L'appel d'offres pour le conseil simplifié : le guide définitif (2022)

10 mai 2022

Une demande de propositions pour des services de conseil est un document qui contient toutes les informations sur le projet, les attentes du client et les exigences. Il s'agit d'un élément important du processus de sélection, car il fournit une description claire de l'étendue du travail aux consultants et les aide à décider s'ils veulent se charger de ce projet particulier.

L'appel d'offres doit présenter en détail les objectifs et les défis du client, ainsi que fournir des lignes directrices sur la façon dont le consultant sera rémunéré et toute autre exigence spécifique.

Appel d'offres pour les services de conseil : Le guide définitif (2021) propose aux lecteurs 8 étapes pour développer leur propre appel d'offres pour des services de conseil afin qu'ils améliorent le retour sur investissement de leurs projets de conseil de manière constante !

Dois-je toujours écrire un Une demande de consultation ?

La réponse est simple. Oui,

Une demande de proposition, ou RFP pour Consulting, est un document que vous envoyez à des consultants dans l'intention de les engager. L'idée derrière une demande de proposition est de mettre en concurrence un maximum d'entreprises afin qu'elles puissent proposer leurs meilleurs tarifs et offrir tous leurs services. Vous devrez connaître le type de travail que vous souhaitez effectuer avant de rédiger cette proposition.

Mais pour les sociétés de conseil, l'intérêt de rédiger un appel d'offres va au-delà du concours lui-même. Le conseil est un service intangible, et il est, par conséquent, difficile à décrire. La rédaction d'exigences bien définies est une composante essentielle de tout projet de conseil réussi, même en l'absence d'appel d'offres.

Demande de consultation

 

Pourquoi les appels d'offres pour les services de conseil sont-ils si importants ?

Si vous voulez organiser une compétition équitable, l'appel d'offres est le meilleur moyen de vous assurer que tous les participants sont sur la même longueur d'onde.

L'appel d'offres pour le conseil aide les consultants à préparer leurs propositions sur la base des exigences présentées par les clients potentiels, ce qui leur permet de gagner du temps !

En outre, la demande de propositions fournit des informations fondées sur la durée et la complexité des projets, ce qui facilite les appels d'offres. En outre, des attentes claires permettent de comparer les offres de manière plus objective.

C'est aussi un moyen fantastique de recueillir des données sur les cabinets. C'est moins essentiel lorsque vous travaillez avec une société que vous connaissez bien puisque vous savez déjà ce qu'elle fera. Cependant, lorsque vous travaillez avec une nouvelle société de conseil, c'est un excellent moyen d'apprendre à connaître ses méthodologies, ses références, ainsi que ses ressources.

C'est donc une excellente approche pour apprendre à les connaître. Et cela ne débouchera peut-être pas sur un projet. Cependant, vous les aurez rencontrés et vous finirez peut-être par travailler avec eux sur un autre projet.

Il vous aide également à définir la norme d'évaluation des performances. Lorsque vous souhaitez mesurer la performance d'une société de conseil donnée au cours d'un projet, il est bon d'avoir fixé les attentes dès le départ. Vous aurez ainsi un point de comparaison.

Et enfin, tous les projets ne sont pas roses. Il arrive qu'il y ait un conflit avec le cabinet de conseil et vous devez vous préparer au pire à chaque fois. Le fait de clarifier certaines attentes vous aidera à discuter avec les sociétés de conseil sur une base solide et concrète.

Mais l'intérêt d'un appel d'offres de conseil ne concerne pas seulement le processus de sélection lui-même. Définir précisément vos besoins peut également vous aider à vous assurer que vous n'achetez que ce dont vous avez besoin. Pas plus, pas moins. À une époque où les dirigeants sont soumis à une forte pression sur les OPEX (dépenses d'exploitation), il est essentiel de garder un œil sur vos dépenses de conseil, et sur l'impact de vos projets.

En outre, l'un des aspects les plus difficiles de la gestion de projet consiste à faire accepter et à faire adhérer les gens à un projet. Le fait de les impliquer dans le processus de planification dès le début vous aidera à obtenir cette adhésion.

Un autre avantage est qu'elle vous apportera une réponse à un problème auquel vous ne vous attendiez pas. De plus, si plusieurs personnes sont présentes dans la pièce et que vous leur demandez de se concentrer sur le problème que vous souhaitez aborder plutôt que sur les solutions, les résultats peuvent vous surprendre.

