Gestion de la demande pour le conseil : Le guide définitif 2022

31 octobre 2022

De nombreux responsables des achats consacrent beaucoup de temps et d'efforts à négociation des prix et les tarifs journaliers pour les services de conseil. Ils quittent la table des négociations avec une remise de 5%, avec le sentiment d'avoir accompli leur devoir.

Ne soyez pas dupe. Les cabinets de conseil connaissent le jeu. Ils intègrent la remise 5% dans leurs prix. Et si vous demandez une remise plus importante, ils peuvent simplement délimiter ou réduire leur projet. Vous prenez alors le risque de faire descendre votre projet sur leur liste de priorité.

Vous souvenez-vous de Joey, le consultant junior qui travaillait aux 2/3 de son temps sur votre projet ? Pourrait-il travailler à 2/3 de son temps pour un autre client ? NON! Votre cabinet de conseil préféré ne vous ferait jamais cela. Quand avez-vous vu Joey pour la dernière fois, au fait ? Il n'y a aucun moyen de suivre la dotation en personnel, alors concentrons-nous sur la valeur.

Si vous souhaitez réaliser d'importantes économies, vous devez prendre le contrôle du robinet ; pas réduire la taille du seau. Mais encore, 47% des entreprises n'utilisent pas la gestion de la demande ou une stratégie de fabrication ou d'achat pour les services de conseil.

Le principal avantage de l'utilisation de la gestion de la demande pour le conseil est qu'elle aide les entreprises à contrôler les dépenses de conseil en imposant une hiérarchisation. En conséquence, vous devez choisir entre des projets incontournables (stratégiques) et agréables à avoir (non stratégiques).

En stipulant des seuils budgétaires, la gestion de la demande contribue à rationaliser le processus d'approvisionnement et, à son tour, aide l'entreprise à atteindre un niveau supérieur de maturité en matière d'approvisionnement de conseil. Vous pouvez imaginer toute la méthode de gestion de la demande comme similaire au resserrement des robinets pour empêcher le seau de déborder.

Cet article aborde en détail les avantages de la gestion de la demande pour le conseil, les conditions préalables à sa mise en œuvre et les étapes de sa mise en œuvre.

Qu'est-ce que la gestion de la demande pour le conseil ?

La gestion de la demande est un système de gestion de la chaîne d'approvisionnement qui équilibre et aligne stratégiquement la demande avec la capacité opérationnelle tout au long de la chaîne d'approvisionnement grâce à l'intégration rapide et réussie des besoins du marché en direction des fournisseurs. En bref, cela garantit que vous dépensez sur les bonnes priorités. Le défi de celui-ci réside souvent dans sa mise en œuvre réussie pour les entreprises qui ne sont pas bien préparées et ne parviennent pas à fournir les résultats escomptés.

L'utilisation stratégique du conseil peut accélérer la mise en œuvre de votre plan. Cependant, en dehors des initiatives de réorganisation, le conseil est toujours budgétisé en OPEX. Et comme les dépenses de fonctionnement continueront d'être sous pression, cela signifie que vous devrez tirer le meilleur parti de votre budget de consultation.

Dans un scénario de budget limité, vos équipes doivent être en mesure de faire la distinction entre les articles « indispensables » et « bons à avoir ». La gestion de la demande permet à vos équipes de faire cette distinction. En conséquence, vous pouvez économiser votre argent pour les choses qui comptent le plus.

Pourquoi devriez-vous vous soucier d'appliquer le système de gestion de la demande à la catégorie conseil ?

Dans tout engagement de conseil, la gestion de la demande est essentielle au succès. En comprenant et en gérant la demande pour vos services, vous pouvez vous assurer que vous êtes en mesure de répondre aux attentes des clients et d'offrir de la valeur. Voici quelques-uns des principaux avantages de la gestion de la demande dans le conseil :

– Améliorer la précision des prévisions :

En comprenant les modèles de demande, vous pouvez prévoir plus précisément la demande future et planifier votre engagement en conséquence. Cela permet d'éviter les surprises et les problèmes potentiels sur la route.

