Appel d'offres pour le conseil rendu facile : le guide définitif (2024)

15 juin 2023

Table des matières

Principaux points à retenir

  • L'appel d'offres doit présenter en détail les objectifs et les défis du client, ainsi que fournir des lignes directrices sur la façon dont le consultant sera rémunéré et toute autre exigence spécifique.
  • Un appel d'offres efficace pour le conseil doit être bien structuré, clair et concis pour communiquer efficacement vos besoins aux cabinets de conseil potentiels.
  • Le but du jeu, lors de la rédaction d'un RFP de conseil, est de maximiser les chances de succès de votre achat.
  • Sortir de la boîte traditionnelle d'appel d'offres pour le conseil commence par vous rappeler que vous ne faites pas d'achat. Vous résolvez un problème d'entreprise.
  • Les éléments clés d'une demande de propositions pour des services de conseil sont le contexte, les exigences et le processus.
  • Avant même de commencer à réfléchir à votre résultat idéal, vous devez vous assurer que les bonnes personnes sont présentes dans la salle, notamment le sponsor du projet, le chef de projet, le responsable des achats et les principales parties prenantes.
  • D'autres éléments à inclure dans votre RFP sont : décrire le déroulement du processus de sélection, partager les critères de décision, donner un calendrier clair, mentionner d'autres exigences nécessaires et n'oubliez pas de donner un point de contact unique.

Un appel d'offres pour des services de conseil est un document qui contient toutes les informations sur le projet, les attentes et les exigences du client. Il s'agit d'une partie importante du processus de sélection, car il fournit une portée claire du travail aux consultants et les aide à décider s'ils veulent entreprendre ce projet particulier.

L'appel d'offres doit présenter en détail les objectifs et les défis du client, ainsi que fournir des lignes directrices sur la façon dont le consultant sera rémunéré et toute autre exigence spécifique.

RFP for Consulting Services: The Definitive Guide (2023) propose aux lecteurs 8 étapes pour développer leur propre RFP pour des services de conseil afin qu'ils puissent améliorer le retour sur investissement de leurs projets de conseil de manière cohérente !

Dois-je toujours écrire un Appel d'offres pour le conseil ?

La réponse est simple. Oui,

Une demande de proposition, ou RFP pour la consultation, est un document que vous envoyez aux consultants pour les embaucher. L'idée derrière un appel d'offres est de mettre autant d'entreprises en concurrence les unes que les autres afin qu'elles puissent fournir leurs meilleurs tarifs et offrir tous leurs services.

Avant de rédiger cette proposition, vous aurez besoin de quelques connaissances sur le type de travail que vous voulez faire. Mais pour les cabinets de conseil, l'intérêt de rédiger un RFP va au-delà de la concurrence elle-même.

Le conseil est un service immatériel, et il n'est pas facile de le décrire. La rédaction d'exigences bien définies est essentielle à la réussite de tout projet de conseil, même en l'absence d'appel d'offres.

Pourquoi l'appel d'offres pour le conseil est-il si important ?

Si vous souhaitez organiser un concours équitable, un appel d'offres est le meilleur moyen de vous assurer que tous les soumissionnaires sont sur la même longueur d'onde. L'appel d'offres pour le conseil aide les consultants à préparer leurs propositions en fonction des exigences présentées par les clients potentiels, ce qui leur fait également gagner du temps !

En plus de cela, un appel d'offres fournit des informations fondées sur la durée et la complexité d'un projet, ce qui facilite les appels d'offres. De plus, des attentes claires facilitent une comparaison plus objective des offres.

C'est aussi un moyen fantastique de recueillir des données sur l'entreprise. C'est moins essentiel lorsque vous travaillez avec une entreprise que vous connaissez puisque vous savez déjà ce qu'elle fera. Cependant, travailler avec un nouveau cabinet de conseil est un excellent moyen de connaître leurs méthodologies, leurs références et leurs ressources.

Pourquoi un appel d'offres est-il si important ?

C'est donc une excellente approche pour apprendre à les connaître. Et cela pourrait ne pas déboucher sur un projet. Cependant, vous les aurez rencontrés, et peut-être finirez-vous par travailler avec eux sur un autre projet.

Il vous aide également à définir la norme d'évaluation des performances. Lorsque vous souhaitez mesurer la performance d'un cabinet de conseil donné au cours d'un projet, il est bon d'avoir défini les attentes au début afin d'avoir quelque chose à comparer.

Enfin et surtout, tous les projets ne sont pas roses. Parfois, il y a un conflit avec le cabinet de conseil et vous devez chaque fois vous préparer au pire. Avoir clarifié certaines attentes vous aidera à discuter avec les cabinets de conseil avec une base solide et concrète.