S'agit-il toujours, toujours, d'un appel d'offres pour du conseil ? En fait, ce n'est pas le cas.

Et cela dépend de l'endroit où vous vous trouvez dans le processus de lancement d'un projet. Disons que vous êtes dans la phase d'idéation et que vous vous posez ces questions. Dois-je lancer un projet, ou quelles sont les options qui s'offrent à moi pour résoudre ce problème ?

Cela signifie que les besoins et le champ d'applicationDans ce cas, votre meilleure option est de lancer une RFI. Il s'agit d'une demande d'informations, et vous explorerez les possibilités avec les sociétés de conseil. Ensuite, vous déciderez si vous voulez passer à l'étape suivante, qui est la phase d'exécution.

Et, à ce stade, votre question est la suivante : quels consultants peuvent m'aider à atteindre mes objectifs ? Lorsque vos besoins et le champ d'application sont clairs, vous êtes prêt à lancer un appel d'offres pour du conseil, mais en fait, il existe des options entre les deux.

Parfois, vous êtes clair sur le problème à résoudre, mais pas sur l'approche. Dans ce cas, vous voudrez peut-être utiliser un processus hybride, c'est-à-dire mélanger une RFI au premier tour, par exemple, et ensuite une RFP pour le processus de consultation.

Si vous êtes clair sur le problème à résoudre et l'approche à utiliser, mais que vous êtes flexible sur le modèle de prestation et le format, alors vous devriez opter pour un appel d'offres ouvert où les consultants peuvent être créatifs, ils peuvent vous apporter des solutions.

Voici un exemple : sur un projet sur lequel nous avons travaillé il y a quelques temps, les clients voulaient déployer une nouvelle organisation, qui avait été définie au niveau d'un autre groupe, dans une des filiales. Et ils voulaient qu'un cabinet de conseil les aide à obtenir l'adhésion des équipes, à définir les interfaces et les nouvelles façons de travailler dans ce groupe.

Nous avons donc sélectionné plusieurs sociétés de conseil et l'une d'entre elles a proposé de concevoir un jeu où les joueurs, toutes les parties prenantes, joueraient leurs futurs rôles et définiraient ces nouvelles interfaces. Ce n'était pas une demande du client lorsque nous avons lancé l'appel d'offres pour le conseil, mais c'est avec cette société qu'ils ont travaillé et cela a été un grand succès.

Cela signifie donc que lorsque vous laissez une certaine place à la créativité, vous pouvez vous retrouver avec quelque chose auquel vous n'aviez pas pensé, mais qui est en fait très efficace pour tous vos projets.

Qu'est-ce que cela signifie réellement pour le processus de sourcing ? Cela signifie que vous avez besoin de plus de collaboration. Vous devez impliquer le sponsor du projet, le chef de projet, le responsable des achats et les principales parties prenantes pour obtenir l'adhésion dont nous avons parlé précédemment. Mais il faut aussi que le sponsor du projet et les chefs de projet comprennent bien le problème à résoudre et que le service des achats comprenne bien les politiques d'approvisionnement.

Lorsque vous travaillez sur un projet plus important ou un projet stratégique, vous devez ajouter quelqu'un de la stratégie et quelqu'un des finances. Mais cela signifie que c'est un prérequis pour moi, mettre en œuvre la gestion de la demande et la stratégie d'achat du fabricant. Parce que si vous n'êtes pas clair sur la portée du projet, il n'y a aucun moyen d'estimer le budget et il sera très difficile d'évaluer son caractère stratégique.

Cela signifie également que les achats doivent clarifier les attentes en matière d'appeles d'offres. Ils ont besoin que vous soyez clair sur les éléments qu'ils veulent y trouver, sur le niveau de détail qu'il doit avoir et cette partie spécifique peut dépendre de la taille ou de la valeur stratégique d'un projet. Les étapes à suivre pour définir un appel d'offres doivent également être claires, de même que les rôles et responsabilités des différents participants à la création de l'appel d'offres.

Vous voyez donc que la rédaction d'un appel d'offres pour des services de conseil n'est pas seulement une activité d'approvisionnement pure. C'est bien sûr la première étape pour prendre le contrôle de vos dépenses de conseil, mais c'est aussi un très bon moyen d'accroître les collaborations et d'obtenir l'adhésion des différentes parties prenantes au début d'un projet.

