Diagnostiquer la maturité de votre approvisionnement en conseil en toute simplicité (2022)

12 mai 2022

Le niveau de maturité de l'approvisionnement reflète la performance d'une entreprise ou d'un système au sein d'une entreprise, ainsi que son potentiel d'amélioration au fil du temps. En tant que consultant, vous pouvez avoir affaire à des entreprises comportant plusieurs divisions à des stades de développement différents.

De nombreux clients ont du mal à exprimer clairement ce qui ne va pas et ce qu'ils veulent faire. Ils discutent souvent des symptômes plutôt que des problèmes fondamentaux, tels que des ventes stagnantes, des marges en baisse ou des créances en hausse. Par conséquent, c'est le consultant qui assume généralement la plus grande part de responsabilité dans la définition de la portée du projet.

Les organisations de conseil en approvisionnement doivent s'efforcer d'atteindre un haut degré de maturité, où l'équipe utilise les meilleures techniques de sa catégorie et où elle obtient des avantages considérables en termes d'efficacité pour le groupe d'approvisionnement et l'entreprise dans son ensemble. Cependant, avant qu'une organisation puisse tracer sa route vers la grandeur, elle doit d'abord évaluer sa position actuelle sur la grille de maturité de l'approvisionnement en services de conseil.

Il est presque aussi important de comprendre où vous avez commencé votre parcours de consultant en approvisionnement que de déterminer où vous voulez aller.

Grille de maturité

Qu'est-ce qu'une grille de maturité?

Une grille de maturité, également connue sous le nom de modèle de maturité, est un outil utilisé pour mesurer la progression d'une organisation vers un objectif.

La colonne de gauche de la grille, qui est une matrice avec des lignes et des colonnes, comprend généralement les critères qui seront examinés. Les colonnes de la rangée correspondante à chaque colonne définissent, en quelques mots, le comportement habituel d'une organisation à chaque phase de développement. Un modèle de maturité comprend généralement 10 lignes ou moins, la première ligne indiquant le niveau d'entrée et la dernière ligne définissant les meilleures pratiques pleinement évoluées.

Les grilles de maturité peuvent être utilisées pour offrir un premier point de repère permettant de savoir dans quelle mesure une organisation est proche d'être "complètement évoluée" en ce qui concerne les critères examinés. Elles peuvent également être utilisées pour faciliter les discussions et fournir un chemin à suivre pour la direction.

Les critères qui seront examinés sont généralement énumérés dans la colonne de gauche de la grille, qui est une matrice avec des lignes et des colonnes.

Peut-être avez-vous déjà rencontré le terme "score d'évaluation de la maturité" dans les services de vente et de marketing... Mais vous n'êtes pas sûr de ce que c'est.

Mettons les choses au clair !

Une évaluation de la maturité est simplement une ressource pour l'utilisateur qui permet de suggérer si une solution ou une stratégie particulière lui convient en fonction des réponses qu'il fournit.

Il s'agit d'un outil de découverte pour l'entreprise qui permet de mieux qualifier les prospects en fonction de leurs réponses à l'évaluation - pour vérifier s'ils sont "prêts".

Un autre exemple : Le ministère américain de la défense a financé le développement du modèle de maturité de la capacité. Ce modèle est le résultat d'une enquête sur les pratiques commerciales et les performances d'un grand nombre d'entreprises privées qui passent des contrats avec l'armée de diverses manières.

  • Niveau 1 - Initial
  • Niveau 2 - Répétable
  • Niveau 3 - Défini
  • Niveau 4 - Géré (Capable)
  • Niveau 5 - Optimisation (efficience)

 

Maturité du conseil

Qu'est-ce qu'une grille de maturité des achats de services de conseil ?

La grille de maturité pour les achats de services de conseil a été créée pour aider les entreprises à déterminer où elles se trouvent actuellement, où elles devraient aller à l'avenir, l'intérêt de le faire et comment y parvenir.

La grille de maturité aborde quatre domaines clés qui sont essentiels pour le conseil en achats :

⇒ Stratégie, gouvernance et organisation :

La stratégie fait référence au plan global sur la manière dont l'organisation va atteindre ses objectifs. La gouvernance est l'ensemble des règles et structures formelles qui guident la prise de décision au sein de l'organisation. L'organisation décrit la manière dont les équipes sont structurées et gérées au sein de l'entreprise.

Chacun de ces domaines est essentiel pour atteindre l'excellence en matière de conseil. La grille de maturité explore comment les décisions sont prises lors de l'achat de services de conseil, qui est impliqué et comment le conseil soutient la stratégie.

