Comment rédiger de bons appels d'offres pour des services de conseil qui maximisent les chances de succès de vos projets

 Des choses étonnantes se produiront lorsque vous écouterez le consommateur.

– Jonathan Midenhall, CMO Airbnb

En bref

La définition des besoins, également appelée Exigences, est la première et l'une des étapes les plus précieuses dans le processus d'achat de biens et de services. Cependant, les exigences d'achat de biens sont principalement axées sur les spécifications des produits. Pour les appels d'offres pour le conseil, l'historique de l'entreprise, le contexte du projet, la portée et les livrables sont tout aussi importants. Le tout est de s'assurer que les consultants disposent de tous les éléments pour soumettre une proposition pertinente.

Bien définir la portée a un impact direct sur le coût global d'un projet. Portée sur le mauvais problème, et vous dépensez beaucoup d'argent pour rien. Portée sur un sujet trop large, et vous paierez plus que ce dont vous aviez réellement besoin ou utiliserez les mauvais consultants pour une partie du travail. La rédaction d'exigences bien définies est la pierre angulaire d'un projet de conseil réussi et une condition préalable à mettre des consultants en concurrence.

Rien ne dit une exécution brillante comme une demande de propositions (RFP) qui chante à ses fournisseurs ou partenaires potentiels. Il est donc temps une fois de plus de sortir des sentiers battus, même lorsque le sujet est les appels d'offres pour les services de conseil.
Les industries et les technologies évoluent rapidement et changent en réponse aux pressions liées à l'innovation et à la mondialisation. Alors que vous maintenez cette dynamique, il peut être facile de négliger le travail d'alignement de vos pratiques d'achats avec les buts et objectifs stratégiques de votre entreprise. Cet oubli peut coûter cher.

Le nouveau processus d'achats (appels d'offres pour le conseil inclus) doit avoir sa place à la table des cadres supérieurs et être repensé pour refléter les meilleures pratiques et suivre le rythme du changement. Voici deux raisons :

• Vous voulez que vos appels d'offres attirent des propositions de fournisseurs de premier ordre des meilleurs services de conseil disponibles. Et ces fournisseurs recherchent également des partenariats avec des entreprises comme la vôtre qui comprennent la valeur qu'elles apportent.
• Rédiger d'excellents appels d'offres qui reflètent les meilleures pratiques d'approvisionnement vous permettra d'obtenir les réponses dont vous avez besoin et de gagner du temps. Non seulement cela, mais cela vous permettra de faire des comparaisons plus facilement et d'être certain du résultat.

L'élement clef retenir est le suivant : la qualité de vos processus d'achat affecte directement le succès de votre entreprise, quelle qu'en soit sa définition, et notamment ses résultats.
Des pratiques d'achats solides et orientées solutions, qu'il s'agisse d'embauche, d'externalisation, d'achat ou de partenariat, conduisent directement à cet avantage concurrentiel que votre entreprise s'efforce de créer et maintenir.

C'est vrai : il y a une nouvelle façon d'avoir un impact sur ces résultats. Apprendre à exécuter des appels d'offres pour le conseil d'une manière qui s'aligne sur votre processus d'approvisionnement stratégique augmente votre retour sur investissement.

1. Rediger des appels d'offres pour le conseil est comme chercher des solutions.

Sortir du cadre traditionnel des appels d'offres commence par vous rappeler que vous ne faites pas d'achat ; vous résolvez un problème d'entreprise.
Tout d'abord, fournissez toutes les informations (les détails « pourquoi, quoi, qui ») qui permettront à votre futur fournisseur ou partenaire de obtenir ce qu'est votre entreprise, pas seulement votre produit ou service.

Décrivez en détail votre besoin pour le projet et comment vous envisagez actuellement la portée de ce que vous voulez réaliser.

Comment je le vois pour le moment ?

Oui en effet. Lorsque l'on considère le rythme rapide de l'innovation et des avancées technologiques, votre appel d'offres a un nouveau rôle à jouer : une opportunité d'acquérir quelque chose au-delà du périmêtre que vous aviez en tête - une solution qui peut aller au-delà de simplement répondre à vos besoins actuels.

Prenons un instant et imaginons qu'Apple, par exemple, ait lancé un appel d'offres pour un nouveau type d'iPhone qui était nettement plus petit mais bourré de fonctionnalités. On peut imaginer récupérer une proposition juste pour un iPhone de 9 centimetres carrés et qui rentre mieux dans une poche car le RFP limitait le périmêtre du produit demandé à un type d'iPhone.