Mais l'intérêt d'un appel d'offres ne concerne pas seulement le processus de sélection lui-même

Définir précisément vos besoins peut également vous aider à vous assurer que vous n'achetez que ce dont vous avez besoin. Ni plus, ni moins. Lorsque les dirigeants ont une telle pression sur les OPEX (dépenses d'exploitation), garder un œil sur vos dépenses de conseil et l'impact de vos projets est vital.

De plus, amener les gens à accepter et à adhérer à un projet est l'un des aspects les plus difficiles de la gestion de projet. Et les impliquer dès le départ dans le processus de planification vous aidera à obtenir cette adhésion.

Un autre avantage est qu'il vous donnera une réponse à un problème auquel vous ne vous attendiez pas. De plus, si de nombreuses personnes sont présentes dans la salle et que vous leur demandez de se concentrer sur le problème que vous souhaitez aborder plutôt que sur les solutions, les résultats pourraient vous surprendre.

S'agit-il toujours, toujours d'un appel d'offres pour le conseil ?

En fait, ce n'est pas le cas. Et cela dépendra de l'endroit où vous vous trouvez dans le processus de lancement d'un projet. Disons que vous êtes en phase d'idéation et que vous vous posez ces questions. Dois-je lancer un projet ou quelles sont mes options pour résoudre ce problème ?

Cela signifie que les besoins et le champ d'application, ne sont pas définis dans ce cas, et votre meilleure option est de lancer une RFI. C'est une demande d'information, et vous explorerez le potentiel avec les cabinets de conseil. Et puis vous déciderez si vous voulez passer à l'étape suivante. Et la prochaine étape est la phase d'exécution.

Et, à ce moment-là, votre question serait « Quels consultants peuvent m'aider à atteindre mes objectifs ? » Lorsque vos besoins et la portée sont clairs, vous êtes prêt à lancer un appel d'offres pour le conseil, mais en réalité, il existe des options entre les deux.

Parfois, vous êtes clair sur le problème à résoudre, mais pas sur l'approche. Dans ce cas, vous voudrez peut-être utiliser un processus hybride, qui mélange la RFI au premier tour, par exemple, puis une RFP pour le processus de consultation.

Appel d'offres pour le conseil rendu facile : le guide définitif (2024)

Si vous êtes clair sur le problème à résoudre et l'approche à utiliser, mais que vous êtes flexible sur le modèle de livraison et le format, alors vous devriez opter pour un appel d'offres ouvert où les consultants peuvent faire preuve de créativité et ils peuvent vous apporter des solutions.

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Donnons-nous un exemple : Sur un projet sur lequel nous travaillions il y a quelques années, les clients souhaitaient déployer une nouvelle organisation, qui avait été définie à l'autre niveau du groupe, dans une des filiales. Et ils voulaient un cabinet de conseil pour les aider à obtenir l'adhésion des équipes, définir les interfaces et les nouvelles façons de travailler dans ce groupe.

Nous avons donc sélectionné plusieurs cabinets de conseil et l'un d'entre eux a proposé de concevoir un jeu où les joueurs et toutes les parties prenantes joueraient leurs futurs rôles et définiraient ces nouvelles interfaces.

Ce n'était pas quelque chose qui avait été demandé par le client lorsque nous avons fait l'appel d'offres pour le conseil, mais c'est l'entreprise avec laquelle ils ont travaillé et cela a été très réussi.

Donc, cela signifie que lorsque vous laissez de la place à la créativité, vous pourriez vous retrouver avec quelque chose auquel vous n'aviez pas pensé, mais qui est en fait très efficace pour tous vos projets.

Qu'est-ce que cela signifie vraiment pour le processus d'approvisionnement ?

Cela signifie que vous avez besoin de plus de collaboration. Vous devez impliquer le sponsor du projet, le chef de projet, le responsable de l'approvisionnement et les principales parties prenantes pour vraiment obtenir l'adhésion dont nous avons parlé précédemment.

Mais aussi, il est important d'avoir une compréhension claire du problème que vous essayez de résoudre. Cette compréhension doit provenir à la fois du parrain du projet et des chefs de projet. En outre, il est également crucial de se familiariser avec les politiques d'approvisionnement définies par l'équipe d'approvisionnement.

Lorsque vous travaillez sur un projet plus vaste ou un projet stratégique, vous devez ajouter une personne de la stratégie et une personne de la finance. Mais cela signifie que c'est une condition préalable pour moi pour mettre en œuvre la gestion de la demande et la stratégie de faire ou d'acheter.