– Optimiser l'utilisation :

En gérant la demande, vous pouvez optimiser l'utilisation du temps et des ressources de votre équipe. Cela permet de s'assurer que votre équipe est utilisée aussi efficacement que possible et vous permet de contrôler les coûts.

– Améliorer les relations :

La gestion de la demande contribue également à améliorer les relations avec les clients. En comprenant leurs besoins et leurs attentes, vous pouvez instaurer la confiance et améliorer la communication. Cela peut conduire à des affaires répétées et à des références.

La gestion de la demande est un élément essentiel de tout engagement de conseil réussi. En comprenant et en gérant la demande, vous pouvez générer de la valeur, contrôler les coûts et établir des relations solides avec les clients.

Quels sont les prérequis du Demand Management System pour le conseil ?

Si vous cherchez à lancer des stratégies de gestion de la demande pour votre projet de conseil, notez d'abord ce qui suit :

#1. Vous avez besoin d'une feuille de route transformationnelle transparente

Vous devez communiquer une stratégie claire au sein de votre entreprise si vous souhaitez investir votre argent dans les bonnes initiatives. Vous créerez une feuille de route de transformation qui décrit comment vous atteindrez vos objectifs afin de mettre ce plan en action.

#2. N'oubliez pas de prioriser vos projets

À l'étape suivante, vous devez décomposer le travail à effectuer, identifier les principaux flux de travail et répertorier les compétences et les objectifs liés à chacun des flux. Ces flux de travail peuvent être exécutés comme des projets indépendants avec ou sans l'aide de sources extérieures. Lorsque vous avez une liste d'initiatives à démarrer pour mener à bien votre stratégie, vous êtes conscient que vous ne pouvez pas toutes les compléter d'un coup.

Créez une grille d'analyse pour classer vos projets selon leur importance. L'impact par rapport au budget est souvent un bon point de départ, mais rien ne vous empêche d'utiliser des critères plus originaux. Veillez à ne pas rejeter d'autres initiatives qui sont en fait des catalyseurs ou des prérequis pour des projets plus prioritaires.

#3. Tirez parti de vos ressources internes lorsque cela est pertinent

C'est là qu'il devient important de comprendre les talents nécessaires à chaque projet. Il se peut que vous n'ayez pas accès à toutes les ressources internes pour vos initiatives ou que vous ne puissiez pas les déployer.

Déterminez ce qui peut et doit être fait en interne sur chaque projet et ce qui doit être externalisé.

N'oubliez pas de fournir une évaluation budgétaire approximative pour vous assurer que vos décisions sont financièrement judicieuses.

#4. Gardez un œil sur le budget

Le fait est que vous ne pourrez pas terminer tous les projets cette année. Vous devez décider combien vous allez dépenser en conseil pour la période en fonction de l'endroit où vous en êtes dans votre transformation (souvent entre 0,5% et 3% du chiffre d'affaires) afin de garder le contrôle de vos dépenses (ou du robinet).

D'une manière générale, commencez par les initiatives qui feront immédiatement économiser pour soutenir les autres. Trouver des projets qui auront le plus grand impact et accéléreront leurs bénéfices sur un certain horizon temporel est une autre idée simple.

Il serait également utile de préciser le pourcentage du budget qui ira aux initiatives stratégiques et le reste qui sera laissé à la discrétion des gestionnaires.

#5. Commencez par les priorités les plus élevées :

Les principes fondamentaux de la gestion de la demande appellent à sélectionner les projets qui seront externalisés au cours des prochaines années. Les initiatives hautement prioritaires/à fort impact doivent être abordées en premier.

Examinez de plus près les projets qui restent dans votre portefeuille une fois que vous avez utilisé les deux tiers de votre budget prévu.

Avez-vous des initiatives avec une priorité ou un impact inférieur mais un retour sur investissement rapide ? Ou y a-t-il des projets qui soutiennent des projets plus prioritaires ? Ils pourraient être votre prochain domaine d'intérêt.

Vous pouvez vous retrouver avec des initiatives encore assez stratégiques après avoir alloué vos fonds.

Vous pouvez modifier votre plan de dépenses pour l'année en cours pour les intégrer à votre portefeuille, entre autres choix.