Il vous aidera à améliorer la relation avec les sociétés de conseil parce que vous ajoutez de la transparence et de la clarté dans la relation, et il aide également l'approvisionnement à améliorer sa crédibilité pour la catégorie de conseil avec les parties prenantes internes. Il s'agit donc d'une partie très importante du processus d'approvisionnement et de la demande de propositions pour les services de conseil.

Et encore une fois, c'est quelque chose, c'est un exercice que vous faites pour chaque projet.

Qu'est-ce qui rend un appel d'offres efficace pour le conseil ?

Demande de consultation

Gardez à l'esprit ce qui fait un bon appel d'offres pour la consultation

Le but du jeu, lorsque vous rédigez un appel d'offres pour des services de conseil, est de maximiser les chances de succès de votre achat. Vous voulez vous assurer que vous obtiendrez des propositions solides de la part des fournisseurs présélectionnés, afin de pouvoir choisir celui qui vous convient le mieux. Cela signifie que vous devez transmettre efficacement vos besoins dans un document court. Il existe quelques principes de base pour la rédaction d'un appel d'offres de conseil, indépendamment du type de biens ou de services que vous souhaitez acheter.

Soyez clair.

Il s'agit peut-être de l'élément le plus important de la rédaction d'une demande de conseil. Décrivez vos besoins en un nombre limité de mots. Quel est le problème que vous essayez de résoudre ? Quels sont vos délais ? Quels sont les résultats que vous attendez ?

Si vous n'êtes pas sûr de vos besoins exacts, vous pouvez organiser un petit atelier en interne avec les principales parties prenantes. Vous pouvez également utiliser le processus RFI pour avoir une idée de ce qui peut être fait.

"Rien n'est si simple qu'il ne puisse être mal compris."- Freeman Teague Jr

Restez simple.

Même si vous êtes un grand fan de Marcel Proust, essayez de maîtriser vos élucubrations lyriques lorsque vous rédigez un appel d'offres. La clarté va souvent de pair avec la simplicité.

N'oubliez pas non plus que de nombreux consultants ne sont pas de langue maternelle anglaise [ajoutez votre propre langue]. Même un locuteur compétent peut avoir des difficultés avec une structure complexe ou un vocabulaire compliqué.

En outre, vous aurez l'occasion d'entrer dans les détails lors du briefing des prestataires présélectionnés.

"La simplicité consiste à soustraire ce qui est évident et à ajouter ce qui est significatif" - John Maeda

Fixez des objectifs réalistes.

Même si vous devez être ambitieux, vous voulez que votre fournisseur soit en mesure de le faire pour vous. Si vous n'êtes pas sûr de ce qui est réalisable, n'hésitez pas à entamer le premier tour de table avec les fournisseurs par le biais d'une RFI.

"L'objectif que vous vous fixez doit être stimulant. En même temps, il doit être réaliste et réalisable, et non pas impossible à atteindre." - Rick Hansen

Considérer le processus comme une recherche de solutions

Pour sortir du cadre traditionnel de la demande de conseil, il faut d'abord se rappeler qu'il ne s'agit pas d'un achat. Vous résolvez un problème de l'entreprise.

Fournissez toutes les informations - les détails "pourquoi, quoi, qui" - qui permettront à votre futur fournisseur ou partenaire de comprendre ce qu'est votre entreprise, et pas seulement votre produit ou service.

Décrivez en détail votre besoin pour le projet, et comment vous pensez actuellement au périmêtre du projet.

Dans un contexte d'innovation et d'avancées technologiques rapides, votre demande de conseil a un nouveau rôle à jouer : il s'agit d'une occasion d'obtenir quelque chose qui dépasse le cadre de ce que vous aviez en tête, une solution qui peut aller au-delà de la simple satisfaction de votre besoin actuel.

Prenons un moment et imaginons qu'Apple, par exemple, ait lancé un appel d'offre pour un nouveau type d'iPhone qui était nettement plus petit mais bourré de fonctionnalités. On peut imaginer récupérer une proposition juste pour un iPhone de 9 centimetres carrés et qui rentre mieux dans une poche car la RFP limitait le périmêtre du produit demandé à un type d'iPhone.

