Diagnostiquer la maturité de votre approvisionnement en conseil en toute simplicité (2022)

12 mai 2022

Le niveau de maturité de l'approvisionnement reflète la performance d'une entreprise ou d'un système au sein d'une entreprise, ainsi que son potentiel d'amélioration au fil du temps. En tant que consultant, vous pouvez avoir affaire à des entreprises comportant plusieurs divisions à des stades de développement différents.

De nombreux clients ont du mal à exprimer clairement ce qui ne va pas et ce qu'ils veulent faire. Ils discutent souvent des symptômes plutôt que des problèmes fondamentaux, tels que des ventes stagnantes, des marges en baisse ou des créances en hausse. Par conséquent, c'est le consultant qui assume généralement la plus grande part de responsabilité dans la définition de la portée du projet.

Les organisations de conseil en approvisionnement doivent s'efforcer d'atteindre un haut degré de maturité, où l'équipe utilise les meilleures techniques de sa catégorie et où elle obtient des avantages considérables en termes d'efficacité pour le groupe d'approvisionnement et l'entreprise dans son ensemble. Cependant, avant qu'une organisation puisse tracer sa route vers la grandeur, elle doit d'abord évaluer sa position actuelle sur la grille de maturité de l'approvisionnement en services de conseil.

Il est presque aussi important de comprendre où vous avez commencé votre parcours de consultant en approvisionnement que de déterminer où vous voulez aller.

Grille de maturité

Qu'est-ce qu'une grille de maturité?

Une grille de maturité, également connue sous le nom de modèle de maturité, est un outil utilisé pour mesurer la progression d'une organisation vers un objectif.

La colonne de gauche de la grille, qui est une matrice avec des lignes et des colonnes, comprend généralement les critères qui seront examinés. Les colonnes de la rangée correspondante à chaque colonne définissent, en quelques mots, le comportement habituel d'une organisation à chaque phase de développement. Un modèle de maturité comprend généralement 10 lignes ou moins, la première ligne indiquant le niveau d'entrée et la dernière ligne définissant les meilleures pratiques pleinement évoluées.

Les grilles de maturité peuvent être utilisées pour offrir un premier point de repère permettant de savoir dans quelle mesure une organisation est proche d'être "complètement évoluée" en ce qui concerne les critères examinés. Elles peuvent également être utilisées pour faciliter les discussions et fournir un chemin à suivre pour la direction.

Les critères qui seront examinés sont généralement énumérés dans la colonne de gauche de la grille, qui est une matrice avec des lignes et des colonnes.

Peut-être avez-vous déjà rencontré le terme "score d'évaluation de la maturité" dans les services de vente et de marketing... Mais vous n'êtes pas sûr de ce que c'est.

Mettons les choses au clair !

Une évaluation de la maturité est simplement une ressource pour l'utilisateur qui permet de suggérer si une solution ou une stratégie particulière lui convient en fonction des réponses qu'il fournit.

Il s'agit d'un outil de découverte pour l'entreprise qui permet de mieux qualifier les prospects en fonction de leurs réponses à l'évaluation - pour vérifier s'ils sont "prêts".

Un autre exemple : Le ministère américain de la défense a financé le développement du modèle de maturité de la capacité. Ce modèle est le résultat d'une enquête sur les pratiques commerciales et les performances d'un grand nombre d'entreprises privées qui passent des contrats avec l'armée de diverses manières.

  • Niveau 1 - Initial
  • Niveau 2 - Répétable
  • Niveau 3 - Défini
  • Niveau 4 - Géré (Capable)
  • Niveau 5 - Optimisation (efficience)

 

Maturité du conseil

Qu'est-ce qu'une  grille de maturité des achats de services de conseil ?

La grille de maturité pour les achats de services de conseil a été créée pour aider les entreprises à déterminer où elles se trouvent actuellement, où elles devraient aller à l'avenir, l'intérêt de le faire et comment y parvenir.

La grille de maturité aborde quatre domaines clés qui sont essentiels pour le conseil en achats :

⇒ Stratégie, gouvernance et organisation :

La stratégie fait référence au plan global sur la manière dont l'organisation va atteindre ses objectifs. La gouvernance est l'ensemble des règles et structures formelles qui guident la prise de décision au sein de l'organisation. L'organisation décrit la manière dont les équipes sont structurées et gérées au sein de l'entreprise.

Chacun de ces domaines est essentiel pour atteindre l'excellence en matière de conseil. La grille de maturité explore comment les décisions sont prises lors de l'achat de services de conseil, qui est impliqué et comment le conseil soutient la stratégie.