Vous pourriez réévaluer la valeur stratégique d'autres projets importants. De plus, une analyse des critères mentionnés ci-dessus vous aidera à décider quel projet doit être lancé immédiatement et lequel peut être reporté.

Les étapes clés de la mise en place du DMS complétées par les questions à se poser.

Pour des raisons évidentes, la mise en œuvre de la gestion de la demande nécessite un certain degré de centralisation, l'approbation du budget et le feu vert de l'autorité supérieure pour continuer. Dans de nombreuses entreprises, l'équipe de stratégie ou de transformation est responsable de la gestion de la demande, car cet arrangement est censé assurer un bon alignement entre les investissements de conseil et la stratégie. Cependant, il est toujours préférable de conserver ce rôle au niveau de l'entreprise ou de l'unité commerciale. Vous pouvez également envisager les deux avec un système de prise de décision plus complexe et des seuils basés sur la culture de votre entreprise.

Voici quelques éléments clés pour lancer une Gestion de la Demande avec succès :

– Formaliser et partager le processus

Formaliser le processus cible et créer un alignement. Les méthodologies et les critères de priorisation doivent être clairs et équitables pour permettre une consolidation et un traitement appropriés. Une fois les principales parties prenantes alignées, communiquez largement avec vos équipes.

Idéalement, effectuez des simulations sur des données historiques ou avec vos plus grandes unités et affinez les méthodologies. Ensuite, consolidez les évaluations des projets et les besoins en ressources et fixez une date limite pour le démarrage de la gestion de la demande.

- Choisis tes combats

Les meilleurs projets sont lancés immédiatement. D'autres projets attractifs, mais plus « agréables à avoir », sont placés dans un pool et priorisés en fonction de la faisabilité budgétaire. Les petits projets (sous le seuil) sont laissés à la discrétion de la direction (selon les ressources).

Toute demande supérieure à un certain seuil doit être adressée soit à l'équipe achats stratégiques soit à l'équipe achats indirects. Une gouvernance stricte est obligatoire sur tous les projets, avec la possibilité de tuer les projets ne donnant pas de résultats satisfaisants.

– Analysez vos résultats

A la fin de chaque projet, vous devez mener une analyse post-mortem pour évaluer la performance du Cabinet Conseil. Vous vérifierez également si les critères de priorité étaient justifiés permettant un cercle vertueux.

En fonction des résultats, l'équipe stratégique ajustera le processus de décision, le panel de Cabinets Conseils et l'équipe achats adapteront le panel de Cabinets Conseils disponibles pour la suite des travaux.

– Positionnez vos projets de manière pointue sur l'année

Un autre élément clé, très souvent sous-estimé, est l'enchaînement des projets et leur positionnement au cours de l'année.

Atteindre un bon équilibre entre les projets de transformation et les projets générant des résultats à court terme peut vous aider à faire plus avec moins. En d'autres termes, certains projets de réduction des coûts peuvent débloquer suffisamment de ressources pour lancer une transformation numérique.

Enfin, il est parfois délicat pour les Entreprises de financer de grands Projets de Conseil au cours d'un exercice. Si les coûts sont sur l'année 1 et les résultats sur l'année 2, le résultat net est impacté. Un moyen simple de contourner cette situation malheureuse est de démarrer des projets après la pause estivale.

Avec un délai de paiement de 60 jours, si vous accumulez des frais, vous les répartirez sur deux ans et si vous ne le faites pas, il y a de fortes chances que vous commenciez à payer en janvier et que le rapport coût/bénéfice devienne positif.

La gestion de la demande est un outil bien connu des équipes achats. Mais la mise en place pour des catégories immatérielles comme le conseil n'est pas toujours aisée. Mais la mise en œuvre de ces étapes simples ci-dessus vous rapprochera de la création d'une capacité d'approvisionnement en conseil de premier ordre.

Construisez les bons outils !

Vous devez fournir à vos équipes les bonnes directives. Ils doivent pouvoir déterminer, pour chaque projet, si le projet est stratégique, et s'il doit être externalisé.

Pour ce faire, vous devez construire une grille d'analyse comprenant certaines des questions suivantes :

Quelle est la valeur stratégique de ce projet (allons-nous le faire ?)