Maintenant, permettons-nous d'imaginer qu'Apple ait plutôt lancé un appel d'offres pour... un nouvel appareil sans autre spécification que le fait qu'il devait s'adapter à la marque Apple. Dans ce scénario plus ouvert, il devient possible de proposer une montre-bracelet qui inclurait des fonctionnalités iPhone et plus encore, un produit au-delà de ce que les dirigeants d'Apple auraient pu avoir en tête.

Votre demande de propositions doit fournir suffisamment d'informations pour permettre aux consultants potentiels de trouver le cadre adéquat pour votre solution, mais elle doit aussi leur laisser suffisamment de latitude pour qu'ils puissent élaborer une solution créative et éventuellement innovante qui pourrait bien dépasser vos attentes.

Recherchez la compréhension, la capacité et l'adéquation

Une fois que vous avez appliqué ces principes à votre demande de conseil, vous pouvez examiner les questions auxquelles elle doit répondre pour un projet de conseil :

  • Le consultant comprendra-t-il clairement le problème que nous essayons d'aborder ?
  • Le consultant est-il capable de s'attaquer au problème ?
  • Travaillerez-vous bien ensemble avec le consultant ?

Comme vous pouvez le constater, cela semble plutôt simple. Passons donc à l'action.

Demande de consultation

Quels sont les éléments clés d'un appel d'offres pour des services de conseil ?

  • Contexte : Pourquoi lancez-vous ce projet de conseil et quelles sont vos principales attentes ?
  • Exigences : Quelles sont les raisons d'être du projet, les objectifs et les résultats attendus.
  • Le processus : Qui est leur point de contact et comment se déroulera le processus d'achat?

Quelles sont les conditions préalables à la rédaction d'une demande de propositions pour un projet de conseil ?

Avant même de commencer à réfléchir à votre résultat idéal, vous devez vous assurer que les bonnes personnes sont présentes dans la pièce.

En fonction de l'ampleur du projet, vous pouvez adapter la taille de votre équipe. Toutefois, voici quelques rôles qui doivent être présents à la table :

Le commanditaire du projet (sponsor)

Le sponsor du projet est la personne (souvent un manager ou un cadre) qui sera responsable du projet. Il s'assurera que le projet produit les résultats escomptés et se fera le champion du projet pour le "vendre" au sein de l'équipe de projet et de l'organisation. Il/elle sera également le président du comité de pilotage.

De toute évidence, le sponsor du projet dispose de l'autorité et du niveau de décision adéquats pour diriger efficacement le projet. Il/elle est également directement affecté(e) par les résultats du projet.

En général, le sponsor du projet est le propriétaire du budget. Cependant, dans certaines entreprises, les budgets de conseil sont centralisés sous la responsabilité du PDG, des finances ou de la stratégie. Dans ce cas, vous pouvez également inviter le responsable du budget à la fête.

Le chef de projet

Le chef de projet est la personne qui a la responsabilité quotidienne du projet. Il/elle pilotera les consultants pour s'assurer qu'ils travaillent dans les bonnes conditions avec les équipes et qu'ils livrent les résultats attendus dans les temps.

Il/elle fait très souvent partie de l'équipe de commanditaires du projet et est directement touché(e) par le projet.

Exemple de couple Sponsor de projet / Chef de projet

Le responsable des achats

À moins que vous ne travailliez sur un tout petit projet et que vous n'ayez déjà une liste de fournisseurs potentiels à portée de main, vous souhaitez qu'une personne du service des achats soit présente dans la pièce. Trouver les bons candidats peut prendre un certain temps, et il est parfois utile de commencer tôt dans le processus.

En outre, les responsables des achats sont experts dans la définition des besoins et la préparation des offres, alors que c'est rarement le cas pour le reste de l'organisation. Ils peuvent faciliter votre travail et vous guider tout au long du processus.

Cependant, de nombreuses entreprises n'ont pas la masse critique pour avoir une personne dédiée aux achats de conseil. Dans ce cas, vous pouvez inclure dans votre équipe la personne en charge des achats indirects ou le responsable des achats.

Inclure les principales parties prenantes dans l'appel d'offres pour le conseil

Nous avons mentionné que le sponsor du projet et le chef de projet font souvent partie de la même équipe. Cependant, leur département ne sera peut-être pas le seul à être touché par le projet. Demandez-vous si vous devez vous attendre à un impact important ou à un changement profond des interfaces avec une autre partie de l'organisation. Si c'est le cas, il peut être judicieux de les impliquer dès la phase de définition des besoins.

