MSA, SOW, contrats de conseil : Le guide définitif (2022)

8 août 2022

Inutile de dire que les accords MSA, SOW et de conseil sont une partie essentielle de votre relation avec les consultants. Que vous soyez une start-up ou une entreprise établie, vous devez avoir un contrat en place pour protéger vos intérêts et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Un accord entre le cabinet de conseil et le client doit définir les services de conseil à fournir, les honoraires à facturer et les conditions de la relation, ce qui constitue une démarche judicieuse du point de vue du client et du consultant.

Sans contrat de prestation de conseil, il y a un risque de malentendu ou de désaccord ultérieur. Il est donc essentiel de mettre en place un contrat de prestation avant le début des travaux pour garantir la réussite du projet.

Ce guide définitif vous aidera à comprendre ce que sont les MSA, les SOW et les contrats de conseil et comment ils peuvent bénéficier à votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un contrat de conseil ?

Les accords de conseil sont des accords formels et légaux entre une entreprise et un consultant ou une société de conseil. L'accord de conseil définit l'étendue du travail, les devoirs et les responsabilités des consultants/cabinet de conseil, ainsi que les conditions de rémunération.

Les contrats de conseil peuvent également inclure des dispositions relatives à la confidentialité, aux droits de propriété intellectuelle et aux clauses de non-concurrence. Les contrats de conseil sont généralement utilisés lorsqu'une entreprise a besoin de connaissances ou de compétences spécialisées qui ne sont pas facilement disponibles au sein de l'organisation.

En concluant un accord de conseil, l'entreprise peut accéder à l'expertise des consultants en fonction des besoins, tout en gardant le contrôle du projet ou de l'initiative.

Contrats de conseil : Les avantages

Les contrats de conseil sont un outil important pour s'assurer que les deux parties sont satisfaites de la conclusion du projet. En outre, de tels arrangements sont cruciaux car ils protègent à la fois le consultant et le client.

A) Aide à la définition du périmètre du projet

Les contrats de conseil aident à définir le périmètre du travail entre le consultant et le client. Avec un tel accord en place, les deux parties ont la certitude de comprendre les attentes et les résultats attendus du projet.

B) Prévenir les conflits entre les deux parties

La mise en place d'un contrat de conseil peut contribuer à éviter les conflits entre les parties en clarifiant leurs droits et obligations respectifs. En outre, un contrat bien rédigé peut offrir certaines protections à la société de conseil, par exemple en spécifiant que la propriété intellectuelle créée avant le projet par les consultants n'appartient qu'à eux et ne peut être utilisée par le client sans autorisation.

C) Aide à l'utilisation des services d'experts

Les contrats de conseil permettent aux entreprises d'utiliser les services d'experts dans un domaine particulier. Par exemple, une entreprise peut conclure un contrat de conseil avec un expert en marketing afin d'avoir accès à ses connaissances et à son expertise.

L'accord de consultation vous indiquera l'ampleur du projet, le rôle de chaque partie et le montant de la rémunération de leurs services. Ce type d'accord peut être bénéfique tant pour les entreprises que pour les consultants, car il permet de s'assurer que chacun sait à quoi s'attendre et ce qu'il doit faire.

D) Établir une relation et une confiance

Les accords de conseil permettent au cabinet de conseil et au client d'apprendre à se connaître. Avec un accord de conseil en place, les deux parties savent exactement comment la relation va fonctionner. Cela permet d'éviter les malentendus et les confrontations à l'avenir.

Les accords de conseil peuvent également contribuer à instaurer la confiance et à améliorer la communication en indiquant clairement ce qui est attendu et ce qui ne l'est pas.

Avantages d'un contrat de conseil

Que doit-on inclure dans un contrat de conseil ?

Quel que soit le type de travail de conseil dont vous avez besoin, il est important d'avoir un contrat clair et juridiquement contraignant. accord de consultation en place. Ces contrats peuvent varier considérablement dans leur portée et leurs conditions, mais certains éléments communs sont généralement inclus.

Les contrats de conseil couvrent généralement les quatre dimensions suivantes :

  • Cahier des charges ; ce qui sera fait au cours du projet.
  • Conditions générales ; ce qui sera payé et comment.
  • Règles de prestation ; comment le travail sera effectué.
  • Gestion des déviations ; ce qui sera fait s'il y a un problème.