Par exemple, au plus haut niveau de maturité, vous trouverez une approche collaborative de la recherche de conseils et des évaluations systématiques de type "faire ou faire faire".

Pour atteindre le plus haut niveau de maturité en matière d'achats de services de conseil, les organisations doivent disposer d'une stratégie claire et bien exécutée, de solides structures de gouvernance et d'un personnel bien organisé.

⇒ Processus de sourcing :

Le processus de sourcing décrit la manière dont les biens et les services sont achetés, du cadrage au contrat. Cette dimension explore non seulement l'adéquation du processus au volume des projets de conseil traités, mais aussi les différentes étapes du processus.

La première phase du processus d'approvisionnement est le cadrage, qui consiste à définir les paramètres du projet et à identifier les principales parties prenantes.

La sélection du cabinet de conseil le plus adapté aux besoins du projet fait partie de la deuxième étape, appelée sourcing.

La troisième étape, la passation de marchés, consiste à décrire les termes d'un contrat avec la société de conseil.

Le transfert est la quatrième et dernière étape, qui consiste à remettre le projet à la société de conseil et à s'assurer qu'elle dispose de toutes les ressources nécessaires pour exécuter efficacement le projet.

Les parties prenantes internes peuvent avoir des difficultés à formuler leurs objectifs ou ne pas comprendre le processus. En conséquence, le processus de consultation peut être inefficace et frustrant pour les deux parties. En mettant en place un processus bien conçu, les consultants peuvent améliorer la communication et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Cela peut conduire à des projets plus efficaces et à des clients plus heureux. En outre, un processus bien conçu peut également contribuer à améliorer le niveau de satisfaction des parties prenantes internes. Par exemple, à un haut niveau de maturité, les entreprises auront un processus de sourcing différenciés par la nature des projets qui peuvent être stratégiques ou non stratégiques. La plupart des fournisseurs seront sélectionnés par appel d'offres et leurs références seront systématiquement vérifiées.

⇒ facilitateurs :

Les catalyseurs sont essentiels à la réussite dans tous les secteurs, y compris le conseil. L'ees facilitateurs sont ces petites choses qui doivent être en place pour qu'une organisation puisse progresser dans la grille de maturité des achats de conseil. Sans ces facilitateurs, une organisation ne sera pas en mesure de tirer parti des opportunités ou sera désavantagée par rapport à ses concurrents.

Les facilitateurs Qu'il s'agisse de manuels, de directives ou de systèmes, de taxonomie ou de solutions numériques, il existe toute une série d'outils qui peuvent contribuer à rendre le conseil plus efficace et plus productif.

Les données peuvent bénéficier de l'organisation et de la classification de la taxonomie, ce qui simplifiera leur recherche et leur utilisation. L'échange de données et l'automatisation des opérations peuvent tous deux être facilités par les technologies numériques. Ces deux catalyseurs peuvent tous deux améliorer l'efficacité et l'efficience du conseil.

Mais ils doivent fonctionner en synergie ; si l'un d'entre eux n'est pas aligné sur le reste du corpus ou ne fonctionne pas bien, il tirera vers le bas les performances de la capacité de conseil en achats dans son ensemble.

En outre, ces outils peuvent contribuer à améliorer la communication entre le consultant et le client. Les consultants peuvent améliorer leurs services et leurs résultats en utilisant ces outils.

⇒ Gestion des catégories :

La gestion par catégorie est une approche stratégique basée sur des processus qui "se concentre sur la grande majorité des dépenses d'une organisation en biens et services auprès de fournisseurs tiers". Dans son application à la gestion des achats et des approvisionnements (P&SM ;), la gestion par catégorie fait référence à l'organisation des ressources de l'équipe d'approvisionnement pour se concentrer sur le marché de l'approvisionnement de l'organisation (par opposition aux clients internes ou aux fonctions départementales) afin de tirer pleinement parti des décisions d'achat.

Le processus de gestion par catégorie consiste à segmenter les principaux domaines de dépenses organisationnelles en groupes distincts de produits et de services en fonction de leur fonction. La gestion par catégorie a surtout réussi dans les grandes catégories de produits. Les petits commerçants ne disposent généralement pas de la structure et des ressources nécessaires pour la mettre en œuvre.

Pour chacun de ces domaines, la grille définit les politiques, méthodologies ou outils qu'une entreprise utilise à un niveau donné de maturité achats décrit.

Les groupes d'approvisionnement en conseil les plus avancés mettront en œuvre toutes les meilleures pratiques de gestion de catégorie pour la catégorie du conseil. Il peut s'agir d'une gestion personnalisée des dépenses, ou d'un retour d'information bilatéral vers et depuis les fournisseurs de services de conseil.

