Gérer avec succès le processus de sourcing de conseils (2023)

Dans le monde des affaires, la gestion du processus de recherche de services de conseil est souvent considérée comme une entreprise ardue, un puzzle complexe, un labyrinthe de complexités. Mais nous sommes là pour changer cette perception et vous rassurer sur le fait que « gérer le processus de sourcing des services de conseil » ne doit pas nécessairement être une expression qui provoque des regards écarquillés et des soupirs exaspérés.

"Quatre-vingt-cinq pour cent des raisons d'échec sont des déficiences des systèmes et des processus plutôt que de l'employé. Le rôle de la direction est de changer le processus plutôt que de harceler les individus pour qu'ils fassent mieux." - W. Edwards Deming

Ce processus peut être abordé avec simplicité, clarté et confiance. Et ce guide complet est votre recette du succès, avec une pincée de préparation et une cuillerée de stratégie intelligente.

Nous sommes là pour vous montrer que le processus de recherche de services de conseil peut être non seulement gérable, mais aussi fluide que les fesses d'un bébé. Plus important encore, il peut être incroyablement efficace, vous éloignant de manière experte des pièges courants et vous dirigeant directement vers la réalisation de vos objectifs de conseil.

Alors, embarquons ensemble dans ce voyage et transformons votre approche de « gestion du processus de sourcing de conseil » d'une tâche redoutée en une stratégie bien exécutée.

Gérer avec succès le processus de sourcing de conseils

Les étapes impliquées dans la gestion du processus de sourcing de conseil sont très similaires à celles de toute autre catégorie. Et dans ce guide complet, nous examinerons de plus près les étapes les plus créatrices de valeur. Alors, commençons!

#1. Définissez vos besoins

Définir le portée de votre projet est une étape obligatoire dans le processus de demande de propositions. Vous devez constituer une équipe composée des principales parties prenantes et vous mettre d'accord sur les résultats attendus, le calendrier et le budget du projet.

Même si vous envisagez de faire appel à des ressources externes pour diriger le projet, les principes solides de la gestion de projet s'appliquent toujours. Déterminer le vrai problème à résoudre et les objectifs du projet. De nombreux projets de conseil échouent parce que leur portée est trop vague et trop large.

Faites-les enthousiasmer

Si vous décidez de travailler avec des consultants, vous êtes intéressé par leurs compétences analytiques, leur expertise ou leurs compétences exceptionnelles en communication. Ne gaspillez pas leur talent (et votre argent) dans des tâches subalternes. Ils sont mieux employés dans des projets complexes où ils peuvent exercer leur magie.

En outre, ils pourraient ne pas être intéressés à travailler sur de petits projets et votre projet pourrait descendre sur leur liste de priorités. Et ce n’est peut-être pas une « bonne nouvelle » en termes de qualité et d’expertise.

Si vous recherchez une autre paire de bras ou de traitement de données, vous préférerez peut-être des plateformes indépendantes telles que CoMatch, Catalent, TalMix ou même des réseaux comme Eden McCallum. Vous trouverez des personnes brillantes prêtes à entreprendre de très petits projets ou des travaux intérimaires.

Prenez votre temps (quand vous le pouvez)

Il est parfois difficile de traduire les enjeux métiers et les besoins en projet. Vous n'êtes peut-être pas sûr même si le projet se réalisera ou si vous avez une portée claire en tête. La RFI (demande d’informations) peut être un bon moyen de collecter et d’exploiter des informations.

Cela vous aidera à affiner votre approche pour résoudre le problème et développer un consensus au sein de votre organisation. Cela peut également être un moyen intelligent de réduire le nombre de candidats sur votre liste avant de vous lancer dans le processus d'appel d'offres.

Assurez-vous de donner une chance équitable à toutes les sociétés de conseil que vous avez engagées dans votre RFI, afin que votre entreprise ne soit pas considérée comme un simple ramasseur de cerveaux.