Maintenant, permettons-nous d'imaginer qu'Apple a plutôt lancé un appel d'offres pour un nouvel appareil sans autre spécification que le fait qu'il devait s'adapter à la marque Apple. Dans ce scénario plus ouvert, il devient possible de proposer une montre-bracelet qui inclurait des fonctionnalités iPhone et plus encore, un produit au-delà de ce que les dirigeants d'Apple auraient pu avoir en tête.

Vos appels d'offres pour le conseil doivent offrir suffisamment d'informations pour amener les partenaires potentiels vers le bon cadre pour votre solution, mais aussi offrir suffisamment d'espace pour leur permettre de concevoir une solution créative et éventuellement innovante qui pourrait bien dépasser vos attentes.

2. Décrivez votre entreprise pour assurer le bon fit

Éloignez-vous des appels d'offres traditionnels en repensant à la façon de gagner des fournisseurs et des partenaires qui travailleront bien avec vous et votre équipe. Voici comment : Dans la section où vous décrivez votre entreprise, révélez votre structure et votre culture. Les deux sont pertinents.

• Par exemple, l'entreprise fonctionne-t-elle au niveau du projet, ou chaque service a-t-il ses propres objectifs et pratiques ?
• Êtes-vous uniquement orienté vers l'innovation, ou équilibrez-vous l'innovation et le maintien des produits actuels ? Qu'est-ce qui motive vos innovations : les expériences et les commentaires des clients, les avancées technologiques ou d'autres approches ?
• Assurez-vous d'inclure les aspects pertinents de vos plans stratégiques pour l'avenir ainsi que l'historique de votre entreprise : où vous vous dirigez et où vous avez été.
• Soyez clair sur le contexte stratégique et l'intention du projet. Afin de proposer la bonne approche et de donner un profil précis de l'équipe, vous devrez montrer une vue d'ensemble et comment ce projet s'intègre.

3. Renseignez-vous sur les consultants potentiels et incluez la tringlerie.

Pensez aux examens de l'école primaire. Quel type d'examen pourrait le mieux montrer la quantité de leçons que vous avez absorbées : des tests à réponse courte ou des dissertations ? Les appels d'offres traditionnels pour le conseil sont vos anciens examens scolaires à réponse courte, une série de questions spécifiques à des partenaires potentiels. Les intervenants rempliront les blancs, oui, mais cela ne vous laissera peut-être pas une image suffisante de ce que ce partenaire potentiel peut apporter à votre entreprise.

Au lieu de cela, optez pour le style essai. Posez des questions ouvertes dans le cadre de ce que vous devez faire. Voici quelques conseils pour obtenir une image plus complète de l'entreprise répondante :

• Commencez par poser des questions sur leur histoire et leurs réalisations. Même si vous pensez connaître leur histoire de base, la lecture de leur description peut être révélatrice en soi.
• Essayez de déterminer ce que cela pourrait être de travailler avec eux. Interrogez-les sur leur approche, pas seulement sur leurs résultats.
• Demandez des références et demandez à quelqu'un de vérifier ces références. Recherchez un consultant dont l'éthique et la posture sont également alignées sur celles de votre entreprise et dont les références le confortent. Trouver un fournisseur dont la vision et les valeurs correspondent aux vôtres peut faire la différence entre un travail adéquat et un travail qui dépasse vos attentes.

Enfin, terminez votre appel d'offres avec la tringlerie du processus.

• Spécifiez vos critères d'évaluation des propositions et d'attribution du travail, le délai de sélection des propositions, les informations de paiement et de pénalité, et les attentes que vous avez pour le démarrage et la fin du travail - le contenu standard dont vous avez toujours besoin.
• Joignez un formulaire de contact standard et toutes les certifications requises.

Considérez le processus comme une recherche ouverte de solutions.
Abandonnez les cadres trop rigides.

Plutôt que de trop insister sur l'apparence d'un consultant sur le papier, interagissez avec eux. Facilitez le travail d'acaht en utilisant un processus itératif d'évaluation des consultants. Si le processus d'achats de votre entreprise doit être réaligné, votre prochain appel d'offres traitera peut-être de l'embauche d'un consultant en achats comme priorité stratégique.