Par exemple, au plus haut niveau de maturité, vous trouverez une approche collaborative de la recherche de conseils et des évaluations systématiques de type "faire ou faire faire".

Pour atteindre le plus haut niveau de maturité en matière d'achats de services de conseil, les organisations doivent disposer d'une stratégie claire et bien exécutée, de solides structures de gouvernance et d'un personnel bien organisé.

⇒ Processus de sourcing :

Le processus de sourcing décrit la manière dont les biens et les services sont achetés, du cadrage au contrat. Cette dimension explore non seulement l'adéquation du processus au volume des projets de conseil traités, mais aussi les différentes étapes du processus.

Le cadrage est la première étape du processus de sourcing. Il consiste à définir la portée du projet et à identifier les principales parties prenantes.

La deuxième étape est le sourcing, qui consiste à choisir la société de conseil qui répond le mieux aux exigences du projet.

La contractualisation est la troisième étape, qui consiste à négocier les termes du contrat avec l'entreprise de conseil.

Le transfert est la quatrième et dernière étape, qui consiste à remettre le projet à la société de conseil et à s'assurer qu'elle dispose de toutes les ressources nécessaires pour exécuter efficacement le projet.

Les parties prenantes internes peuvent avoir des difficultés à formuler leurs objectifs ou ne pas comprendre le processus. En conséquence, le processus de consultation peut être inefficace et frustrant pour les deux parties. En mettant en place un processus bien conçu, les consultants peuvent améliorer la communication et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Cela peut conduire à des projets plus efficaces et à des clients plus heureux. En outre, un processus bien conçu peut également contribuer à améliorer le niveau de satisfaction des parties prenantes internes. Par exemple, à un haut niveau de maturité, les entreprises auront un processus de sourcing différenciés par la nature des projets qui peuvent être stratégiques ou non stratégiques. La plupart des fournisseurs seront sélectionnés par appel d'offres et leurs références seront systématiquement vérifiées.

⇒ facilitateurs :

Les catalyseurs sont essentiels à la réussite dans tous les secteurs, y compris le conseil. L'ees facilitateurs sont ces petites choses qui doivent être en place pour qu'une organisation puisse progresser dans la grille de maturité des achats de conseil. Sans ces facilitateurs, une organisation ne sera pas en mesure de tirer parti des opportunités ou sera désavantagée par rapport à ses concurrents.

Les facilitateurs Qu'il s'agisse de manuels, de directives ou de systèmes, de taxonomie ou de solutions numériques, il existe toute une série d'outils qui peuvent contribuer à rendre le conseil plus efficace et plus productif.

La taxonomie peut contribuer à l'organisation et à la classification des données, ce qui facilite leur localisation et leur utilisation. Les solutions numériques peuvent faciliter l'automatisation des opérations et le partage des données. Ces deux facteurs peuvent contribuer à l'efficacité et à l'efficience du conseil.

Mais ils doivent fonctionner en synergie ; si l'un d'entre eux n'est pas aligné sur le reste du corpus ou ne fonctionne pas bien, il tirera vers le bas les performances de la capacité de conseil en achats dans son ensemble.

En outre, ces outils peuvent contribuer à améliorer la communication entre le consultant et le client. Les consultants peuvent améliorer leurs services et leurs résultats en utilisant ces outils.

⇒ Gestion des catégories :

La gestion par catégorie est une approche stratégique basée sur des processus qui "se concentre sur la grande majorité des dépenses d'une organisation en biens et services auprès de fournisseurs tiers". Dans son application à la gestion des achats et des approvisionnements (P&SM ;), la gestion par catégorie fait référence à l'organisation des ressources de l'équipe d'approvisionnement pour se concentrer sur le marché de l'approvisionnement de l'organisation (par opposition aux clients internes ou aux fonctions départementales) afin de tirer pleinement parti des décisions d'achat.

Le processus de gestion par catégorie consiste à segmenter les principaux domaines de dépenses organisationnelles en groupes distincts de produits et de services en fonction de leur fonction. La gestion par catégorie a surtout réussi dans les grandes catégories de produits. Les petits commerçants ne disposent généralement pas de la structure et des ressources nécessaires pour la mettre en œuvre.

Pour chacun de ces domaines, la grille définit les politiques, les méthodologies ou les outils qu'une entreprise utilise à un niveau donné de maturité d'approvisionnement décrit .

Tout d'abord, les P&SM pourraient être organisées par fonction, où la négociation des contrats, l'approvisionnement en amont, la gestion des contrats en aval (c'est-à-dire la gestion des relations), voire l'expédition, l'inventaire et les activités de bureau pourraient être les fonctions spécialisées d'une opération de P&SM.