  • Le projet est-il stratégique ? Est-ce un catalyseur pour un autre projet stratégique ?
  • Quel est l'impact attendu du projet ? Combien sommes-nous prêts à payer pour ce projet ?
  • Quel est le meilleur timing pour ce projet ?
  • Aurez-vous besoin de ces compétences pour d'autres projets dans les trois prochaines années ?

Quelle est la valeur d'externalisation (comment faire ?)

  • Les compétences impliquées dans le projet sont-elles au cœur de votre entreprise ?
  • Améliorons-nous l'analyse de rentabilité si nous accélérons le projet ?
  • Avons-nous les compétences et les ressources disponibles en interne ?
  • Avons-nous les compétences et les ressources nécessaires pour superviser le projet ?
  • Existe-t-il des entreprises qui peuvent fournir ce service ?
  • Y a-t-il une propriété intellectuelle ou des informations sensibles impliquées dans le projet ?

Si vous vous posez les questions ci-dessus, vous devriez pouvoir positionner vos projets sur une matrice de décision simple. Cependant, il faut un peu plus que cela pour le faire fonctionner efficacement dans une grande organisation.

Indicateurs de réussite pour la mise en œuvre efficace de la gestion de la demande

Votre plan de système de gestion de la demande doit inclure les bonnes mesures pour suivre son efficacité ainsi que les problèmes. Voici à quoi ressemblent les mesures de réussite du système de gestion de la demande pour le conseil.

#1. Stratégie claire

Le moteur de la demande de conseil doit être des projets étroitement alignés sur l'orientation stratégique de l'entreprise. Les dirigeants doivent traduire la stratégie en principes de gestion de la demande et en processus décisionnel. Une stratégie claire simplifiera ce travail et facilitera l'adhésion de la haute direction.

#2. Processus décisionnel ajusté

Tous les projets ne peuvent pas être traités de la même manière. La Société doit définir une segmentation des besoins potentiels en Conseil et le processus décisionnel associé. Il comprendra un seuil pour les projets à traiter directement, ainsi que la personne incluse dans la décision pour chaque segment.

#3. Contraintes budgétaires définies

Les contraintes budgétaires sont un élément critique de la gestion de la demande. Au plus haut niveau de l'entreprise, vous devez vous mettre d'accord sur le montant que vous souhaitez investir dans le conseil et sur vos attentes.

#4. Implication du Top Management

La mise en œuvre de la gestion de la demande est très susceptible de changer les façons d'acheter des services de conseil. De nombreux cadres hésiteront à perdre la flexibilité d'« avant ». Au-delà du projet, la direction doit ouvertement soutenir et pousser le DMS pour s'assurer que les principes et les processus seront respectés à tous les niveaux.

#5. Des pratiques bien définies

L'élément clé est de trouver le maillage équilibré entre les principes fondamentaux de la gestion de la demande, les spécificités de la catégorie Conseil et la culture d'entreprise. Si le système est trop rigide, les exécutifs le contourneront. S'il est trop flexible, la Société ne bénéficiera pas pleinement des avantages du système.

#6. Communication claire aux fournisseurs

Enfin et surtout, vous devez communiquer avec vos fournisseurs. Expliquez pourquoi et comment vous allez mettre en œuvre la gestion de la demande et comment cela les impactera. Ils doivent comprendre les nouvelles règles pour jouer avec elles.

Gestion de la demande et digitalisation des achats

La gestion de la demande est un outil clé pour les entreprises. Dans les paragraphes précédents, nous avons évoqué les défis liés à sa mise en œuvre. Cela nécessite de définir des processus décisionnels clairs, de gérer les workflows d'approbation et d'encourager la collaboration entre les différents départements, entre autres. Inutile de dire que ce n'est pas un mince exploit. La numérisation des achats peut faciliter la mise en œuvre et l'utilisation de la gestion de la demande en favorisant la transparence, la visibilité et surtout la collaboration interservices.

