Évaluation des propositions de consultation : un guide complet

Votre processus d'appel d'offres gagnant a attiré un score de propositions de consultation, et vient maintenant la tâche cruciale de mener une évaluation de la proposition de conseil pour sélectionner l'offre gagnante.

Une fois que l'exaltation de cette prime s'estompe, vous vous retrouvez confronté à la tâche ardue de choisir la proposition qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise et résout le problème en question.

Ne vous contentez pas d’évaluer les propositions. Ne perdez jamais de vue l’idée qu’il ne s’agit pas simplement de faire un achat ; il s'agit de trouver une solution qui répond efficacement aux défis de votre entreprise.

C’est là que le processus d’évaluation des propositions de conseil devient vital : un processus qui nécessite une approche structurée pour allier alignement stratégique et inspiration créative.

Voyons comment évaluer efficacement ces propositions de conseil, en gardant à l'esprit l'objectif d'identifier la solution de la plus haute qualité pour les besoins spécifiques de votre entreprise.

Ne vous précipitez pas dans l'évaluation

Avant de commencer à comparer et à noter les différentes propositions, tenez compte des prérequis suivants.

Concentrez-vous sur les propositions de conseil les plus prometteuses.

Lorsque vous évaluez une proposition de conseil pour un projet de grande envergure, votre liste restreinte peut encore être importante. Donc, si vous souhaitez consacrer suffisamment de temps à l’évaluation de chaque proposition de conseil, dirigez-vous vers les gagnants potentiels et mettez le reste de côté.

Considérez le processus comme un entonnoir dans lequel vous versez toutes les propositions. Au bout du compte, vous aurez les propositions les plus prometteuses. Au moins, ils répondent à tous les critères de votre demande de propositions.

Les propositions sont convaincantes et vous avez une idée claire de la manière dont le projet se déroulerait. Le nombre de propositions est adéquat compte tenu de l'importance stratégique et du budget du projet.

Un peu plus haut dans l'entonnoir se trouvent les propositions de conseil qui sont légèrement hors-piste mais toujours réalisables. Peut-être qu’ils ont une bonne justification mais qu’ils ont raté une étape sans conséquence.

Vous voulez éviter d’éliminer un joyau potentiel trop tôt dans le processus d’évaluation des propositions de conseil. Tout en haut de l’entonnoir se trouvent les propositions de conseil hors sujet ou trop génériques.

Votre impulsion sera de détruire le reste. Étouffez cette impulsion.

Oui, tout ce qui se trouve en haut de l'entonnoir doit être mis de côté pour l'instant comme étant peu probable, mais gardez ces trois mises en garde essentielles à l'esprit lorsque vous effectuez l'évaluation de votre proposition de conseil. Le processus n’est pas terminé tant que vous n’avez pas signé un contrat avec votre prestataire de conseil préféré.

Ne vous précipitez pas pour rejeter le deuxième coureur. Vous seriez surpris d'apprendre combien de premiers candidats ont été disqualifiés au cours du processus de négociation.

Ne négligez pas ou ne rejetez pas trop rapidement une proposition émanant d'un prestataire de conseil débutant avec une excellente idée mais des compétences peu souhaitables en matière de rédaction/présentation de propositions.

Il existe peut-être un moyen de faire en sorte que cette idée devienne tout ou partie de votre solution commerciale. Veillez à ne pas brûler les ponts lorsque vous envoyez votre réponse à des fournisseurs de services de conseil potentiels dont les propositions ont été rejetées, quelle que soit la façon dont vous percevez leur offre actuelle.

Voici pourquoi : dans un environnement en évolution rapide, ces consultants peuvent devenir d'excellents partenaires ou fournisseurs. De plus, les besoins de votre entreprise peuvent évoluer au point où vous pourriez réaliser qu'une de ces propositions rejetées maintenant conviendrait bien.

Rassemblez une équipe d’évaluateurs de propositions.

D'accord, vous avez maintenant en main les évaluations des propositions de conseil qui, à première vue, répondent à vos conditions d'éligibilité et à vos autres critères de base. Il est temps de prendre les choses au sérieux et de choisir votre équipe d'évaluation pour l'évaluation des propositions de conseil.