Deuxièmement, les responsables P&S pourraient analyser leur marché d'approvisionnement à l'aide d'une vue d'ensemble du positionnement des achats afin d'identifier les secteurs de marché : les fournisseurs à haut/faible risque et à haute/faible valeur et allouer leurs ressources en conséquence.

Troisièmement, le département P&S pourrait être organisé en fonction de la structure de la clientèle interne de l'organisation. Cela pourrait être pleinement mis en œuvre lorsque les membres de l'équipe P&S sont décentralisés et dispersés sur les différents sites de l'organisation.

Certains départements répartissent les ressources de manière aléatoire afin qu'il n'y ait pas de spécialisation et qu'aucun praticien de la P&S ne devienne obsolète et ne se concentre trop sur un seul domaine. Ainsi, les cadres supérieurs de ces départements font le travail important et précieux, et les jeunes le travail moins important.

Enfin, nous avons une structure de gestion par catégorie où les membres de l'équipe se spécialisent en fonction des marchés d'approvisionnement. Ici, chaque membre de l'équipe P&S se concentre sur un marché d'approvisionnement particulier et devient l'expert de cette catégorie.

Les groupes d'approvisionnement en conseil les plus avancés mettront en œuvre toutes les meilleures pratiques de gestion de catégorie pour la catégorie du conseil. Il peut s'agir d'une gestion personnalisée des dépenses, ou d'un retour d'information bilatéral vers et depuis les fournisseurs de services de conseil.

 

Comment est défini le score de maturité en matière d'achats de conseil d'une entreprise ?

 

Maturité des marchés publics

 

Le score de maturité en matière d'approvisionnement d'une entreprise est défini par sa capacité à mener à bien des projets complexes de conseil et d'approvisionnement. Le score est basé sur une grille de maturité qui tient compte de l'expérience, de la taille, de la situation géographique et du secteur d'activité de l'entreprise.

La grille est utilisée pour évaluer la capacité d'une entreprise à entreprendre des types de projets spécifiques. Une entreprise ayant un score élevé de maturité en matière de passation de marchés de conseil est susceptible d'avoir une expérience réussie dans la réalisation de projets similaires et sera en mesure de gérer la complexité d'un projet.

En revanche, une entreprise ayant un faible score de maturité en matière d'achat de services de conseil peut être moins expérimentée et ne pas disposer des ressources ou des capacités nécessaires pour mener à bien un projet.

Le score de maturité d'une entreprise en matière de conseil et d'approvisionnement est un facteur important à prendre en compte lors de la sélection d'un fournisseur pour un projet de conseil ou d'approvisionnement. Le score sur la grille de maturité est calculé par une évaluation basée sur une liste de questions qui offre pour chaque dimension clé les différentes options.

Chaque option correspond à un niveau de maturité de l'approvisionnement en conseil. Par exemple, une option au niveau Opérationnel obtiendra le score 1, Standard le score 2, Leading le score 3 et Best-in-Class le score 4.

À la fin de l'enquête, l'entreprise obtiendra le score moyen de toutes les options et dimensions, qui constituera son score de maturité en matière d'achats de services de conseil.

 

Quels sont les différents niveaux de maturité de l'approvisionnement en services de conseil dans les organisations ?

 

Si nous parlons de niveaux de maturité, nous parlons de l'organisation et du niveau auquel elle se trouve.

1. Opérationnel :

Les services de conseil ne sont pas couverts par des processus définis dans une organisation opérationnelle. La plupart du temps, les dépenses de conseil sont dispersées et proviennent des équipes opérationnelles. Par conséquent, l'entreprise n'a qu'une vue limitée des dépenses de conseil et n'utilise pas de tableau de bord ou d'outil de suivi des dépenses de conseil.

Le cas échéant, le groupe chargé des achats est impliqué à la fin du processus. Les équipes ont une mauvaise compréhension du secteur du conseil et se concentrent souvent sur les acteurs locaux.

Les fournisseurs sont choisis sur la base de contacts personnels, et le fournisseur fixe les conditions et les circonstances.

La catégorie des consultants est mal gérée, et il y a beaucoup de place pour les économies et le développement.

2. Standard :

Une organisation standard a commencé à mettre en place des protocoles pour gérer le grand projet de consultation. Un tableau de bord de base dans une feuille de calcul est utilisé pour suivre régulièrement les dépenses globales de conseil.