Comment savoir ce qui convient à mon projet ?

Parce que si vous n'êtes pas clair sur la portée du projet, il n'y a aucun moyen d'estimer le budget et il sera très difficile d'évaluer à quel point il est stratégique. Et cela signifie également que l'approvisionnement doit clarifier l'attente d'une DP.

Ils ont besoin que vous sachiez clairement quels éléments ils veulent y trouver, à quel point il doit être détaillé et cette partie spécifique peut dépendre de la taille ou de la valeur stratégique d'un projet.

Il doit également être clair quelles sont les étapes que vous allez suivre lors de la définition d'un RFP et également quels sont les rôles et les responsabilités des différents participants dans la création du RFP.

Ainsi, vous voyez que la rédaction du RFP pour le conseil n'est pas qu'une pure activité d'approvisionnement. C'est bien sûr, la première étape pour prendre le contrôle de vos dépenses de conseil, mais aussi un très bon moyen d'augmenter les collaborations et d'obtenir l'adhésion des différentes parties prenantes au début d'un projet.

Soyez clair sur qui fait quoi

Cela vous aidera à améliorer la relation avec les cabinets de conseil car vous ajoutez de la transparence et de la clarté dans la relation, et cela aide également les achats à améliorer leur crédibilité pour la catégorie conseil auprès des parties prenantes internes.

C'est donc une partie très importante du processus d'approvisionnement et de la demande de propositions pour les services de conseil. Et encore une fois, c'est quelque chose qui est un exercice que vous devez faire pour chaque projet.

Qu'est-ce qui rend un appel d'offres efficace pour le conseil ?

Un appel d'offres efficace pour le conseil doit être bien structuré, clair et concis pour communiquer efficacement vos besoins aux cabinets de conseil potentiels. Voici quelques éléments clés qui rendent un appel d'offres efficace :

Ce qui rend un appel d'offres efficace

Gardez à l'esprit ce qui fait un excellent appel d'offres pour le conseil

Le but du jeu, lors de la rédaction d'un RFP de conseil, est de maximiser les chances de succès de votre achat. Vous voulez vous assurer que vous obtiendrez des propositions solides de vos fournisseurs présélectionnés afin que vous puissiez choisir celui qui vous convient le mieux.

Cela signifie que vous devez transmettre efficacement vos besoins dans un document court. Il y a quelques notions de base lors de la rédaction d'un appel d'offres de conseil, indépendamment du type de biens ou de services que vous souhaitez acheter.

Soyez clair.

C'est peut-être l'élément le plus important d'un appel d'offres pour le conseil. Vous devez décrire vos besoins en un nombre limité de mots. Quel est le problème que vous essayez de résoudre ? Quels sont vos délais ? Quels sont les résultats que vous attendez ?

Si vous n'êtes pas sûr de vos besoins exacts, vous pouvez organiser un petit atelier en interne avec les principales parties prenantes. Vous pouvez également utiliser le processus RFI pour avoir une idée de ce qui peut être fait.

"Rien n'est si simple qu'il ne puisse être mal compris."- Freeman Teague Jr

Rester simple.

Même si vous êtes un grand fan de Marcel Proust, essayez de maîtriser vos élucubrations lyriques lorsque vous rédigez un appel d'offres. La clarté va souvent de pair avec la simplicité.

Vous devez également garder à l'esprit que de nombreux consultants ne sont pas de langue maternelle anglaise. Même un locuteur compétent peut avoir du mal avec une structure compliquée ou un vocabulaire fantaisiste.

En outre, vous aurez l'occasion d'entrer dans les détails lors du briefing des prestataires présélectionnés.

"La simplicité consiste à soustraire ce qui est évident et à ajouter ce qui est significatif" - John Maeda

Fixez des objectifs réalistes.

Même si vous voulez avoir de grands objectifs et que vous êtes très ambitieux, vous voulez aussi que votre fournisseur soit capable de les atteindre pour vous. Si vous n'êtes pas sûr de ce qui peut réellement être accompli, n'hésitez pas à entamer une première ronde de discussion avec des fournisseurs potentiels en utilisant une demande d'information (RFI).

"L'objectif que vous vous fixez doit être stimulant. En même temps, il doit être réaliste et réalisable, et non pas impossible à atteindre." - Rick Hansen

Considérez le processus comme une recherche de solutions

Sortir de la boîte traditionnelle d'appel d'offres pour le conseil commence par vous rappeler que vous ne faites pas d'achat. Vous résolvez un problème d'entreprise.

