l'échelle de l'entreprise pour commencer. Une fois que vous avez compris vos dépenses de conseil et évalué les performances de vos fournisseurs de conseil, vous pouvez commencer à engranger des gains rapides.

Exploitez vos données

Avec le diagnostic, vous êtes désormais armé pour définir plusieurs actions correctives afin d'obtenir des résultats immédiats et des économies.

Tranchez, coupez en dés, trouvez des modèles et identifiez les valeurs aberrantes. Y a-t-il une fonction ou une unité commerciale qui dépense beaucoup plus d'argent en conseil ? Vous pourriez également constater que certains prestataires de conseil sont deux fois plus chers que d'autres sur des projets similaires ou que les mêmes cabinets de conseil facturent plus en Europe qu'en Amérique du Nord.

Comprendre votre portefeuille de projets vous donne les cartes pour définir les bases d'amélioration de votre sourcing. Vous pouvez identifier des segments et identifier des seuils. Si vous avez un groupe de conseil interne, vous pouvez explorer comment vos équipes travaillent avec ce groupe. Pourquoi vos équipes travaillent-elles (ou pas) avec eux ? Quelle est leur tarification par rapport aux prestataires externes ? Collaborent-ils correctement ?

Vous connaissez parfaitement les composantes démographiques et de performance de votre panel de cabinets de conseil. Vous pouvez améliorer ce panel en vous débarrassant des moins performants, en apportant du sang neuf, en jouant sur la diversité des fournisseurs et en identifiant les synergies potentielles entre les groupes et les business units.

Enfin, vous pouvez affiner l'analyse de vos dépenses de conseil et vous concentrer sur les éléments cruciaux pour votre entreprise. Cette analyse régulière peut devenir un suivi à long terme de vos dépenses de conseil.

Améliorez votre processus d'approvisionnement

Parmi les facteurs clés de succès d'un projet, externalisé ou non, vous trouverez, en haut, la clarté de la portée et des objectifs du projet et le talent de l'équipe. Ce n'est pas différent pour un projet de conseil.

Pour maximiser les chances de succès de votre projet, vous devez vous assurer d'avoir un excellent appel d'offres qui énonce clairement le contexte du projet ainsi que les objectifs et les livrables du projet. Veillez à décrire les résultats que vous attendez et pas nécessairement les moyens de les obtenir.

Un autre aspect important est de mettre vos consultants en concurrence lorsque cela est pertinent (indice : la plupart du temps). Un cabinet de conseil peut être excellent sur un projet mais ne pas être le meilleur choix pour le prochain projet. En outre, vous voudrez peut-être examiner de nouvelles idées ou comparer d'autres approches.

Mettre en œuvre la gestion de la demande

Enfin, vous devez maîtriser vos dépenses, en particulier lorsque vous avez un processus d'approvisionnement décentralisé pour les services de conseil.

Les déclarations d'intention à haute voix sont très rarement efficaces. Vous devez avoir un processus de prise de décision clairement défini et objectif pour vous assurer que le budget du conseil est consacré à vos priorités.

La gestion de la demande vous aidera à équilibrer et à aligner stratégiquement la demande avec votre budget de conseil.

Une simple analyse de vos dépenses de conseil peut ouvrir la porte à des gains rapides importants et à une création de valeur. Jusqu'à présent, vous avez appris à planifier et à préparer le lancement de votre nouveau projet de conseil. Pour comprendre dans quelle mesure votre organisation recherche et gère le conseil, vous pouvez utiliser « The Consulting Performance Scanner ». Pour compléter le tableau et mettre à niveau vos achats de conseil, vous devez maintenant examiner la maturité de votre capacité d'approvisionnement en conseil.

 

5 plats à emporter pour les cadres occupés

  • La plupart des entreprises n'ont pas une vision claire de la manière dont elles dépensent leur budget de conseil.
  • L'analyse de vos dépenses de conseil fournira des informations sur qui achète des conseils, auprès de qui et pourquoi.
  • Outre les dépenses, examinez également le processus de prise de décision.
  • L'analyse devrait aider à identifier les performances faibles et élevées.
  • Des gains rapides peuvent être obtenus en élaguant les projets non stratégiques et en se concentrant sur le meilleur retour sur investissement.

Hélène Laffitte

Hélène Laffitte est PDG de Consulting Quest, leader mondial des achats de conseil. Avec des années d'experience, en achats et en conseil, sa passion est d'aider les entreprises à créer plus de valeur grâce au conseil. Pour en savoir plus, visitez le blog ou contactez-la directement.

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