Qui pourrait faire partie de votre équipe d’évaluateurs ? Les professionnels des achats, bien sûr, et la personne en charge du budget de conseil, le cas échéant. Vous devez également inclure les principales parties prenantes telles que le sponsor du projet et les représentants des fonctions directement concernées par l'évaluation de la proposition de conseil.

Peut-être qu'un ou deux cadres supérieurs, ayant une expérience en conseil, devraient faire partie de l'équipe chargée d'évaluer la proposition de conseil. Dans un processus idéal, l’équipe d’examinateurs devrait être celle qui a travaillé sur la demande de propositions.

La recherche de l'avis d'un éventail de parties prenantes permet de garantir que le processus d'évaluation est perçu comme équitable et qu'il est plus susceptible de sélectionner la meilleure proposition pour les besoins de votre entreprise.

Ces deux éléments sont essentiels à la mise en œuvre réussie de la nouvelle idée ou du nouveau projet. Si votre équipe manque d'expérience approfondie dans les processus d'approvisionnement, envisagez d'inclure un consultant qualifié et expérimenté dans l'équipe pour vous aider à élaborer un processus conçu pour fournir la meilleure solution pour votre entreprise.

N'oubliez pas que certaines personnes de votre équipe d'examen seront enclines à avoir une vue d'ensemble (la forêt), tandis que d'autres se concentreront sur les détails (les arbres). Avoir les deux types dans votre équipe est un avantage.

Établir des règles de base pour l’évaluation des propositions de consultation.

Il est essentiel de s’assurer que tous vos évaluateurs s’accordent sur quelques principes de base :

• La proposition gagnante doit répondre aux objectifs de votre projet.
• L’approche choisie renforcera et soutiendra l’objectif global du projet.
• Les consultants doivent avoir les compétences adéquates.
• Les fournisseurs de conseil sélectionnés doivent être bien adaptés à votre culture d’entreprise.

Convenez du type d’approche qui conviendrait le mieux compte tenu du contexte du projet et de votre culture. Peut-être recherchez-vous une approche innovante, originale, révolutionnaire ou transformationnelle que votre entreprise peut exploiter pour accélérer votre stratégie.

Alternativement, vous souhaiterez peut-être une approche éprouvée et fiable. Gardez l’esprit ouvert à une solution particulièrement intelligente utilisant des méthodologies ou des technologies avancées et une réflexion originale.

Demandez à l'équipe d'examiner les solutions proposées en fonction de la résolution des problèmes, de la clarté, de la cohérence interne, de la facilité de mise en œuvre et des approches originales.

Ensuite, vérifiez l'évidence.

Avant même de commencer à examiner votre proposition sur le contenu, il existe des pré-requis pour travailler avec votre entreprise. Effectuer un contrôle préalable peut disqualifier d’emblée un prestataire de conseil et donc vous faire gagner du temps.

Le cabinet de conseil est-il éligible ?

De nombreuses entreprises ont un processus d’enregistrement strict qui comprend de longues vérifications. Assurez-vous que votre cabinet de conseil est déjà inscrit, ou que votre projet est éligible à une procédure exceptionnelle.

La proposition est-elle conforme ?

Cela peut paraître bureaucratique, mais cela vous donnera une idée de l'engagement des consultants et de leur capacité à répondre à vos besoins.

Un consultant qui remet une proposition tardivement, incomplète ou non conforme au format, soit n'a pas compris vos besoins, soit ne veut pas s'adapter à vos habitudes.

Dans les deux cas, vous avez un problème. Autrement dit, si vos demandes étaient raisonnables.

Le cabinet de conseil est-il aligné sur vos valeurs éthiques ? 

Travailler avec le mauvais cabinet de conseil peut nuire à votre réputation en interne et en externe. Assurez-vous que les valeurs de votre fournisseur correspondent aux vôtres.

Ont-ils des conflits d’intérêts potentiels ?

Certains groupes de conseil internes fournissent des conseils à des clients externes. Travailler avec les principaux concurrents de leur société mère constituerait clairement un conflit d’intérêts.

Les salariés sont-ils autorisés à travailler dans vos locaux ?