Examinons brièvement les quatre dimensions susmentionnées.

#1. Déclaration de travail

La première étape de la préparation d'un contrat consiste à définir l'énoncé des travaux (EDT ou SOW), ou en d'autres termes, vos attentes pour le projet.

Ce cahier des charges vise à garantir que les fournisseurs de services de conseil s'engagent sur les résultats plutôt que sur les moyens. Si la performance ne répond pas à vos attentes, le contrat servira de point de référence dans un éventuel procès.

L'énoncé des travaux est la pierre angulaire de l'accord de consultation, il est donc essentiel qu'il soit précis. Il décrit le périmètre du projet, les livrables, le calendrier et les résultats attendus. Il contient également des mécanismes de gouvernance et d'escalade en cas de problème.

Lorsque vous avez préparé une ébauche du document, asseyez-vous avec votre consultant et examinez chaque détail attentivement et correctement. Assurez-vous qu'il comprend ce que l'on attend de lui et que vous êtes sur la même longueur d'onde concernant les résultats du projet.

#2. Conditions de paiement

L'étape suivante concerne les conditions générales, c'est-à-dire essentiellement les conditions de paiement et la manière dont les paiements seront effectués. Le contrat doit définir clairement comment les consultants seront rémunérés. Vous devez être précis quant aux montants concernés et aux conditions qui y sont liées.

Par exemple, la structure des honoraires horaires comprendra les montants détaillés pour chaque type de consultants, le type de plafond, le cas échéant (dur ou souple), et le nombre d'heures pour atteindre le plafond.

D'autre part, le modèle de partage des risques définira la rémunération variable, les paramètres sur lesquels la rémunération variable est basée et la manière dont ils seront mesurés.

Assurez-vous que les conditions que vous négociez sont conformes aux politiques de votre organisation. Un conseil utile pour les novices : le prix indiqué dans le contrat est souvent le prix net (avant la taxe de vente).

Veillez également à déterminer la date à laquelle les paiements doivent être effectués. En général, les délais standard sont de 30 à 60 jours à compter de la date de la facture, mais ils peuvent être plus longs. Veillez néanmoins à ce qu'ils soient conformes à la législation locale.

Définissez également le plan de paiement comme étant hebdomadaire, mensuel, échelonné, forfaitaire, basé sur des étapes ou des livrables. Les grands projets s'étendant sur plus de six mois devraient, par exemple, être soumis à un calendrier mensuel.

En outre, vous pouvez également inclure une description des frais dans l'annexe.

Une autre idée serait d'utiliser une incitation pour une livraison rapide et/ou une pénalité pour une livraison tardive lorsque vous travaillez sur un projet où le temps est compté.

#3. Règles de prestation

Les règles de prestation doivent être définies à l'avance afin d'éviter tout problème en cours de route. Les règles de prestation sont essentiellement les directives pour l'exécution du projet et comprennent la manière dont le travail sera effectué.

La première et principale ligne directrice sera l'accord de confidentialité entre les deux parties. Vous ne voulez pas que le consultant divulgue les détails du projet sur lequel vous avez travaillé à d'autres clients.

Veillez donc à examiner attentivement les dispositions du contrat relatives à la propriété intellectuelle et à la confidentialité. Le libellé de ces dispositions doit être déterminé en fonction de chaque projet.

Si vous êtes préoccupé par un type particulier d'informations sensibles, vous devez préciser vos préoccupations en langage clair dans le contrat. Assurez-vous de comprendre les limites des accords de confidentialité, en particulier si vous travaillez au niveau international.

Chaque culture et chaque pays aborde (et réglemente) la confidentialité de manière différente. En outre, vous devez garder à l'esprit que la confidentialité doit être limitée dans le temps et dans l'espace.

Si vous travaillez avec des données sensibles, vous devrez assurer leur sécurité et cela doit être inclus dans le contrat. Votre contrat doit couvrir les points suivants :

  • Traitement des données et des informations
  • Intégration et approbation de tout consultant présent dans vos locaux et/ou travaillant sur vos données.
  • S'assurer que les consultants sont en sécurité dans vos locaux

Le sujet de la propriété intellectuelle est également très important. Les éléments créés au cours du projet appartiennent au client (présentations, rapports, etc.).