« La capacité de conseil en approvisionnement, comme tout autre secteur, se développe par phases. Aujourd'hui, vous pouvez rapidement mesurer la maturité de la capacité d'approvisionnement de votre entreprise et travailler à son amélioration. Toute entreprise peut atteindre un meilleur niveau et réussir avec la capacité de conseil en approvisionnement. »

Comment est défini le score de maturité en matière d'achats de conseil d'une entreprise ?

 

Maturité des marchés publics

 

Le score de maturité en matière d'approvisionnement d'une entreprise est défini par sa capacité à mener à bien des projets complexes de conseil et d'approvisionnement. Le score est basé sur une grille de maturité qui tient compte de l'expérience, de la taille, de la situation géographique et du secteur d'activité de l'entreprise.

La grille est utilisée pour évaluer la capacité d'une entreprise à entreprendre des types de projets spécifiques. Une entreprise ayant un score élevé de maturité en matière de passation de marchés de conseil est susceptible d'avoir une expérience réussie dans la réalisation de projets similaires et sera en mesure de gérer la complexité d'un projet.

En revanche, une entreprise ayant un faible score de maturité en matière d'achat de services de conseil peut être moins expérimentée et ne pas disposer des ressources ou des capacités nécessaires pour mener à bien un projet.

Le score de maturité d'une entreprise en matière de conseil et d'approvisionnement est un facteur important à prendre en compte lors de la sélection d'un fournisseur pour un projet de conseil ou d'approvisionnement. Le score sur la grille de maturité est calculé par une évaluation basée sur une liste de questions qui offre pour chaque dimension clé les différentes options.

Chaque option correspond à un niveau de maturité de l'approvisionnement en conseil. Par exemple, une option au niveau Opérationnel obtiendra le score 1, Standard le score 2, Leading le score 3 et Best-in-Class le score 4.

À la fin de l'enquête, l'entreprise obtiendra le score moyen de toutes les options et dimensions, qui constituera son score de maturité en matière d'achats de services de conseil.

 

Quels sont les différents niveaux de maturité du conseil en approvisionnement dans les organisations ?

 

Si nous parlons de niveaux de maturité, nous parlons de l'organisation et du niveau auquel elle se trouve.

1. Opérationnel :

Les services de conseil ne sont pas couverts par des processus définis dans une organisation opérationnelle. La plupart du temps, les dépenses de conseil sont dispersées et proviennent des équipes opérationnelles. Par conséquent, l'entreprise n'a qu'une vue limitée des dépenses de conseil et n'utilise pas de tableau de bord ou d'outil de suivi des dépenses de conseil.

Le cas échéant, le groupe chargé des achats est impliqué à la fin du processus. Les équipes ont une mauvaise compréhension du secteur du conseil et se concentrent souvent sur les acteurs locaux.

Les fournisseurs sont choisis sur la base de contacts personnels, et le fournisseur fixe les conditions et les circonstances.

La catégorie des consultants est mal gérée, et il y a beaucoup de place pour les économies et le développement.

2. Standard :

Une organisation standard a commencé à mettre en place des protocoles pour gérer le grand projet de consultation. Un tableau de bord de base dans une feuille de calcul est utilisé pour suivre régulièrement les dépenses globales de conseil.

Pour les initiatives qui dépassent un niveau spécifique, une gestion de la demande est effectuée. Les achats sont engagés dans des acquisitions importantes, et un responsable des achats de services de conseil a été désigné. Malgré leur faible connaissance du marché du conseil, les équipes sont capables d'organiser la mise en concurrence dans 50% des projets et de demander des références tout au long du processus de demande de propositions.

Ils ont mis en place un accord de confidentialité complet tout au long de la phase d'appel d'offres et ont établi un formulaire contractuel de base pour les achats de conseil. Pour gérer la relation, ils organisent des débriefings post-projet avec le fournisseur.

L'entreprise reconnaît l'importance de la gestion de l'approvisionnement en conseils.

Comme Services de conseil en approvisionnement s'améliorent, l'écart de valeur stratégique commence à se combler. Les équipes prennent conscience des caractéristiques uniques du marché du conseil.

Modèle de maturité

3. Diriger :

Le leader de l'organisation a mis en place une solide gestion de la catégorie des services de conseil. Les parties prenantes sont réunies pour les projets complexes afin de garantir l'alignement et l'adhésion. Une équipe professionnelle d'achat de services de conseil soutient la recherche de sources d'approvisionnement et la négociation grâce à une connaissance fondamentale du marché. La majorité des achats implique des achats.