Fournissez toutes les informations - les détails "pourquoi, quoi, qui" - qui permettront à votre futur fournisseur ou partenaire d'obtenir ce qu'est votre entreprise, pas seulement votre produit ou service. Décrivez en détail votre besoin pour le projet et comment vous pensez actuellement de la portée.

Dans un contexte d'innovation et d'avancées technologiques rapides, votre demande de conseil a un nouveau rôle à jouer : il s'agit d'une occasion d'obtenir quelque chose qui dépasse le cadre de ce que vous aviez en tête, une solution qui peut aller au-delà de la simple satisfaction de votre besoin actuel.

Considérez le processus comme une recherche de solutions

 

Prenons un instant et imaginons qu'Apple, par exemple, ait lancé un appel d'offres pour un nouveau type d'iPhone nettement plus petit mais doté de nombreuses fonctionnalités. On peut imaginer récupérer une proposition juste pour un iPhone d'un pouce carré et qui tient mieux dans une poche car l'appel d'offres restreignait la portée du produit demandé à un type d'iPhone.

Maintenant, permettons-nous d'imaginer qu'Apple a plutôt lancé un appel d'offres pour un nouvel appareil sans autre spécification que celle qu'il devait s'intégrer à la marque Apple. Dans ce scénario plus ouvert, il devient possible de proposer une montre-bracelet qui inclurait les fonctionnalités de l'iPhone et plus encore, un produit au-delà de ce que les dirigeants d'Apple auraient pu avoir en tête.

Alors, voilà. Votre appel d'offres doit fournir suffisamment d'informations pour diriger les prestataires de conseil potentiels vers le bon cadre pour votre solution, mais également offrir suffisamment d'espace pour leur permettre de concevoir une solution créative et éventuellement innovante qui pourrait bien dépasser vos attentes.

Recherchez la compréhension, la capacité et l'adéquation

Une fois que vous avez appliqué ces principes solides à votre appel d'offres pour le conseil, vous pouvez examiner les questions auxquelles il devrait répondre pour un projet de conseil :

  • Le consultant comprendra-t-il clairement le problème que nous essayons d'aborder ?
  • Le consultant est-il capable de s'attaquer au problème ?
  • Travaillerez-vous bien ensemble avec le consultant ?

Comme vous pouvez le voir, cela semble plutôt simple, non ? Alors, passons à l'action.

Ce que l'approvisionnement doit savoir

Quels sont les éléments clés d'un appel d'offres pour des services de conseil ?

Le contexte

Pourquoi lancez-vous ce projet de conseil et quelles sont vos principales attentes ?

Les exigences

Quelle est la raison d'être du projet, les objectifs et les résultats attendus ?

Le processus

Qui est leur point de contact et comment se déroulera le processus de sourcing ?

À quoi ressemble un appel d'offres pour le conseil

Quels sont les pré-requis avant de rédiger un appel d'offres pour un projet de conseil ?

Avant même de commencer à réfléchir à votre résultat idéal, vous devez vous assurer que les bonnes personnes sont présentes dans la salle. Désormais en fonction de l'ampleur du projet, vous pouvez adapter la taille de votre équipe. Cependant, voici quelques rôles qui doivent être à la table :

Le commanditaire du projet (sponsor)

Le parrain du projet est la personne (souvent un gestionnaire ou un cadre) qui sera responsable du projet. Il ou elle s'assurera que le projet livre les résultats attendus et défendra le projet pour le « vendre » au sein de l'équipe de projet et de l'organisation. Elle ou il sera également président du comité directeur.

Évidemment, le commanditaire du projet a l'autorité et le niveau décisionnel nécessaires pour diriger efficacement le projet. Elle ou il est également directement impacté par les résultats du projet.

En général, le sponsor du projet est le propriétaire du budget. Cependant, dans certaines entreprises, les budgets de conseil sont centralisés sous la responsabilité du PDG, des finances ou de la stratégie. Dans ce cas, vous pouvez également inviter le responsable du budget à la fête.

Le chef de projet

Le chef de projet est la personne qui a la responsabilité quotidienne du projet. Elle ou il pilotera avec les consultants pour s'assurer qu'ils travaillent dans de bonnes conditions avec les équipes et livrent les résultats attendus dans les délais.

Elle ou il fait très souvent partie de l'équipe du sponsor du projet et est directement impacté par le projet.

Le responsable des achats

À moins que vous ne travailliez sur un très petit projet et que vous ayez déjà une liste de fournisseurs potentiels en main, vous souhaitez avoir quelqu'un du service des achats dans la salle. Trouver les bons candidats peut prendre un certain temps et il est parfois utile de commencer tôt dans le processus.