Avec la mondialisation du projet de conseil, de plus en plus de clients recherchent des prestataires en dehors de leur marché habituel. Il n'est pas rare qu'une entreprise européenne remporte un projet avec une entreprise américaine, et vice versa.

Lorsque vous travaillez avec une entreprise qui enverra ses consultants dans vos locaux, assurez-vous qu'ils sont autorisés à travailler dans le pays et votre secteur.

Par exemple, aux États-Unis, seuls les détenteurs de la Green Card et les citoyens américains peuvent avoir accès aux locaux du secteur de la Défense.

Votre équipe est prête et alignée pour commencer l’examen. Vous pouvez désormais commencer à analyser vos propositions pour vous assurer qu’elles répondent à vos besoins.

L’évaluation des propositions de conseil répond-elle à vos besoins ?

L’objectif de cette étape est d’identifier les propositions les plus prometteuses. Vous souhaiterez approfondir votre exploration avec ces cabinets de conseil et les inviter à présenter l’évaluation de votre proposition de conseil.

Mais qu’est-ce qu’une proposition prometteuse exactement ? Il s’agit d’une proposition qui répond aux questions clés suivantes.

Le consultant a-t-il compris nos objectifs ?

De toute évidence, vous faites appel au prestataire de conseil pour vous aider à atteindre un certain objectif. Vous voulez qu’ils comprennent vos objectifs et vous aident à identifier et/ou à mettre en œuvre une solution.

Le consultant a-t-il bien étudié le contexte de votre entreprise ?

Une offre avec des détails limités sur vos besoins nécessite généralement une compréhension limitée de votre entreprise, une proposition précipitée ou générique, ou tout ce qui précède. Soyez intransigeant sur ce point.

Le consultant a-t-il reformulé vos besoins et les a-t-il mis en contexte ?

Vous voulez vous assurer que le consultant répond à votre question et ajoute de la valeur, plutôt que de simplement copier-coller votre propre demande de propositions.

La proposition introduit-elle des éléments qui ne semblent pas liés ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer ce phénomène. Première option, vous êtes confronté à un syndrome de « l’emporte-pièce ». Le consultant est en train de copier-coller une proposition précédente pour votre projet.

La deuxième option, ils ont vu un objectif que vous aviez manqué dans votre demande de propositions. Dans les deux cas, vous souhaitez mettre le Consultant au défi de vous assurer que les livrables conviennent à votre entreprise. Vous devez acheter ce dont vous avez besoin et seulement ce dont vous avez besoin.

Les livrables répondent-ils à nos questions ?

Une fois que vous vous êtes assuré que les consultants ont compris ce que vous essayiez de faire, vous souhaitez vérifier si les livrables qu'ils ont inclus dans les propositions répondront effectivement à vos questions.

Les livrables attendus sont-ils clairement répertoriés ?

L'expérience montre que, même avec le même appel d'offres détaillé, les cabinets de conseil proposeront une organisation différente des livrables, en fonction de leurs méthodologies et expertises internes.

Il est essentiel de s’assurer qu’ils ont répondu à tous les points clés du périmètre et de comparer avec le cœur des propositions. Revenez à votre demande de propositions. Identifiez tous les livrables attendus et vérifiez un par un s’ils sont inclus dans la proposition.

Obtenez une idée de ce qui, dans l’offre, dépasse le cadre. Parfois les consultants prennent l’initiative de réorganiser les livrables et de les regrouper. Assurez-vous que tous vos livrables initiaux sont toujours là.

Existe-t-il des livrables supplémentaires correspondant à vos besoins ?

Dans certains cas, les consultants ajoutent des livrables qui ne figuraient pas dans la DDP. Examinez attentivement leur lien avec vos principaux objectifs.

Cela peut être un ajout intéressant ou simplement un moyen pour le Consultant d'augmenter la portée (et le prix). Si le livrable est pertinent, demandez-vous s’il s’agit d’un incontournable ou d’un agréable à avoir.

Pensez-vous que ces livrables vous aideront à atteindre votre objectif ?

En fin de compte, quelle que soit la liste de livrables proposés par les consultants, ils doivent vous apporter le bon accompagnement pour atteindre vos objectifs. Si vous avez un doute, n'hésitez pas à ouvrir la discussion avec les consultants et à entendre leurs commentaires.