Supposons que votre projet soit très vaste, comme un projet de transformation à l'échelle de l'entreprise. Dans ce cas, vous voudrez peut-être aussi impliquer les services des finances et de la stratégie pour vous assurer que le projet est conforme à la stratégie globale.

Lorsque vous avez la bonne équipe au travail, vous pouvez commencer à faire du brainstorming.

Comment définir les attentes de votre projet ?

Les consultants peuvent apporter de la valeur à un projet de nombreuses façons, mais très peu d'entre eux peuvent deviner ce que vous attendez si vous ne l'énoncez pas de façon claire. La meilleure façon de commencer est de reformuler votre énoncé de problème au début de cette section.

Rappelez aux sociétés de conseil incluses dans la demande de propositions pour le processus de conseil quels sont les objectifs et les résultats attendus. Si vous avez des attentes spécifiques concernant les avantages, c'est probablement le bon moment pour les exprimer.

L'objectif de haut niveau peut être clairement défini en quelques lignes. Cependant, de nombreux chemins, sinon tous, mènent à Rome. Vous devrez peut-être ajouter quelques précisions sur la portée, le niveau de confidentialité, les personnes à impliquer de votre côté et votre calendrier pour le projet.

Demande de propositions pour la consultation

Il y a un équilibre délicat à trouver lorsque vous décrivez les livrables attendus. Certaines entreprises ont tendance à décrire en même temps le quoi et le comment. Cependant, dès que vous commencez à décrire comment le cabinet de conseil doit produire les livrables, vous perdez la créativité et l'expérience qu'un fournisseur externe peut apporter.

Vous réduisez automatiquement le cabinet de conseil à une main-d'œuvre externalisée. Cette situation peut fonctionner si vous connaissez très bien le travail à faire, mais elle ne constitue pas une bonne pratique.

Notre expérience montre que, même si vous êtes tenté de préciser la méthodologie, il est important de laisser aux consultants la possibilité de proposer la manière dont ils aborderaient la question. Cela n'empêche pas d'ajuster par la suite et apportera le plus souvent une nouvelle perspective.

L'objectif du projet est d'identifier les meilleures opportunités d'investissement pour NewsCo dans la chaîne de valeur dans la région.

Phase 1 : Encadrement

  • Paysage de la chaîne de valeur de haut niveau
  • Définition d'une méthodologie de priorisation de haut niveau pour NewsCo
  •  Identification des meilleures opportunités pour NewsCo en s'appuyant sur l'analyse comparative externe-interne d'autres installations dans le même domaine, et en tenant compte de l'attractivité économique et des facteurs clés de succès (identification de l'endroit où jouer et des conditions associées pour gagner).
  • Sélection d'opportunités prioritaires à analyser de manière plus approfondie dans la phase 2
  • Cibles/acteurs possibles pour un partenariat et/ou une fusion-acquisition

Phase 2 : Deep Dive sur les opportunités sélectionnées

Regroupement des opportunités en options de scénarios potentiellement exploitables, en fonction du niveau de ressources et des retours attendus (définition de la manière d'y parvenir et de gagner).

  • Plan d'affaires de haut niveau pour les options retenues
  • Analyse marketing stratégique
  • Potentiel pour le chiffre d'affaires et les marges
  • Besoins en ressources (investissements, matières premières, ...)
  • Stratégie de fabrication/partenariat
  • Plan directeur à long terme pour NewsCo

N'hésitez pas à ajouter des informations supplémentaires qui pourraient être implicites pour vous mais que les entreprises qui vous connaissent moins ne peuvent pas anticiper :

  • Attendez-vous du consultant qu'il fasse tout seul ou prévoyez-vous une équipe commune ?
  • Le travail sera-t-il effectué sur place ?
  • Y a-t-il un lieu de prédilection ? Des exigences linguistiques spécifiques peut-être ?
  • Avez-vous des demandes spécifiques concernant le transfert de connaissances à la fin du projet ?
  • Y a-t-il d'autres "questions secondaires" qui devraient être abordées ?

"Nous avons un problème spécifique d'intégration culturelle sur une usine située du côté chinois de la frontière entre la Corée et la Chine. La compréhension des deux cultures est essentielle. La langue mandarine est un plus."

A ce stade, mettons-nous à la place du cabinet de conseil. Le contexte est clair, les objectifs et les livrables ont pris forme. La question clé est maintenant d'être sélectionné pour le projet. Décrire la manière dont vous comptez procéder à la sélection est essentiel pour garantir un processus équitable et faire en sorte que les entreprises décident de participer.