Pour les initiatives qui dépassent un niveau spécifique, une gestion de la demande est effectuée. Les achats sont engagés dans des acquisitions importantes, et un responsable des achats de services de conseil a été désigné. Malgré leur faible connaissance du marché du conseil, les équipes sont capables d'organiser la mise en concurrence dans 50% des projets et de demander des références tout au long du processus de demande de propositions.

Ils ont mis en place un accord de confidentialité complet tout au long de la phase d'appel d'offres et ont établi un formulaire contractuel de base pour les achats de conseil. Pour gérer la relation, ils organisent des débriefings post-projet avec le fournisseur.

L'entreprise reconnaît l'importance de la gestion de l'approvisionnement en conseils.

Au fur et à mesure que les capacités d'achat de services de conseil s'améliorent, l'écart de valeur stratégique commence à se combler. Les équipes prennent conscience des caractéristiques uniques du marché du conseil.

Modèle de maturité

3. Diriger :

Le leader de l'organisation a mis en place une solide gestion de la catégorie des services de conseil. Les parties prenantes sont réunies pour les projets complexes afin de garantir l'alignement et l'adhésion. Une équipe professionnelle d'achat de services de conseil soutient la recherche de sources d'approvisionnement et la négociation grâce à une connaissance fondamentale du marché. La majorité des achats implique des achats.

La majorité des fournisseurs sont choisis par le biais d'un appel d'offres concurrentiel, qui comprend une présentation méthodique des offres les plus intéressantes ainsi que la vérification des références. Pour les principaux fournisseurs, l'équipe de Consulting Procurement utilise des contrats cadres.

L'entreprise a mis en place des processus d'approvisionnement spécifiques aux projets ainsi qu'une gestion systématique de la demande. Pour les capacités clés, une liste de fournisseurs préférés est proposée.

L'équipe chargée de la passation des marchés a créé un système de gestion des performances qui comprend des contrôles intermédiaires des projets pour garantir l'alignement, la gestion des changements contractuels et des évaluations avancées des performances après l'affectation (expertise, position, retour sur investissement, etc.).

L'entreprise a mis en place des procédures automatisées d'approbation et d'évaluation des performances, ainsi qu'un tableau de bord automatisé et un suivi des coûts.

L'entreprise n'est plus qu'à une étape de son développement d'une capacité de conseil en sourcing. Le cadre stratégique pour y parvenir est terminé et l'entreprise est prête à passer à l'étape suivante.

4. Le meilleur de sa catégorie :

Une organisation de premier ordre a mis en place une capacité d'achat de services de conseil totalement mature. Les dépenses de conseil et la stratégie d'approvisionnement en conseil sont conformes aux objectifs stratégiques de l'organisation. La catégorie Conseil reconnaît les achats comme un partenaire commercial à part entière.

Pour garantir l'alignement sur le plan et maîtriser les dépenses, les équipes procèdent à des évaluations et à des dotations systématiques de type "make or buy". La recherche de conseils se fait de manière collaborative.

Les équipes ont désormais une connaissance approfondie du marché, y compris des alternatives, des honoraires de référence et des nouveaux entrants. Elles utilisent une structure de frais complexe (avec des incitations et de la flexibilité) et des contrats cadres.

Ils gèrent les performances de leurs fournisseurs avec des partenaires à long terme par le biais d'évaluations rigoureuses des performances et de stratégies d'amélioration continue.

Afin de promouvoir l'objectivité et d'exploiter l'analyse comparative, ils utilisent une mesure de performance et une vérification des références par un tiers.

Avec ses partenaires de longue date, ils ont mis en place des programmes d'amélioration continue.

Ils sont en charge de Tail Spend et gèrent une liste de fournisseurs préférés dynamique qui anticipe les demandes futures de l'organisation.

Ils ont mis en place des solutions spécifiques aux catégories et créé des normes de sourcing basées sur la nature des modèles d'innovation des projets. Les micro-projets sont traités par le réseau d'experts et les marchés de conseil.

La capacité de sourcing en matière de conseil a atteint le sommet de la maturité de l'approvisionnement en conseil. Les avantages les plus importants de la gestion de la catégorie Conseil sont désormais évidents pour l'entreprise. Le retour sur investissement du projet et la satisfaction interne se sont tous deux améliorés. L'équipe d'achat est maintenant considérée comme un partenaire clé pour la catégorie, et les coûts de conseil sont sous contrôle.

 

Comment utiliser la grille de maturité pour l'achat de services de conseil ? 

 

 "La route pour développer une capacité de sourcing mature commence par la mobilisation de l'entreprise, comme pour toute entreprise transformatrice."