Les livrables sont-ils suffisamment clairs ?

Comprenez-vous ce que vous obtiendrez à la fin du projet ? Les livrables doivent être clairement énoncés et, idéalement, les consultants devraient vous montrer à quoi cela ressemblerait.

Faisons-nous confiance à l’approche proposée par le prestataire de conseil ?

L’approche proposée soutient-elle vos objectifs ?

Évaluer l’approche proposée par le prestataire de conseil. Est-ce ce que vous aviez en tête ? Est-ce que ça fait du sens? Est-il adapté à vos besoins ?

Quelles sont les limites potentielles de l’approche suggérée par le consultant ? Cette approche favorisera-t-elle une adhésion appropriée ?

Le calendrier proposé par le Consultant est-il conforme à vos attentes ?

Le calendrier correspond-il à vos objectifs internes ? Si non, est-ce un problème majeur ? Les consultants ont-ils expliqué pourquoi ils ont modifié le calendrier ?

Le calendrier est-il conforme à celui que vous aviez inclus dans votre demande de propositions ?

Regardez attentivement le phasage proposé par le Cabinet de Conseil. Est-ce conforme à celui que vous aviez inclus dans votre demande de propositions (si seulement)? Les consultants adorent découper un projet en plusieurs phases.

Lorsque vous comparez les différentes propositions, assurez-vous que chaque phase contient le même travail et les mêmes livrables. Il n'est pas rare de voir un cabinet de conseil délimiter ou sous-évaluer la première phase pour remporter le projet et générer des coûts plus substantiels dans les phases suivantes.

Nous recommandons d'inclure l'étape et de nous engager uniquement sur la première phase dans la première demande de propositions pour les très grands projets. Les phases ultérieures seront traitées dans le cadre d'un autre appel d'offres. Cela obligera le gagnant du premier projet à faire du bon travail et à proposer des prix compétitifs à chaque phase du projet.

Vous pouvez également demander une « évaluation de proposition de conseil » des prochaines phases et plus encore, incluant le prix et la description des travaux. Cela vous donnera une idée du coût global potentiel de votre projet.

La gouvernance du projet est-elle définie et adaptée à ce que vous aviez en tête ?

Ne négligez pas la gouvernance du projet. Parfois, la différence de prix entre deux propositions vient de la différence de responsabilités (et donc de charge de travail) des consultants par rapport à vos équipes.

Comment sera organisée la gouvernance du projet ? Comment le projet est-il géré au niveau du pilotage ? Au niveau du travail ? Quel accompagnement de vos équipes est attendu à chaque étape du projet ?

La proposition est-elle claire et complète ?

Assurez-vous que le contenu de la proposition est clair et transparent. Cela peut sembler évident, mais vous devez comprendre les détails du travail qui sera effectué, qui le fera et comment.

Nous avons vu des cabinets de conseil envoyer une proposition d'une page ne comportant pas plus de trois lignes pour détailler la manière dont le projet sera mené. Ajoutez à cela un prix bien inférieur au reste des propositions, et vous obtenez un excellent piège à imbéciles.

Le projet est-il doté de ressources adéquates ?

Compte tenu de la charge de travail associée au projet, le personnel vous semble-t-il suffisant ? Au contraire, l’équipe vous semble-t-elle surdimensionnée ?

Aurez-vous suffisamment de bande passante pour contribuer ?

Les consultants fournissent souvent une estimation de la charge de travail attendue pour le client. Est-ce que vous et votre équipe disposerez de suffisamment de disponibilité pour soutenir le projet ?

L’équilibre sur site – hors site est-il conforme à vos attentes ?

Attendez-vous que les consultants soient sur place ou travaillent à distance ? La proposition correspond-elle à ce que vous aviez en tête ?

Qu'en est-il des autres éléments de la proposition

Une fois que vous avez évalué la qualité de l’évaluation de la proposition de conseil, vous pouvez commencer à examiner les composantes humaines. Au-delà de la proposition technique, qui présente la démarche, les livrables et le calendrier, l'expérience de l'équipe et sa capacité à s'intégrer à vos équipes sont également des facteurs clés de réussite d'un projet de conseil.