D'autre part, les techniques et outils utilisés par la société de conseil peuvent être basés sur le capital intellectuel que la société a accumulé au fil du temps.

Dans ce cas, le prestataire de services de conseil reste propriétaire de la propriété intellectuelle, et le client doit négocier le droit d'utiliser les résultats comme il le souhaite.

Vous devez également demander les informations qui ont été recueillies pour vous pendant le projet, comme les modèles réalisés pour le projet et les transcriptions des entretiens. Ne vous contentez pas des seuls résultats finis.

Vous devez également déterminer comment interagir avec les tiers. La plupart des organisations de conseil travaillent avec des partenaires externes et des sous-traitants. Vous pouvez choisir d'être informé si un tiers travaille sur le projet ou non.

En outre, vous avez le choix de leur demander de signer un accord de confidentialité spécifique ou de vous en remettre au cabinet de conseil pour vérifier que leur partenaire ou sous-traitant respecte l'accord de confidentialité qu'il a signé avec vous.

Si le prestataire de conseil travaille déjà sur des projets sensibles avec un concurrent ou un de vos clients, il peut y avoir un conflit d'intérêts. L'exclusivité est négociable, mais elle peut avoir un prix. Ou vous pourriez décider de ne pas engager un consultant travaillant avec un concurrent direct. Ton appel.

En outre, dans votre contrat, vous pouvez identifier des entreprises spécifiques ou donner une description plus générale de vos concurrents. Si vous ne voulez pas que la société de conseil travaille avec vos rivaux une fois le projet terminé, vous devez inclure une clause de non-concurrence.

#4. Gestion des déviations

Une planification réussie et efficace aidera à préparer la stratégie et à obtenir une perspective plus globale du projet. Les mesures d'écart vous permettent d'envisager les possibilités "d'éventualité" et "de pire cas" et de proposer des solutions alternatives.

Lorsque le projet démarre, tout semble bien se passer, mais beaucoup de choses peuvent changer dans un long projet. Vous devez conserver les conditions générales telles qu'elles sont et limiter autant que possible la portée des changements.

Toutefois, si cela se produit, vous devez documenter toutes les modifications afin d'éviter tout désaccord futur. En outre, vous pouvez inclure une clause stipulant que les modifications du contrat doivent être faites par écrit.

Il n'est pas rare qu'un projet évolue, que certains livrables perdent leur pertinence et que d'autres deviennent d'une importance primordiale. De la même manière, certains projets pourraient être écourtés ou prolongés. Ces changements doivent être documentés, surtout s'il y a un impact contractuel (c'est-à-dire un coût).

Un autre élément clé d'un contrat est la « loi applicable », également appelée « choix de la loi ». Gardez à l'esprit que si vous avez un problème avec votre fournisseur de conseil, le premier endroit à regarder est toujours votre contrat.

Vous devriez parler à votre équipe juridique et lui demander quelle loi protégerait le mieux vos intérêts dans un contrat de conseil. Votre prestataire de conseil peut également avoir des exigences dans ce domaine. Ne les prenez pas pour acquis et, si vous devez le faire, incluez-les dans les pourparlers.

De plus, il est important de savoir que dans le domaine du conseil, la guerre des talents est féroce, tout comme elle peut l'être dans votre propre domaine. Ainsi, une bonne règle à suivre est d'éviter de débaucher les meilleurs talents du cabinet de conseil et d'exiger la même chose en retour.

En outre, vous pouvez également inclure un droit à un audit dans votre accord pour des projets spécifiques. Cela aidera à déterminer, par exemple, si le cabinet de conseil se conforme à vos politiques.

Lorsque vous incluez une telle condition dans votre contrat, veillez à préciser qui, où et comment l'audit sera réalisé. Vous devez également être très clair quant à la personne qui en assumera le coût.

Enfin, dans un contrat de conseil, il est courant de trouver une limitation de responsabilité et une exclusion de garantie. Dans la plupart des cas, vous devez limiter le risque pour votre entreprise lors de la signature de cet accord.