Le meilleur niveau de maturité en matière d'achat de services de conseil devrait être l'objectif final des grandes entreprises sur la voie de la transformation.

L'approvisionnement stratégique, la gestion de la demande et la gestion des catégories sont autant de termes qu'ils connaissent déjà. Ils dépensent des centaines de millions de dollars en projets de conseil chaque année et pourraient économiser beaucoup d'argent et améliorer la qualité en utilisant les meilleurs processus d'approvisionnement en conseil.

Les entreprises de taille moyenne disposant d'un budget annuel de conseil compris entre $5 million et $30 million doivent viser un niveau de maturité en matière d'approvisionnement en conseil compris entre Leading et Best-in-Class, ou faire appel à des services tiers pour aller plus loin.

Le niveau de maturité "Leading consulting" est un bon point de départ pour les petites entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à $5 millions. La catégorie Conseil peut être incluse dans le cadre d'un effort plus important sur le périmètre complet de l'approvisionnement si l'organisation n'a pas encore mis en œuvre la gestion des catégories.

La maturité de l'approvisionnement en conseil doit être considérée dans le contexte de la maturité plus large de l'organisation de l'approvisionnement, qui prend en compte les personnes et les processus en particulier.

La catégorie du conseil est un sous-ensemble de l'approvisionnement indirect, et toutes les améliorations apportées à la capacité d'approvisionnement dans son ensemble ne peuvent que profiter à la catégorie du conseil.

Le conseil est souvent l'une des catégories d'achats indirects les plus importantes, mais ses caractéristiques uniques, qui sont liées à la diversité et à la complexité du marché du conseil, ainsi qu'à l'intangibilité des services offerts, en font également la catégorie la moins gérée.

La mise en place d'un service de conseil en achats mature peut non seulement aider votre service d'achats en optimisant les dépenses et en réalisant d'importantes économies OPEX, mais elle peut également aider les chefs d'entreprise à créer plus de valeur grâce au conseil,ce qui vous permettra d'améliorer votre position à la table des dirigeants.

Quelle est la prochaine étape pour vous ?

Maturité du conseil

Le but de la grille est de définir où vous en êtes et de fixer votre objectif. Mais ce qui vous incombe, c'est de construire le chemin de votre transformation.

Le conseil peut apporter une grande valeur ajoutée à votre entreprise, mais l'utilisation et l'acquisition de services de conseil exigent de la maturité. Pour que le conseil soit efficace, cinq variables organisationnelles doivent être synchronisées, selon notre avis.

1. Convaincre votre direction que le conseil est un accélérateur clé

Les consultants sont souvent méprisés par les cadres. La plupart du temps, c'est parce qu'ils ne reconnaissent pas la valeur que les consultants apportent à leur entreprise. Lorsque vous travaillez avec des consultants, vous devez aider votre direction à comprendre ce qu'elle retire du conseil et comment l'appliquer au profit de votre entreprise. Concentrons-nous sur les raisons les plus courantes.

Ils ne comprennent pas toujours ce qu'est le conseil :

Ce n'est pas une blague. Certains PDG n'ont jamais eu affaire à des consultants auparavant. Certaines entreprises ne font pas appel à des consultants de manière régulière. Certaines régions du monde sont moins habituées aux consultants. Certains départements d'une entreprise sont moins enclins à collaborer avec des consultants.

Ils ne comprennent pas comment le conseil crée de la valeur :

Ils peuvent penser qu'ils disposent des ressources nécessaires en interne pour accomplir la tâche, ou que les consultants ne font que répéter ce qu'ils leur ont dit et manquent d'expérience. Selon Source Global Research, seuls 35% des PDG estiment que les sociétés de conseil avec lesquelles ils ont travaillé ont apporté plus de valeur que ce qu'ils ont reçu en honoraires. Une création de valeur supérieure n'implique pas toujours un conseil de haute qualité.

Travailler avec des consultants leur donne l'impression d'admettre qu'ils ne peuvent pas bien faire leur travail.

Cela est vrai dans certaines circonstances. Vous faites appel à des consultants parce que vous ne disposez pas des compétences et des connaissances nécessaires en interne, ou parce que votre projet avance trop lentement. Mais est-ce nécessairement le signe que vous ne faites pas votre travail correctement ?

Vous risquez d'être confronté à d'importantes réactions internes selon la façon dont la direction présente l'équipe de consultants (et comment elle s'engagera avec les parties prenantes internes).

Cependant, le fait de ne pas prendre ces activités pourrait être une préoccupation.