Cette étape est particulièrement importante si c'est la première fois que vous travaillez avec des consultants ou si vous invitez de nouveaux cabinets de conseil à participer au processus d'appel d'offres. Cependant, ne soyez pas trop indulgent avec vos titulaires. Vous voulez toujours la meilleure équipe pour votre projet.

L'équipe possède-t-elle l'expérience requise ?

Le consultant comprend-il votre entreprise et votre marché ?

Une offre avec des détails limités sur vos besoins nécessite généralement une compréhension limitée de votre entreprise, une proposition précipitée ou générique, ou tout ce qui précède. Soyez intransigeant sur ce point.

Les références dans la proposition sont-elles pertinentes pour votre projet ?

Regardez les entreprises citées dans la proposition et les études de cas. Il vous dira si le Consultant a réalisé des projets similaires en termes de portée, d'industrie, de région, de complexité, etc. Demandez si les références sont récentes et si vous pouvez les contacter.

L'équipe de projet est-elle suffisamment expérimentée ? Seront-ils crédibles auprès de vos équipes ?

Quel est le niveau d’ancienneté de l’associé responsable ? Est-ce qu'il prend la responsabilité du projet ou délègue-t-il à quelqu'un de plus junior ? Quel est le niveau d’expérience de l’équipe projet ? Est-ce que cela fonctionnera avec vos équipes ?

Ce consultant est-il fait pour vous ?

Etes-vous convaincu que ce Consultant travaillera bien avec vos équipes ?

Au vu des interactions que vous avez eues et de la composition de l'équipe, considérez-vous que ce Consultant travaillera bien avec vous et vos équipes ?

Parviendrez-vous à obtenir l’adhésion future de vos équipes ?

Évaluer la facilité de mise en œuvre. Certaines approches peuvent être extrêmement attractives sur le papier, mais non adaptées à votre contexte et à votre culture.

Certains cabinets de conseil peuvent être extrêmement performants mais ne s’intégreront pas bien à vos équipes. « Fit » est le mot-clé du conseil en sourcing.

Avez-vous besoin d’une Marque Conseil pour le projet ?

En plus de réaliser un excellent projet, vous devez parfois convaincre les autres parties prenantes que le travail a été fait avec sérieux. À cette fin, certains dirigeants aiment tirer parti de la marque et des références des cabinets de conseil ayant effectué le travail.

Êtes-vous à la recherche d'un faiseur ou d'un cueilleur ?

Pour certains projets, vous avez besoin d'un « exécutant » pour mener à bien le projet lorsque vous avez un projet de mise en œuvre sensible, par exemple. Ou un PMO avec des synergies ambitieuses.

Maintenant que vous devriez avoir une bonne idée du déroulement du projet, vous pouvez examiner de près le prix.

Le budget correspond-il à la valeur que nous attendons ?

Quelle valeur attendez-vous du projet ?

Examiner le projet est toujours une bonne pratique pour prendre du recul et comprendre quelle valeur le projet apportera et quel type de retour sur investissement vous envisagerez.

S’agira-t-il d’une valeur ajoutée technique qui aura un impact direct sur vos résultats ou d’une valeur ajoutée politique qui permettra d’autres projets ?

Quelles sont les limites de valeur du projet ?

Quelle est la valeur si le projet réussit ? Parlons-nous d’avantages significatifs pour vos résultats financiers et quels seront les investissements nécessaires ? A l’inverse, quels sont les risques si cela ne fonctionne pas ? Votre entreprise pourrait-elle subir un coup dur ?

Quel budget prévoyez-vous pour le projet ?

Si vous avez déjà réalisé des projets similaires, vous disposez déjà d’une base pour définir un budget estimé pour votre projet.

Sachez toutefois que la complexité, la profondeur de l’expertise, la durée prévue et la localisation du projet peuvent avoir un impact significatif sur le prix. Aussi, vous travaillez peut-être avec une enveloppe budgétaire à ne pas dépasser.

Comprenez-vous combien vous paierez à la fin ?

La construction budgétaire est-elle facile à comprendre ? Y a-t-il des coûts cachés potentiels ?

Comment le prix de la proposition s'aligne-t-il sur votre budget ?