4 Dimensions d'un contrat de conseil

Le cahier des charges et pourquoi c'est la composante la plus importante d'un contrat de conseil ?

L'énoncé des travaux (EDT) est sans doute la composante la plus importante d'un contrat de consultation. Après tout, c'est l'énoncé des travaux qui définit les tâches spécifiques à accomplir par le consultant, ainsi que les livrables.

L'énoncé des travaux décrit habituellement les éléments suivants :

Périmètre de travail et livrables

Le périmètre des travaux et des livrables sera très proche du périmètre décrit dans la demande de propositions ou RFP et sera modifié en fonction des commentaires des prestataires de conseil. Vous pouvez également inclure la demande de propositions et la proposition dans l'annexe du contrat afin de maintenir l'accent sur les résultats prévus du projet.

Calendrier et phasage

Le calendrier du projet doit être établi de manière à ce que les différentes échéances, telles que les phases, les étapes et les dates de livraison, soient claires. Vous pouvez également inclure le calendrier du projet en annexe, comme vous l'avez fait pour l'étendue des travaux.

Gouvernance et escalade

Vous devez inclure une description de la gouvernance du projet et, en particulier, la méthode d'escalade dans votre énoncé des travaux (EDT).

Résultats escomptés et mesures

Le cahier des charges doit identifier les mesures utilisées pour évaluer le succès du projet. Pour les services immatériels tels que le conseil, vous pouvez fixer des objectifs SMART qui serviront de guide pour garantir la qualité de la prestation.

Extension et renouvellement

Lorsque l'étendue des travaux n'est pas encore claire, il peut être intéressant d'inclure la possibilité de prolonger le contrat. De la même manière, vous pouvez ajouter les conditions de renouvellement à un projet qui se reproduira ou qui comporte plus d'une phase. Dans les deux cas, c'est le client qui doit décider si le contrat doit être prolongé ou renouvelé.

Qu'est-ce qu'un MSA ?

Master Service Agreement (MSA) passe également par les alias d'accord-cadre ou de contrat-cadre. Cependant, si vous avez travaillé dans le conseil en approvisionnement, vous avez presque certainement rencontré ce terme.

Alors, qu'est-ce qu'un MSA ? Il s'agit d'un accord-cadre juridiquement contraignant entre l'entreprise et le client. Il précise littéralement comment les deux parties travailleront ensemble sur tous les projets, aujourd'hui et à l'avenir, pendant un certain temps.

De plus, le MSA parle de choses comme la façon dont le paiement sera effectué, comment garder les choses privées, comment régler les désaccords, comment limiter votre responsabilité, la garantie, les droits de propriété intellectuelle, et bien plus encore. Pratiquement tous les termes qui ne sont pas spécifiques à un projet.

Cependant, un MSA peut être complexe et pourrait prendre du temps en raison de son processus de négociation entre les deux parties. Donc, si vous débutez dans l'embauche de consultants, discutez avec votre avocat de la façon de rédiger un contrat-cadre de services. C'est peut-être la meilleure façon de protéger votre entreprise.

Comme tout autre contrat, un MSA peut aider deux entreprises à parvenir à un accord clair et à éviter les désaccords à l'avenir. Ainsi, l'idée d'avoir un MSA est de donner au fournisseur de la visibilité en échange de meilleurs prix, de meilleures livraisons et de meilleures relations.

Cela aidera également vos partenaires internes, car vous n'aurez pas à vous occuper de la plupart des négociations juridiques. Au lieu de cela, vous pourrez vous concentrer sur l'étendue des travaux et le prix.

Quand pouvez-vous utiliser un contrat cadre ?

Idéalement, un contrat-cadre de services devrait être préparé avant même le premier projet ou plutôt avant même qu'il y ait un projet à réaliser. En outre, un MSA peut fonctionner comme suit.

Par exemple, disons que vous êtes responsable d'un groupe de produits qui proviennent tous de fournisseurs différents. Vous considérez certains d'entre eux (vos fournisseurs) comme stratégiques parce que vous avez travaillé avec eux régulièrement ou parce qu'ils fabriquent des produits dont votre entreprise a besoin.

Afin de limiter les risques de perturbations, vous ne pouvez pas "verrouiller" ces fournisseurs et maintenir un contrôle des prix à long terme. C'est là que le MSA devient pertinent et entre en jeu.