2. Définir les bons processus

Maturité du conseil

Vous devez définir les processus appropriés lorsque vos équipes sont prêtes à accepter le conseil. Lorsque vous faites appel à des consultants, vous devez prendre en compte plusieurs procédures : la prise de décision, le sourcing et la gestion de projet.

La mise en place d'un système d'évaluation des performances et la mise en œuvre de la gestion par catégorie pour la catégorie du conseil sont les meilleurs moyens d'analyser les performances de votre entreprise et de vos prestataires.

Assurez-vous que votre processus de décision est bien défini :

La capacité à créer de la valeur par le biais du conseil repose en grande partie sur le processus de prise de décision. Lorsque cela a plus de sens pour vous, vous voulez dépenser votre argent. Votre méthode doit fournir la bonne valeur tout en minimisant le travail et l'irritation.

La clé est d'affiner les procédures de décision en fonction de la valeur stratégique et du coût des initiatives. Il s'agit, par exemple, de déterminer le seuil approprié en dessous duquel les projets font l'objet d'une procédure simplifiée et plus rapide (moins d'intervenants, validation moindre, peu ou pas de concurrence obligatoire).

Améliorez votre processus de recherche de fournisseurs :

Votre méthode de sourcing en matière de conseil doit être cohérente avec vos procédures de sourcing. Gardez à l'esprit les caractéristiques uniques de la catégorie du conseil, qui nécessite une communication étroite entre les services d'achat et les secteurs d'activité.

Établir une procédure de gestion de projet :

Lorsque vous confiez des projets à des consultants externes, vous vous trouvez dans un scénario unique : vous avez deux chefs de projet, l'un interne et l'autre externe. Les éléments de base, cependant, restent les mêmes. Vous devez mettre en place une gouvernance, établir des indicateurs clés de performance, créer un calendrier et procéder à des évaluations fréquentes. Bien entendu, vous pouvez demander un modèle de gouvernance à l'équipe de consultants.

Vous avez très probablement un chef de projet et un sponsor de projet sur cette note. Séparer les organes de direction pour la mise en œuvre et le pilotage pourrait être une bonne approche.

Évaluation de la performance :

Pour maintenir la qualité de votre panel, vous devez évaluer la performance de vos prestataires de conseil. Vous devez mettre en place un système simple, convivial, méthodique et, de préférence, lié à votre système de gestion des fournisseurs.

Partagez les résultats avec les différentes parties prenantes pour obtenir leur soutien au système, et utilisez les informations pour développer des stratégies d'amélioration et gérer les relations avec les fournisseurs.

Mesure de la maturité

3. Mettre en place la bonne organisation

Vous disposez maintenant des éléments de base essentiels pour créer de la valeur, mais il vous manque encore le composant le plus crucial du système : les personnes. Il n'existe pas de solution unique qui vous permette de bénéficier de tous les avantages d'une organisation ; il y a plutôt de nombreux choix à considérer et à équilibrer afin de découvrir le compromis optimal pour votre situation unique.

(DIY) Do-It-Yourself :

Il s'agit de la méthode la plus simple à mettre en œuvre pour les petites et moyennes organisations (mais pas nécessairement pour obtenir les meilleurs résultats). Nous la suggérons aux entreprises dont le budget est serré. Les dirigeants mèneront les achats du début à la fin sans l'aide de la fonction achats.

L'équipe de direction peut superviser et décider de quelques projets clés, tandis que les initiatives inférieures à un certain seuil seront entre les mains du sponsor du projet. Si vous voulez éviter les surprises, vos règles doivent être extrêmement explicites et bien écrites.

Avec l'aide d'un consultant spécialisé dans le domaine des achats (à temps partiel ou à temps plein) :

Si la gestion des projets de conseil est un objectif stratégique et que le nombre de projets est important, vous pouvez envisager d'embaucher un employé à temps partiel ou à temps plein pour vous aider à gérer les projets de conseil.

Cette option vous permet de mieux contrôler la manière dont les projets sont évalués et gérés. En outre, le point focal dédié pourra améliorer ses compétences en matière de conseil et fournir des conseils plus pointus à vos employés.

Cette stratégie nécessite des processus extrêmement bien définis et une grande communication entre les responsables des achats et les cadres commerciaux. Gardez à l'esprit qu'il y a une limite étroite entre donner trop de contrôle aux achats et donner trop d'influence aux dirigeants d'entreprise.

Vos achats peuvent être limités si les projets sont trop compliqués ou peu courants. Envisagez de mettre en place des équipes multifonctionnelles pour passer en revue les Demande de propositions.