La majorité des fournisseurs sont choisis par le biais d'un appel d'offres concurrentiel, qui comprend une présentation méthodique des offres les plus intéressantes ainsi que la vérification des références. Pour les principaux fournisseurs, l'équipe de Consulting Procurement utilise des contrats cadres.

L'entreprise a mis en place des processus d'approvisionnement spécifiques aux projets ainsi qu'une gestion systématique de la demande. Pour les capacités clés, une liste de fournisseurs préférés est proposée.

L'équipe chargée de la passation des marchés a créé un système de gestion des performances qui comprend des contrôles intermédiaires des projets pour garantir l'alignement, la gestion des changements contractuels et des évaluations avancées des performances après l'affectation (expertise, position, retour sur investissement, etc.).

L'entreprise a mis en place des procédures automatisées d'approbation et d'évaluation des performances, ainsi qu'un tableau de bord automatisé et un suivi des coûts.

L'entreprise n'est plus qu'à une étape de son développement d'une capacité de conseil en sourcing. Le cadre stratégique pour y parvenir est terminé et l'entreprise est prête à passer à l'étape suivante.

4. Le meilleur de sa catégorie :

Une organisation de premier ordre a mis en place une capacité d'achat de services de conseil totalement mature. Les dépenses de conseil et la stratégie d'approvisionnement en conseil sont conformes aux objectifs stratégiques de l'organisation. La catégorie Conseil reconnaît les achats comme un partenaire commercial à part entière.

Pour garantir l'alignement sur le plan et maîtriser les dépenses, les équipes procèdent à des évaluations et à des dotations systématiques de type "make or buy". La recherche de conseils se fait de manière collaborative.

Les équipes ont désormais une connaissance approfondie du marché, y compris des alternatives, des honoraires de référence et des nouveaux entrants. Elles utilisent une structure de frais complexe (avec des incitations et de la flexibilité) et des contrats cadres.

Ils gèrent les performances de leurs fournisseurs avec des partenaires à long terme par le biais d'évaluations rigoureuses des performances et de stratégies d'amélioration continue.

Afin de promouvoir l'objectivité et d'exploiter l'analyse comparative, ils utilisent une mesure de performance et une vérification des références par un tiers.

Avec ses partenaires de longue date, ils ont mis en place des programmes d'amélioration continue.

Ils sont en charge de Tail Spend et gèrent une liste de fournisseurs préférés dynamique qui anticipe les demandes futures de l'organisation.

Ils ont mis en place des solutions spécifiques aux catégories et créé des normes de sourcing basées sur la nature des modèles d'innovation des projets. Les micro-projets sont traités par le réseau d'experts et les marchés de conseil.

La capacité de sourcing en matière de conseil a atteint le sommet de la maturité de l'approvisionnement en conseil. Les avantages les plus importants de la gestion de la catégorie Conseil sont désormais évidents pour l'entreprise. Le retour sur investissement du projet et la satisfaction interne se sont tous deux améliorés. L'équipe d'achat est maintenant considérée comme un partenaire clé pour la catégorie, et les coûts de conseil sont sous contrôle.

 

Comment utiliser la grille de maturité pour l'achat de services de conseil ? 

 

 "La route pour développer une capacité de sourcing mature commence par la mobilisation de l'entreprise, comme pour toute entreprise transformatrice."

Le meilleur niveau de maturité en matière d'achat de services de conseil devrait être l'objectif final des grandes entreprises sur la voie de la transformation.

L'approvisionnement stratégique, la gestion de la demande et la gestion des catégories sont autant de termes qu'ils connaissent déjà. Ils dépensent des centaines de millions de dollars en projets de conseil chaque année et pourraient économiser beaucoup d'argent et améliorer la qualité en utilisant les meilleurs processus d'approvisionnement en conseil.

Les entreprises de taille moyenne avec des budgets de conseil annuels de $5 millions à $30 millions doivent viser un niveau de maturité des achats de conseil entre Leading et Best-in-Class ou s'appuyer sur des services tiers pour aller plus loin.

Le niveau de maturité "Leading consulting" est un bon point de départ pour les petites entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à $5 millions. La catégorie Conseil peut être incluse dans le cadre d'un effort plus important sur le périmètre complet de l'approvisionnement si l'organisation n'a pas encore mis en œuvre la gestion des catégories.

La maturité de l'approvisionnement en conseil doit être considérée dans le contexte de la maturité plus large de l'organisation de l'approvisionnement, qui prend en compte les personnes et les processus en particulier.

La catégorie du conseil est un sous-ensemble de l'approvisionnement indirect, et toutes les améliorations apportées à la capacité d'approvisionnement dans son ensemble ne peuvent que profiter à la catégorie du conseil.