Lorsque la portée est claire, vous pouvez deviner le nombre de consultants dont vous avez besoin pour le projet. Vous pouvez également penser à la valeur attendue du projet. Cela devrait vous donner une idée du montant que vous êtes prêt à payer pour ce projet.

Formaliser les éléments dans une demande de proposition

De nombreux appels d’offres pour le conseil sont élaborés à la hâte. Parfois, les détails ou le contexte sont insuffisants pour comprendre le problème commercial auquel vous êtes confronté. Peut-être que certaines exigences clés manquent ou que le langage est ambigu.

Vous avez peut-être également omis le cadre commun de tarification à suivre ou donné trop peu de temps aux consultants candidats pour répondre à la RFI/RFP. Cependant, le résultat est toujours le même : il est difficile pour les cabinets de conseil d'envoyer une proposition solide, surtout pour les nouveaux arrivants.

L'appel d'offres sera le document de référence pour les prestataires de services de conseil que vous inviterez à la compétition. N'oubliez pas d'inclure des éléments sur le processus de l'appel d'offres tels que le calendrier, les critères de choix et les exigences. Cela aidera les candidats à se concentrer sur leurs besoins.

"Ne me dites pas où sont vos priorités. Montrez-moi où vous dépensez votre argent, et je vous dirai ce qu'elles sont." - James W. Frick

 #2. Trouvez les bons consultants

Avec votre RFP en main, vous pouvez commencer à identifier les candidats potentiels.

Adaptez votre short-list au projet

Examinez attentivement la portée du projet, le budget et les politiques d'approvisionnement internes pour définir vos critères de sélection pour la liste restreinte. Soyez conscient de votre temps et adaptez la longueur de votre short-list au niveau de priorité et au budget de votre projet.

Lorsque vous avez un calendrier très serré ou pour de petits projets ayant un impact limité sur votre entreprise, choisissez une petite liste restreinte afin de pouvoir passer suffisamment de temps sur la proposition et la vérification des références. Nous vous recommandons de ne pas dépasser trois prestataires potentiels.

Pour les projets plus importants, vous pouvez élargir le premier tour (phase de briefing/proposition) jusqu'à dix cabinets de conseil (selon le projet et les enjeux) mais garder au maximum quatre-cinq entreprises pour le tour final (phase de pitch).

Lorsque votre présélection est prête, contactez vos fournisseurs et vérifiez leur intérêt en envoyant votre RFP.

Sécurisez la Confidentialité

Il est toujours important de protéger vos informations confidentielles. N'hésitez pas à faire signer à vos candidats un accord de confidentialité dès le début (même au stade de la demande de renseignements ou de la demande de propositions) afin de protéger les informations exclusives et de vous assurer que les sociétés de conseil ne partageront pas les détails de votre projet avec vos concurrents.

Si la proposition inclut la collaboration et la sous-traitance, assurez-vous qu'un NDA lie juridiquement tous les contributeurs au projet.

Si votre projet est particulièrement confidentiel, vous devriez même envisager de travailler avec une société de sourcing tierce, comme Consulting Quest, qui gérera le processus de manière anonyme. Ils garderont votre entreprise et votre projet confidentiels jusqu'à l'étape de présélection.

Rester simple

À moins que vous ne gériez un projet de plusieurs millions de dollars, n'organisez pas d'appels d'offres extravagants. Examiner les propositions et écouter les arguments des consultants peut prendre beaucoup de temps. Cela ralentira également considérablement votre projet. Assurez-vous que votre processus d'appel d'offres est adapté à la portée et au budget de votre projet.

Si vous n'avez qu'un petit nombre de cabinets de conseil, ou si le projet est particulièrement complexe, vous voudrez peut-être organiser des briefings pour discuter des détails du projet et vous assurer que les consultants ont bien compris les enjeux.

Si vous avez un grand nombre de candidats, une demande de propositions claire et peu de temps libre, vous pouvez simplement envoyer la demande de propositions et évaluer les propositions écrites pour identifier la plus prometteuse pour la prochaine étape.