Cependant, il est important d'être clair sur ce qu'implique la transformation numérique. Nous avons tendance à utiliser les termes digitalisation, digitalisation et transformation numérique de manière interchangeable, lorsqu'ils ont des significations différentes, en particulier pour les achats.

La numérisation est la conversion de vos informations d'un format analogique vers un format numérique. Les informations sont numérisées par scanner, enregistrement ou même reconnaissance de caractères.

Or, la digitalisation est l'utilisation de processus numériques actifs. Selon Gartner, "la numérisation est le processus d'utilisation des technologies et de l'information numériques pour transformer les opérations commerciales". L'automatisation joue un rôle important dans la numérisation, où certains éléments des processus sont désormais effectués automatiquement. Les processus sont numérisés.

La transformation numérique n'est pas un processus ou un projet. C'est la stratégie globale d'une entreprise qui adopte le numérique et mène en conséquence des projets de numérisation et de digitalisation. L'entreprise ou la fonction est engagée dans une transformation numérique.

La numérisation des achats, qui implique la conduite des fonctions d'achat en ligne, à l'aide de logiciels et d'autres outils numériques, rassemblera toutes les informations en un seul endroit, donnant visibilité et contrôle sur tous les processus connexes. En tant que tel, il peut apporter de multiples avantages aux entreprises en termes d'économies et d'efficacité.

Pour une organisation avec une configuration d'approvisionnement moins mature, le principal avantage de la numérisation sera une économie importante en dollars durs. Pourquoi? Ces entreprises peuvent avoir beaucoup de dépenses incontrôlées, des fournisseurs non gérés et un degré de complexité qui n'a jamais vraiment été abordé en raison de raisons liées à l'histoire de l'entreprise, telles qu'une série de fusions et acquisitions où les choses n'ont pas été coordonnées.

Pour les entreprises qui se sont développées de manière significative au cours des 10 à 15 dernières années ou plus avec plusieurs restructurations, les avantages de la transformation numérique peuvent être davantage ressentis en termes d'expérience utilisateur, de collaboration simplifiée et d'automatisation des processus, ce qui, évidemment, aura un impact positif sur le RCI.

De plus, la transformation numérique des achats conduit à une amélioration des relations avec les fournisseurs. Grâce à l'utilisation d'outils numériques, les entreprises peuvent gérer leurs relations avec les fournisseurs de manière plus efficace et efficiente. Cela se traduit par une communication et une collaboration améliorées, ainsi que par de meilleures conditions générales pour les deux parties.

En bref, avec la numérisation des achats, il y aura une efficacité améliorée et une plus grande transparence et, surtout, une plus grande collaboration à tous les niveaux sans perturber l'équilibre des pouvoirs. D'autre part, la gestion de la demande nécessite une forte implication de la direction générale, une collaboration avec les équipes stratégie et finance, et une visibilité sur les fournisseurs et autres données de transactions passées. En apportant les données dans un espace centralisé et en facilitant la collaboration, l'approvisionnement numérisé facilite le processus de gestion de la demande, qui est au cœur d'un processus de priorisation basé sur l'analyse.

Comment la gestion de la demande peut-elle aider les entreprises à améliorer leurs capacités de conseil en approvisionnement ?

Selon une étude d'Oliver Wyman, la maturité et la performance des organisations achats peuvent être cartographiées sur une échelle de maturité à cinq niveaux allant d'acheter moins cher grâce à des négociations systématiques à acheter mieux. Lorsque les processus d'approvisionnement pour l'approvisionnement et les contrats deviennent plus robustes, les entreprises devraient acquérir un meilleur contrôle sur leurs dépenses. L'utilisation de la gestion de la demande peut aider les entreprises à atteindre chaque niveau de l'échelle de maturité.

Gravir l'échelle de maturité des achats implique des améliorations de vos capacités d'approvisionnement. Mais vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne pouvez pas mesurer. Tout d'abord, la gestion de la demande vous donne accès à tous les projets lancés dans l'entreprise. Ceci, à son tour, vous aide à établir un diagnostic et à établir une base de référence pour la prise de décision en matière d'approvisionnement.