La proposition la plus excitante, à savoir 50% par rapport au budget, n'est probablement pas la bonne proposition pour vous. De même, une proposition superficielle ne respectant pas votre budget n’est pas toujours la meilleure option.

Identifiez les propositions les plus prometteuses

Cette étape est quasiment inexistante pour les petits projets pour lesquels vous invitez une liste déjà restreinte de prestataires de conseil à soumissionner.

Cependant, si vous travaillez sur un projet plus vaste ou sur une liste plus longue de fournisseurs potentiels, vous aurez intérêt à vous concentrer dans un premier temps sur les propositions les plus prometteuses. Vous aurez toujours la possibilité de descendre votre liste si nécessaire.

Classer les propositions

Quel que soit le nombre d’entreprises avec lesquelles vous discutez, vous devriez déjà commencer à constituer un premier « podium » des meilleures propositions de conseil. Il est parfois difficile d’avoir une vue d’ensemble d’un projet potentiel avant de parler aux prestataires de conseil.

Néanmoins, vous pouvez déjà identifier les forces et les faiblesses des propositions écrites grâce à une évaluation complète des propositions de conseil. Classez les propositions selon un nombre limité de critères pour simplifier le processus. L'évaluation de la proposition de conseil peut constituer une excellente base pour le classement.

En parcourant les différentes offres, vous vous rendrez vite compte que certains consultants ont parfaitement répondu aux différentes questions tandis que d’autres ont laissé certaines problématiques sans réponse.

A l’issue de l’évaluation, vous pourrez noter les différentes propositions sur un ensemble de dimensions. Vous pouvez, par exemple, utiliser les questions ci-dessus et les organiser en 6 grands thèmes : objectifs, livrables, approche, expérience, adéquation et budget.

Vous pouvez adopter un système de notation simple tel qu'un système à 5 étoiles pour faciliter la notation et la lecture. L'objectif est d'avoir un aperçu de la qualité des propositions et de commencer à organiser les réunions avec les consultants par ordre de pertinence.

Articulez et partagez les éléments que vous souhaitez clarifier

Lors du processus d'évaluation des propositions, vous avez identifié les faiblesses des différentes propositions. Notez ces points et réfléchissez aux questions qui pourraient vous aider à clarifier le positionnement réel du prestataire de conseil sur ces dimensions.

Si vous avez des inquiétudes concernant les coûts, demandez des éclaircissements sur la structure des coûts ou des compromis à adapter à votre budget. Cette liste de questions servira de base à vos rencontres avec les consultants.

Vous pourrez clarifier leurs propositions et vous assurer d’avoir une idée précise de leur capacité à vous accompagner dans l’atteinte de vos objectifs.

Nous recommandons d'envoyer ces questions avant la réunion, afin que les cabinets de conseil puissent se préparer et apporter des réponses.

5 points clés à retenir pour les managers occupés

• Ne parcourez pas l’évaluation de la proposition de conseil – L'évaluation des propositions est la première étape de la sélection de votre consultant pour le projet. Prenez le temps d’examiner toutes les propositions, de les noter et d’identifier les plus prometteuses.
• Vérifiez que les consultants ont la capacité de résoudre votre problème – En fin de compte, vous ne recherchez pas l’évaluation d’une proposition de conseil la plus brillante ou la moins chère, mais plutôt celle qui vous apportera des réponses à vos besoins.
• Assurez-vous qu’ils ont les compétences – Les consultants sont devenus un art de comprendre rapidement les défis d’une entreprise ou d’un secteur donné. Creusez sous la surface pour vous assurer que leurs connaissances et compétences sont au niveau que vous attendez lors de l’évaluation de la proposition de conseil.
• Évaluez l’adéquation avec vos équipes – La plupart des projets de conseil nécessitent une collaboration entre vos équipes et l’équipe de conseil. Essayez d’imaginer comment le projet pourrait se dérouler. Tu ne peux pas ? Peut-être que ce cabinet de conseil ne vous convient pas.
• Vérifiez que vous pouvez vous permettre leurs services – Enfin et surtout, vous voulez vous assurer que le prix de l’évaluation de la proposition de conseil correspond à votre budget. Commencez par les avantages que vous attendez du projet et regardez combien vous êtes prêt à payer pour récolter cette valeur.