Le conseil est souvent l'une des catégories d'achats indirects les plus importantes, mais ses caractéristiques uniques, qui sont liées à la diversité et à la complexité du marché du conseil, ainsi qu'à l'intangibilité des services offerts, en font également la catégorie la moins gérée.

La mise en place d'un service de conseil en achats mature peut non seulement aider votre service d'achats en optimisant les dépenses et en réalisant d'importantes économies OPEX, mais elle peut également aider les chefs d'entreprise à créer plus de valeur grâce au conseil,ce qui vous permettra d'améliorer votre position à la table des dirigeants.

Quelle est la prochaine étape pour vous ?Maturité du conseil

Le but de la grille est de définir où vous en êtes et de fixer votre objectif. Mais ce qui vous incombe, c'est de construire le chemin de votre transformation.

Le conseil peut ajouter beaucoup de valeur à votre entreprise, mais l'utilisation et l'obtention de services de conseil nécessitent de la maturité. Selon nous, pour que le conseil soit efficace, cinq variables organisationnelles doivent être synchronisées.

 

1. Convaincre votre direction que le conseil est un accélérateur clé

Les consultants sont souvent méprisés par les cadres. La plupart du temps, c'est parce qu'ils ne reconnaissent pas la valeur que les consultants apportent à leur entreprise. Lorsque vous travaillez avec des consultants, vous devez aider votre direction à comprendre ce qu'elle retire du conseil et comment l'appliquer au profit de votre entreprise. Concentrons-nous sur les raisons les plus courantes.

Ils ne comprennent pas toujours ce qu'est le conseil :

Ce n'est pas une blague. Certains cadres n'ont jamais traité avec des consultants auparavant. Certaines entreprises ne font pas appel régulièrement à des consultants. Certaines parties du monde sont moins habituées au conseil. Certains départements au sein d'une entreprise sont moins susceptibles de collaborer avec des consultants.

Ils ne comprennent pas comment le conseil crée de la valeur :

Ils peuvent croire qu'ils ont les ressources nécessaires en interne pour accomplir la tâche, ou que les consultants répètent simplement ce qu'ils leur ont dit et manquent d'expérience. Seuls 35% des cadres estiment que les sociétés de conseil avec lesquelles ils ont travaillé ont apporté plus de valeur qu'ils n'en ont reçu en honoraires, selon Source Global Research. Une création de valeur supérieure n'implique pas toujours un conseil de haute qualité.

Travailler avec des consultants leur donne l'impression d'admettre qu'ils ne peuvent pas bien faire leur travail.

Cela est vrai dans certaines circonstances. Vous faites appel à des consultants parce que vous ne disposez pas des compétences et des connaissances nécessaires en interne, ou parce que votre projet avance trop lentement. Mais est-ce nécessairement le signe que vous ne faites pas votre travail correctement ?

Vous risquez d'être confronté à d'importantes réactions internes selon la façon dont la direction présente l'équipe de consultants (et comment elle s'engagera avec les parties prenantes internes).

Cependant, le fait de ne pas prendre ces activités pourrait être une préoccupation.

2. Définir les bons processus

Maturité du conseil

Vous devez définir les processus appropriés lorsque vos équipes sont prêtes à accepter le conseil. Lorsque vous faites appel à des consultants, vous devez prendre en compte plusieurs procédures : la prise de décision, le sourcing et la gestion de projet.

La mise en place d'un système d'évaluation des performances et la mise en œuvre de la gestion par catégorie pour la catégorie du conseil sont les meilleurs moyens d'analyser les performances de votre entreprise et de vos prestataires.

Assurez-vous que votre processus de décision est bien défini :

La capacité à créer de la valeur par le biais du conseil repose en grande partie sur le processus de prise de décision. Lorsque cela a plus de sens pour vous, vous voulez dépenser votre argent. Votre méthode doit fournir la bonne valeur tout en minimisant le travail et l'irritation.

La clé est d'affiner les procédures de décision en fonction de la valeur stratégique et du coût des initiatives. Il s'agit, par exemple, de déterminer le seuil approprié en dessous duquel les projets font l'objet d'une procédure simplifiée et plus rapide (moins d'intervenants, validation moindre, peu ou pas de concurrence obligatoire).

Améliorez votre processus de recherche de fournisseurs :

Votre méthode de sourcing en matière de conseil doit être cohérente avec vos procédures de sourcing. Gardez à l'esprit les caractéristiques uniques de la catégorie du conseil, qui nécessite une communication étroite entre les services d'achat et les secteurs d'activité.