En outre, les responsables des achats sont qualifiés pour déterminer les exigences et créer des propositions, ce qui n'est généralement pas le cas pour les autres personnes de l'organisation. Ils peuvent vous faciliter la tâche et vous assister tout au long du processus.

Cependant, de nombreuses entreprises n'ont pas la masse critique pour avoir quelqu'un dédié au conseil en approvisionnement. Dans ce cas, vous pouvez inclure la personne en charge des achats indirects ou le responsable des achats dans votre équipe.

Les principaux intervenants

Nous avons indiqué précédemment que le parrain du projet et le chef de projet font souvent partie de la même équipe. Cependant, ils ne sont peut-être pas les seuls concernés par le projet.

Demandez-vous si vous devez vous attendre à un impact fort ou à un changement profond des interfaces avec une autre partie de l'organisation. Si tel est le cas, il peut être judicieux de impliquez vos principales parties prenantes au stade des exigences.

Supposons que votre projet soit très vaste, comme un projet de transformation à l'échelle de l'entreprise. Dans ce cas, vous pouvez également impliquer les finances et la stratégie pour vous assurer qu'elles sont alignées sur la stratégie globale.

Les bonnes personnes dans la salle

Lorsque vous avez la bonne équipe au travail, vous pouvez commencer à faire du brainstorming.

Comment définir les attentes de votre projet ?

Il existe de nombreuses façons dont les consultants peuvent apporter de la valeur à un projet, mais très peu d'entre eux peuvent deviner ce que vous attendez si vous ne l'énoncez pas en langage clair. La meilleure façon de commencer est de reformuler votre énoncé de problème au début de cette section.

Rappeler aux cabinets de conseil inclus dans l'appel d'offres pour le processus de conseil quels sont les objectifs ainsi que les résultats attendus. Si vous avez des attentes spécifiques concernant les avantages, c'est probablement le bon moment pour les exprimer.

L'objectif de haut niveau peut être clairement défini en quelques lignes. Cependant, de nombreuses routes, sinon toutes, mènent à Rome. Vous devrez peut-être ajouter quelques précisions sur la portée, le niveau de confidentialité, qui devrait être impliqué de votre côté et votre calendrier pour le projet.

Il y a un équilibre délicat à trouver lorsque vous décrivez les livrables attendus. Certaines entreprises ont tendance à décrire en même temps le quoi et le comment. Cependant, dès que vous commencez à décrire comment le cabinet de conseil doit produire les livrables, vous perdez la créativité et l'expérience qu'un fournisseur externe peut apporter.

Définir les exigences

Vous réduisez automatiquement le cabinet de conseil à une main-d'œuvre externalisée. Cela peut être acceptable si vous avez une compréhension claire du travail qui doit être fait, mais ce n'est pas considéré comme la meilleure façon de l'aborder.

Notre expérience montre que même si vous pourriez être tenté de préciser la méthodologie, il est important de laisser la place aux consultants pour proposer comment ils aborderaient la question.

Elle n'empêche pas de s'adapter par la suite et apportera le plus souvent un regard neuf. L'objectif du projet est d'identifier les meilleures opportunités d'investissement pour NewsCo dans la chaîne de valeur de la région.

Phase 1 : Encadrement

  • Paysage de la chaîne de valeur de haut niveau
  • Définition d'une méthodologie de priorisation de haut niveau pour NewsCo
  •  Identification des meilleures opportunités pour NewsCo en s'appuyant sur l'analyse comparative externe-interne d'autres installations dans le même domaine, et en tenant compte de l'attractivité économique et des facteurs clés de succès (identification de l'endroit où jouer et des conditions associées pour gagner).
  • Sélection d'opportunités prioritaires à analyser de manière plus approfondie dans la phase 2
  • Cibles/acteurs possibles pour un partenariat et/ou une fusion-acquisition

Phase 2 : Deep Dive sur les opportunités sélectionnées

Regroupement des opportunités en options de scénarios potentiellement exploitables, en fonction du niveau de ressources et des retours attendus (définition de la manière d'y parvenir et de gagner).

  • Plan d'affaires de haut niveau pour les options retenues
  • Analyse marketing stratégique
  • Potentiel pour le chiffre d'affaires et les marges
  • Besoins en ressources (investissements, matières premières, ...)
  • Stratégie de fabrication/partenariat
  • Plan directeur à long terme pour NewsCo

N'hésitez pas à ajouter des informations supplémentaires qui pourraient être implicites pour vous mais que les entreprises qui vous connaissent moins ne peuvent pas anticiper :

  • Attendez-vous du consultant qu'il fasse tout seul ou prévoyez-vous une équipe commune ?
  • Le travail sera-t-il effectué sur place ?
  • Y a-t-il un lieu de prédilection ? Des exigences linguistiques spécifiques peut-être ?
  • Avez-vous des demandes spécifiques concernant le transfert de connaissances à la fin du projet ?
  • Y a-t-il d'autres "questions secondaires" qui devraient être abordées ?

