Comment définir au mieux votre stratégie d'achats de conseil

L'essence de la stratégie est de choisir ce qu'il ne faut pas faire. – Michael Porter

En bref

Le Conseil en Stratégie est très souvent évoqué comme l'axe central des activités de conseil. Ce que très peu de gens savent, c'est que la part du travail stratégique pur est désormais inférieure à dix pour cent. Le marché mondial du conseil croît maintenant à un taux élevé à un chiffre alors que le volume lié au conseil en stratégie pur est plat. On peut donc se demander comment toutes ces multinationales dépensent leur budget de conseil ? Étonnamment, bien que le Conseil soit utilisé par de plus en plus de cadres chaque année et avec des budgets représentant jusqu'à 3% du chiffre d'affaires, la catégorie Conseil elle-même et la manière dont l'entreprise dépense effectivement son budget de conseil sont très rarement abordées de manière structurée.

Nous devrions probablement commencer par définir ce que l'on entend par stratégie d'achats de conseil -

Une stratégie d'achats réussie pour la catégorie Conseil nécessite une bonne compréhension de la stratégie globale, du marché du conseil et des performances passées au sein de la catégorie. Elle doit être conforme à la stratégie d'achats et personnalisée pour le conseil.

Nous avons passé en revue ci-dessous les « piliers » qui peuvent amener des résultats efficaces et les pièges à éviter.

N'hésitez pas à appliquer ce qui convient le mieux à votre vision et à vos politiques spécifiques

1. Votre stratégie de conseil

A mi-chemin entre la planification stratégique et la gestion de la demande, l'un des leviers méconnus est de définir une stratégie de conseil.

Cette stratégie de conseil vise à identifier les projets clés ou les domaines de projet où l'utilisation de consultants accélérera vos objectifs stratégiques et créera le plus grand impact. Une fois définie et planifiée sur une période de 12 à 24 mois, la stratégie de conseil aidera à guider les équipes vers les actions clés soutenant votre stratégie, et indiquera à l'inverse les domaines où un effort moindre devrait être engagé.

Pièges à éviter : ne pas fournir un cadres de temps, allouer des efforts ou des ressources humaines à des projets qui sont trop petits, peut se retourner contre vous.

2. Choisir entre faire faire et faire soi même (Make-or-Buy)

La définition d'une stratégie Make-or-Buy est une autre étape clé dans l'établissement de la stratégie d'achats pour la catégorie Conseil.

La stratégie Make-or-Buy est très étroitement liée à la gestion de la demande, et les deux questions doivent être regardées ensemble.

L'objectif ici est de parvenir à un processus décisionnel efficace, comprenant un cadre décisionnel et une matrice de décision.

Ce cadre permet de décider quels projets doivent être priorisés et quel est le meilleur modèle d'exécution pour chaque projet.

A titre d'exemple, pensez à un exercice de transformation majeur pour une compagnie d'assurance sur tous les sites en Asie pour mettre en œuvre de nouvelles méthodologies de développement inspirées du lean startup et des principes scrum.

Le cabinet de conseil pourrait fournir toutes les ressources pour le projet, ou vous pourriez décider de mettre en place une équipe hybride mélant des consultants externes et vos propres scrum masters internes.

Pièges à éviter : Laisser passer des économies sur le prix des missions en raison d'un processus de décision inadéquat, d'une faible adhésion des équipes ou d'un transfert de connaissances inégal des entreprises externes.

3. Votre Panel de Consultants et vos Contrats Cadres

L'une des stratégies qui peuvent être extrêmement efficaces dans le conseil, comme dans d'autres catégories, consiste à créer une liste de fournisseurs préférés.

Elle est basée sur le fait que 80% de vos besoins sont généralement couverts par 20% de vos Fournisseurs. Vous pouvez anticiper quels fournisseurs seront engagés, quand et comment, en examinant à la fois vos dépenses passées et la stratégie pour les années à venir.

Avec ces fournisseurs « préférés », vous pouvez commencer à négocier des contrats-cadres ou des accords-cadres de services, y compris des conditions générales et des remises sur volume préalablement convenues.

Pièges à éviter : ne pas avoir d'attentes claires ou des faiblesses dans la liste de fournisseurs préférés peuvent affecter le succès des projets de diverses manières.

4. Quand et comment intégrer un cabinet de conseil de 2e ou 3e rang

Il peut être très avantageux de tirer parti de cabinets de conseil de 2^e, et 3^e rang pour diminuer les coûts moyens et couvrir les besoins de niche et/ou très opérationnels de vos métiers, et vous aider à maîtriser vos coûts tout en optimisant le retour sur investissement.

Pièges à éviter – Passer à côté de fournisseurs de niche spécialisés qui peuvent offrir d'excellentes performances à des tarifs inférieurs, contrairement aux la plupart des fournisseurs généralistes.

5. Votre processus d'achats de conseil

 Si vous ne pouvez pas décrire ce que vous faites comme un processus, vous ne savez pas ce que vous faites. – Edouard Deming

Pour mettre le processus sur la bonne voie, vous pouvez commencer par les appels d'offres. C'est un outil indispensable pour acheter des services de conseil. Vous devriez toujours rédiger un RFP, même simplifié. Pourquoi? Parce qu'il définit les attentes, le périmêtre et les livrables.

Dans ce cas précis, la rédaction d'un RFP efficace maximisera non seulement la performance de l'approvisionnement, mais aussi les chances de succès du projet.

Vous pouvez également vouloir segmenter les projets en fonction de la taille, de l'importance stratégique, de l'impact potentiel et/ou de la complexité pour définir quel sera le processus : RFI (pour recevoir des informations) ou non, RFP simplifié ou non, concurrence ou non, soutien des achats ou non .

Pièges à éviter : Assurez-vous de laisser de la place dans votre RFP au cabinet de conseil pour apporter des idées et des approches innovantes. Le manque de clarté dans vos attentes et des critères d'évaluation trop rigides, pourraient ne pas entraver les meilleures propositions.

Et comme dernier conseil, une fois que vous avez identifié votre cabinet de conseil préféré, n'oubliez pas de formaliser les livrables attendus, les termes et conditions dans un contrat dédié.