Réunir le meilleur des deux mondes :

Conseil Maturité des achats

Pour les entreprises disposant d'un budget de conseil élevé, la solution idéale consiste à constituer une équipe de consultants et à intégrer une sorte de contrôle dans le processus de sélection des projets critiques.

La combinaison de consultants précédents et d'experts en passation de marchés peut vous fournir des bases exceptionnellement solides sur lesquelles construire et vous aider à éviter certaines erreurs typiques.

Une équipe de consultants spécialisés peut également commencer à mesurer les performances, à négocier des contrats-cadres, à obtenir des rabais de volume, à élaborer des stratégies d'amélioration et à identifier des synergies. En même temps, la prise de décision sera centralisée, ce qui vous permettra de concentrer vos efforts et vos ressources sur les tâches les plus importantes.

Certaines équipes de consultants en approvisionnement suivent à la lettre les meilleures pratiques traditionnelles en la matière. Ne vous méprenez pas : nous pensons que c'est formidable. Vous obtiendrez les résultats que vous méritez si les meilleures méthodes sont appliquées aux concepts incorrects.

Faites appel à des experts extérieurs :

Une autre option pour les organisations qui veulent ajouter de la valeur par le biais du conseil mais qui ne veulent pas développer de structures particulières est d'engager des sociétés de conseil externes pour les aider. Il s'agit d'utiliser des organisations spécialisées ayant une expertise distincte dédiée à l'approvisionnement en conseil, de la même manière que certaines entreprises externalisent leur fonction d'efficacité organisationnelle à des consultants externes.

Ces entreprises peuvent aider à tout faire, de la recherche de sources d'approvisionnement à des projets spécifiques, en passant par la mise en place d'un système complet de gestion des performances. Elles peuvent travailler avec les équipes d'achat actuelles pour aider à la recherche de sources d'approvisionnement et à la définition du champ d'application, tandis que les équipes d'achat gèrent la relation et les négociations, selon le scénario.

4. Embaucher les bonnes personnes

Si vous vous êtes mis d'accord sur une idée d'organisation, vous devrez embaucher les bonnes personnes et découvrir les bonnes incitations pour garantir que la priorité stratégique de la génération de valeur soit respectée. Le conseil en sourcing est une tâche difficile. Vos équipes doivent avoir un mélange de compétences en matière de sourcing, de conseil, de gestion de projet et de commerce.

Localisez le personnel important :

La gestion du conseil n'est pas une tâche simple. Les cadres doivent bien connaître les processus d'approvisionnement et de conseil.

 - Compétences en matière de passation de marchés

La personne chargée de la consultation en matière d'achats a clairement une certaine expérience des achats. Il ou elle doit avoir une connaissance approfondie de l'approvisionnement stratégique, de la négociation et de la gestion des catégories. En outre, il ou elle doit être compétent(e) dans les capacités d'achat typiques telles que le cadrage, le sourcing, la négociation et les relations avec les fournisseurs.

 - Connaissance des affaires

Pour aider les différents segments de l'entreprise à délimiter leurs besoins et à déterminer la priorité de leurs projets, il doit d'abord comprendre la dynamique de l'entreprise et les limites de chaque fonction.

 - Expertise en matière de conseil

Outre l'expertise du marché, le responsable des achats doit comprendre les avantages et les limites du conseil en tant qu'outil. Dans quelles situations les cadres peuvent-ils bénéficier de la consultation ? Et qu'est-ce que vous n'obtiendrez pas de la consultation ?

En outre, si la culture d'entreprise le permet, les responsables des achats sont bien placés pour confronter le sponsor et le chef de projet sur la portée et le phasage des projets.

 - Capacités de gestion de projet

Enfin, les projets de conseil doivent être gérés et contrôlés de la même manière que les autres projets. Les clients internes des responsables des achats sont aidés à mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion de projet pour les projets de conseil.

Il s'agit de s'assurer que les parties prenantes appropriées sont incluses dès le début, d'établir la gouvernance du projet et de mener des examens à mi-parcours pour garantir que les projets étendus restent sur la bonne voie.

Créez un système de récompense approprié :

Ne sous-estimez jamais la valeur des récompenses pour expliquer le comportement des employés. Même si le bien-fondé d'axer votre travail sur 20% de vos revenus peut être remis en question, il s'agit fréquemment de la motivation principale de nombreux PDG.

Vous avez besoin des bonnes incitations pour attirer et retenir les meilleurs éléments. De nombreuses entreprises rémunèrent leurs responsables des achats en fonction du montant des économies réalisées. Cela encourage les acheteurs à rechercher le prix le plus bas plutôt que la meilleure offre ou à ne participer aux discussions que vers la fin du processus de sourcing.