#3. Évaluer les propositions écrites

Une fois les propositions reçues, prenez le temps de les examiner avec les autres parties prenantes. Il s’agit de la prochaine étape dans la gestion efficace du processus de sourcing de conseil.

Gardez toujours votre objectif en tête : maximiser les chances de réussite de votre projet. Il faut que les candidats soumettent leurs meilleures propositions, et pour cela, ils doivent très bien comprendre le problème.

Nivelez le terrain pour que toutes les entreprises aient une chance équitable dans la compétition. Il est dans votre intérêt de le faire. N'hésitez pas à expliquer longuement le parcours de votre entreprise et le contexte de la mission et à prendre le temps de peaufiner les documents questions/réponses.

Évaluez l’adéquation avec votre appel d’offres

Assurez-vous que les candidats ont répondu aux éléments les plus importants de votre appel d'offres. Leurs propositions devraient vous aider à répondre aux questions suivantes :

• Le consultant a-t-il compris nos objectifs ?
• Les livrables répondent-ils à nos questions ?
• Faisons-nous confiance à l'approche proposée par le prestataire de conseil ?
• L'équipe a-t-elle l'expérience requise?
• Ce consultant nous convient-il ?
• Le budget correspond-il à la valeur que nous attendons ?

Notez s'il y a des zones grises et des malentendus potentiels.

Identifiez les propositions les plus prometteuses

Lorsque vous travaillez sur une large cohorte de prestataires de conseil, vous devez d'abord vous concentrer sur les propositions les plus prometteuses pour gagner du temps et de l'énergie. Vous pouvez toujours descendre votre liste si vous n'êtes pas satisfait de votre premier lot.

Commencez à classer vos propositions en fonction de votre évaluation des propositions. Vous pouvez utiliser ces cinq dimensions : objectifs, livrables, approche, expérience, adéquation et budget.

Vous devez également mettre le doigt sur les incertitudes des propositions et les articuler en questions. La liste de questions servira de base à la session de pitch avec les consultants les plus prometteurs : une excellente occasion de clarifier le RFP si nécessaire et d'évaluer l'adéquation avec vos équipes.

#4. Sélectionnez votre consultant idéal

Gardez également à l’esprit que les meilleurs consultants en livraison ne sont pas toujours les meilleurs en vente, et vice versa. Plutôt que de trop insister sur l’apparence des consultants sur papier, donnez-leur une chance de vous convaincre et organisez une réunion où ils pourront présenter leur proposition.

EN SAVOIR PLUS: 7 façons de toujours travailler avec les meilleurs consultants – Un guide définitif (2023)

Définissez vos critères de sélection et votre budget

La première étape consiste à construire un ensemble de critères. Commencez par les dimensions que vous avez définies dans la RFP et ajoutez les éléments qui peuvent ne pas être inclus dans la RFP, tels que le prix, l'adéquation culturelle, l'intimité, etc. Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur les dimensions, commencez à les hiérarchiser.

Vous devez également vous mettre d'accord sur la valeur que vous attendez du projet et sur le montant que vous êtes prêt à payer. Le prix est un paramètre majeur dans le choix. Vous devez toujours vous assurer que votre projet a un rapport qualité-prix positif.

Dans cette partie du processus, nous recommandons de travailler avec les différentes parties prenantes pour obtenir l'adhésion et préparer le démarrage du projet avec un compromis.

Demandez une présentation

Il est extrêmement difficile (voire impossible) d'évaluer l'alchimie entre un consultant donné et vos équipes sur papier. Lorsque vous invitez des cabinets de conseil à pitcher leurs propositions, vous avez l'occasion de sentir l'élément humain dans leur approche.

Lors des présentations, vous devrez garder plusieurs objectifs en tête :

• Contester la proposition de base
• Assurez-vous que l’équipe sur le terrain possède la bonne expertise
• Comprendre le prix
• Évaluez l’alchimie avec vos équipes

Après la présentation, accordez quelques jours aux consultants pour réviser leurs propositions. Si vous ne l'avez pas déjà fait, c'est le bon moment pour vérifier les références du cabinet de conseil et des associés en charge.