Lorsque vous définissez votre panel de fournisseurs privilégiés, vous devez négocier simultanément un accord-cadre de services avec les plus importants d'entre eux. Ainsi, vos parties prenantes internes peuvent réduire le temps nécessaire à la négociation d'un contrat.

Gardez donc le contrat cadre à l'esprit si vous cherchez à améliorer votre stratégie de gestion des catégories ou si vous avez des difficultés à gérer votre panel de fournisseurs. Elle pourrait être la clé pour obtenir ce que vous voulez.

Quels sont les termes couverts par un contrat cadre ?

Comme vous l'avez lu, l'objectif d'un contrat cadre est d'accélérer le processus contractuel pour les projets ultérieurs. En outre, il permet généralement de simplifier et de faciliter les futurs accords contractuels. Mais quels sont les termes couverts par un MSA ? C'est ce que nous allons découvrir !

A. Clarté sur la façon dont la performance sera mesurée

Le contrat-cadre doit définir clairement comment le succès du projet sera mesuré. Pour les services difficiles à mesurer, comme le conseil, vous pouvez fixer des objectifs SMART pour vous assurer que la qualité est au rendez-vous.

Par exemple, les consultants et l'entreprise conviennent de se rencontrer régulièrement pour évaluer les performances du projet. Les résultats attendus du projet sont, disons, 20% d'économies sur les dépenses de marketing.

B. Clarté sur les attentes vis-à-vis de l'équipe et des ressources

Cela va sans dire, mais les consultants devraient vraiment se concentrer sur le résultat final plutôt que sur les moyens. Toutefois, dans certains cas, les moyens peuvent être importants. Lorsque vous sélectionnez un cabinet de conseil en fonction de la composition de son équipe ou de la disponibilité d'un expert spécifique, vous pouvez (et devez) inclure vos attentes dans le contrat.

C. Conditions commerciales

Le contrat doit indiquer clairement comment les consultants seront payés. Assurez-vous de bien comprendre les montants et les conditions qui y sont associés.

Pour les honoraires horaires, indiquez les montants spécifiques pour chaque type de consultant, le type de plafond, le cas échéant (dur ou souple), et le nombre d'heures pour atteindre le plafond.

Pour un modèle de partage des risques, définissez clairement la rémunération variable, les paramètres sur lesquels elle est basée et la manière dont elle sera mesurée.

D. Gestion des dépenses

Ici, vous définirez comment les dépenses seront facturées, quel type de dépenses peuvent être remboursées par l'entreprise, quelles politiques doivent être appliquées pour les déplacements ou les repas par exemple et quelles validations seront nécessaires avant toute dépense (au-dessus d'un certain seuil par exemple) .

E. Conditions de paiement et taxes

Tous les contrats de conseil précisent les modalités de paiement. Veillez à négocier des conditions qui correspondent aux règles de votre entreprise. La plupart des contrats indiquent le prix net (avant la taxe sur les ventes).

Définissez le moment où le paiement sera effectué, par exemple chaque semaine, chaque mois, par étapes ou en une seule fois. Si le projet est très important, il est préférable d'utiliser un calendrier mensuel.

Par exemple, la société paiera des honoraires de $250,000, hors frais et TVA en 5 versements de $50,000 qui seront payés aux consultants sur une base mensuelle. Les frais de déplacement et autres dépenses seront approuvés à l'avance par l'entreprise et facturés au coût dans la limite de $37,500 (15% des honoraires)."

En outre, le prestataire de services de conseil peut également discuter avec le client d'une pénalité de retard. Si vous décidez de facturer une pénalité de retard, vous devriez également proposer une remise pour paiement anticipé.

En outre, lorsqu'un projet doit être réalisé pour une certaine date, vous pouvez offrir une récompense pour une livraison anticipée ou une pénalité pour une livraison tardive.

Enfin, lorsque vous disposez d'un modèle de partage des risques, veillez à mettre par écrit le calendrier des paiements, les montants et les paramètres qui les accompagnent.

F. Clause de confidentialité

Les contrats de conseil doivent inclure une clause de confidentialité. Vous ne voulez pas que les consultants aillent raconter à tout le monde le projet sur lequel vous avez travaillé.