Comment décrire le contexte de votre mission ?

Demande de consultation

Ce que vous voulez transmettre dans cette section est la raison pour laquelle vous lancez ce projet de conseil et quelles sont vos principales attentes.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, n'hésitez pas à engager quelques conversations avec des cabinets de conseil avant d'émettre la demande de consultation afin d'affiner progressivement vos vues sur le projet. Il n'est pas rare de se rendre compte, lorsque vous commencez à expliquer vos besoins, que vous embrassez un champ d'application trop vaste ou que le projet pourrait être divisé en plus petits morceaux.

Le contexte doit fournir un aperçu de haut niveau du problème.

Commencez par donner les bases. Quel est l'état de votre secteur ? Quels sont les principaux défis auxquels vous êtes confrontés ? Qu'avez-vous fait jusqu'à présent ? En quoi aimeriez-vous que le consultant vous aide ?

" La lenteur de la croissance économique en Europe, en particulier, par rapport aux autres marchés, a limité la croissance du secteur de l'assurance. Après une légère augmentation en 2017, la croissance a de nouveau baissé en 2018. En 2016, de nouvelles réglementations européennes, à savoir Solvency 2, ont commencé à être mises en œuvre. Par conséquent, la pression sur les fonctions de risque et de conformité a augmenté de manière significative. La politique européenne pourrait également avoir un impact sur la position réglementaire des principaux marchés.

En conséquence, le risque devient plus que jamais une fonction centrale de l'organisation. Les assureurs doivent adapter leurs processus et stratégies d'entreprise à ce nouvel environnement.

En 2017, Insurance Co. a créé une équipe de risque et de conformité au niveau du groupe pour superviser la mise en œuvre de Solvency 2 dans les différentes unités commerciales.

Insurance Co souhaite maintenant examiner les différentes options pour organiser ses activités de gestion des risques au niveau de l'entreprise et des unités d'affaires et identifier la configuration la plus efficace tout en tenant compte de la position des régulateurs sur cette question critique."

À première vue, cela ressemble à un simple projet de conception organisationnelle.

Cependant, si l'on y regarde de plus près, certains éléments clés semblent manquer.

  • Le contexte ne donne aucune information sur les résultats de l'équipe Risque et Conformité existante. Pourquoi l'équipe de l'entreprise veut-elle réorganiser la fonction de risque deux ans seulement après la création de l'équipe ?
  • Il n'est pas fait mention de la dimension politique de la relation de l'entreprise avec les unités opérationnelles, qui est souvent un élément clé dans un projet d'organisation.
  • Il pourrait également être intéressant de fournir quelques repères sur les modèles existants et d'anticiper la position du régulateur ...

Tous ces éléments aideront les consultants à comprendre exactement où vous en êtes sur la voie du succès et à concevoir une proposition adaptée à vos besoins.

Vous pouvez également définir les questions de haut niveau auxquelles vous souhaitez répondre avec le projet :

" Les questions structurantes suivantes doivent être abordées :

  • Quelle est la performance actuelle de l'installation industrielle ? Comment nous comparons-nous à nos concurrents ?
  • Quels sont les éléments les plus performants et les moins performants par fonction ?
  • Quelles sont les différentes possibilités d'harmoniser la structure de l'organisation ?
  • Quelles sont les meilleures options pour améliorer l'efficacité de l'organisation sur la base d'un benchmark interne ?
  •  Pour chaque option, quels seraient les impacts/risques à prendre en compte ? Les coûts associés et les avantages potentiels ?

Une première évaluation de haut niveau montre un potentiel de 7% d'économies qui contribueront à l'objectif global de synergie de la fusion."

Une fois le contexte établi, vous pouvez passer à la description de vos exigences pour le projet. N'oubliez pas d'intégrer dans votre appel d'offres les questions que les sociétés de conseil poseraient pour être en mesure de fournir une solution adaptée à vos besoins. Vous pouvez faire appel à un sparring partner ou à un autre membre de votre équipe pour revoir le contexte et vous assurer qu'il est clair et précis.

Pourquoi est-il important de présenter votre entreprise dans un appel d'offres pour des services de conseil ?