« Nous avons un problème spécifique d'intégration culturelle sur une usine située du côté chinois de la frontière entre la Corée et la Chine. La compréhension des deux cultures est essentielle. La langue mandarin est un plus.

A ce stade, plaçons-nous dans la peau du cabinet de conseil. Le contexte est clair, les objectifs et les livrables ont pris forme. Maintenant, la question clé est d'être sélectionné pour le projet.

La description de la manière dont vous avez l'intention de procéder au processus de sélection est essentielle pour garantir un processus équitable et garantir que les entreprises décideront de participer.

Comment décrire le contexte de votre mission ?

Ce que vous souhaitez transmettre dans cette section, c'est pourquoi vous lancez ce projet de conseil et quelles sont vos principales attentes. Comme nous l'avons mentionné précédemment, n'hésitez pas à engager quelques conversations avec des cabinets de conseil avant d'émettre l'appel d'offres de conseil pour affiner progressivement votre vision du projet.

Il n'est pas rare de se rendre compte, lorsque vous commencez à expliquer vos besoins, que vous embrassez en effet une portée trop large ou que le projet pourrait en effet être décomposé en plus petits morceaux.

Le contexte doit fournir une vue d'ensemble de haut niveau du problème. Alors, commencez par donner les bases. Quel est l'état de votre industrie? Quels sont les principaux défis auxquels vous faites face ? Qu'avez-vous fait jusqu'à présent? En quoi souhaiteriez-vous que le consultant vous aide ?

Définir le contexte

« La lenteur de la croissance économique en Europe, en particulier, par rapport à d'autres marchés, a limité la croissance du secteur de l'assurance. Après une légère hausse en 2017, la croissance a de nouveau ralenti en 2018.

En 2016, de nouvelles réglementations européennes, à savoir Solvabilité 2, ont commencé à être mises en œuvre. En conséquence, la pression sur les fonctions de gestion des risques et de conformité s'est considérablement accrue. La politique européenne pourrait également avoir un impact sur la position réglementaire sur les principaux marchés.

En conséquence, le risque devient plus que jamais une fonction centrale dans l'organisation. Les assureurs doivent adapter leurs processus et stratégies d'entreprise à ce nouvel environnement. En 2017, Insurance Co. a créé une équipe Risque et Conformité au niveau du groupe pour superviser la mise en œuvre de Solvabilité 2 dans les différentes unités opérationnelles.

Insurance Co. souhaite maintenant examiner les différentes options d'organisation de ses activités de risque au niveau de l'entreprise et de l'unité commerciale et identifier la configuration la plus efficace tout en tenant compte de la position des régulateurs sur ce sujet critique.

À première vue, cela ressemble à un simple projet de conception organisationnelle. Cependant, si vous regardez de plus près, certains éléments clés semblent manquer.

  • Le contexte ne donne aucune information sur les résultats de l'équipe Risque et Conformité existante. Pourquoi l'équipe de l'entreprise veut-elle réorganiser la fonction de risque deux ans seulement après la création de l'équipe ?
  • Il n'est pas fait mention de la dimension politique de la relation de l'entreprise avec les unités opérationnelles, qui est souvent un élément clé dans un projet d'organisation.
  • Il pourrait également être intéressant de fournir des repères sur les modèles existants et d'anticiper la position du régulateur.

Tous ces éléments aideront les consultants à comprendre exactement où vous en êtes sur la voie du succès et à concevoir une proposition adaptée à vos besoins.

Vous pouvez également définir les questions de haut niveau auxquelles vous souhaitez répondre avec le projet :

Les questions structurantes suivantes doivent être abordées :

  • Quelle est la performance actuelle de l'installation industrielle ? Comment nous comparons-nous à nos concurrents ?
  • Quels sont les éléments les plus performants et les moins performants par fonction ?
  • Quelles sont les différentes opportunités pour harmoniser la structure organisationnelle ?
  • Quelles sont les meilleures options pour améliorer l'efficacité de l'organisation sur la base d'un benchmark interne ?
  •  Pour chaque option, quels seraient les impacts/risques à prendre en compte ? Les coûts associés et les avantages potentiels ?

Une première évaluation de haut niveau montre un potentiel d'économies de 7% qui contribuera à l'objectif global de synergie de la fusion.