Prenez votre décision finale

Revenez à votre liste de critères avec l'ordre des priorités. Attribuez un poids à chaque critère et commencez à noter chaque proposition selon les différentes dimensions. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez calculer un score global.

Enfin et surtout, essayez de parvenir à un consensus avec les principales parties prenantes. Faire appel à un prestataire de conseil n’est qu’une condition préalable à la réussite de votre projet. Une autre condition est d’obtenir l’adhésion des parties prenantes.

En parvenant à un consensus autour du choix du cabinet de conseil, vous travaillez à faciliter l’avancement du projet et de l’équipe de conseil.

#5. Négocier un accord de conseil

Une fois que vous avez identifié la proposition la plus prometteuse, la prochaine étape de la gestion du processus de recherche de services de conseil consiste à négocier. Tout comme pour le processus de sélection, vous devez rassembler autant d’informations que possible pour en tirer parti lors de la négociation.

Préparez votre négociation

Avant de vous plonger dans les éléments clés, prenez le temps de préparer votre négociation. La première étape consiste à se mettre d’accord sur ce que vous souhaitez négocier. Avec les services immatériels, presque tous les éléments des propositions sont négociables. Vous pouvez tout modifier, de la portée à la composition de l'équipe et, bien sûr, au prix.

Vous devez également garder à l'esprit la valeur globale du projet par rapport au prix. Comprendre la dynamique de la matrice des gains vous aidera à définir l'ampleur nécessaire de la négociation.

Maintenant, regardez aussi de quelle latitude vous aurez dans la négociation. Avez-vous un avantage de négociation? Ou vos mains sont-elles plus ou moins liées ?

Enfin, placez les bonnes personnes autour de la table en fonction de la taille et de l'importance stratégique du projet.

Essayez d'anticiper autant que possible comment les consultants agiront pour obtenir la meilleure offre. Dans cette situation, la meilleure affaire est lorsque les deux parties ont un résultat positif.

Négocier les éléments clés

Lorsque vous entrez dans une négociation à plusieurs dimensions, la meilleure alternative aux concepts d'accord négocié (BATNA) et de zone d'accord possible (ZOPA) peut s'avérer utile. Ils vous permettront de dessiner un faisceau d'offres potentielles le long des différentes dimensions.

Pour construire cet ensemble, vous devrez analyser l'impact des changements de périmètre ou de dotation en équipe sur le prix et, à l'inverse, identifier les compromis que vous êtes prêt à accepter. Si vous avez encore besoin de réduire vos coûts, vous devriez explorer d’autres opportunités d’économies, telles que les frais de déplacement ou le recours à du personnel expert.

Donnez votre avis aux consultants mécontents

N'oubliez pas de débriefer les consultants qui ont perdu l'appel d'offres du projet. Prenez le temps d'expliquer pourquoi ils n'ont pas obtenu le projet et ce qu'ils auraient pu faire différemment. Cela les aidera à améliorer leurs propositions pour votre prochain projet ou leur prochain client.

Vous pouvez également demander à ces consultants de vous faire part de leurs commentaires sur votre projet. Cela peut vous apporter des informations précieuses sur la façon dont vos équipes gérer un projet de conseil et vous aider à améliorer vos pratiques.

#6. Dessinez le contrat

Une fois que vous avez négocié les termes de l’accord, vous pouvez commencer à rédiger le contrat. Vous pouvez soit travailler avec un contrat de conseil standard, soit travailler avec un contrat-cadre de service (MSA) plus un énoncé des travaux (SOW).

Cette dernière solution est particulièrement intéressante lorsque vous travaillez régulièrement avec les mêmes prestataires de conseil. Nous vous recommandons fortement de travailler avec votre équipe juridique pour développer vos propres modèles d'accord.