En outre, si un certain type d'informations secrètes vous inquiète, écrivez-le en langage clair dans le contrat. Assurez-vous également de connaître les limites des accords de confidentialité, surtout si vous travaillez à l'international.

Chaque culture ou pays a sa propre façon de gérer la vie privée (et ses propres lois). Vous devez également savoir que les secrets ne doivent être gardés que pendant un certain temps et dans un certain lieu.

G. Utilisation de tiers

Vous devez également être clair sur la manière de traiter avec les tiers. La plupart des sociétés de conseil ont des partenaires et des sous-traitants qui travaillent avec elles. Vous pouvez demander à savoir si quelqu'un d'autre travaille sur le projet ou non.

En outre, vous pouvez également choisir de leur faire signer un accord de confidentialité spécifique ou faire confiance au cabinet de conseil pour s'assurer que leur partenaire ou sous-traitant respecte l'accord de confidentialité qu'il a signé avec vous.

H.Propriétés intellectuelles

Un autre sujet important qu'il ne faut pas oublier est la propriété intellectuelle. Les présentations, rapports, etc., qui sont réalisés au cours du projet appartiennent exclusivement au client.

Mais les méthodes et outils du cabinet de conseil peuvent être fondés sur un capital intellectuel que le cabinet a déjà constitué au fil des ans. Dans ce cas, le fournisseur de conseil conservera la propriété de la PI, et le client devra négocier le droit d'utiliser librement les résultats.

En outre, vous devez également demander les informations qui ont été recueillies en votre nom au cours du projet. Il s'agit notamment des modèles qui ont été réalisés pour le projet et des transcriptions des entretiens. Ne vous contentez pas d'être heureux et satisfait du résultat final.

I. Politiques des clients

Si vous travaillez avec des informations sensibles, vous avez très probablement des exigences de sécurité strictes que vous devez inclure dans le contrat-cadre.

Parmi les éléments qui peuvent être inclus, citons : le traitement des données et des informations (politiques de sécurité de l'information), l'accueil et le contrôle de tout consultant présent dans vos locaux et/ou travaillant sur vos données (exigences en matière d'accueil et/ou de contrôle des fournisseurs), et la garantie de la sécurité des consultants dans vos locaux (politiques de santé et de sécurité).

J. Conflit d'intérêts et non-concurrence

Si le prestataire de services de conseil travaille déjà avec un concurrent ou un de vos clients sur un projet sensible, il peut y avoir conflit d'intérêts. Vous pouvez négocier l'exclusivité, mais cela coûte généralement plus cher.

Vous pouvez également inclure dans votre contrat une liste d'entreprises spécifiques ou une description plus générale de vos concurrents. Une clause de non-concurrence doit figurer dans votre contrat si vous ne voulez pas que la société de conseil travaille avec vos concurrents une fois le projet terminé.

Pour ces deux clauses, vous devez toutefois fixer un délai et une portée raisonnables. Comme elles sont difficiles à suivre, elles ne devraient être utilisées que dans les situations les plus graves.

K. Anticiper les changements dans le projet

Au début du projet, tout peut sembler aller dans la bonne direction, mais beaucoup de choses peuvent changer au cours d'un long projet. Vous devez essayer de garder les conditions générales identiques et de les modifier le moins possible.

Mais si c'est le cas, vous devez garder trace de toutes les modifications afin d'éviter toute dispute ultérieure. C'est pourquoi nous vous suggérons d'inclure une clause stipulant que le contrat ne peut être modifié que s'il est écrit.

Par exemple, une clause peut être comme suit . "Toutes les modifications apportées au projet en ce qui concerne la portée, le budget, les produits livrables et les prix seront documentées".

par des avenants au contrat ou enregistrés dans le procès-verbal du comité directeur."

L. Droit applicable

La loi applicable au contrat, également connue sous le nom de "choix de la loi", est également un élément important. N'oubliez pas que si un désaccord survient avec votre fournisseur de services de conseil, votre contrat est toujours le premier point de référence.

Vous devriez consulter votre équipe juridique et vous demander : "Quelle loi protégerait le mieux vos intérêts dans un contrat de consultation ?"