Une fois le contexte défini, vous pouvez passer à la description de vos besoins pour le projet. N'oubliez pas d'intégrer dans votre RFP les questions que poseraient les cabinets de conseil pour pouvoir vous apporter une solution adaptée à vos besoins.

Vous pouvez faire appel à un partenaire d'entraînement ou à un autre membre de votre équipe pour examiner et vous assurer que le contexte est clair et précis.

Pourquoi est-il important de présenter votre entreprise dans un appel d'offres pour des services de conseil ?

En fonction de votre degré de familiarité avec les cabinets de conseil, vous voudrez peut-être fournir plus d'informations sur votre entreprise, votre unité commerciale ou votre département et comment cela s'intègre dans le schéma général des choses.

Cela peut être un bon moyen de niveler le terrain lors de l'introduction de nouveaux joueurs dans la compétition. Comprendre le contexte d'une entreprise est essentiel pour que les consultants identifient des projets et des clients potentiels comparables dans leur expérience passée.

Vous pouvez commencer par une présentation de haut niveau de votre entreprise, y compris de votre secteur d'activité, de votre empreinte, d'une partie de l'histoire de votre entreprise ainsi que de certaines de vos données financières. L'objectif de cette section est de donner un aperçu de votre entreprise aux consultants.

« Insurance Co. est un leader mondial de l'assurance IARD des particuliers en Europe, au service de plus de 25 millions de foyers. Fondée en 1920, Insurance Co. se consacre à protéger nos clients des incertitudes de la vie et à les préparer pour l'avenir depuis près de 100 ans.

Basée en Allemagne, Insurance Co. est présente dans environ 15 pays à travers l'Europe et a généré environ $150B d'actifs totaux en 2019. »

Votre prochaine étape consiste à décrire votre entreprise et/ou votre service. Vous devez inclure toutes les informations qui pourraient être pertinentes pour le projet telles que votre empreinte, votre organisation, vos lignes hiérarchiques, etc.

« Global Direct Procurement est la direction en charge des opérations d'achats directs au niveau du groupe. Il s'approvisionne en matières premières utilisées dans plus d'une unité commerciale du groupe, et décrit et gère les politiques d'approvisionnement pour toutes les activités d'approvisionnement direct au sein ou en dehors du groupe Global Direct Procurement. Le groupe est composé de 30 salariés, majoritairement basés en Allemagne.

Enfin, si cela est pertinent, vous pouvez partager certaines de vos ambitions stratégiques pour l'avenir afin d'aider les consultants à comprendre comment le projet s'inscrit dans votre stratégie globale.

Quels sont les autres éléments à inclure dans votre appel d'offres pour le conseil ?

Décrivez comment le processus de sélection se déroulera

Tout d'abord, commençons par expliquer les étapes clés du processus de consultation. Il est important pour les candidats-conseils de comprendre le temps dont ils disposent pour préparer et soumettre leur proposition. Cela leur donnera également une idée du moment où le projet pourrait démarrer.

Habituellement, à ce stade, vous devriez avoir signé un accord de non-divulgation (NDA) avec les candidats potentiels. Même si cette étape n'est pas obligatoire, nous vous recommandons vivement de protéger votre confidentialité.

Les principales étapes de l'appel d'offres pour un projet de conseil sont (voir image ci-dessous):

Le processus de sélection

Comme vous pouvez le voir dans la chronologie ci-dessus et même s'il ne s'agit pas de rédiger un appel d'offres pour le conseil en soi, nous vous recommandons fortement d'impliquer plusieurs parties prenantes de votre entreprise en tant que comité de sélection et d'organiser des discussions en face à face avec le finaliste (ou de tirer parti des nouvelles technologies comme Skype ou Google Hangouts).

Ensuite, regardons le contenu de la proposition. Pour permettre des comparaisons appropriées, n'hésitez pas à préciser dans votre RFP pour consultation quelques attentes sur ce que la proposition du consultant devrait inclure.

« Le contenu de la proposition doit inclure une description des objectifs poursuivis, l'approche et les livrables, la planification du projet mettant en évidence les étapes clés ainsi que la structure de gestion de projet proposée (y compris la contribution requise du client).

Pour démontrer sa compétence, le cabinet de conseil doit fournir des références sur des projets similaires (industrie/capacité), les CV des consultants qui sont censés travailler sur le projet et des exemples de contenus qu'ils ont produit dans le domaine.

Les frais et la charge de travail doivent être suffisamment détaillés pour permettre une compréhension claire de la structure des coûts associés au projet. »

Enfin, vous devez décrire comment les questions-réponses entre l'envoi de la demande de consultation et la réception de la proposition seront organisées. Quand la question doit-elle être envoyée ? Comment les réponses seront-elles partagées avec les prestataires de conseil ? Et ainsi de suite.