Établir une procédure de gestion de projet :

Lorsque vous confiez des projets à des consultants externes, vous vous trouvez dans un scénario unique : vous avez deux chefs de projet, l'un interne et l'autre externe. Les éléments de base, cependant, restent les mêmes. Vous devez mettre en place une gouvernance, établir des indicateurs clés de performance, créer un calendrier et procéder à des évaluations fréquentes. Bien entendu, vous pouvez demander un modèle de gouvernance à l'équipe de consultants.

Vous avez très probablement un chef de projet et un sponsor de projet sur cette note. Séparer les organes de direction pour la mise en œuvre et le pilotage pourrait être une bonne approche.

Évaluation de la performance :

Pour maintenir la qualité de votre panel, vous devez évaluer la performance de vos prestataires de conseil. Vous devez mettre en place un système simple, convivial, méthodique et, de préférence, lié à votre système de gestion des fournisseurs.

Partagez les résultats avec les différentes parties prenantes pour obtenir leur soutien au système, et utilisez les informations pour développer des stratégies d'amélioration et gérer les relations avec les fournisseurs.

Mesure de la maturité

3. Mettre en place la bonne organisation

Vous disposez maintenant des éléments de base essentiels pour créer de la valeur, mais il vous manque encore le composant le plus crucial du système : les personnes. Il n'existe pas de solution unique qui vous permette de bénéficier de tous les avantages d'une organisation ; il y a plutôt de nombreux choix à considérer et à équilibrer afin de découvrir le compromis optimal pour votre situation unique.

(DIY) Do-It-Yourself :

Il s'agit de la méthode la plus simple à mettre en œuvre pour les petites et moyennes organisations (mais pas nécessairement pour obtenir les meilleurs résultats). Nous la suggérons aux entreprises dont le budget est serré. Les dirigeants mèneront les achats du début à la fin sans l'aide de la fonction achats.

L'équipe de direction peut superviser et décider de quelques projets clés, tandis que les initiatives inférieures à un certain seuil seront entre les mains du sponsor du projet. Si vous voulez éviter les surprises, vos règles doivent être extrêmement explicites et bien écrites.

Avec l'aide d'un consultant spécialisé dans la maturité des achats (à temps partiel ou à temps plein) :

Si la gestion des projets de conseil est un objectif stratégique et que le nombre de projets est important, vous pouvez envisager d'embaucher un employé à temps partiel ou à temps plein pour vous aider à gérer les projets de conseil.

Cette option vous donne un meilleur contrôle sur la façon dont les projets sont évalués et gérés. De plus, le point focal dédié pourra renforcer ses compétences de conseil et apporter des conseils plus pointus à vos collaborateurs.

Cette stratégie nécessite des processus extrêmement bien définis et une grande communication entre les responsables des achats et les cadres commerciaux. Gardez à l'esprit qu'il y a une limite étroite entre donner trop de contrôle aux achats et donner trop d'influence aux dirigeants d'entreprise.

Vos achats peuvent être limités si les projets sont trop compliqués ou peu courants. Envisagez de mettre en place des équipes multifonctionnelles pour passer en revue les Demande de propositions.

Réunir le meilleur des deux mondes :

Conseil Maturité des achats

Pour les entreprises disposant d'un budget de conseil élevé, la solution idéale consiste à constituer une équipe de consultants et à intégrer une sorte de contrôle dans le processus de sélection des projets critiques.

La combinaison de consultants précédents et d'experts en passation de marchés peut vous fournir des bases exceptionnellement solides sur lesquelles construire et vous aider à éviter certaines erreurs typiques.

Une équipe de consultants spécialisés peut également commencer à mesurer les performances, à négocier des contrats-cadres, à obtenir des rabais de volume, à élaborer des stratégies d'amélioration et à identifier des synergies. En même temps, la prise de décision sera centralisée, ce qui vous permettra de concentrer vos efforts et vos ressources sur les tâches les plus importantes.

Certaines équipes de consultants en approvisionnement suivent à la lettre les meilleures pratiques traditionnelles en la matière. Ne vous méprenez pas : nous pensons que c'est formidable. Vous obtiendrez les résultats que vous méritez si les meilleures méthodes sont appliquées aux concepts incorrects.

Faites appel à des experts extérieurs :

Une autre option pour les organisations qui veulent ajouter de la valeur par le biais du conseil mais qui ne veulent pas développer de structures particulières est d'engager des sociétés de conseil externes pour les aider. Il s'agit d'utiliser des organisations spécialisées ayant une expertise distincte dédiée à l'approvisionnement en conseil, de la même manière que certaines entreprises externalisent leur fonction d'efficacité organisationnelle à des consultants externes.