Formalisez vos attentes

Même si vous travaillez avec un contrat de conseil standard, l'énoncé des travaux est le premier élément à inclure dans le contrat. Il couvre la portée des travaux et les livrables, le calendrier et le phasage, la procédure de gouvernance et d'escalade, ainsi que les résultats et les mesures attendus.

Le contrat est toujours la référence en cas de litige. Vous voulez que les consultants s'engagent sur les résultats du projet, pas sur les moyens.

Définir les termes et conditions

Une fois que vous avez décrit quel travail sera effectué, comment et quand, il est temps de définir comment les consultants seront payés, le calendrier et les modalités de paiement doivent être clairement indiqués dans le contrat, même si vous avez opté pour un forfait.

Si vous travaillez avec des frais horaires, des frais fixes ou des frais basés sur les performances, vous devez inclure les conditions pour être payé et les garanties potentielles pour éviter le déraillement.

Clarifier les règles

Selon le projet et l'entreprise, certaines règles doivent être incluses dans l'accord :

Confidentialité - Cette clause doit toujours figurer dans un contrat de conseil. De nombreux projets comportent des informations confidentielles sur la stratégie ou les produits de l'entreprise.

Utilisation de tiers – De nombreux cabinets de conseil travaillent avec des sous-traitants ou s'associent à d'autres entreprises sur des projets.

Propriété intellectuelle – Surveiller les informations et les modèles développés au cours du projet et clarifier la propriété dans le contrat.

Politiques des clients (comme la gestion de l’information et la sécurité) – Les consultants doivent se conformer à toutes les règles.

Conflit d'intérêts et non-concurrence - Pour certains projets, vous voudrez peut-être vous assurer que les consultants n'auront pas de conflit d'intérêts ou qu'ils ne vendront pas à vos concurrents la méthodologie qu'ils ont développée pour vous.

Préparez-vous au pire

Comme l'a dit Lao Tzu, "anticipez le difficile en gérant le facile". Vous devez intégrer dans votre contrat des clauses qui couvrent les problèmes les plus probables que vous pourriez rencontrer si le projet tourne mal. La résolution du problème si et quand il se produit sera alors beaucoup plus facile à gérer.

#7. Gérer un projet de conseil

Lorsque vous achetez des services, et en particulier des services immatériels comme le conseil, l'essentiel du travail intervient une fois le processus d'approvisionnement terminé. Vous devez suivre et gérer les résultats du projet, mais aussi le projet lui-même. En effet, les projets de conseil se déroulent très rarement comme prévu.

Organisez-vous pour gérer votre projet

Gérer un projet de conseil, c'est avant tout gérer un projet. Les mêmes principes s'appliquent. Pour maximiser les chances de réussite de votre projet, vous devrez gérer ces trois éléments :

Les parties prenantes – Il s'agit de Project Management 101. Alignez les parties prenantes pour vous assurer qu'elles soutiendront le projet et collaborera avec l'équipe de projet et les consultants.

Projet – Vous devez mettre en place les bonnes pratiques de gestion de projet : définir le plan de travail, clarifier les rôles et responsabilités, et mettre en place une gouvernance claire avec un comité de pilotage.

Changer – Toujours évidente, mais plus souvent méconnue, la conduite du changement est un facteur clé de réussite des projets de conseil. Anticiper les résistances au changement des équipes impactées par le projet et définir des stratégies pour faire face à chaque situation.

Surveiller les performances

N'attendez pas la fin du projet pour évaluer la performance et partager vos résultats avec les consultants. Les raisons d’une faible performance peuvent être multiples et simultanées.

Cela peut provenir du cabinet de conseil (capacités, compétences, expérience, personnel, etc.) ou de vos propres équipes (faible priorité, personnel, etc.). Dans tous les cas, il est préférable de s’asseoir avec le cabinet de conseil pour discuter, comprendre la problématique et trouver ensemble des solutions.

Gérer le contrat

Lorsque vous travaillez avec des consultants, vous devez également permettre une relation productive. Tout d’abord, vous devrez suivre les changements dans le projet qui peuvent affecter la portée, le personnel, le calendrier ou les événements imprévus.