5. Mettre l'accent sur la collaboration

La collaboration entre vos équipes est essentielle à la réussite de tout projet de conseil, du début à la fin. Une culture qui encourage la gestion de projet et le travail en équipe contribuera à la réussite de vos projets de conseil.

Grille de maturité pour l'acquisition de services de conseil

Encouragez la collaboration entre les départements :

Les services immatériels, comme le conseil, sont difficiles à gérer car l'expertise nécessaire pour conduire le processus d'approvisionnement, de la stratégie à la gestion des fournisseurs, est répartie entre plusieurs personnes.

L'équipe chargée de la stratégie et/ou de la transformation sera nécessaire pour rappeler à chacun les objectifs stratégiques et la feuille de route de la transformation, aligner les différentes équipes et aider à identifier la valeur stratégique d'un projet.

Les finances doivent également être impliquées dans la présentation de leur point de vue sur le budget, le suivi des dépenses de conseil, la création de seuils, le suivi des avantages et la garantie d'une catégorisation comptable appropriée.

Bien entendu, les responsables des achats doivent participer au jeu en apportant leurs meilleures pratiques en matière de sourcing et de gestion des catégories, en analysant le marché, en compilant une liste de fournisseurs potentiels et en effectuant des vérifications.

Lors de l'approvisionnement de grands projets, les fonctions doivent être impliquées et apporter une expérience unique et une connaissance du marché.

Enfin, les secteurs d'activité seront chargés de convertir la stratégie en projets, de définir la portée, de gérer les projets et de fournir un retour d'information.

Instaurer une culture de projet :

Enfin, une culture de projet est nécessaire. Les projets confiés à des consultants doivent être gérés de la même manière que tout autre projet interne, mais vous devez également vous assurer que les résultats du projet s'intégreront parfaitement dans votre entreprise et votre culture actuelles.

Si vous ne disposez pas de normes similaires pour les projets internes, vous ne serez pas en mesure de mettre en place un processus de gestion de projet rigide pour les projets externalisés, de définir les attentes, de fixer des jalons, des indicateurs clés de performance, des examens de mi-projet et des mesures de performance.

Cela ne fonctionnera pas. Vos équipes hésiteront à utiliser vos méthodes et trouveront des solutions de rechange ou éviteront de faire appel à des consultants. Dans les deux cas, vous ne bénéficierez pas de tous les avantages de la collaboration avec les consultants.

En conclusion,

Préparer votre organisation à créer plus de valeur grâce au conseil est un voyage passionnant. La bonne mise en place dépendra de l'ambition que vous avez pour cette transformation.

Il abordera certainement divers aspects, depuis votre stratégie et vos priorités en matière de conseil jusqu'aux processus de prise de décision, en passant par les aspects culturels essentiels à la réussite.

Si vous utilisez des quantités importantes de services de conseil, vous allez probablement mettre en place une équipe dédiée. En plus d'être d'une grande aide pour tous vos projets de sourcing, une équipe dédiée sera la pierre angulaire de la mise en œuvre d'un système efficace de gestion des catégories et des performances pour votre catégorie de conseil.

Le score de maturité d'une entreprise en matière d'achat de services de conseil est défini par sa capacité d'exécution sur des dimensions clés, évaluée par une liste de questions.

Ce score peut aider les entreprises à suivre leurs progrès et à identifier les domaines à améliorer. Si vous cherchez à améliorer le score de maturité de votre entreprise en matière d'approvisionnement en conseil, le voyage commence par la compréhension de votre situation actuelle.

Avez-vous essayé d'utiliser la grille de maturité pour l'achat de services de conseil ? Quelle a été votre expérience ? Faites-nous en part dans les commentaires ci-dessous.

Hélène Laffitte

Hélène Laffitte est PDG de Consulting Quest, leader mondial des achats de conseil. Avec des années d'experience, en achats et en conseil, sa passion est d'aider les entreprises à créer plus de valeur grâce au conseil. Pour en savoir plus, visitez le blog ou contactez-la directement.

Vous aimerez aussi …

MSA, SOW, contrats de conseil : Le Guide Définitif
MSA, SOW, contrats de conseil : Le guide définitif (2022)

MSA, SOW, contrats de conseil : Le guide définitif (2022)

Les MSA, SOW et contrats de conseil sont une partie essentielle de la relation avec le cabinet de conseil. Toutes les entreprises doivent avoir un contrat en place pour protéger leurs intérêts et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Dans ce guide définitif, vous apprendrez l'importance de ces accords et pourquoi les entreprises en ont vraiment besoin pour fonctionner efficacement.