Ces entreprises peuvent aider à tout faire, de la recherche de sources d'approvisionnement à des projets spécifiques, en passant par la mise en place d'un système complet de gestion des performances. Elles peuvent travailler avec les équipes d'achat actuelles pour aider à la recherche de sources d'approvisionnement et à la définition du champ d'application, tandis que les équipes d'achat gèrent la relation et les négociations, selon le scénario.

4. Embaucher les bonnes personnes

Si vous vous êtes mis d'accord sur une idée d'organisation, vous devrez embaucher les bonnes personnes et découvrir les bonnes incitations pour garantir que la priorité stratégique de la génération de valeur soit respectée. Le conseil en sourcing est une tâche difficile. Vos équipes doivent avoir un mélange de compétences en matière de sourcing, de conseil, de gestion de projet et de commerce.

Identifiez le personnel important :

La gestion du conseil n'est pas une tâche simple. Les cadres doivent bien connaître les processus d'approvisionnement et de conseil.

 – Compétences achats

La personne en charge du Conseil Achats a évidemment une certaine expérience en Achats. Il/elle doit avoir une bonne compréhension des concepts d'approvisionnement stratégique, de négociation et de gestion de catégorie. En outre, il doit également maîtriser les compétences traditionnelles des acheteurs : cadrage, sourcing, négociations et relations avec les fournisseurs.

 - Compétences professionnelles 

Pour aider les différents segments de l'entreprise à délimiter leurs besoins et à déterminer la priorité de leurs projets, il doit d'abord comprendre la dynamique de l'entreprise et les limites de chaque fonction.

 – Connaissances en conseil

Au-delà de la connaissance du marché, le responsable Achats doit maîtriser les avantages et les limites du Conseil en tant qu'outil. Que peuvent retirer les Dirigeants du Conseil dans une situation donnée ? Et qu'est-ce qui ne sera pas obtenu par le Consulting ?

Par ailleurs, les Responsables Achats sont idéalement placés pour challenger le porteur de projet et le chef de projet sur le périmètre et le phasage des projets si la culture de l'entreprise le permet.

 – Compétences en gestion de projet

Enfin, les projets de Consulting doivent être organisés et suivis comme les autres projets. Les responsables des achats aident leurs clients internes à mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion de projet pour les projets de conseil. S'assurer d'avoir les bonnes parties prenantes impliquées dès le départ, de mettre en place une gouvernance de projet, de mener des revues à mi-mission pour les projets longs et de s'assurer qu'ils sont toujours sur la bonne voie.

Astuce : Plutôt que d'essayer de trouver l'oiseau rare connaissant toutes les capacités et ayant une formation en achats, essayez d'en trouver un qui réponde à la plupart de vos exigences et construisez un réseau de cadres dans l'entreprise qui peuvent être sollicités sur des sujets spécifiques.

Créez un système de récompense approprié :

Mais pour obtenir les meilleurs talents et les garder, vous devez avoir les bonnes incitations. De nombreuses entreprises rémunèrent leurs responsables achats sur les économies réalisées. Il encourage les acheteurs à opter pour l'offre la plus basse, plutôt que la meilleure offre, ou à s'impliquer uniquement sur la dernière phase du sourcing, les négociations.

Ne sous-estimez jamais l'importance des primes pour expliquer les comportements des personnes dans une organisation. Même si l'on pourrait contester la logique consistant à concentrer l'énergie sur 20% de votre rémunération, c'est généralement l'incitation motrice pour de nombreux cadres.

Afin de souligner l'importance de la qualité, la plupart des constructeurs automobiles ont inclus à un moment donné la qualité, les commentaires des clients et les commentaires de tiers (c'est-à-dire JD Power) dans les indicateurs clés des primes collectives.

Par conséquent, leurs incitations doivent être en adéquation avec votre stratégie et vos ambitions. Vous souhaitez augmenter la qualité de vos prestataires de conseil ? Liez leur rémunération à la performance des fournisseurs et à la satisfaction de leurs clients internes.

Vous souhaitez réduire vos coûts en tant qu'entreprise ? Ajoutez une incitation d'équipe sur les objectifs de réduction des coûts aux incitations individuelles. Vous voulez vous assurer que tout le monde respecte les nouvelles règles ? Ajoutez la conformité des processus à vos KPI et intégrez-la dans le calcul des incitations.

5. Mettre l'accent sur la collaboration

La collaboration entre vos équipes est essentielle à la réussite de tout projet de conseil, du début à la fin. Une culture qui encourage la gestion de projet et le travail en équipe contribuera à la réussite de vos projets de conseil.