Votre fournisseur de services de conseil peut également avoir des exigences à cet égard. Traitez-les avec respect et, si nécessaire, incluez-les également dans la négociation.

M. Aucune sollicitation de personnel

La guerre des talents est très féroce dans le domaine du conseil, comme elle peut l'être dans votre propre secteur. Ainsi, une bonne règle de base peut être de s'interdire d'exiger les meilleurs talents du cabinet de conseil.

N. Responsabilités, indemnisation et garanties

En règle générale, vous devez essayer de conclure l'accord en prenant le moins de risques possible pour votre entreprise. Les garanties et la responsabilité sont généralement des éléments importants de la négociation, car la société de conseil voudra également limiter son risque financier.

Vous pouvez également limiter votre responsabilité en exigeant de vos prestataires de services de conseil qu'ils aient le bon niveau d'assurance. C'est ce qu'on appelle l'indemnisation. Dans un contrat de conseil, il y a généralement une limitation de la responsabilité et une exonération de garantie qui indiquent le degré de responsabilité de chaque partie.

O. Défaut et résiliation

Un contrat de conseil est généralement résilié à la fin du projet. Le cabinet de conseil a réalisé le service, et le client l'a payé.

Il existe trois raisons principales pour lesquelles un contrat peut être résilié avant l'achèvement du projet : la rupture du contrat, le manque de performance et la force majeure.

Votre clause de résiliation doit couvrir ces cas. Vous pouvez également inclure une disposition stipulant que chaque partie peut mettre fin au contrat à tout moment, moyennant un préavis.

P. Le droit d'audit

Dans votre contrat-cadre, vous pouvez ajouter un droit d'audit pour certains projets. Par exemple, cela vous permettra de vous assurer que le cabinet de conseil respecte les règles fixées par votre client.

Lorsque vous insérez ce type de clause dans votre contrat, n'oubliez pas de préciser qui, où et comment le processus d'audit aura lieu. Vous devez également savoir avec certitude qui paiera l'audit.

Veuillez noter : Lorsque vous travaillez avec un contrat-cadre ou un contrat-cadre de service (CCS), l'énoncé des travaux servira d'accord de consultation. Il précise le travail à effectuer et les détails des autres dimensions. Le MSA, quant à lui, explique le reste des termes qui resteront constants pour d'autres projets futurs.

Comment négocier le prix d'un MSA ?

Une fois que l'essentiel du contrat de conseil a été pré-négocié, et que l'un de vos secteurs d'activité obtient un projet, il peut se concentrer uniquement sur la portée et les coûts du projet. Et en parlant de coûts, le prix est effectivement la partie la plus importante d'un MSA. Mais alors, comment négocier le prix ?

Prenons un peu de recul et examinons comment les prix des services de conseil sont généralement négociés. La grande majorité des termes d'un contrat de conseil sont négociables, comme ils le sont pour de nombreux autres services immatériels. Évidemment, vous n'avez pas besoin (ou ne choisissez pas) de négocier chaque point.

Que fournira le consultant ?

Inscrire les objectifs et la portée du projet dans la demande de propositions et déterminer ensuite à quoi elle sert peut être une tâche risquée. Un peu comme Mission Impossible, si l'on veut. Votre mission, si vous l'acceptez, est de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde tout en faisant avancer la stratégie de votre entreprise.

Mais l'élaboration d'une proposition en réponse à un appel d'offres est très similaire. Il ne faut pas s'étonner que les consultants s'égarent parfois. En outre, le champ d'application peut changer au fur et à mesure que le processus de sourcing avance. En effet, lorsque vous parlez aux consultants, vous pouvez vous rendre compte que vos objectifs étaient trop spécifiques, trop vagues ou trop élevés. Vous ne pouvez pas faire cela avant d'avoir un projet, bien sûr.

Quels sont les services offerts par les consultants ?

Le modèle de livraison a également un impact important sur l'efficacité d'un projet de conseil. Il concerne l'approche adoptée, le calendrier, la gouvernance, la dotation en personnel de l'équipe, le phasage et la proportion de travail sur site et hors site. Par conséquent, ce sont également des éléments qui ne peuvent pas être négociés à l'avance.

Quel sera le prix du projet ?