En fonction de votre degré de familiarité avec les cabinets de conseil, vous pouvez fournir davantage d'informations sur votre entreprise, votre unité commerciale ou votre département et la manière dont ils s'intègrent dans le schéma global. Cela peut être un bon moyen d'égaliser les chances lors de l'introduction de nouveaux acteurs dans la compétition. Comprendre le contexte d'une entreprise est essentiel pour que les consultants puissent identifier des projets et des clients potentiels comparables dans leur expérience passée.

Vous pouvez commencer par une présentation de haut niveau de votre entreprise, y compris de votre secteur d'activité, de votre empreinte, d'une partie de l'histoire de votre entreprise ainsi que de certaines de vos données financières. L'objectif de cette section est de donner un aperçu de votre entreprise aux consultants.

"Insurance Co est un leader mondial de l'assurance dommages des particuliers en Europe, au service de plus de 25 millions de ménages. Fondée en 1920, Insurance Co se consacre depuis près de 100 ans à protéger ses clients contre les incertitudes de la vie et à les préparer pour l'avenir.

Basée en Allemagne, Insurance Co est présente dans 15 pays en Europe et a généré $150B d'actifs totaux en 2019."

L'étape suivante consiste à décrire votre entreprise et/ou votre service. Incluez toutes les informations qui pourraient être pertinentes pour le projet, telles que votre empreinte, votre organisation, vos lignes hiérarchiques, etc.

" Global Direct Procurement " est le département en charge des opérations d'achats directs au niveau du groupe. Il englobe toutes les matières premières utilisées dans plus d'une unité commerciale du groupe, et décrit et gère les politiques d'achats pour toutes les activités d'achats directs au sein ou en dehors du groupe Global Direct Procurement. Le groupe est composé de 30 employés, principalement basés en Allemagne."

Enfin, si cela est pertinent, vous pouvez partager certaines de vos ambitions stratégiques pour l'avenir afin d'aider les consultants à comprendre comment le projet s'inscrit dans votre stratégie globale.

Quels sont les autres éléments à inclure dans votre appel d'offres pour le conseil ?

Décrire le déroulement du processus de sélection

Tout d'abord, précisons les étapes clés de l'appel d'offres pour le conseil processus. Il est important que les candidats consultants comprennent le temps dont ils disposent pour préparer et soumettre leur proposition. Cela leur donnera également une idée de la date à laquelle le projet pourrait commencer.

Normalement, à ce stade, vous devriez avoir signé un accord de non-divulgation avec les candidats potentiels. Même si cette étape n'est pas obligatoire, nous vous recommandons vivement de protéger votre confidentialité.

Les principales étapes de l'appel d'offres pour un projet de conseil sont les suivantes :

  • Distribution de la demande de consultation et intention de soumissionner.
  • Questions et réponses avant la soumission de la proposition (les réponses doivent être partagées avec tous les participants)
  • Calendrier de réception des propositions
  • Liste restreinte et présentations
  • Sélection
  • Coup d'envoi du projet

Comme vous pouvez le voir dans le calendrier ci-dessus, et même s'il ne s'agit pas de rédiger un appel d'offres pour des services de conseil en tant que tel, nous vous recommandons vivement d'impliquer plusieurs parties prenantes de votre entreprise dans un comité de sélection et d'organiser des discussions en face à face avec le finaliste (ou de tirer parti des nouvelles technologies comme Skype ou Google Hangouts).

Ensuite, jetons un coup d'œil au contenu de la proposition. Pour permettre des comparaisons correctes, n'hésitez pas à préciser dans votre appel d'offres quelques attentes sur ce que la proposition du consultant devrait inclure.

" Le contenu de la proposition doit inclure une description des objectifs poursuivis, de l'approche et des produits livrables, de la planification du projet mettant en évidence les étapes clés ainsi que la structure de gestion du projet proposée (y compris la contribution requise du client).

Pour démontrer sa compétence, le cabinet de conseil doit fournir des références sur des projets similaires (industrie/capacité), les CV des consultants qui sont censés travailler sur le projet et des exemples de contenus qu'ils ont produit dans le domaine.

Les honoraires et la charge de travail doivent être suffisamment détaillés pour permettre une compréhension claire de la structure des coûts associés au projet."

Enfin, vous devez décrire comment le QUESTIONS ET RÉPONSES entre l'envoi de la demande de conseil et la réception de la proposition sera organisée. Quand la question doit-elle être envoyée ? Comment les réponses seront-elles partagées avec les prestataires de services de conseil ?