Deuxièmement, en mettant en place des technologies numériques et d'autres outils de gestion des appels d'offres, d'automatisation, d'alternatives d'approvisionnement, de flux de travail et d'autres outils, la gestion de la demande peut aider les organisations à rendre leur processus d'approvisionnement plus sophistiqué et rationalisé et, par conséquent, à progresser dans l'approvisionnement en conseil. grille de maturité, devenant éventuellement la meilleure organisation de sa catégorie. Pour remonter l'échelle de maturité, les organisations commencent par atténuer les risques, puis, sur la base de données plus nombreuses et de meilleure qualité, se concentrent sur l'amélioration des performances des fournisseurs, et finalement favorisent l'innovation, grâce à une collaboration et des partenariats accrus.

Troisièmement, la maturité de l'approvisionnement détermine la manière dont vous gérez vos dépenses de conseil. Dans le domaine du conseil, l'approvisionnement n'est souvent pas impliqué dans le processus d'achat. De ce fait, les dépenses de Conseil sont souvent dispersées et parfois même non identifiables dans l'ERP. Il est donc très difficile de surveiller les dépenses. Même lorsque les entreprises gardent une trace des dépenses stratégiques, elles oublient souvent la queue qui est prise en charge directement par les métiers. Pour optimiser les dépenses de conseil, les organisations peuvent utiliser 6 leviers : 1/ Dépenser sur les bons projets 2/ Sélectionner le bon modèle de livraison 3/ Contrôler vos coûts 4/ Garantir l'impact 5/ Gérer vos fournisseurs 6/ Augmenter la maturité. Le premier levier, « dépenser pour le bon projet », est purement la gestion de la demande et la première étape pour améliorer la maturité de vos achats.

Ainsi, en utilisant la gestion de la demande, vous pouvez prendre de meilleures décisions d'approvisionnement qui vous font gagner du temps et de l'argent. Cela permet non seulement à l'approvisionnement d'ajouter de la valeur à vos organisations, mais également d'être reconnu comme un partenaire et non comme un goulot d'étranglement.

5 points à retenir pour les cadres occupés

  • La gestion de la demande est un outil basique mais indispensable pour toutes les organisations. Lorsqu'elle est appliquée à tout approvisionnement indirect tel que le conseil, la gestion de la demande peut aider une organisation à mieux gérer ses dépenses pour cette catégorie.
  • La gestion de la demande oblige les organisations à fixer des seuils pour l'achat de services de conseil. Cela les oblige également à hiérarchiser les projets en fonction de leur importance stratégique. DMS oblige également les organisations à évaluer soigneusement l'option de fabrication ou d'achat avant d'acheter des conseils auprès d'un fournisseur. Au-delà d'un certain seuil, les décideurs clés de l'entreprise sont également impliqués dans le processus de décision d'achat.
  • Toutes ces pratiques permettent aux organisations d'utiliser leur budget de conseil plus judicieusement et d'avoir un contrôle plus strict sur leurs dépenses de conseil, réduisant ainsi la pression sur les OPEX. De plus, en obligeant les organisations à prioriser strictement les projets stratégiques, DMS aide également les entreprises à mieux exécuter leurs stratégies. De plus, la mise en place d'un processus de gestion de la demande aidera l'organisation à atteindre un haut niveau de maturité en matière d'approvisionnement.
  • Cependant, en stipulant des seuils et l'implication du top management, la gestion de la demande peut rendre le processus plus rigide, ce qui peut ne pas plaire aux dirigeants, habitués à un système plus souple. C'est pourquoi, la pression pour le DMS doit venir du top management afin que les processus relatifs au DMS soient respectés dans toute l'organisation.

Le DMS comporte son lot de défis, les entreprises doivent donc avoir la bonne préparation avant de lancer le processus de mise en œuvre du DMS. Et cela implique également de communiquer avec les fournisseurs, en expliquant les impacts probables auxquels ils pourraient être confrontés en raison de cette mise en œuvre.

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Hélène Laffitte

Hélène Laffitte est PDG de Consulting Quest, leader mondial des achats de conseil. Avec des années d'experience, en achats et en conseil, sa passion est d'aider les entreprises à créer plus de valeur grâce au conseil. Pour en savoir plus, visitez le blog ou contactez-la directement.

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