Le prix est, bien entendu, l'un des principaux aspects auxquels il faut penser. Cependant, il existe différentes façons de considérer le prix. Tout d'abord, vous pouvez examiner le coût total et le comparer au budget de votre projet.

Vous pouvez également examiner la structure des prix en termes de taux journaliers ou de types de frais facturés. La façon dont les coûts sont répartis sur les différentes étapes peut également être intéressante.

Mais quoi qu'il en soit, vous devez garder une chose à l'esprit. Lorsque vous faites un choix, pensez à la valeur du projet et à l'effet que vous voulez qu'il ait. À moins que vous n'achetiez des armes, vous ne pouvez pas comparer le prix à ce qu'il vous en coûterait pour les fabriquer vous-même. Les consultants peuvent vous aider d'une manière technique et politique que vous ne pouvez pas obtenir de votre propre personnel.

La fixation des prix peut donc sembler être une tâche décourageante au départ. Après tout, il y a de nombreuses variables à prendre en compte. D'un autre côté, la tarification d'un contrat cadre peut être relativement simple avec un peu de planification et de recherche.

Habituellement, les prix des services de conseil sont basés sur une carte de tarifs, qui répertorie les tarifs de chaque type de consultant. Dans le domaine de la consultation, les cartes de tarifs peuvent parfois être utiles, mais elles peuvent aussi causer des problèmes.

Par exemple, si votre MSA comprend une carte de taux avec des taux qui sont beaucoup plus bas que les taux actuels du marché, le cabinet de conseil peut hésiter à prendre des projets. Par exemple, le marché du conseil est assez tendu en ce moment, ce qui signifie que les prix sont plus élevés que d'habitude.

En outre, si votre MSA dispose d'une carte de tarifs avec des prix plus élevés que le taux du marché actuel, vous pourriez être tenté d'engager des sociétés de conseil en dehors de la MSA, ce qui irait à l'encontre de l'objectif de la MSA.

Le conseil, comme vous le savez, est un secteur saisonnier, et il n'est pas rare que les entreprises offrent des rabais importants pendant la basse saison.

Par ailleurs, les cartes de tarifs peuvent être utilisées comme point de départ de négociations où chaque partie peut dire quelle est sa première offre avant de se mettre d'accord sur un prix fixe. Vous devez donc bien réfléchir à ces éléments avant de signer un quelconque contrat de conseil.

5 points à retenir pour les cadres supérieurs occupés

  • Rédigez votre propre contrat avec l'aide de votre équipe juridique. La meilleure façon d'apprendre tout ce qui concerne les contrats est de les rédiger vous-même. En outre, ce sera plus facile si vous travaillez en permanence avec des consultants.
  • Soyez clair sur ce que vous voulez qu'il se passe. Inscrivez les détails de ce que vous voulez dans le contrat afin que l'accent soit mis sur les résultats et non sur les moyens. Le contrat doit être clair sur l'étendue du travail, le calendrier, le responsable et la manière de mesurer les performances.
  • Clarifiez les conditions commerciales et de paiement. En particulier, si vous ne travaillez pas avec des honoraires fixes, expliquez combien, quand et comment les consultants seront payés.
  • Définissez les règles de base que les consultants doivent suivre. Vous devriez ajouter ces clauses à votre accord si votre entreprise se soucie beaucoup de la vie privée, de la sécurité ou des conflits d'intérêts.
  • Protégez votre entreprise contre le pire des scénarios, celui où tout va mal. Réfléchissez à l'avance à ce qui pourrait mal tourner et déterminez comment y remédier.

C'est tout ! J'espère que ce guide vous a été utile. Maintenant que vous connaissez les bases du MSA, du SOW et des contrats de conseil, vous pouvez créer votre propre contrat avec un peu plus de sérénité.

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de l'aide pour démarrer, n'hésitez pas à contacter notre équipe. Nous sommes toujours là pour vous aider !

Hélène Laffitte

Hélène Laffitte est PDG de Consulting Quest, leader mondial des achats de conseil. Avec des années d'experience, en achats et en conseil, sa passion est d'aider les entreprises à créer plus de valeur grâce au conseil. Pour en savoir plus, visitez le blog ou contactez-la directement.

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