Lorsque ces changements sont substantiels, vous devriez envisager de modifier le contrat. Dans tous les cas, gardez une trace des changements dans les procès-verbaux des comités directeurs. Pour les très grands projets, vous devriez envisager d’organiser une revue formelle à mi-projet.

Vous pouvez couvrir à la fois les modifications apportées à l’énoncé des travaux et la qualité du résultat. Cela ne devrait pas vous empêcher de vous renseigner régulièrement auprès du cabinet de conseil pour anticiper d'éventuels dérapages dans la portée et le calendrier du projet et permettre à votre prestataire de résoudre le problème.

Considérez le cabinet de conseil comme votre partenaire avec un objectif commun : la réussite de votre projet. Soyez inflexible sur la qualité des résultats. Donnez-leur des commentaires sur leurs performances et leur visibilité sur les paiements.

#8. Conclure le projet

Désormais, la dernière étape pour gérer efficacement le processus de sourcing de conseils consiste à conclure le projet.

Anticiper et préparer le départ du consultant

Peut-être avez-vous préparé la transition dès le début (en d’autres termes, dans votre appel d’offres) et inclus le plan de transition et les enregistrements réguliers dans les livrables. Si ce n'est pas le cas, assurez-vous de préparer le départ du consultant.

Une fois que vous avez décidé sur quelles recommandations vous allez agir, vous devez organiser la façon dont vous allez agir. Vous devriez également considérer le transfert de connaissances, en particulier, si le projet a mis en œuvre une nouvelle organisation ou une nouvelle technologie. Vous devez définir ce plan avec le consultant concerné.

Préparer l'évaluation de la performance du cabinet de conseil en rassemblant les informations recueillies en même temps que le projet.

N'hésitez pas à mettre fin au contrat

Parfois, les projets de conseil doivent être clôturés plus tôt que prévu. De nombreux changements peuvent survenir entre le moment où vous décidez de travailler avec des consultants et la fin des projets de conseil.

Le contexte peut changer, tout comme l'équipe de direction. Si c'est le cas, poursuivre le projet tel qu'il est pourrait être une perte d'énergie et d'argent. Trouvez toujours des moyens d'adapter le champ d'application à vos besoins et résiliez le contrat si vous le devez, si les conséquences sont acceptables.

Fermez le projet proprement

Quelle que soit la raison pour laquelle vous avez mis fin prématurément au projet, ne vous précipitez pas. Prenez le temps d’analyser l’impact de la résiliation et la probabilité de succès d’un autre projet de conseil.

Préparez également ce qu’il faut communiquer à vos équipes impliquées dans le projet. À ce stade, vous auriez dû payer le prestataire de conseil en fonction de la livraison et accumuler le budget jusqu'à la fin du projet.

Conservez les dernières factures sur votre bureau jusqu'à ce que vous soyez sûr que le projet est livré dans son intégralité. Cela vous donnera suffisamment de poids pour faire terminer le projet.

Lorsque vous pensez que le projet est clos et que les factures sont approuvées pour paiement, vous pouvez prendre le temps de débriefer les consultants sur leur performance sur le projet.

Pensée finale

Mener un processus de sourcing structuré et très efficace est essentiel pour objectiver la sélection du meilleur consultant et garder en perspective la réussite du projet.

Comprendre les risques associés et le potentiel d’économies à chaque étape est essentiel. Étonnamment, la plupart des dirigeants n’ont pas une vision claire des domaines sur lesquels se concentrer pour créer le plus de valeur.

5 points à retenir pour les cadres occupés

• Une saine concurrence est le meilleur moyen de surmonter l'asymétrie de l'information.
• Mettez en place une équipe multifonctionnelle pour vous assurer d'avoir la bonne expertise à chaque étape du processus.
• Utilisez des critères de sélection pour soutenir la sélection des consultants adaptés à vos besoins.
• Formalisez vos attentes en termes contractuels.
• Gérez le projet pour transformer le potentiel en valeur réelle pour votre organisation.