Partager les critères de décision

Les critères de sélection et les attentes pour la proposition doivent être explicites. En principe, vous savez déjà comment vous allez effectuer la sélection. Sinon, eh bien, c'est le bon moment pour y penser.

Les critères de sélection sont généralement un mélange de (voir image ci-dessous):

Critères de sélection

Comme vous pouvez le voir, les considérations sont beaucoup plus larges que le seul prix. Même s'il n'existe pas de formule magique utilisant des critères clairs, les communiquer aux cabinets de conseil tôt dans le processus est essentiel pour obtenir une proposition de haute qualité et prendre des décisions éclairées et équitables.

À moins que votre projet ne soit pas urgent, vous avez un échéancier en tête ou au moins des échéances ou des réunions internes. Connaître votre calendrier pour le projet est essentiel pour les candidats consultants. Cela aura un impact direct sur la composition de l'équipe et le coût d'un projet.

Par exemple, imaginons que vous ayez une réunion extrêmement importante avec votre PDG dans 8 semaines, où vous devez donner les grandes orientations de votre « Fancy New Business Strategy » par exemple.

Vous aurez besoin d'avoir vos résultats pour une analyse de marché et des opportunités stratégiques au moins 2 semaines avant votre réunion. Cela signifie un projet de 6 semaines. Si le projet est basé sur l'hypothèse de 12 semaines pour 3 consultants (un manager et deux consultants), le cabinet de conseil devra accélérer le projet pour respecter votre délai.

Ils vont probablement constituer une équipe composée d'un manager, d'un consultant senior et de quatre consultants pour compresser le projet en 6 semaines. Cela peut venir avec une prime pour s'assurer que les ressources sont sécurisées à temps plein pour votre projet.

Donnez un calendrier clair

Les utilisateurs et les acheteurs incluent rarement leur budget dans l'appel d'offres pour le conseil. Cependant, si votre budget est très serré, il peut être judicieux d'inclure ces informations dans l'appel d'offres pour vous assurer de ne pas perdre de temps pour des propositions que vous ne pouvez pas vous permettre.

En outre, les consultants pourront proposer des compromis ou des propositions de conception au coût.

Mentionnez vos autres exigences dans l'appel d'offres pour la consultation

Vous pourriez avoir d'autres exigences que vous souhaitez inclure dans votre demande de propositions pour des services de conseil. Par exemple, vous pourriez être intéressé à avoir des références et des informations de contact pour vérifier les références.

Vous pouvez également avoir des critères d'éligibilité liés à vos politiques d'approvisionnement internes. Vos prestataires de conseil doivent probablement être enregistrés en tant que prestataire.

N'oubliez pas de donner un point de contact unique

Vous devez également définir le point de contact principal au cours du processus. S'agira-t-il d'un responsable des achats, d'un des cadres ou même d'un tiers ? Toutes les interactions avec les cabinets de conseil au cours de l'appel d'offres pour le processus de conseil doivent passer par cette personne.

Laisser les cabinets de conseil entrer directement en contact avec les cadres de leur choix donnerait un avantage aux titulaires et fausserait la concurrence.

Dernières pensées

Rédiger une demande de propositions efficace pour des services de conseil est un exploit intimidant, surtout si vous ne l'avez jamais fait correctement auparavant. Mais avec les bons conseils et les bonnes ressources, cela peut être une entreprise beaucoup plus simple que vous ne le pensez.

Ce guide vous aide à comprendre ce qui se passe dans un tel processus, à décomposer les étapes pour créer une demande attrayante pour les fournisseurs, à fournir des conseils sur le choix d'un candidat qualifié pour le poste et même à décrire les méthodes pour une négociation réussie.

Fort de ces conseils utiles, vous êtes sûr de trouver le consultant idéal qui répondra parfaitement à leurs besoins, aussi complexes ou ambitieux soient-ils. En prenant le temps de créer et de publier votre RFP de manière réfléchie et correcte, vous pourriez être surpris de voir à quel point le succès de votre projet se résume à démarrer du bon pied.

PS : Ce guide complet est désormais disponible sous la forme d'un flipbook pratique. Vous pouvez également simplement cliquer sur le bouton de téléchargement et le télécharger au format PDF pour le consulter ultérieurement.

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Hélène Laffitte

Hélène Laffitte est PDG de Consulting Quest, leader mondial des achats de conseil. Avec des années d'experience, en achats et en conseil, sa passion est d'aider les entreprises à créer plus de valeur grâce au conseil. Pour en savoir plus, visitez le blog ou contactez-la directement.

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