Partager les critères de décision

 

RFP

 

Les critères de sélection les et attentes pour la proposition doivent être explicites. En principe, vous savez déjà comment vous allez effectuer la sélection. Si ce n'est pas le cas, c'est le moment d'y réfléchir. Les critères de sélection sont généralement un mélange entre :

  • La capacité de l'entreprise à réaliser le travail. - Tirer parti du retour d'expérience des clients sur des projets antérieurs
  • L'expertise de l'entreprise dans le domaine requis - Idéalement, le cabinet de conseil devrait fournir des documents de réflexion ou de prise de position dans ce domaine.
  • La clarté de l'approche et des résultats attendus. - Vous devez savoir si les produits livrables sont ceux que vous attendez, mais aussi comprendre comment le consultant compte y parvenir.
  • La composition de l'équipe - Vous devez vous assurer que les consultants qui travailleront quotidiennement sur le projet ont l'ancienneté et l'expérience requises.
  • L'adéquation avec l'entreprise - En bref, pensez-vous que vous travaillerez bien ensemble ? Auront-ils le bon impact et la bonne reconnaissance auprès de vos pairs ?
  • Le prix du projet - Pouvez-vous vous offrir les services ? En avez-vous vraiment pour votre argent ? Y a-t-il des frais cachés à prendre en compte ?

Comme vous pouvez le constater, les considérations sont beaucoup plus larges que le seul prix. Même s'il n'existe pas de formule magique utilisant des critères clairs, les communiquer aux cabinets de conseil dès le début du processus est essentiel pour obtenir une proposition de qualité et prendre des décisions éclairées et équitables.

À moins que votre projet ne soit pas urgent, vous avez un calendrier en tête. Ou au moins des échéances ou des réunions internes. Connaître votre calendrier pour le projet est essentiel pour les candidats au poste de consultant. Il aura un impact direct sur la composition de l'équipe et le coût d'un projet.

Par exemple, imaginons que vous ayez une réunion extrêmement importante avec votre PDG dans 8 semaines, au cours de laquelle vous devez donner les principales orientations de votre "nouvelle stratégie commerciale fantaisiste", par exemple. Vous devrez disposer des résultats de l'analyse de marché et des opportunités stratégiques au moins 2 semaines avant la réunion. Cela signifie un projet de 6 semaines.

Si le projet est basé sur l'hypothèse de 12 semaines pour 3 consultants (un manager et deux consultants), le cabinet de conseil devra accélérer le projet pour respecter votre délai. Elle constituera probablement une équipe composée d'un directeur, d'un consultant principal et de quatre consultants pour comprimer le projet en 6 semaines. Il se peut qu'il faille payer une prime pour s'assurer que les ressources sont affectées à plein temps à votre projet.

Les utilisateurs et les acheteurs incluent rarement leur budget dans la demande de consultation. Toutefois, si vous disposez d'un budget très serré, il peut être judicieux d'inclure cette information dans la demande de propositions afin de ne pas perdre de temps pour des propositions que vous ne pouvez pas vous permettre. En outre, les consultants seront en mesure de proposer des compromis ou des propositions de conception à coût objectif.

Mentionnez vos autres exigences dans l'appel d'offres pour le conseil.

Vous pouvez avoir d'autres exigences à inclure dans votre demande de propositions pour des services de conseil. Par exemple, vous pourriez souhaiter avoir des références et des informations de contact pour vérifier les références. Vous pouvez également avoir des critères d'éligibilité liés à vos politiques internes d'achats. Vos prestataires de services de conseil doivent peut-être être enregistrés en tant que fournisseurs.

N'oubliez pas d'indiquer un point de contact unique.

Vous devez également définir le principal point de contact pendant le processus. S'agira-t-il d'un membre du service des achats, d'un des dirigeants ou même d'un tiers ? Toutes les interactions avec les sociétés de conseil pendant le processus de demande de conseil devraient passer par cette personne. Laisser les sociétés de conseil entrer en contact directement avec les cadres de leur choix donnerait un avantage aux entreprises en place et fausserait la concurrence.

 

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Hélène Laffitte

Hélène Laffitte est PDG de Consulting Quest, leader mondial des achats de conseil. Avec des années d'experience, en achats et en conseil, sa passion est d'aider les entreprises à créer plus de valeur grâce au conseil. Pour en savoir plus, visitez le blog ou contactez-la directement.

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