Grille de maturité pour l'acquisition de services de conseil

Encourager la collaboration interfonctionnelle

À l'instar du conseil, les services immatériels sont compliqués à gérer car les connaissances nécessaires pour piloter le processus d'approvisionnement, de la stratégie à l'approvisionnement et à la gestion des fournisseurs, se trouvent entre des mains différentes.

Vous aurez besoin de l'équipe de stratégie et/ou de transformation pour rappeler les objectifs stratégiques et la feuille de route de la transformation, aligner les différentes équipes et aider à définir la valeur stratégique d'un projet.

Les Finances doivent également être impliquées pour apporter leur point de vue sur le budget, surveiller les dépenses de conseil, définir les seuils, suivre les avantages et assurer la bonne classification comptable.

Bien sûr, les Achats doivent être de la partie pour apporter leurs bonnes pratiques de sourcing & category management, analyser le marché, construire la liste des prestataires potentiels, vérifier les références.

Les fonctions doivent être impliquées et apporter une expertise spécifique et une connaissance du marché lors de la recherche de projets importants.

Enfin, les Business Lines seront là pour traduire la Stratégie en projets, définir le périmètre, piloter les projets et donner leur avis.

À chaque étape du processus, vous aurez besoin d'au moins deux de ces fonctions pour être impliquées. Encouragez la collaboration interfonctionnelle et établissez des équipes multifonctionnelles afin que les gens recherchent le soutien d'autres fonctions et facilitent le processus. Outre l'amélioration, les projets dans un domaine donné peuvent déclencher des idées pour d'autres départements ou métiers.

Instaurer une culture de projet :

Enfin, il vous faudra une culture de projet. Les projets sous-traités à des consultants doivent être traités comme n'importe quel autre projet en interne, mais aussi, et peut-être plus important encore, vous devez vous assurer que les résultats d'un projet s'intégreront parfaitement dans votre organisation et votre culture existantes.

Vous ne pouvez pas mettre en place un processus de gestion de projet très strict pour les projets externalisés, définir les attentes, mettre en place des jalons, des KPI, des revues à mi-projet et des mesures de performance si vous n'avez pas des attentes similaires pour les projets internes. Ça ne marchera pas.

Vos équipes seront réticentes à appliquer vos processus et trouveront des solutions de contournement pour assouplir les processus ou éviteront de travailler avec des Consultants. Et dans les deux cas, vous n'obtiendrez pas tous les avantages de travailler avec des Consultants.

Enfin, pour les projets de conseil, tenez compte du fait que le projet et l'après-projet doivent être soigneusement planifiés et gérés. L'entreprise doit être prête pour le départ des consultants. Les activités et les connaissances doivent être transférées correctement pour éviter de perdre de l'élan.

On ne saurait trop insister sur l'importance de ce travail de planification en matière de diagnostics, d'études et de préconisations. Sinon, le rapport ira très bien sur votre étagère. N'oubliez pas de le dépoussiérer de temps en temps. Tirez parti des consultants pour syndiquer les conclusions et lancer la phase suivante. Ils seront plus qu'heureux de le faire.

En conclusion,

Préparer votre organisation à créer plus de valeur grâce au conseil est un voyage passionnant. La bonne mise en place dépendra de l'ambition que vous avez pour cette transformation.

Il abordera certainement divers aspects, depuis votre stratégie et vos priorités en matière de conseil jusqu'aux processus de prise de décision, en passant par les aspects culturels essentiels à la réussite.

Si vous utilisez des quantités importantes de services de conseil, vous allez probablement mettre en place une équipe dédiée. En plus d'être d'une grande aide pour tous vos projets de sourcing, une équipe dédiée sera la pierre angulaire de la mise en œuvre d'un système efficace de gestion des catégories et des performances pour votre catégorie de conseil.

Le score de maturité d'une entreprise en matière d'achat de services de conseil est défini par sa capacité d'exécution sur des dimensions clés, évaluée par une liste de questions.

Ce score peut aider les entreprises à suivre leurs progrès et à identifier les domaines à améliorer. Si vous cherchez à améliorer le score de maturité de votre entreprise en matière d'approvisionnement en conseil, le voyage commence par la compréhension de votre situation actuelle.

Avez-vous essayé d'utiliser la grille de maturité pour l'achat de services de conseil ? Quelle a été votre expérience ? Faites-nous en part dans les commentaires ci-dessous.

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Hélène Laffitte

Hélène Laffitte est PDG de Consulting Quest, leader mondial des achats de conseil. Avec des années d'experience, en achats et en conseil, sa passion est d'aider les entreprises à créer plus de valeur grâce au conseil. Pour en savoir plus, visitez le blog ou contactez-la directement.

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